LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế
nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ vững chắc
cần phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi
thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước.
Như chóng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính văn thư giữ
một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Hoạt
động phòng hành chính văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành
bại của doanh nghiệp. Vì vậy, văn phòng hành chính văn thư phải được tổ
chức quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng hành chính văn
thư khoa học và hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai
công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi Ých kinh tế xã hội cũng như chất
lượng công việc và ngược lại.
Phòng hành chính văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ,
công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt
văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính
và in Ên đánh máy vi tính… phòng hành chính văn thư đã tạo cho việc soạn
các văn bản hành chính và một số công việc khác.
Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính văn thư thì việc nâng
cao trình độ hành chính văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người. Là
một sinh viên thực tập, sau hai năm được học tập và giảng dạy tại trường Đào
tạo Bồi dưỡng cán bộ công chức ngành giao thông vận tải, tôi đã nắm được
những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình hành chính - văn thư.
Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi
ứng dụng vào công việc thực tế.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi tiếp xúc với môi trường
làm việc thực tế tôi đã xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều trong đợt thực
tập này là:
- Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế
- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở.
Và sau một tháng rưỡi thực tập tại uỷ ban nhân dân xã Xuân Đỉnh, tuy

những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trước Hội
đồng nhân dân cung cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên. Là cơ quan hành chính
Nhà nước ở địa phương song uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệm
chấp hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân mà còn cả những nghị
quyết của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà
nước.
Uỷ ban nhân dân xã Xuân Đỉnh có trụ sở tại Huyện Từ Liêm - Hà Nội,
có tư cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Uỷ ban nhân dân, thực hiện quản lý Nhà nước địa phương trong các
lĩnh vực sau:
* Tuyên truyền giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,
pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội
đồng nhân dân cung cấp trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức
xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn ở địa phương.
* Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở
địa phương và việc cư trú đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
* Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước và của công dân,
chống tham nhòng buôn lâu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
* Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã
hội.
* Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương.
* Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối
hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, thu đủ, thu kịp thời các
loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
* Uỷ ban nhân dân xã, Xuân Đỉnh còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn
vị hành chính ở địa phương.
3. Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dâ xã Xuân Đỉnh.
a. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức.

* Ban kế toán - tài chính: là ban tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo, Uỷ
ban tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của Uỷ ban theo
điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và các quy định về kế toán tài chính của Uỷ
ban nhân dân.
* Ban chỉ huy quân sự: là ban có chức năng nhận công văn, báo cáo của
Đảng uỷ, Huyện uỷ về công tác quân sự.
* Ban công an: là ban có chức năng đảm bảo trật tự an ninh trong thôn
xóm, phường, thị xã.
* Ban thuế thương nghiệp: là ban có chức năng ban hành luật thuế áp
dụng đối với hộ kinh doanh nhỏ trên địa bàn xã.
* Ban văn hoá thông tin: là ban có chức năng làm công tác tuyên truyền
những chủ trương, chính sách về văn hoá. Và góp phần xây dựng nếp sống
văn minh - văn hoá cho người dân.
Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Xuân Đỉnh, tôi đã được
nhận về thực tập tại phòng hành chính - văn thư. Sau đây là một vài nét giới
thiệu về văn phòng hành chính - văn thư.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HÀNH
CHÍNH.
1. Chức năng.
Văn phòng hành chính là ban có chức năng tham mưu và giúp việc cho
lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Xuân Đỉnh trong xây dựng, triển khai thực hiện
kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành
chinh quản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư- lưu trữ
của Uỷ ban nhân dân xã.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Lập và tổ chức kế hoạch hàng năm của Uỷ ban nhân dân và lập kế
hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo
quy định.
* Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình
theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ

nghiờm chnh ni quy ca c quan, tỏc phong nhanh nhn v nng n sỏng to
trong cụng vic.
Tuy l lm vic hnh chớnh, nhng giờ gic U ban luụn c chp
hnh nghiờm chnh. Thỏi lm vic ca cỏn b trong c quan rt tt, cụng
vic trong mt ngy h khụng bao giờ n ngy mai, m u c gng hon
Cán bộ
Đỗ Hơng Chà
Cán bộ
Nguyễn Thị Hảo
Tr ởng ban
Nguyễn Thị Nhậm
Cán bộ
Phan Văn Long
tất, dù phải về muộn hơn bình thường. Nhiều khi đã hết giê làm từ lâu nhưng
họ vẫn ở lại để hoàn thành nốt công việc đề ra trong ngày. Điều đó đã cho ta
thấy được thái độ cũng như tinh thần hết mình vì công việc của cán bộ Uỷ ban
nhân dân xã Xuân Đỉnh.
Trong Uỷ ban có nhiều phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ
riêng và được bố trí khá xa hơn. Nhưng không vì thế mà thái độ cán bộ trong
các phòng ban cũng như giữa các phòng ban với nhau có sự khác biệt hay một
khoảng cách nào. Mà trái lại Uỷ ban nhân dân xã Xuân Đỉnh như một ngôi
nhà lớn mà ở đó có sự yêu thương đùm bọc che chở, giúp đỡ lẫn nhau giữa
các cán bộ trong cơ quan.
Tóm lại, để đạt được những điều trên là một phần nhờ vào sự quan tâm
hợp lý của Ban chử tịch đối với đội ngò cán bộ trong cơ quan. Sự đầu tư thích
đáng vào nguồn nhân lực của cơ quan để ngày càng nâng cao chất lượng đội
ngò cán bộ nhân viên, sự cố gắng mở rộng quan hệ hợp tác, đổi mới phương
thức, lề lối, cũng như tác phong làm việc nhằm đáp ứng và theo kịp với sự
phát triển của xã hội.
CHƯƠNG II

gặp nhiều thiếu thốn về nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán bộ công nhân
viên còn thiếu thốn, với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ
lực phân đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết
bị làm việc tương đối đầy đủ.
Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính Pentim IV được nối
mạng, một quạt thông gió, một máy điện thoại được nối mạng rộng ra ngoài.
Văn phòng hành chính văn thư được trang bị cho mỗi phòng từ 1 đến 2
máy vi tính và một máy in. Trang bị, hai máy photocopy cho văn thư, các
phòng đều có điện thoại … các máy tính đều được nối mang với nhau và
được kết nối mạng Internet và có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc được
xử lý nhanh chóng thuận tiện.
Những trang thiết bị khác như nhà cửa trụ sở được bố trí rộng rãi đảm
bảo điều kiện làm việc cho các cán bộ, nhân viên tương đối tốt, dụng cụ văn
phòng phẩm được cung cấp kịp thời đủ nhu cầu.
Công tác kiểm tra đối với công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã
Xuân Đỉnh như sau:
Uỷ ban xã đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ, (Sáu tháng một lần). Mỗi
lần kiểm tra để làm sáng tỏ kết quả đã đạt được trong quá trình thực hiện
những nhiệm vụ của cơ quan.
Qua sự kiểm tra này để đánh giá các đường lối đưa ra về công tác văn
thư có đúng hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế.
Khi kiểm tra có thể xây dựng được các bản hướng dẫn, chỉ đạo một cách
sát thực với hoạt động của cơ quan.
Mỗi lần kiểm tra thì cấp trên sẽ kiểm tra về chất lượng xử lý thông tin
của cơ quan như thế nào?
Kiểm tra toàn bộ tổng hợp thông tin có đúng hay không.
Kiểm tra văn bản có đúng thể thức hay không và kiểm tra độ chính xác
của thông tin.
Như vậy, công tác kiểm tra đối với công tác văn thư là nhằm xem xét
cán bộ văn thư làm việc có hiệu quả hay không. Nếu không thì sẽ phải chỉnh

năm gầy đây:
Năm 2001 2002 2003 2004 2005
Công văn 30 35 40 37 25
Báo cáo 40 45 42 35 20
Thông báo 10 15 8 20 16
Tờ trình 15 10 8 14 10
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến
hành soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản
thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.
* Quá trình chuẩn bị.
- Sơ bộ xác định vấn đề
Đây là tác động đầu tiên để xác định công tác soạn thảo văn bản. Người
soạn thảo văn bản phải xem xét các vấn đề.
+ Mục đích ban hành văn bản.
+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản
+ Hậu quả tác động của văn bản.
Căn cứ để xác định:
+ Yêu cầu giải quyết công việc
Yêu cầu của vấn đề cần giải quyết.
Yêu cầu của cơ quan.
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn
bản.
Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Xác định thời gian ra văn bản.
- Xác định tên loại văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn

Những thông tin loại này không thu thập từ các loại Hồ sơ mà thu thập
từ cuộc sống thực tế. Loại thông tin này càng chính xác, càng mang lại tính
khả thi cho văn bản được soạn thảo ra.
Thông tin tiến độ, đây là loại thông tin rót ra từ hồ sơ công việc để xác
định tiến trình công việc đang thực hiện, từ đó xác định nội dung tiếp theo của
văn bản phải soạn thảo.
Loại thông tin này đảm bảo cho nội dung văn bản không trùng lặp với
các văn bản trước đó.
Thông tin nguyên tắc: đây là loại thông tin được rót ra từ hồ sơ nguyên
tắc, có liên quan đến công việc phải giải quyết trong văn bản sẽ soạn thảo.
Loại thông tin này giúp cho văn bản được soạn thảo ra phù hợp với hệ thống
pháp luật của Nhà nước và không trái với văn bản của cấp trên. Mặt khác, loại
thông tin này là cơ sở pháp lý cho các nội dung giải quyết vấn đề trong văn
bản sẽ được soạn thảo.
- Viết đề cương
Đây là công việc chuẩn bị cuối cùng để hình thành một văn bản. Tất các
công việc chuẩn bị trên đều để đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết đề
cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc
sắp xếp nội dung một cách hợp lý dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết
đề cương theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở
để hình thành đề cương chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực
hiện sau khi xác định mục đích ban hành văn bản.
Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một
cách chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề
cương trước khi soạn thảo tạo điều kiện để người viết sắp xếp ý tứ, nội dung
để văn bản được soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản.
* Các phương pháp viết văn bản.
- Đọc cho thư ký đánh máy, nghi âm, nghi tốc ký.
- Tù soạn thảo văn bản bằng các phương tiện văn phòng.
- Viết tay văn bản.

Sè, ký hiệu văn bản: Trình bày ở ô số (3) số văn bản trình bày bằng
phông chữ Vntime, ký hiệu bằng phông chữ VntimeH, số, và ký hiệu có cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng thống nhất như sau:
Sè: 37/CV - VP (công văn số 37 của văn phòng).
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: trình bày ở ô số (4)
bằng phông chữ. Vntime, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.
Địa danh đặt trước thời gian, tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có
dấu phẩy. Số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản viết bằng số A lập những số
chỉ ngày nhỏ hơn 10, và chỉ số tháng 1, tháng 2 phải viết số 0 ở trước.
VD: Xuân Đỉnh, ngày 01 tháng 02 năm 2005.
Nơi nhận văn bản: trình bày ở ô số (5
a
) và ở ô số (5
b
).
Ô sè (5
a
) ghi cụm từ "kính gửi" áp dụng cho công văn hành chính. Cụm
từ "Kính gửi" và tên cơ quan được trình bày bằng phông chữ. Vntime, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng đậm, sau cụm từ "Kính gửi" có dấu hai chấm. (: )
Ví dụ: Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân Huyện Từ Liêm.
- Phòng kế toán - kinh tế và PTNT Huyện Từ Liêm.
Ô sè (5
b
) ghi cụm từ "nơi nhận" áp dụng cho tất cả các loại văn bản. Cụm
từ nơi nhận được trình bày bằng phông chữ. VntimeH, kiểu chữ đứng đậm,
phía dưới tên gọi trình bày trích yếu nội dung văn bản bằng phông chữ
Vntime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
VD: BÁO CÁO
V/V tình hình Đại hội của HTX Xuân Đỉnh.

đưa lên thủ trưởng để trình ký. Trước khi văn bản chuyển ra ngoài, một lần
nữa văn thư phải kiểm tra van bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn
bản văn thư ghi số công văn để ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công
văn đi.
Quản lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Xuân Đỉnh rất rõ ràng, chính
xác, kịp thời, an toàn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung
song số lượng văn bản đi ban hành còn quá Ýt. Sổ công văn đi gọn gàng, sạch
sẽ, dễ hiểu. Công văn đi là công văn rất quan trọng chính vì thế mà cơ quan
cần phải ban hành số lượng văn bản đi nhiều hơn nữa.
b. Quản lý văn bản đến.
Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy tờ do
cơ quan nhận được.
- Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện như sau:
Tất cả công văn đến đều phải qua bộ nhận văn thư. Văn thư nhận và
phân loại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục
hành chính hay không. Đối với những văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân
không được phép bóc bì, khi mở phong bì cán bộ văn thư lấy tài liệu, xem xét
kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết
phần ghi chú vào thư và kẹp ở cuối thư.
Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trình
chủ tịch và các phòng ban chức năng trong uỷ ban, công văn đến ngày nào, thì
phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với
công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhận
được.
Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy
định như sau:
Số đến Ngày
đến
Nơi gửi
văn bản

Dấu "đến" có kích thước 3cm x5cm gồm các thành phần sau:
Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ
phận hoặc cá nhân nào giải quyết).
Lưu hồ sơ số …
Dấu đến được trình bày như sau:
5 cm
(Tên cơ quan nhận VB
Đến - Sổ: ……………………………….
- Ngày:…………………………….
- Chuyển: …………………………
- Lưu hồ sơ:……………………….
Số đến là số thứ tự của các văn bản đến cơ quan trong một năm.
Số đến được nghi nhận liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc
vào ngày 31-12 cuối năm.
Ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký:
Đóng dấu "đến" đóng rõ ràng, chính xác, thống nhất vào khoảng giấy
trắng, phía trên, góc trái, phần lề văn bản dưới số và ký hiệu.
- Cơ quan thường nhận văn bản đến từ lúc Uỷ ban nhân dân Huyện Từ
Liêm, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Bộ giáo dục và đào đào tạo
Như vậy, quản lý văn bản đến của uỷ ban nhân dân xã Xuân Đỉnh nhìn
chung quản lý tốt song vẫn còn tồn tại những thiếu sót.
Ưu điểm: Đăng ký văn bản đến bằng sổ của cơ quan đơn giản để thực
hiện.
Nhìn chung, các sổ rất gọn gàng, sạch sẽ và đóng dấu đến rất chính
xác…
Nhược điểm: Đăng ký văn bản bvằng sổ của cơ quan tốn nhiều thời gian,
khó tra cứu.
4. Quản lý con dấu
- Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:
+ Con dấu được giao cho trưởng ban văn phòng có trách nhiệm, có trình

+ Mỗi cán bé - nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ.
+ Hồ sơ phải đảm bảo mối quan hệ khách quan của văn bản.
+ Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị.
+ Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức.
+ Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.
Bản danh mục hồ sơ của cơ quan như sau:
UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN TỪ LIÊM
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ XUÂN ĐỈNH
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tù do - Hạnh phóc
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm: 2005
Sè ký hiệu
Hồ sơ
Tiền đề Hồ
sơ
Thời hạn bảo
quản
Cơ quan đơn
vị lập Hồ sơ
Ghi chó
1 2 3 4 5
Bản danh mục Hồ sơ có ……………………hồ sơ gồm………………….
………………hồ sơ có thời hạn bản quản vĩnh viễn:
………………hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài:
……………….hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời:
Duyệt Xuân Đỉnh, ngày……tháng……năm
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ XUÂN ĐỈNH

(Viết bằng chữ:……………………………………………………… (tờ)
Mục lục văn bản có: …………………………………………………tờ
Đặc điểm trọng thái của tài liệu bên trong hồ sơ:……………………….
……… Ngày……tháng……năm……
Người lập Hồ sơ
Sau khi lập hồ sơ cơ quan nép vào lưu trữ theo quy định.
Như vậy, công tác lập hồ sơ của cơ quan nhìn chung có những ưu,
khuyết điểm như sau:
Ưu điểm: công tác lập hồ sơ gọn gàng, sạch sẽ. Lập hồ sơ đúng và đầy
đủ nội dung thông tin.
Nhược điểm: cơ quan chưa tổ chức lập hồ sơ hiện hành và lập hồ sơ còn
Ýt vì vậy
Cần phải lập nhiều hồ sơ hơn nữa để tiện tra cứu và theo dõi
6. Trực điện thoại
Giáo tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp, gián tiếp, đó là công việc
hết sức quan trọng ở bất kỳ cơ quan nào. Để giảm bớt sự bị động, nhiều nhận
điện cần.
- Chuẩn bị sẵn sàng, bót, sổ nhận điện. Trong sổ nhận điện phải có các
sau:
Thời gian nhận điện…………giờ……ngày…… tháng…… năm……
Họ tên người gửi:
Tê cơ quan:
Gọi cho ai:
Nội dung lời nhắm :
Người nhận điện cần nhanh chóng nhấc máy khi nghe thấy chuống điện
thoại, chậm nhất là sau 3 hồi chuông, lưu ý nhấc máy khi chuông reo. Bước
đầu khi nhấc điện là chào hỏi, cần chú ý xưng tên cơ quan khi mới nhấc máy