Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan ,tổ chức............................................3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân
dân phường Lam Sơn......................................................................................3
1.1.1 Vị trí, chức năng...................................................................................3
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................3
1.1.3 Cơ cấu tổ chức.......................................................................................3
1.2 Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
phòng của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn..............................................3
1.2.1.Vị trí chức năng.....................................................................................3
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ........................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND cấp xã: .................................6
Chương 2..............................................................................................................7
Thực trạng công tác văn thư của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn........7
2.1 Hoạt động quản lý...................................................................................7
2.1.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư ............................................................................................................7
2.2.Hoạt động nghiệp vụ: ...........................................................................10
2.2.1. Soạn tháo và ban hành văn bản.......................................................10
2.2.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản.........................10
2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản....................12
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi......................................16
2.2.2.1. Việc trình ký văn bản ....................................................................16
2.2.2.2. Đóng dấu văn bản:..........................................................................17

3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân
phường Lam Sơn...........................................................................................30
3.3.Một số khuyến nghị................................................................................31
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức..................................................................31
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường...............................32
3.3.2.2. Với khoa Văn thư- Lưu trữ............................................................32
3.3.2.3. Với trường Đại học Nội vụ Hà Nội.............................................33
C. KẾT LUẬN ..................................................................................................34
D. PHỤ LỤC......................................................................................................35

Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác Văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực hành chính quản lý Hành
chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư luôn được quan tâm bởi đó là
công tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản - tài
liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác , bí mật cho mỗi cơ quan .
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù

thấy được trách nhiệm , nghĩa vụ của cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn . Có thể
nói đợt kiến tập này đã giúp cho em cụ thể hóa nắm chắc hơn kiến thức của
mình , trưởng thành hơn sau khi kiến tập ở cơ quan . Báo cáo sau đây là kết quả
của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã
đúc rút được từ cơ quan kiến tập.
Do thời gian kiến tập không được nhiều và thiếu kinh nghiệm thực tế cho
nên bài báo cáo này em viết còn nhiều thiếu sót khó tránh . Vì vậy em rất mong
nhận được nhiều ý kiến đóng góp của thầy cô giáo để em có cơ hội học tập thêm
kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau
này .
Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo HĐND – UBND phường Lam
Sơn , cán bộ nhân viên văn phòng HĐND- UBND phường Lam Sơn đã tạo điều
kiện giúp đỡ em hoàn thành nốt đợt kiến tập và các thầy cô đã giúp em hoàn
thành bản báo cáo kiến tập này
Xin chân thành cảm ơn !
Lam Sơn, ngày 18 tháng 06 năm 2016
Sinh Viên

Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG



3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phòng UBND phường. Văn phòng UBND phường là “tai mắt” nơi xử lý thông
tin, cho nên thông tin ngay sau khi được xử lý thì cán bộ văn phòng phải tổng
hợp lại và nêu lên những nội dung, thông tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề
xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo UBND phường. Tham mưu có nghĩa là đề
xuất các ý kiến, góp ý đối với việc đề ra các quyết định quản lý của lãnh đạo.
Văn phòng UBND phường thực hiện chức năng tham mưu tức là: có trách
nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnh đạo UBND phường trong quá trình tổ chức, điều
hành hoạt động của UBND phường. Thực vậy, khi giải quyết công việc, lãnh
đạo UBND phường cũng căn cứ vào ý kiến đề xuất sáng tạo của cấp dưới và lựa
chọn những giải pháp (nếu có) từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn trong hoạt
động quản lý của mình. Để có thể tham mưu đắc lực cho lãnh đạo UBND
phường, văn phòng phải thực hiện tốt các chức năng tiếp nhận, xử lý sàng lọc
thông tin, vì đây là cơ sở phục vụ cho việc tham mưu, tư vấn. Nhìn chung văn
phòng UBND phường có trách nhiệm tham mưu những vấn đề cơ bản sau:
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế lâu
dài và quá trình xây dựng kế hoạch công tác ( năm, quý, tháng…) của UBND
phường.
+ Tham mưu giúp lãnh đạo UBND phường trong việc ban hành các
Quyết định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của UBND phường.
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các đề án, báo cáo định kỳ, đột

kinh tế, chính trị và xã hội. Đồng thời là “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo
UBND phường ra các quyết định quản lý đúng đắn theo chế độ. chính sách của
Đảng và Nhà nước đề ra.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Để đảm bảo cho các chức năng trên được thực hiện tốt thì văn phòng
UBND phường được giao những nhiệm vụ nhất định sau: Trong thực tế văn
phòng của chính quyền phường phải thực hiện nhiệm vụ mà thông tư số
06/2012/TT-BNV ngày 30/11/2012 hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ
thể,nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, Phường, thị trấn như: Tham mưu,
giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong
các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ
luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của
pháp luật; trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường;
+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp phường
tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp phường;
+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp phường;
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”
tại Ủy ban nhân dân phường; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

văn phòng. Nếu mới tuyển dụng lần đầu phải có trình độ Trung cấp của một
trong các ngành chuyên môn trên. sau khi được tuyển dụng phải qua bồi dưỡng
Quản lý hành chính nhà nước ( Nếu chưa qua trung cấp hành chính).
(Sơ đồ phụ lục 2)

Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2

Thực trạng công tác văn thư của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn
Theo thực trạng công tác Văn thư tại Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn ,
trong những năm qua phường Lam Sơn có những nội dung chính sau:
2.1 Hoạt động quản lý.
2.1.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư
Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác Văn thư của Văn phòng
HĐND & UBND phường Lam Sơn nhận được sự quan tâm của các cấp, các
ngành bằng những văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác.
Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng
cho thấy cán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như:
Chính phủ, Bộ Nội vụ, Ban tổ chức Cán bộ chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước… ban hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Cụ thể một số văn

Với những văn bản này giúp cán bộ văn thư của Văn phòng có thêm hiểu
biết về nghiệp vụ, vận dụng vào công việc để có hiệu quả cao mà lại theo đúng
quy định.
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức các cấp, các
ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác Văn thư đã được nâng lên rõ rệt.
Hoạt động quản lý nhà nước về Văn thư có nhiều tiến bộ, đặc biệt là công tác
chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ. Công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị
,phòng ban thuộc Ủy ban Nhân Dân phường Lam Sơn từng bước thực hiện đúng
quy trình quản lý văn bản, tài liệu được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và
được chú ý bảo vệ, bảo quản trong kho lưu trữ. Đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ
của phường đã và đang từng bước được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ Văn thư được chú trọng, trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư
được nâng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu
cầu cải cách hành chính. Cơ sở vật chất cho hoạt động Văn thư như máy vi tính,
máy fax, máy photocoppy, máy scan; Và đặc biệt là việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học công nghệ vào công tác Văn thư từng bước được các cấp, các ngành
quan tâm đầu tư. Tuy nhiên , bên cạnh những thành tích đó thì công tác Văn thư
của phường Lam Sơn trong những năm qua cũng gặp phải không ít những bất
cập hạn chế.Cụ thể như sau: Một số quy định của các văn bản cấp trên khó thực
hiện và chưa rõ như: Hệ thống tổ chức văn thư cấp xã, phường, thị trấn chưa có
biên chế làm công tác Văn thư; nhiều quan hệ mới phát sinh trong hoạt đông
quản lý công tác Văn thư chưa được hướng dẫn thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ
của ngành Công an, Quốc phòng và của ngành khác. Ngoài ra những bất cập và
hạn chế của công tác văn thư đo còn được thể hiện qua những mặt sau:
Về mặt pháp lý Để đảm bảo tính đông bộ, thống nhất của hệ thống pháp
luật, đòi hỏi các quy định pháp luật về văn thư phải phù hợp với hệ thống pháp
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

8

trong việc quản lý, chỉ đạo và tổ chức hoạt động nghiệp vụ đối với công tác Văn
thư thuộc phạm vi quản lý của mình. Về tổ chức quản lý nhà nước công tác Văn
thư. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây
dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ
trong công tác văn thư, lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác
văn thư, lưu trữ; hợp tác trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ với các phường khác.
Đây chính là yêu cầu, là đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ cần được cụ thể và đẩy mạnh thực hiện hơn nữa nhằm tạo điều
kiện cho hoạt động công tác văn thư của địa phương thực hiện đúng quy định
của pháp luật , nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Văn thư và làm cho
công tác Văn thư của phường được dần đi vào nề nếp. Tất cả những điều kể trên
là những thành tích , hạn chế và bất cập của công tác Văn thư của phường Lam
Sơn về hoạt động quản lí củ Ủy ban Nhân Dân phường Lam Sơn trong những
năm qua.

soạn thảo và ban hành văn bản. Văn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn
có một đội ngò chuyên viên thuộc khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng trong quá trình soạn
văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ lĩnh vực được giao.
Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND phường
đảm bảo đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung còng nh thẩm quyền
ban hành. Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản
thảo cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao
và được thủ trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn
bản ban hành;
Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi
soạn thảo;
Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao
trách nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn. Trong quá trình soạn
thảo phải tổ chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của
văn bản;
Bước 5. Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, người
soạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Những văn bản
liên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị
cùng trao đổi;
Bước 6. Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bản
thảo tức là bản thảo đã được duyệt. Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và
thể thức văn bản theo đúng quy định của pháp luật.
 Duyệt văn bản:
Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn
phòng hoàn thành bản thảo. Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệt
trước khi xuống phòng đánh máy và ban hành.

- Văn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn có quyền ban hành văn
bản quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định.
Văn bản do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở.
 Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt
mục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không.
Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm
trước UBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn
thảo. Nội dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng
và Pháp luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng
trong văn bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn còn hiện tượng văn bản ban hành không thiết
thực với tình hình thực tiến xã hội.
Ví dụ: Giấy chứng tử của bà Hoàng Thị Dung của Ủy ban nhân dân
phường Lam Sơn ban hành không thiết thưc với thực tế là người có tên trong
Giấy chứng tử vẫn còn sống. ( Ảnh phụ lục số 3)
 Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần:
quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích


quan và dòng dưới là tên tác giả:
UBND PHƯỜNG LAM SƠN

UBND PHƯỜNG LAM SƠN

PHÒNG TCCQ

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

+ Số và ký hiệu văn bản:
- Số và ký hiệu văn bản của UBND phường Lam Sơn được đánh theo thứ
tự từ số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm. Số thứ tự
được đánh bằng chữ số ả rập.
- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị ban
hành văn bản.
- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn
bản có gạch nối.
Ví dụ:
Văn bản của UBND: 200/QĐ- UB
Văn bản của Văn phòng: 25/TB- VP
Văn bản không có tên loại: 42/CV- UB
- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:
Ví dụ:06/2015/QĐ- UB
+ Địa danh và ngày tháng văn bản:
- Địa danh là tên địa phương nơi UBND phường đóng trụ sở
- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh và ngày tháng văn bản của UBND phường Lam Sơn được
trình bày dưới phần quốc hiệu.
Ví dụ: Lam Sơn, ngày 22 tháng 5 năm 2016

3 dòng về phía bên trái.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- UBND Thành phố;
- Như điều 3;
- Lưu VT.

Đối với văn bản là công văn thì nơi nhận được ghi cả ở phần dưới nội
dung văn bản nói trên và cả ở phần đầu của nội dung văn bản, ở giữa và dưới
phần địa danh ngày tháng.
Ví dụ:
Kính gửi : Công ty TNHH Ngọc Linh
+ Thể thức đề ký và chữ ký:
- Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản;
- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Chữ ký và
thể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3
dòng về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;
- Thể thức đề ký được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, cỡ
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chữ 13 đứng đậm.


Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thực hiện trình ký 02 lần vào đầu giờ hành chính của buổi sáng và chiều.Việc
trình ký được diễm ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được ban hành
ngay trong ngày.
2.2.2.2. Đóng dấu văn bản:
 Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở
đây cán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một
lần nữa toàn bộ văn bản. Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không. Sau đó
văn thư tiến hành ghi số và ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại
văn bản và bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản
được ghi đúng ngày làm thủ tục ban hành văn bản.
Ví dụ: Số : 01/QĐ- UB
Ngày tháng: ngày 02 tháng 01 năm 2006
Việc ghi số và ngày tháng cho văn bản của cán bộ văn thư Văn phòng
HĐND & UBND phường khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình
thức, thể thức văn bản.
 Việc đóng dấu văn bản:
Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là
đóng dấu lên văn bản.
Dấu là thành phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân
thực của văn bản. Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm
quyền chữ ký.
Văn thư Văn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn có trách nhiệm

+ Nhược điểm: Chưa cập nhật định mới theo văn bản số 425/ VTLTNNNVTW nên dấu giáp lai còn đóng ở lề bên phải. Một số dấu dóng còn nghiêng
và nhoè mực.
2.2.2.3. Đăng ký văn bản:
Việc đăng ký văn bản đi trong cong tác văn thư của Văn phòng HĐND &
UBND phường Lam Sơn được thực hiện bằng 02 hình thức. Từ khi thành lập,
văn thư ở đây đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống đó là lập sổ.
Nhưng từ năm 2005, UBND phường trang bị cho cán bộ văn thư máy vi tính để
sử dụng phương pháp đăng ký khoa học, hiện đại hơn. Đó là dùng phần mềm
nhập dữ liệu vào máy tính theo hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố.
Mỗi năm, UBND phuờng Lam Sơn ban hành gần 1000 văn bản với nhiều
thể loại khác nhau. Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán bộ
văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký
riêng vào một sổ.
Các sổ đó là:
Sổ đăng ký Quyết định;
Sổ đăng ký Thông báo;
Sổ đăng ký Báo cáo;
Sổ đăng ký Tờ trình;
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Sổ đăng ký Kế hoạch;

trong năm. Việc dùng máy tính để đăng ký văn bản giúp văn thư đỡ mất thời
gian ghi chép.
+ Nhược điểm: Không có sổ đăng ký văn bản đi mật riêng nên việc bảo
đảm bí mật thông tin từ công tác văn thư là rất khó. Dùng nhiều sổ đăng ký làm
tốn thời gian của cán bộ văn thư khi đăng ký một lúc nhiều loại văn bản.
Cột nơi nhận, cột đơn vị hoặc người nhận bản lưu và cột số lượng bản
không được đăng ký nên sẽ gây khó khăn khi cần thiết tra cứu trách nhiệm quản
lý văn bản.
Nhập dữ liệu vào máy tính còn tồn tại một số bất cập vì mới được vận
dụng vào công tác văn thư, hơn nữa phải phụ thuộc vào tình hình máy móc và
điện.
2.2.2.4. Chuyển giao văn bản đi:
Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời,
nhanh chóng và chính xác ngay sau khi làm xong thủ tục phát hành.
Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ văn
thư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với nơi nhận ở ngoài UBND
phường thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận
thuộc UBND phường thì văn thư chuyển tay.
Văn bản gửi ra ngoài được bao gãi trong bì in sẳn theo mẫu của UBND
phường. Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền.
Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích
thước bì phù hợp. Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết
len bì và địa chỉ nơi nhận rõ ràng.
Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng
dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì.
Mẫu bì văn bản: (phụ lục số 6)
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư Văn
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

20

các Sở, Ban, Ngành Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhân gửi
đến.
Là một cơ quan có chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi công việc về hành
chính và Kinh tế- xã hội. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong
công tác văn thư có đảm bảo thì mọi công việc mới được hoàn thành nhanh
chóng, chính xác, kịp thời.
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HDDND & UBND phường và áp
dụng cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phường đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và dăng ký.
2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong
quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư có
trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dù văn bản đó đến cơ quan bằng con đường
nào . Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơ quan
mình hay không. Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và đóng
dấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơ quan
mình đã nhận được văn bản.
Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp

ngoài. Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên bọc trước và trình Chủ
tịch ngay để giải quyết kịp thời.
Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và tác giả của văn bản với
thông tin ghi trên bì xem có chính xác không.
 Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến
Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của
cán bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đóng
dấu đến của UBND phường.
Cách đóng dấu đến:Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối với
những văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóng
dưới phần trích yếu nội dung văn bản.
- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trích
yếu của công văn quá nhỏ thì dấu đến được đóng vào khoảng trống bên phải
dưới phần địa danh ngày tháng văn bản.
Số đến và ngày tháng đến ghi trên dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầu
năm cho đến hết. Đánh sè liên tục bằng chữ số ả rập.
Mẫu dấu : (Mục lục số 8)
+ Ưu điểm của đóng dấu đến: Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn
và rõ ràng theo quy định. Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số và
ngày đến đầy đủ. Giúp thống kê số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo
dễ tình theo số đến khi cần để giải quyết công việc có liên quan.
+ Nhược điểm: Việc đánh số và ghi ngày tháng liên tục lên dấu đến cho
tất cả các văn bản đến làm khó khăn trong việc xác định tên loại và tác giả văn
bản, khó tìm vănbản đến theo sổ đăng ký.
2.2.3.3. Đăng ký văn bản đến:
Hiện nay việc đăng ký văn bản đến của cán bộ văn thư ở đây được thực
hiện trên máy tính theo phương pháp mới. Tuy nhiên, mẫu sổ và cách đăng ký
bằng sổ trước đây vẫn được áp dụng vào phần mềm.
Thông thường cán bộ văn thư đăng ký văn bản đến hàng ngày vào cuối
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh