Chuyên đề 11:
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA THUYẾT TRÌNH
1. Khái niệm thuyết trình
Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào
đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người
nghe.
Trong thuyết trình, cũng giống như bất kỳ hình thức truyền thông nào khác,
có năm yếu tố căn bản thường được biểu thị như sau: “ai đang nói điều gì với ai
và đang sử dụng phương tiện nào để tạo ra kết quả gì?”.
Qua trên, có thể thấy trong quá trình hoạt động và công tác, các cán bộ
lãnh đạo Đảng và các đoàn thể ở xã phải thường xuyên thực hiện hoạt động
thuyết trình với thành viên của tổ chức, với cấp trên và với quần chúng nhân
dân. Đây là hoạt động thường xuyên, diễn ra hàng ngày của cán bộ xã mà tại đó
họ phải nói trước đám đông (trước những người dân hoặc trước đông đảo đảng
viên, đoàn viên, hội viên và nhân dân trong xã); trình bày một vấn đề, hoặc
tuyên truyền, phổ biến chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật
của Nhà nước, điều lệ của tổ chức Đoàn, Hội cho đông đảo đảng viên, đoàn
viên, hội viên và nhân dân.
Ví dụ:
Thuyết trình của Chủ tịch Hội Nông dân xã về một sáng kiến giúp nông dân
trên địa bàn xã hiểu và áp dụng nhằm phát triển kinh tế, xóa đói giảm nghèo, xây
dựng nông thôn mới…
Qua những phân tích trên ta có thể hiểu, kỹ năng thuyết trình:
- Là quy trình và các phương pháp nhằm giúp cho hoạt động thuyết trình
đạt hiệu quả cao.
- Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng được sử dụng phổ biến
trong cuộc sống và công việc, đặc biệt là đối với cán bộ lãnh đạo Đảng và các
đoàn thể ở xã.
Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng cơ bản cần thiết đối với
những người hoạt động xã hội hoặc có quan hệ nhiều với công chúng, đặc biệt là

II. CÁC BƯỚC THUYẾT TRÌNH TRƯỚC CÔNG CHÚNG
Muốn thực hiện thuyết trình có hiệu quả, các cán bộ xã cần nắm vững
những yêu cầu cơ bản sau:
* Yêu cầu về nội dung
- Thứ nhất, thông tin thuyết trình phải đúng mục đích, đúng chủ đề, đúng
trọng tâm, đáp ứng đúng mong muốn của người nghe. Yêu cầu này đòi hỏi người
cán bộ xã khi thực hiện một hoạt động thuyết trình phải xác định: mình sẽ nói về
vấn đề gì? Nói cho ai? Nói ở đâu? Trong hoàn cảnh nào? Và vấn đề mình định nói
có phải là vấn đề mà người nghe quan tâm hay không?
Ví dụ:
Khi đến dự các cuộc họp của tổ chức đoàn thể như Đoàn Thanh niên, Hội
Phụ nữ, Hội Nông dân… Bí thư đảng ủy xã thường được mời phát biểu ý kiến.
Để đạt được yêu cầu trên, Bí thư đảng ủy xã phải xác định đối tượng người nghe
là khác nhau, mong đợi của họ cũng khác nhau, nên nội dung bài phát biểu cũng
phải khác nhau. Người nghe ở từng tổ chức cần biết những chủ trương, đường
lối của đảng ủy xã liên quan đến đời sống; thanh niên mong muốn được đảng ủy
xã tin tưởng và giao nhiều nhiệm vụ, đề nghị chính quyền tạo điều kiện cho các
phong trào; cựu chiến binh mong được đảng ủy lắng nghe ý kiến đóng góp…
Nếu xác định đúng, Bí thư đảng ủy xã sẽ biết chọn lọc và đưa vào bài phát biểu
của mình những thông tin phù hợp với người nghe.
Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn tình trạng cán bộ xã chuẩn bị sẵn một bài
phát biểu mẫu, rồi đến cuộc họp nào cũng mang ra đọc, nội dung đều nói chung
chung, tuy không sai, nhưng không phù hợp với các đối tượng người nghe khác
nhau.
- Thứ hai, thông tin thuyết trình cần chính xác, rõ ràng, có độ tin cậy cao.
Đây là một yêu cầu quan trọng, vì nó tạo uy tín và niềm tin của người nghe đối
với người thuyết trình. Muốn vậy, trước khi định nói hoặc cung cấp thông tin gì
cho người nghe khi thuyết trình, cán bộ xã phải chuẩn bị và chọn lọc những thông
tin có căn cứ, cơ sở, nguồn gốc rõ ràng (Căn cứ vào văn bản pháp lý, căn cứ vào
tình hình thực tiễn, căn cứ vào báo cáo của cấp dưới hoặc qua phản ảnh của người

+ Cách thể hiện thái độ với người nghe qua cử chỉ, hành vi.
+ Cách sử dụng ngôn ngữ để truyền tải nội dung.
+ Cách sử dụng các phương tiện hỗ trợ nghe – nhìn: máy chiếu, hệ thống
âm thanh, video, bản in để phát…
+ Cách chọn trang phục khi thuyết trình.
Những phương pháp này sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau.
* Yêu cầu về hiệu quả
Một hoạt động thuyết trình được coi là có hiệu quả nếu đạt được mục đích,
mục tiêu mà người thuyết trình mong muốn, với những mức độ khác nhau. Thông
thường, hiệu quả của một hoạt động thuyết trình được đánh giá ở 3 mức độ:
- Người nghe hiểu được những thông tin mà người thuyết trình cung cấp,
truyền tải.
- Người nghe không chỉ hiểu mà còn tỏ thái độ đồng thuận với các vấn đề,
các quan điểm, các biện pháp mà người thuyết trình đưa ra hoặc đề xuất.
- Người nghe không chỉ đồng thuận mà còn ủng hộ, thực hiện và làm theo.
Trong thực tế, không phải mọi hoạt động thuyết trình đều phải đạt được cả
3 mức độ nói trên. Có những trường hợp chỉ cần người nghe hiểu được vấn đề (ví
dụ: đoàn viên hiểu được những khó khăn mà Đoàn Thanh niên đang phải đối mặt
và giải quyết); có trường hợp người nghe đồng thuận (đồng ý với Ban chấp hành
Đoàn Thanh niên là vì khó khăn như vậy, nên tạm gác một vấn đề nào đó chưa thể
giải quyết ngay), nhưng cũng có thể chưa đồng thuận (tuy khó khăn, nhưng đoàn
viên đòi hỏi Ban Chấp hành Đoàn vẫn phải có biện pháp giải quyết). Nếu chưa
đồng thuận thì Ban chấp hành cần có các hoạt động thuyết trình tiếp theo để các
đoàn viên thay đổi dần nhận thức. Mức độ cao nhất là các đoàn viên hiểu, đồng
thuận và ủng hộ, làm theo các yêu cầu mà Ban chấp hành Đoàn đưa ra.
Ví dụ: Sau khi nghe Bí thư Đoàn Thanh niên xã thuyết trình về phương án
giúp đỡ sửa chữa lợp lại mái nhà cho những hộ nghèo, hộ chính sách trên địa bàn
xã để chuẩn bị đón tết Nguyên đán, đoàn viên ở các thôn đều hiểu đây là việc làm
cần thiết, thể hiện tính xung kích và có lợi cho mọi người; đồng thuận với phương
án mà Ban chấp hành Đoàn xã đưa ra; đoàn viên tình nguyện góp sức, sẵn sàng bố

trình giải quyết công việc thì có thể lược bớt một số vấn đề cần chuẩn bị như địa
điểm hoặc công cụ trợ giúp (như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu…), nhưng nếu
cán bộ xã chuẩn bị trình bày báo cáo trước đảng bộ xã thì phải chuẩn bị tất cả các
vấn đề trên. Ngay cả khi một cán bộ phụ nữ xuống các thôn và gia đình hội viên
để thuyết phục và vận động họ không sinh con thứ ba, người cán bộ vẫn phải xác
định rõ mục đích và mục tiêu cần đạt được (người dân hiểu, đồng thuận và thực
hiện); xác định đối tượng và hoàn cảnh gia đình từng hộ cụ thể để có cách vận
động phù hợp; chuẩn bị các vấn đề cần trao đổi; chọn thời điểm thích hợp; chuẩn
bị tranh, ảnh, tờ rơi để minh họa; chuẩn bị ứng phó với tình huống bất ngờ như
người dân phản ứng gay gắt, lăng mạ cán bộ, thậm chí có thể đuổi cán bộ ra khỏi
nhà…
Nếu được chuẩn bị tốt, các hoạt động thuyết trình đã đảm bảo được 50%
thành công.
2. Thực hiện thuyết trình
Sau khi đã chuẩn bị tốt, người cán bộ xã sẽ thực hiện các hoạt động thuyết trình.
Để xây dựng ấn tượng tốt lúc ban đầu, cần lưu ý: trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh;
tư thế tự tin; không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục.
Ở bước này, người thuyết trình phải áp dụng rất nhiều phương pháp và cách
thức khác nhau, gồm:
* Phương pháp (cách) mở đầu:
- Tự giới thiệu mình (đối với những người nghe chưa quen biết). Nếu là
cán bộ xã nói chuyện với dân và đã được giới thiệu trước thì không nên giới thiệu
lại mà nên thay bằng lời chào thân thiện.
- Có thể mở đầu bằng một câu chuyện (chuyện cổ tích, chuyện đời
thường ).
- Có thể dẫn lời một lãnh tụ hoặc cán bộ cấp trên, một danh nhân nào đó có
liên quan đến vấn đề sẽ thuyết trình; có thể dẫn tục ngữ, ca dao có nội dung gần
gũi với vấn đề định nói
Ví dụ: Để vận động nhân dân trong xã hưởng ứng Tết trồng cây, cán bộ xã
có thể dẫn lời Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Vì lợi ích mười năm phải trồng cây, vì lợi

- Một số phương pháp cụ thể cần tham khảo và áp dụng khi triển khai các
vấn đề cần trình bày để thuyết phục người nghe:
+ Hãy nói một cách giản dị và tự nhiên. Các từ và câu càng đơn giản bao
nhiêu thì người nghe càng dễ hiểu và dễ nắm bắt bấy nhiêu.
Ví dụ: Thưa chị em phụ nữ trong thôn! Hôm nay chúng tôi xin trao đổi và
hướng dẫn chị em một số biện pháp để phòng chống bạo lực trong gia đình.
+ Sử dụng thường xuyên cách so sánh, đối chiếu, ví von.
Ví dụ: Khi hòa giải mâu thuẫn giữa các gia đình, có thể nói: Các cụ xưa có
câu “ Bán anh em xa, mua láng giềng gần”, hai bác nhà ở cạnh nhau, những khi
“tối lửa, tắt đèn” phải dựa vào nhau, giúp đỡ nhau. Vì vậy, chuyện xích mích này
chỉ là chuyện nhỏ, hai nhà nên bỏ qua, nối lại tình nghĩa xóm giềng vốn có.
+ Dùng nhiều hình ảnh để gây ấn tượng và thuyết phục người nghe.
Ví dụ: Nếu chúng ta quyết tâm, tôi tin rằng chỉ sau 2 năm nữa thôi, trên
vùng đất đồi khô cằn của xã ta sẽ là những vườn vải sai trĩu quả.
+ Dùng sơ đồ, bảng thống kê, hình vẽ (nếu có thể được).
+ Lựa chọn cách lập luận và diễn giải phù hợp với trình độ hiểu biết của số
đông người nghe.
+ Kể một chuyện lạ (hay chuyện vui) có liên hệ với đời sống hàng ngày của
người nghe, nhưng phải gắn kết với chủ đề đang nói.
+ Làm cho các con số trở nên “biết nói”, đổi những con số trở thành những
vật có thể thấy được.
+ Tuỳ từng trường hợp mà áp dụng: khen trước chê sau (nếu muốn chê) và
chê trước khen sau (nếu muốn khen). Có khi chê để mà khen và khen để mà chê.
- Những vấn đề cần tránh khi trình bày:
+ Lấy một trường hợp cá biệt để khái quát thành cái phổ biến.
+ Nhầm lẫn nguyên nhân với kết quả, nguyên nhân với điều kiện, nguyên
nhân với nguyên cớ, khả năng và hiện thực, bản chất với hiện tượng, nội dung với
hình thức, cái tất nhiên với cái ngẫu nhiên
+ Nói ý trước mâu thuẫn với ý sau.
+ Không nên dùng những câu quá dài, những mệnh đề phức tạp.

Thông thường, phát biểu khai mạc/ bế mạc/ hoặc phát biểu chào mừng chỉ
diến ra trong thời gian ngắn (từ 5 đến 10 phút), vì vậy nội dung cần đúng mục
đích, ngắn gọn và đủ ý, tránh lan man sang các vấn đề khác.
Nếu phát biểu khai mạc, cần tập trung vào các ý sau:
+ Khẳng định và nhấn mạnh vai trò của Hội Phụ nữ xã trong hoạt động của
hệ thống chính trị xã và của toàn thể chị em phụ nữ địa phương.
+ Nêu ngắn gọn mục đích, mục tiêu: Đại hội Hội Liên hiệp Phụ nữ xã được
tổ chức để đánh giá lại hoạt động nhiệm kỳ trước, đồng thời xác định phương
hướng hoạt động cho những năm tới, trong đó cần tập trung vào những vấn đề…
Chào mừng các đại biểu đã tới tham dự và chúc cho Đại hội diễn ra tốt đẹp, thành
công.
+ Tuyên bố khai mạc
Nếu phát biểu bế mạc, cần nêu các ý sau:
+ Tổng kết những kết quả đã đạt được trong Đại hội
+ Biểu dương tình thần và cảm ơn đóng góp của những người tham dự; cảm
ơn Ban tổ chức…
+ Biểu thị niềm tin vào kết quả tiếp theo (ví dụ: mong rằng tinh thần và kết
quả của Đại hội sẽ được các đại biểu phát huy trong thực tế…)
+ Tuyên bố bế mạc
- Phương pháp thuyết trình: Chủ tịch Hội Phụ nữ xã là người có vai trò và
vị trí quan trọng trong Hội, vì thế thái độ cần nghiêm túc, nhưng không căng
thẳng; cách nói, cách phát biểu phải thận trọng về nội dung, chọn lọc ngôn từ. Là
người mở đầu cho một sự kiện nên phải tạo được không khí hào hứng, sôi nổi và
niềm tin cho những người tham dự. Vì thế, dù có chuẩn bị sẵn, cũng không nên
chỉ chăm chú đọc văn bản mà cần có sự giao lưu với người nghe; giọng nói phải
rõ ràng, truyền cảm. Cần chú ý chọn cách mở đầu và kết thúc ấn tượng, gây chú ý
cho người nghe. Khi nói lời tuyên bố khai mạc, bế mạc cần lên giọng ở cuối câu.
Đây là những sự kiện quan trọng, nên trang phục cần được lựa chọn cho phù hợp
(thường là áo dài truyền thống).
- Phương pháp thể hiện phong cách và hình ảnh cá nhân khi thuyết trình:

các từ đồng nghĩa, phản nghĩa; chọn lọc các thành ngữ, tục ngữ ngắn gọn (“không
thầy đố mày làm nên”, “học thầy không tày học bạn”, “đi một ngày đàng học một
sàng khôn” ); cần tránh các lỗi thông thường như: nói ngọng, nói lắp, nói những
câu vô nghĩa, không hiểu rõ nghĩa của từ cũng dùng, thêm không đúng chỗ, hành văn
theo tư duy ngôn ngữ nước ngoài, thêm những trợ từ vào đầu mỗi câu (“tức là”, “nói
chung” ).
+ Quan tâm và giao lưu với người nghe:
Trong khi khi trình bày hãy thiết lập mối liên hệ với thính giả; quan sát thái
độ của người nghe trước, trong và sau khi thuyết trình; quan sát dáng ngồi, ánh
mắt, vẻ mặt của người nghe; phân tích các câu hỏi, thắc mắc của người nghe; tìm
cách khai thác thông tin phản hồi khi giải lao, ngoài hành lang, sau buổi thuyết
trình. Để thể hiện sự quan tâm đến phản ứng của người nghe, cán bộ thuyết trình
cần có những biểu hiện cụ thể như: mỉm cười, khẽ gật đầu, vẻ mặt tự nhiên, không
mệt mỏi Trong khi nói, người trình bày có thể dừng lại và mời một vài thính giả
bày tỏ ý kiến về vấn đề mình đang nói để người nghe cảm thấy họ được tôn trọng,
lắng nghe, được đóng góp vào chủ đề đang bàn luận. Đây là cách tiếp cận tốt hơn
nhiều so với việc bỏ qua những phản ứng kể cả với phản ứng tiêu cực của người
nghe.
+ Giải quyết các thắc mắc của người nghe: Những người nghe có thể đặt
câu hỏi với người trình bày, những câu hỏi này chủ yếu để người nghe khẳng định
lại những hiểu biết của mình. Để giải đáp, người trình bày cần đưa ra thêm nhiều
thông tin cụ thể hơn là việc nhắc lại những điều đã nói. Điều quan trọng là nên
giải quyết thắc mắc từ quan điểm thực tế của mỗi cá nhân.
+ Lựa chọn trang phục phù hợp: Nếu phát biểu khai mạc, chào mừng các sự
kiện lớn và lễ hội, cán bộ xã cần mặc lễ phục (mùa hè: sơ mi trắng và quần sẫm,
mùa đông mặc comple, đeo cà vạt); nếu xuống dự và phát biểu với người dân, cán
bộ xã nên mặc thường phục, thoải mái nhưng không luộm thuộm. Khi thuyết trình
trước đông người, cán bộ xã cần tránh mặc trang phục quá cũ, nhàu nhĩ hoặc màu
sắc quá sặc sỡ và chói mắt.
+ Sử dụng những thiết bị hỗ trợ: như âm thanh, hình ảnh hay đạo cụ nếu

Trên đây là những kiến thức và kỹ năng cơ bản mà cán bộ cấp xã cần nắm
vững và vận dụng linh hoạt trong hoạt động thuyết trình. Trước khi thực hiện một
hoạt động thuyết trình (đặc biệt là nói trước đám đông), mỗi cán bộ xã cần chuẩn
bị những nội dung hoặc các vấn đề mà bản thân phải thường xuyên thuyết trình
với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp và với người dân. Trở thành người có kỹ năng
thuyết trình hiệu quả, các cán bộ xã sẽ góp phần quan trọng trong việc thuyết
phục đảng viên, đoàn viên, hội viên và người dân trong xã ủng hộ tổ chức, hăng
hái thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước; góp phần xây
dựng và phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương./.
CÂU HỎI THẢO LUẬN:
Câu 1: Theo anh, chị những yếu tố nào là cần thiết cho thành công của một
bài thuyết trình không được chuẩn bị trước?
Câu 2: Anh, chị hãy chuẩn bị một bài thuyết trình và thực hiện thuyết trình
theo chủ đề tự chọn trong 15 phút.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Nghị định số 89/1997/NĐ-CP ngày 07/8/1997 về công tác tiếp dân.
- Thông tư số 1178/TT-TTNN ngày 25/9/1997 hướng dẫn thực hiện quy
chế tiếp dân.
- Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26/02/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ về việc ban hành quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc
trong bộ máy chính quyền địa phương.
- Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ
ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
- Bộ Nội vụ, Ban quản lý dự án ADB, Tài liệu bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp
trong thực thi công vụ, 2009.
- Dự án DANIDA-NAPA, Giáo trình kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong
hành chính, Hà Nội, Học viện hành chính Quốc gia, 2006.
- Leil Lowndes, How to talk to any one, 2003.
- Thanh tra Chính phủ, Tài liệu tập huấn quy trình tiếp công dân, xử lý đơn
thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo, 2008.