I HC QUC GIA H NI
TRNG I HC KHOA HC X HI & NHN VN
NGễ TH HOA
NGHIÊN CứU XÂY DựNG
BảNG THờI HạN BảO QUảN TàI LIệU CủA CƠ QUAN
Bộ LAO ĐộNG - THƯƠNG BINH Và Xã HộI LUN VN THC S NGNH LU TR H Ni, 2014
H Ni, 2014i
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các
tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2014
Tác giả luận văn
Ngô Thị Hoa
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN i
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT v
MỞ ĐẦU 1
I. Lý do chọn đề tài 1
II. Mục tiêu nghiên cứu 3
III. Đối tượng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 4
IV. Lịch sử nghiên cứu 5
V. Nguồn tài liệu tham khảo 8
VI. Phương pháp nghiên cứu 8
VII. Bố cục của đề tài 10
VIII. Đóng góp của đề tài: 11
Chƣơng I. ĐẶC ĐIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ
LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 13
1.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 13
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 13
1.1.2. Cơ cấu tổ chức 21
1.2. Các loại tài liệu lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 23
1.2.1. Tài liệu hành chính 23
1.2.2. Tài liệu khoa học - công nghệ. 24
1.2.3. Tài liệu chuyên môn 27
1.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ ở Bộ LĐTBXH 42
Chƣơng II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÁC ĐỊNH THỜI HẠN
BẢO QUẢN CÁC LOẠI TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG -
THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 46
2.1. Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệu 46
2.1.1. Khái niệm 46
v
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Nội dung
LĐTBXH
Lao động - Thương binh và Xã hội
THBQ
Thời hạn bảo quản
Thông tư 09
Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của
Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức 1
MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân. Càng ngày con người càng nhận thức được vai trò
của tài liệu đối với mọi hoạt động của đời sống xã hội. Vì vậy, con người luôn
có ý thức gìn giữ tài liệu như một tài sản quý giá. Có những tài liệu được sản
sinh ra nhằm giải quyết các công việc trước mắt, khi giải quyết xong cũng là
lúc tài liệu không còn giá trị. Bên cạnh đó, có những tài liệu chứa đựng thông
tin không chỉ phục vụ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn giúp ích trong việc tra
cứu, xác minh, tổng kết, nghiên cứu ở những giai đoạn tiếp theo. Những tài
liệu này cần phải lưu giữ lại để phục vụ nhu cầu lâu dài của mỗi quốc gia, cơ
quan và tổ chức.
Như vậy, không phải tất cả các tài liệu sản sinh đều cần phải lưu giữ lại
lượng thông tin chưa tương xứng với khối lượng tài liệu được lưu trữ. Việc này
đã dẫn đến tài liệu không được chọn lọc ngay ở khâu “nguồn” để nộp lưu vào
các kho lưu trữ hiện hành cũng như kho lưu trữ lịch sử.
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm, dạy nghề, lao
động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo
hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có
công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống
tệ nạn xã hội (sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã
hội) trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc lĩnh vực
do Bộ quản lý. Bộ và các Tổng cục, Cục thuộc Bộ là những cơ quan thuộc
diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III theo Quyết định số
116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Vì
vậy, công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định tài liệu nói riêng tại Bộ
sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu “đầu vào” của trung tâm lưu trữ
quốc gia III. 3
Hiện nay, công tác lưu trữ của Bộ LĐTBXH chưa được quan tâm và
đầu tư đúng mức. Phần lớn các cán bộ, công chức cũng như lãnh đạo các đơn
vị chưa coi trọng công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, tài liệu thu về các lưu trữ
hiện hành đa số là trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ theo từng công
việc cụ thể. Điều này dẫn đến hai hệ lụy: đầu tiên là hao tốn tiền của và công
sức để chỉnh lý các khối tài liệu trên; thứ hai các cán bộ lưu trữ không thể lập
chính xác hồ sơ công việc vì họ không phải là người trực tiếp sản sinh ra tài
liệu. Bên cạnh đó, việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH còn
nhiều bất cập. Mặc dù, Bộ Nội vụ đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhưng
không thể áp dụng hoàn toàn cho các nhóm tài liệu đặc thù chuyên môn và
quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ;
- Và một số tài liệu liên quan khác.
* Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là xây dựng bảng THBQ tài liệu cơ
quan Bộ LĐTBXH
- Thời gian: Từ năm 2007 đến nay vì trong khoảng thời gian này chức
năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH tương đối ổn định thông
qua các văn bản Nghị định 186/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 và
Nghị định 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội.
* Nhiệm vụ nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Nghiên cứu lý thuyết từ các sách chuyên khảo cũng như các văn bản
quản lý nhà nước về công tác xác định giá trị tài liệu, xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu. 5
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ
LĐ-TB&XH và các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ.
- Nghiên cứu các văn bản về kế hoạch công tác năm của toàn cơ quan,
của các đơn vị cụ thể thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ, các văn bản giao
chỉ tiêu, nhiệm vụ có liên quan.
- Nghiên cứu bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các bảng thời hạn bảo quản của một
số Bộ.
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin đã thu thập được và đưa
ra các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH.
viễn và bảo quản có thời hạn - nêu rõ thời gian cụ thể gồm các mức 5 năm, 10
năm, 15 năm, 20 năm và 70 năm. Việc định rõ thời hạn cụ thể giúp cho các
cán bộ làm công tác lưu trữ loại ra các tài liệu hết giá trị thuận lợi, nhanh
chóng, góp phần giải phóng diện tích kho tàng.
Căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, một số Bộ
ngành cũng đã nghiên cứu và ban hành bảng thời hạn bảo quản của ngành
như: Thông tư 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà
nước quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành ngân
hàng; Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 của Bộ
Tài nguyên ban hành quy định THBQ tài liệu chuyên ngành tài nguyên và
môi trường; Thông tư số 155/TT-BTC ngày 06/11/2013 quy định về thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài
chính; Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Tổng
cục Hải quan về việc ban hành quy định thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của ngành hải quan, và của cơ quan như: Quyết
định số 1904/QĐ-BTP ngày 22 tháng 7 năm 2013 ban hành Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp Ngoài ra, một số cơ quan 7
quản lý nhà nước ở địa phương đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho cơ
quan mình nhằm phục vụ hiệu quả việc lưu giữ các tài liệu có giá trị và loại
bỏ những tài liệu hết giá trị. Những kết quả đã đạt được trên góp phần tích
cực trong công tác xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan nhà nước từ trung
ương đến địa phương. Những bảng thời hạn bảo quản trên là nguồn tham
khảo hữu ích để chúng tôi vận dụng vào công trình nghiên cứu của mình.
Liên quan đến vấn đề này, cũng có một số đề tài luận văn ngành Lưu
trữ học đi sâu nghiên cứu như đề tài “ Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn
bảo quản mẫu hình thành trong hoạt động của tỉnh ủy, các ban tham mưu giúp
việc tỉnh ủy” của Nguyễn Thị Hồng Phượng năm 2002, đề tài “Nghiên cứu,
thư lưu trữ
- Nghiên cứu các văn bản do Bộ LĐ-TB&XH ban hành về công tác văn
thư lưu trữ
- Các bài viết về công tác xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo
quản, xây dựng danh mục hồ sơ… trong các luận văn cao học, khóa luận tốt
nghiệp, báo cáo thực tập của Khoa LTH&QTVP, trường Đại học KHXH&NV
- Ngoài ra chúng tôi còn tham khảo các bài viết, bài nghiên cứu trao đổi
trên các tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Quản lý Nhà nước…và trên
internet với trang website của cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cùng một số
trang website khác.
VI. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong đề tài của mình, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp cơ
bản sau:
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin về nhận thức khoa học
được thể hiện ở chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Muốn định
thời hạn bảo quản cho tài liệu, chúng ta cần phải nghiên cứu và đặt các nhóm
tài liệu trong mối liên hệ và tác động qua lại lẫn nhau, trong quá trình vận 9
động và phát triển không ngừng của xã hội. Từ đó thấy được những tài liệu
nào bị bao hàm và bao hàm các tài liệu khác; tài liệu nào chỉ có giá trị thực
tiễn, tài liệu nào có ý nghĩa lịch sử, phục vụ lâu dài cho mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa, khoa học… đối với các thế hệ mai sau.
Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng phương pháp này giúp chúng
tôi đạt được hai mục đích. Thứ nhất là thu thập thông tin thực tế về những
nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH thông qua
nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ, khối các đơn vị giúp
Bộ quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội, khảo sát
mục lục hồ sơ, phần mềm và sổ quản lý văn bản đi- đến, tiếp xúc với tài liệu
VII. Bố cục của đề tài
Tiến hành nghiên cứu đề tài trên, ngoài phần mở đầu và phần kết luận
thì phần nội dung chúng tôi chia làm 03 chương như sau:
Chương I: Đặc điểm tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội
1.1.Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
1.2. Các loại tài liệu lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
1.2.1. Tài liệu hành chính
1.2.2. Tài liệu khoa học - công nghệ
1.2.3. Tài liệu chuyên môn
1.3. Giá trị tài liệu lưu trữ ở Bộ LĐTBXH
Chương II: Cơ sở lý luận và thực tiễn xác định thời hạn bảo quản
các loại tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
2.1. Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệu
2.1.1. Khái niệm 11
2.1.2. Tác dụng của bảng THBQ tài liệu
2.1.3. Các loại bảng THBQ tài liệu
2.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ học
2.2.1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
2.2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
2.3. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH
2.3.1. Luật pháp về lưu trữ của Nhà nước
2.3.2. Kinh nghiệm về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của một số
cơ quan khác liên quan đến tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan
Bộ LĐTBXH
13
Chƣơng I
ĐẶC ĐIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ
LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Muốn liệt kê đầy đủ các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của
một cơ quan và định thời hạn bảo quản cho chúng, trước hết chúng ta cần phải
nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như cơ cấu tổ chức của cơ
quan đó. Vì vậy, nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ
quan Bộ LĐTBXH, bước đầu tiên là nghiên cứu tổ chức Bộ LĐTBXH được
quy định cụ thể trong Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm
2012 của Chính phủ.
1.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội
luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia,
chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia, các dự án, công
trình quan trọng quốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ.
5. Về lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách việc
làm, chính sách phát triển thị trường lao động, chỉ tiêu tạo việc làm mới và
khuyến khích tạo việc làm mới; về tuyển dụng và quản lý lao động Việt Nam
và lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; về chính sách việc làm đối với
đối tượng đặc thù, lao động dịch chuyển; về lao động bị mất việc làm trong
sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước;
b) Hướng dẫn cơ chế thực hiện các dự án của Chương trình mục tiêu
quốc gia về việc làm theo thẩm quyền;
c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ
chức dịch vụ việc làm; 15
d) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động giao dịch việc làm;
đ) Tổ chức hệ thống thông tin thị trường lao động; thu thập, cung cấp
cơ sở dữ liệu về thị trường lao động cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu;
e) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật
về bảo hiểm thất nghiệp.
6. Về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo
hợp đồng:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về người lao động
Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
b) Phát triển thị trường lao động ngoài nước;
c) Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn lao động
trường cao đẳng nghề tư thục theo thẩm quyền.
8. Về lĩnh vực lao động, tiền lương:
a) Hướng dẫn thực hiện về hợp đồng lao động, đối thoại tại nơi làm
việc, thương lượng tập thể, thoả ước lao động tập thể, kỷ luật lao động, trách
nhiệm vật chất, giải quyết tranh chấp lao động và đình công;
b) Hướng dẫn thực hiện tiền lương tối thiểu, chế độ tiền lương đối với
người lao động và người giữ chức danh lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp
nhà nước; chế độ tiền lương trong doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh
nghiệp và tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật
lao động;
c) Hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương đối với người lao động trong
doanh nghiệp nhà nước đi học tập, công tác ở nước ngoài; chế độ tiền lương
đối với lao động là người nước ngoài làm việc trong các doanh nghiệp nhà
nước; chế độ ưu đãi đối với lao động đặc thù;
d) Quy định nguyên tắc xây dựng định mức lao động, tiêu chuẩn kỹ thuật
công nhân, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước. 17
9. Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện:
a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội
bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và các hình thức bảo hiểm xã hội khác
theo quy định của pháp luật;
b) Quy định chế độ thông tin, báo cáo về bảo hiểm xã hội; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội.
10. Về lĩnh vực an toàn lao động:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn lao động,
điều kiện lao động; bồi thường tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; chế độ
làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động;
b) Phối hợp với Bộ Y tế quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ bồi
với người có công với cách mạng;
b) Quy định chế độ, định mức, phương thức trang cấp dụng cụ chỉnh
hình và phương tiện trợ giúp cho người có công với cách mạng;
c) Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, các đoàn thể chính trị -
xã hội tổ chức các phong trào đền ơn đáp nghĩa, quản lý "Quỹ đền ơn
đáp nghĩa";
d) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở nuôi dưỡng,
điều dưỡng người có công, công trình ghi công liệt sĩ;
đ) Quy định việc quản lý các công trình ghi công liệt sĩ;
e) Hướng dẫn công tác tiếp nhận, quy tập hài cốt liệt sĩ; thông tin về mộ
liệt sĩ.
12. Về lĩnh vực bảo trợ xã hội:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
giảm nghèo và trợ giúp xã hội;
b) Tổ chức thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo và
các chương trình trợ giúp xã hội theo thẩm quyền;
Copyright: Tài liệu đại học ©