lời nói đầu
Chí Linh là huyện miền núi nằm ở phía Bắc của tỉnh Hải Dơng, có dân
số 15 vạn ngời, là mảnh đất địa linh nhân kiệt có nhiều di tích lịch sử đợc xếp
hạng Quốc gia. Với diện tích rộng 300 km
2
, có vị trí đặc biệt nằm giữa vùng
tam giác kinh tế Hà Nội Hải Phòng Quảng Ninh, là cửa ngõ của vùng
rừng núi Đông Bắc Bộ và vùng Đồng bằng Sông Hồng, với 3/4 diện tích là núi
rừng. Có hệ thống giao thông đờng bộ và đờng sắt huyết mạch nh quốc lộ 18
kéo dài từ đông sang tây nối Hà Nội tới Quảng Ninh, đờng 183 nối liền trung
tâm huyện tới thành phố Hải Dơng- tâm điểm của 3 thành phố Hà Nội, Hạ
Long và Hải Dơng. Là vùng đất có nhiều nguồn tài nguyên quý giá phục vụ tốt
cho phát triển ngành công nghiệp, khu vực có nền kinh tế phát triển toàn diện,
đây là khu công nghiệp trọng điểm của địa phơng và của cả Quốc gia với rất
nhiều nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn. Dân số đông, nhiều thuận lợi về
mặt tiềm năng kinh tế, nhiều nhà máy, xí nghiệp, ngoài ra trên địa bàn huyện
Chí Linh còn có rất nhiều trờng học, trờng dậy nghề thu hút rất nhiều ngời ở
nơi khác đến kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, xã hội. Cùng với
sự phát triển mạnh của nền kinh tế, xã hội nhu cầu công chứng, chứng thực của
nhân dân ở địa phơng cũng tăng lên, đặc biệt là trong những năm gần đây nhu
cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ngày càng tăng rõ rệt.
Trớc năm 2001 tỉnh Hải Dơng chỉ có một Phòng Công Chứng nằm ở
Thành Phố Hải Dơng, nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân chủ yếu
đợc thực hiện bởi hệ thống các Phòng T Pháp cấp huyện. Do những quy định
về thẩm quyền chứng thực của các Phòng T Pháp còn nhiều hạn hẹp dẫn đến
không đáp ứng đợc nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn, Phòng T
Pháp chủ yếu thực hiện chức năng chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng
chỉ còn công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác hầu nh không thực hiện.


Nội dung

A. thực trạng công chứng của nhân dân trong sinh
hoạt cộng đồng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải
Dơng:

I. Công chứng bản sao giấy tờ:
Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng:
Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công
chứng đa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công
chứng viên, Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên
cứu và xem xét, nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công
chứng viên chuyển cả bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ
chức năng vào sổ, đóng dấu, viết biên lai thu tiền và trả văn bản.
Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng
tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, thế nhng nó lại trở thành hoạt động
chính và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm

của nhân dân, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp
khuyến khích nhu cầu công chứng của nhân dân.
Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện đợc rất
nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ đợc đem đến để yêu cầu công chứng. Các
sai sót đó có thể là còn thiếu, cha đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ
quan có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trờng hợp ngời yêu
cầu công chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình.
Trớc những sai sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào có
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYENthể khắc phục đợc thì trực tiếp yêu cầu ngời yêu cầu công chứng khắc phục
ngay hoặc hớng dẫn họ khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng hạn
nh: Sổ hộ khẩu khi ngời dân đem đến yêu cầu công chứng thờng gặp phải
trờng hợp có một khẩu hoặc một số khẩu bị sửa chữa mà không có phần đính
chính ở phần sau về việc sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ ban
Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trờng hợp nh vậy thì Công chứng viên hớng
dẫn, giải thích cho ngời yêu cầu công chứng về Uỷ ban Nhân dân xã, thị trấn
nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Trờng hợp ngời yêu cầu công
chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng, nhng giữa các loại văn bằng
đó lại không khớp nhau có thể là ngày, tháng, năm sinh, có thể là họ tên,... gặp
trờng hợp nh vậy Công chứng viên từ chối công chứng, hớng dẫn họ cách
hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại hoặc
cải chính...) Công chứng viên chỉ công chứng khi các giấy tờ đó đã hợp pháp,
hợp lý. Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy tờ Phòng Công Chứng
số 2 thực hiện công chứng tơng đối nhiều vì xuất phát từ vị trí có nhiều trờng
trạm đóng trên địa bàn (trờng Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện, trờng Công
nhân Cơ giới 17, trờng Ôtô số 1, Trờng Quân chính Quân khu 3 và nhiều
trờng trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công chứng viên
phát hiện đợc rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do ngời yêu cầu công

Công chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán
bộ phụ trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác
viên dịch thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận bản
dịch trớc mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của cộng
tác viên, sau đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm các
thủ tục cần thiết khác nh đóng dấu, ghi biên lai,... hoàn thiện bản dịch trả cho
ngời yêu cầu dịch thuật công chứng.
Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng
gia tăng. Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu
còn hạn chế về chức năng của Phòng Công Chứng, họ chỉ hiểu đơn thuần Phòng
Công Chứng thay Phòng T Pháp thực hiện công chứng, chứng thực bản sao
Ngời yêu cầu
công chứng
Công chứng viên
Cán bộ phụ trách
dịch thuật
Cộng tác viên dịch
thuật
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYENgiấy tờ, nhng do sự phát triển của mạng lới thông tin liên lạc, tuyên truyền,
phổ biến Pháp luật cùng với nền kinh tế, xã hội phát triển ngày càng cao nên
nhu cầu công chứng các loại hợp đồng ngày càng tăng lên, ngời dân khi có nhu
cầu thì họ đã tự tìm hiểu và đến với Phòng Công Chứng để công chứng. Nhờ vậy
mà kết quả công chứng bản dịch trong những năm qua đã gia tăng đáng kể:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 29 bản dịch giấy tờ trong tổng số3.268 số lợng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng

công chứng bản dịch ngày càng cao.
Nh Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng thì ngay sau khi hoạt động
đơn vị đã củng cố đợc một mạng lới Cộng tác viên dịch thuật của hầu hết các
thứ tiếng thông dụng nh tiếng Anh, Đức, Trung Quốc...... các Cộng tác viên
của đơn vị đều là những cử nhân tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên môn lâu
năm và đã đợc thi, tuyển chọn, xét duyệt và chấp nhận nên các bản dịch đều
đảm bảo tính chính xác cao.
Trong quá trình hợp tác cùng Cộng tác viên thì đơn vị đã tiến hành công
nhận Cộng tác viên dịch thuật cho nhiều ngời, tạo cơ sở pháp lý cần thiết để
hoạt động dịch thuật đi vào nề nếp, đặc biệt là việc Phòng Công Chứng đã không
ngừng cộng tác thêm Cộng tác viên dịch thuật về các thứ tiếng khác mà hiện
cha có theo nhu cầu của nhân dân.

III. Công chứng hợp đồng, giao dịch:
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch tại phòng công chứng số 2
Tỉnh Hải Dơng:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN