HoangDo s ưu tầm
TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC
VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
GIỚI THIỆU MÔN HỌC
* Môn học gồm 2 phần:
- Tổ chức lao động khoa học
- Quản lý nhà nước
(Giới hạn trong công tác lưu trữ và trong Văn phòng)
* Tài liệu tham khảo: (không có nhiều, chủ yếu là các bài viết, đề tài lẻ). Có thể
sưu tầm các tài liệu sau:
- Các sách viết liên quan đến quản trị văn phòng, công sở (trong đó có một số
nội dung hàm chứa những vấn đề của môn học).
- Tập bài giảng trên lớp
- Những luận văn, khoá luận về môn học nay
- Các tài liệu bổ trợ
- Trong giáo trình có một chút ít (một số nội dung không nên sử dụng vì đã lạc
hậu).
Phần 1
TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. Khái niệm:
1. KN:
- Tổ chức: Là một trong những công tác đầu tiên của quản lý (vì quản lý bao
gồm: tổ chức, điều hành, kiểm tra, báo cáo ).
Với nghĩa động từ, Tổ chức là việc triển khai thực hiện một mục đích nào đó.
- Lao động: Đúng nghĩa là công việc
- Khoa học: ở đây đóng vai trò như một tính từ.
-> Tổ chức lao động khoa học có nghĩa là triển khai thực hiện công việc một
cách khoa học.
Từ những lý giải trên, có thể đưa ra khái niệm sau:
KN: Tổ chức lao động khoa học là việc sử dụng các thành tựu khoa học kỹ
thuật, kinh nghiệm tiên tiến, đưa ra các phương pháp mới nhằm giảm chi phí, tiết kiệm

Trên cơ sở khoa học, phải thiết kế ác mối quan hệ một cách tối ưu, ví dụ như
mối quan hệ Người lao động với Người lao động nổi lên các vấn đề:
+ MQH giữa lãnh đạo và nhân viên: Có thể có các tính chất: bình đẳng và phục
tùng (bình đẳng với tư cách là công dân; phục tùng với tư cách là tổ chức - phục tùng
tổ chức chứ không phải là phục tùng cá nhân để xác định thứ bậc trong cơ quan, tổ
chức).
Nghiên cứu các mối quan hệ cho tối ưu tức là thiết kế làm cho mối quan hệ đó
hài hoà, tốt nhất (đứng dưới góc độ tổ chức). VD: Như lãnh đạo phải có trình độ
chuyên môn, trình độ quản lý giỏi, có uy tín, có sức khoẻ, ứng xử đúng mực, công
bằng với các nhân viên còn nhân viên phải có năng lực, có ý thức kỷ luật, trung
thực
+ MQH giữa nhân viên và nhân viên: Cần chú ý các yếu tố tác động đến mối
quan hệ này như Thế hệ (ở Việt Nam thường lẫn lộn các mối quan hệ xã hội, gia đình,
công sở với nhau, đây có thể là một chướng ngại vật ảnh hưởng đến công việc), mối
quan hệ giới tính (thường phải là cân bằng), mối quan hệ gia đình trong cơ quan.
3
Trong việc thiết kế các mối quan hệ đều phải hướng tới các lợi ích chung của
cơ quan mình, làm cơ quan phát triển bền vững, mà muốn phát triển được thì phải duy
trì được các hoạt động của cơ quan liên tục, đồng bộ và nhịp nhàng.
II. Các biện pháp tổ chức lao động khoa học:
1. Biện pháp phân công lao động và hợp tác lao động:
Từ thời nguyên thuỷ, khi con người còn sống theo bầy đoàn thì cũng đã xuất
hiện sự phân công lao động (nam giới thì săn bắt, phụ nữ thì hái lượm). Phân công lao
động tức là phân chia công việc cho mỗi vị trí (chức danh) hay từng cán bộ công chức
cụ thể. ở trong mỗi cơ quan, việc phân công lao động được thể hiện ở chỗ có các
phòng, ban, có các chức danh cụ thể. Sở dĩ phải phân công lao động vì đó chính là việc
giới hạn cong việc (người nào việc nấy).
Phân chia và giới hạn công việc nhằm mục đích là đảm bảo được hoạt động của
cơ quan, tổ chức luôn được liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng. Nó cũng góp phần rát lớn
thúc đẩy tính chuyên môn hoá trong công việc (nếu chuyên môn hoá cao thì sẽ đào tạo

không cần đến các trang thiết bị.
+ Các cộng sự phải có khả năng làm việc độc lập (có trình độ chuyên môn vững
vàng, có kinh nghiệm, có khả năng làm việc sáng tạo). Thường người ta không dùng
hình thức này cho những cộng sự mới, còn non kém về chuyên môn (đối với những
cộng sự này có thể giao cho những người có kinh nghiệm kèm cặp).
b. Phân công lao động phát triển:
Việc phân công này cũng được bắt nguồn từ kế hoạch. Lãnh đạo tiếp nhận,
phân tích, sau đó giao cho Cộng sự A, sau khi Cộng sự A làm xong, sẽ chuyển cho
Cộng sự B, sau khi Cộng sự B làm xong sẽ chuyển cho Cộng sự C Cộng sự cuối
5
cùng khi hoàn thành công việc sẽ trình lãnh đạo để lãnh đạo tổng hợp kết quả báo cáo
chung. Có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Kế hoạch > Lãnh đạo => Kết quả chung báo cáo cấp trên
Cộng sự C Cộng sự A
Cộng sự B
Hình thức phân công lao động này thường được áp dụng trong các cơ quan làm
về thủ tục hành chính theo trình tự nhất định (VD: cơ quan cấp giấy phép kinh doanh,
cơ quan quản lý nhân hộ khẩu ).
Có thể nhận xét về cách phân công này như sau:
+ Đây là cách phân công lao động theo trình tự (chuyên môn hoá)
+ Thời gian tiến hành công việc thường kéo dài
+ Liên quan đến việc cải cách hành chính
c. Phân công lao động phát triển kết hợp với hợp tác lao động đơn giản:
Hình thức này tương đối giống hình thức (b) ở trên, nhưng các cộng sự có sự
trao đổi với nhau, do đó có thể rút ngắn được thời gian công việc. Có thể khái quát
bằng sơ đồ sau:
Kế hoạch > Lãnh đạo => Kết quả chung báo cáo cấp trên
Cộng sự C Cộng sự A
Cộng sự B
d. Phân công và hợp tác lao động:

nhiều thiết bị hiện đại (như máy phô tô, máy vi tính, máy fax ) phát ra những sóng
điện từ hay từ trường có hại cho sức khoẻ
- Bàn ghế: Kê đặt phải khoa học, tiết kiệm thời gian cho việc di chuyển, tránh
được sự tự tiện của người công có nhiệm vụ khi vào giao dịch công tác (như bàn ghế
của nhân viên văn thư phải đảm bảo không cho người đến liên hệ công việc xem được
các loại công văn giấy tờ ).
- ánh sáng: Phải sử dụng một cách khoa học, nên vận dụng những kiến thức về
y học để bố trí ánh sáng cho phù hợp (VD như không nên dùng lẫn lộn ánh sáng tự
nhiên với ánh sáng nhân tạo sẽ làm mắt chóng bị mỏi).
- Tiếng ồn: Phải được khắc phục trong phạm vi cho phép
- Màu sắc: Có tác động đến thái độ và năng suất lao động. Đối với văn phòng
nên dùng gam màu trung (xám nhạt là phù hợp nhất).
=> Tất cả những yếu tố trên phải đáp ứng được 2 tiêu chí: Phù hợp với công
việc và đảm bảo được sức khoẻ người lao động.
3. Xây dựng định mức lao động:
Đối với các cơ quan trực tiếp sản xuất (nhà máy, xí nghiệp, dây chuyền ) thì
định mức này đã được áp dụng từ lâu. Nhưng ở Việt Nam hiện nay, đối với các cơ
quan gián tiếp phục vụ sản xuất (như các cơ quan hành chính, sự nghiệp, cơ quan
nghiên cứu ) thì hình như chưa được quan tâm lắm đến việc xây dựng định mức lao
động. Hơn nữa, đối với loại hình cơ quan này thì xây dựng định mức lao động khó
khăn hơn rất nhiều so với các cơ quan trực tiếp sản xuất.
Tuy vậy, vẫn cần thiết phải xây dựng định mức lao động cho loại hình cơ quan
này, nhằm mục đích:
8
- Là căn cứ có thể đánh giá kết quả lao động, những đóng góp của người lao
động.
- Là căn cứ để bổ sung hoặc cải tiến điều kiện lao động (môi trường,mặt bằng,
trang thiết bị, thời gian ).
* Cơ sở để xây dựng định mức lao động (cả 2 loại hình cơ quan):
- Dựa trên cơ sở khối lượng công việc

+ Đào tạo về chuyên môn: phải phù hợp với công việc mà người lao động đang
đảm nhiệm.
+ Có thể đào tạo ở nhiều bậc khác nhau (phù hợp với công việc) như: học nghề,
sơ cấp, trung cấp, đại học hay trên đại học VD như trong lưu trữ thì bậc sơ cấp có thể
sắp xếp tài liệu lên giá tủ; bậc trung cấp có thể lập hồ sơ; bậc đại học có thể xác định
giá trị tài liệu
+ Đào tạo với nhiều hình thức khác nhau như ở cơ sở đào tạo (tại trường), học
ngay tại cơ quan (tập huấn), đào tạo dài hay ngắn hạn tuỳ theo điều kiện hoàn cảnh
và yêu cầu để người lao động có sự lựa chọn thích hợp.
+ Có nhiều chương trình đào tạo khác nhau cho phù hợp.
=>Tất cả việc đào tạo trên đều hướng tới việc người lao động đáp ứng được yêu
cầu công việc (chứ không phải vì chuẩn hoá tiêu chuẩn, lấy thành tích) và hướng tới
năng suất lao động.
- Trong nâng cao năng lực:
+ Phải phù hợp với vị trí công tác (ở vị trí nào phải có năng lực ấy).
10
+ Đòi hỏi phải có nhiều năng lực khác nhau
Hình thức: Có thể thông qua công việc để tự đào tạo; có thể thông qua tập huấn;
có thể tự đào tạo
Khi đào tạo cần phải mang tính tổng hợp: về quản lý, về chuyên môn, về chính
trị, văn hoá-xã hội
Phần 2
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
I. Khái niệm:
Quản lý nhà nước gồm các nội dung:
- Về tổ chức
- Về điều hành
- Về chỉ đạo
- Về kiểm tra, thanh tra
- Báo cáo, chế độ báo cáo

2001 không những quy định về bảo vệ TLLT, mà nó còn có những điều, khoản quy
định về phát huy giá trị của TLLT (nhất là việc khai thác, sử dụng tài liệu), nó đã bao
quát được cả 2 nhiệm vụ chính của công tác lưu trữ là Bảo quản an toàn TLLT và tổ
chức khai thác sử dụng TLLT. Rõ ràng, Pháp lệnh 2001 đã đánh giá, nhìn nhận được ý
nghĩa, mục đích hoạt động của ngành lưu trữ một cách đầy đủ, chính xác hơn. Tác
12
dụng của Pháp lệnh đã chỉ đạo, hướng dẫn các mặt nghiệp vụ của công tác lưu trữ
(trên cả 2 mặt là bảo quản và khai thác sử dụng).
Tuy nhiên, so với yêu cầu nhiệm vụ công tác lưu trữ, tính đến nay thì có mặt mà
văn bản này chưa đáp ứng được. Thời gian tới (khoảng từ 2007-2009) thì một nhiệm
vụ quan trọng đặt đặt ra đối với Cục VTLT nhà nước là phải xây dựng và trình Quốc
hội ban hành Luật Lưu trữ để cho công tác lưu trữ phát triển ngang tầm với thời đại.
+ Thông tư 21 (2005): Thông tư này thay thế Thông tư số 40 (1998). Trong
Thông tư này quy định cụ thể về tổ chức các cơ quan quản lý lưu trữ, về nội dung công
tác lưu trữ ở trung ương, địa phương (nêu sơ lược và so sánh về tổ chức biên chế và
nội dung công tác lưu trữ của thông tư này với thông tư 40).
Thông tư ngày có ưu điểm, khuyết điểm gì? Có phù hợp với thực tế không?
-> Một trong những vấn đề nổi lên khó liên thông nhất trong thông tư này là
việc thu hồi TLLT, vì các Trung tâm lưu trữ không trực tiếp quản lý các đơn vị nữa.
-> Nêu ý nghĩa: Nó quy định rõ ràng cấp quản lý cũng như chức năng, nhiệm
vụ của từng cấp quản lý.
+ Nghị định 111: (nêu như các văn bản trên)
* Công tác lập kế hoạch:
Là việc hoạch định, xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu và các biện
pháp để thực hiện nhiệm vụ.
Có loại kế hoạch là dài hạn, trung hạn hay ngắn hạn; có thể là chương trình
công tác, hoạt động trong một giai đoạn.
- Đối với Cục VTLT, kế hoạch dài hạn phải mang tính chiến lược, bao gồm các
nội dung, chỉ tiêu, biện pháp liên quan tới sự phát triển của ngành LTVN với thời
gian từ 15-20 năm.

+ Cơ quan quản lý công tác lưu trữ (Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ)
+ Các cơ quan quản lý TLLT (Trung tâm lưu trữ)
Còn phần lớn các cơ quan còn lại (dưới Bộ) thì các đơn vị làm công tác lưu trữ
chỉ là quản lý TLLT chứ không có chức năng quản lý công tác lưu trữ.
- Về chức năng: (Đọc thông tư 21)
- Về nhiệm vụ: (Đọc thông tư 21)
Chú ý: Nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ: Chỉ là phông của Bộ; còn các cơ quan
(vụ, cục) hay đơn vị sự nghiệp có thể lại là nguồn nộp lưu của Trung tâm lưu trữ
quốc gia chứ không phải là Trung tâm lưu trữ Bộ.
- Về hướng dẫn:
+ Hướng dẫn, tập huấn, huấn luyện nghiệp vụ
+ Đề xuất các vấn đề về công tác VTLT (VD: đề xuất việc kiểm tra chéo; đề
xuất việc thi đua khen thưởng )
Phân tích vị trí của Phòng Lưu trữ Bộ:
- Bộ trưởng là người quyết định
- Chánh Văn phòng là cơ quan tham mưu cho Bộ trưởng
- Phòng VTLT là đơn vị chuyên môn, nắm tình hình cụ thể,chính xác nhất, do
đó giúp Chánh Văn phòng đưa ra những kết luận, đánh giá sâu sát nhất, để Chánh Văn
phòng có thể tham mưu cho Bộ trưởng về công tác VTLT.
* Các tỉnh, thành:
- Về chức năng, nhiệm vụ: Tương đối giống Phòng VTLT cơ quan Bộ.
15
- Ngoài Phòng VTLT, còn có TTLT tỉnh mà nguồn nộp lưu là các Sở, Ban,
Ngành (chú ý quận, huyện, thị xã không là nguồn nộp lưu và TTLT tỉnh).
- Phòng VTLT tỉnh có chức năng, nhiệm vụ giúp UBND tỉnh quản lý về công
tác VTLT đối với các Sở, Ban, Ngành, huyện (quận, thị xã) thuộc tỉnh.
16