BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
DƯƠNG THỊ DUNG
HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT
TRUNG TRUNG BỘ
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
Đà Nẵng - Năm 2012
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 32
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG
BỘ 33
2.1. GIỚI THIỆU VỀ LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 33
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Liên đoàn 33
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Liên đoàn 34
2.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TẠI LIÊN
ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 39
2.2.1. Đặc điểm của hoạt động dịch vụ địa chất khoáng sản 39
2.2.2. Đặc điểm kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 40
2.2.3. Công nghệ sản xuất 42
2.3. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA
CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 44
2.3.1. Môi trường kiểm soát 44
2.3.2 Đánh giá rủi ro 46
2.3.3 Thủ tục kiểm soát 46
2.3.4. Hệ thống thông tin kế toán 47
2.3.5. Hệ thống đánh giá kiểm soát nội bộ 49
2.4. THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ. 50
2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 50
2.4.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 51
2.5. ĐÁNH GIÁ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH
VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 63
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 67
CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA
CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 68
TSCĐ Tài sản cố định DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng
Tên bảng Trang
2.1. Hệ số trách nhiệm công việc 45
3.1. Bảng tổng hợp so sánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 74
3.2. Bảng tổng hợp so sánh chi phí nhân công trực tiếp 83
3.3. Bảng tổng hợp so sánh chi phí sản xuất chung 88 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu
sơ đồ
Tên sơ đồ Trang
1.1. Sơ đồ quá trình xuất kho NVLTT trong Doanh nghiệp 24
1.2. Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trong Doanh nghiệp 28
2.1. Sơ đồ tổ chức của Liên đoàn 35
2.2.
Trình tự công nghệ và nội dung của công tác sản xuất địa
chất
43
2.3. Sơ đồ trình tự xây dựng kế hoạch 46
2.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Liên đoàn. 48
2.5.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ
lãng phí và thất thoát tài sản của đơn vị.
Khác với các ngành sản xuất khác, ngành Địa chất có đặc điểm riêng là
vốn đầu tư lớn, không tập trung, hoạt động thường phân tán chủ yếu ở các
vùng rừng núi hoặc xa xôi hẻo lánh, vì thế việc đầu tư và quản lý máy móc
thiết bị vật tư như sức người, sức của gặp nhiều khó khăn thiếu đồng bộ dễ
gây lãng phí. Việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm vật tư thiết bị,
nguyên, nhiên vật liệu và nhân lực là yêu cầu rất cần thiết góp phần thực hiện
phương châm: vốn đầu tư nhỏ nhưng hiệu quả lớn. Đó là một trong những
vấn đề thời sự mà Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ đã, đang và sẽ phải
quan tâm thực hiện. Các biện pháp xây dựng kế hoạch, cải tiến kỹ thuật, cải
tiến tổ chức sản xuất…nhằm góp phần tiết kiệm giảm chi phí trong sản xuất,
nâng cao năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình địa
2
chất và hạ giá thành sản phẩm cuối cùng. Vì vậy, vấn đề đặt ra là làm thế nào
để kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều
hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát
chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.
Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc
sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi
phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một
hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát
được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các
loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát
được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi
phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ
không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.
Hơn nữa, các nhà quản lý doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt CPSX thì
không thể không thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ, bởi vì các thủ tục kiểm
soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra cũng như
tuân thủ tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu
nghiên cứu của luận văn tập trung vào kiểm soát đối với nhiệm vụ sản xuất
dịch vụ địa chất tại Liên đoàn. Vì đây là nhiệm vụ tự cân đối nguồn tài chính
từ các hợp đồng kinh tế Liên đoàn ký và Tổng cục địa chất giao các đề án
dịch vụ khác; do dó cần phải kiểm soát chặt chẽ đối với những chi phí đã chi
ra, nhằm đạt được lợi nhuận cao nhất cho Liên đoàn
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, nghiên cứu tài liệu để khảo
sát thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ tại Liên đoàn.
4
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về các thủ tục kiểm soát CPSX trong
doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại
Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ.
Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi
phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát CPSX là công việc không thể thiếu trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh, nó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị, đồng
thời hạn chế được sự tiêu cực của đơn vị trong quá trình sản xuất.
Vì vậy, trong các nghiên cứu trước đây đã có một số tác giả cũng đã
nghiên cứu về công tác kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp như: Luận văn
thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng tác giả Nguyễn Thị
Hiền (2007), “Kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần dược – Thiết bị y tế Đà
Nẵng”, Luận văn đã kiểm soát CPSX và đưa ra một số giải pháp kiểm soát
CPSX như sau: Kiểm soát CPNVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và
CPSX chung, đồng thời tác giả cũng nêu ra kiểm soát sự biến động của CPSX
chưa được toàn diện, do đó cần lập dự toán CPSX linh hoạt phục vụ công tác
kiểm soát CPSX nhằm giúp cho nhà quản trị có thể so sánh được chi phí thực
phân bổ công cụ dụng cụ chưa theo tiêu chí phân bổ và chưa được Công ty
quan tâm, do đó tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích đưa ra các giải
pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty như
cần hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty; bao gồm
6
kiểm soát chi phí nguyên vật liệu; chi phí nhân công trực tiếp; chi phí sản xuất
chung nhằm tăng cường cho công tác kiểm soát CPSX, nâng cao hơn nữa hiệu
quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của Công ty.
Qua đó, tác giả nhận thấy rằng các nghiên cứu trên đều có chung mục
tiêu đó là làm thế nào để kiểm soát CPSX một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi
nhuận thu được nhiều hay ít đều chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chi phí đã
chi ra. Sự khác biệt của luận văn này mà tác giả nêu ra là việc kiểm soát chi
phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung của Liên
đoàn là chưa chặt chẽ, thiếu đồng bộ, các thủ tục kiểm soát còn chưa được
chú trọng. Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả đi sâu vào nghiên cứu đề tài
“Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa
chất Trung Trung Bộ”. Tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích tìm
hiểu thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa
chất Trung Trung Bộ và tìm ra các giải pháp góp phần hoàn thiện các thủ tục
kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn. 7
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT
CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà phải
bao gồm cả những người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám
đốc, các nhân viên khác…Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế
kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải
đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ
thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người
nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn
chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không
bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định
quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được
mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận
thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá
cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro. [6, tr. 2-3]
b. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung
thực và đánh tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập
báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý
việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm
của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên
cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào
9
việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt
được những mục tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm
soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật
thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh
của đơn vị…
Như vậy, các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm
tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ luật pháp, giám sát việc
lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ…Do có các chức
năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng
Quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản
trị hoặc Ủy ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của
các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán, và mối quan
hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý
quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách
điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn
vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú
trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những
hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi
nhuận. Một số quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự
khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến
môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong
11
cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có
nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp
với các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công
việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị…
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm
và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc
đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập
kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây
dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền
hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này
còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức
đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả
lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Liên đoàn mẹ
hoặc do thiếu quan tâm
• Các yếu tố bên ngoài. Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận
hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ
hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động
đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh
hưởng đến hoạt động của tổ chức
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, đơn vị cần thường xuyên: xác
định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất
hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
• Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát
hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
13
• Đơn vị đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể
nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc đơn vị
đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro
cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được.
• Đơn vị đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên
có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc. [6, tr. 72-74]
c. Xây dựng các thủ tục kiểm soát
Hoạt động kiếm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục giúp
thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà
đơn vị đang hay có thể gặp phải. Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi
nơi và ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của đơn vị. Có nhiều loại
hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, dưới đây là những hoạt
động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ
nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng (1) Phải
kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2) Việc phê chuẩn các loại
nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là:
Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:
• Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể
kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
• Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm
càng tốt.
• Cần thiết kế giản đơn, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
15
dụng khác nhau. Ví dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi
nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng.
• Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là
chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử
lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
• Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc
ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
• Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy
định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động
Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê
chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ
nếu bất kì ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản
thì hư tổn là tất yếu sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là
phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
• Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính
sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Ví dụ, Ban giám đốc ban hành bảng giá bán
sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng…Sau đó, nhân
viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn
giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét
lại. Ví dụ nhân viên có thể quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc
bất cẩn trong công việc và cần có người quan sát để đánh giá việc thực hiện
công việc của họ. Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả
năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm, vì vậy hoạt động này
vẫn rất cần thiết.
Copyright: Tài liệu đại học ©