Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................................ 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài .............................................................. 2
3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài ............................................................. 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài ............................................................................. 3
5. Kết cấu của khóa luận ........................................................................................... 3
CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG
............................................................................................................ 4
1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng .................................................................... 4
1.1.1 Khái niệm văn phòng ....................................................................................... 4
1.1.2 Vị trí của văn phòng ......................................................................................... 6
1.1.3 Vai trò của văn phòng ...................................................................................... 7
1.1.4 Chức năng của văn phòng ................................................................................ 8
1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng ................................................................................ 10
1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị ..... 11
1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
...................................................................................................................... 11
1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin ................................................ 12
1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản .................................................................................... 12
1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ
quan, tổ chức
........................................................................................................... 13
1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng .................................................................. 25
Kết luận chƣơng 1: .................................................................................................. 26
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH ....... 27
2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành..................... 27
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ................................................. 27
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty ............................................................... 28
2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ................................................................................... 28
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ..................................................... 29
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty .................................................................. 33
2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty ............................................... 34
2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty ........................................................................ 35
2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện ................................ 36
2.1.7 Chiến lƣợc, định hƣớng phát triển kinh doanh của công ty ........................... 36
2.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty .............................................................. 38
2.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ................................................. 39
2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. .......... 40
2.1.9.1 Thuận lợi ..................................................................................................... 40
2.1.9.2 Khó khăn ..................................................................................................... 41
2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng
Thành ....................................................................................................................... 41
2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự .......................... 41
2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng ................................................................. 45
2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng ....................................................................... 45
2.2.2.2 Môi trƣờng làm việc của văn phòng ........................................................... 46
2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại
Hoàng Thành ........................................................................................................... 46
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành


TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 98
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bƣớc sang thế kỉ 21, đất nƣớc ta đã có nhiều bƣớc tiến đáng kể trong nền kinh
tế. Đặc biệt từ sau khi nƣớc ta ra nhập tổ chức thƣơng mại thế giới WTO, đây là cơ
hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thế
nữa trong nền kinh tế thị trƣờng cùng với sự cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay các
doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất
lƣợng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa
hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh
nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ
quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công
tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng
vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn
bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp,
hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí
hoạt động đa dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của
các nhà quản trị. Vì vậy với tƣ cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ
phận văn phòng càng đƣợc khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc
lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.
Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) nhƣng các thành viên của
công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh
doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển
đến nay công ty đã tạo lập đƣợc một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tƣởng
trong con mắt của đối tác. Mục tiêu của công ty là đƣa Hoàng Thành trở thành

- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại công ty nhƣ công tác tham mƣu
tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thƣ, lƣu trữ,
công tác tổ chức cuộc họp hội nghị…trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã
đạt đƣợc, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó.
- Đƣa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu
quả của công tác văn phòng tại công ty.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 3

4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài
Để hoàn thành khóa luận em đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau:
- Phƣơng pháp duy vật biện chứng
- Phƣơng pháp phân tích tổng hợp
- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát
- Phƣơng pháp thống kê
- Phƣơng pháp so sánh
- Phƣơng pháp phỏng vấn, đối thoại
5. Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của khóa luận gồm 3 chƣơng:
- Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.
- Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng
mại Hoàng Thành.
- Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành.


- Văn phòng đƣợc hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nƣớc,
trong các xí nghiệp. Nhƣ vậy: Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ
các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng ngƣời ta thƣờng nghĩ
đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thƣ.
- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị.
Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhƣng thƣờng nó chỉ phản
ánh đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định
nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt
động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức. Nếu xem xét công
tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng
toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính,
môi trƣờng...theo các phƣơng án sử dụng khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu
trong từng hoạt động của đơn vị. Nhƣ vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ
giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác
là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 5

- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông
tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ
hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành
thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong
quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn.


Để công tác văn phòng đạt đƣợc kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây:
Thứ nhất: Bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả.
1.1.2 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối
quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn
bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp, hậu cần cũng
liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa
dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị.
Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong
mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các
nhà quản lý về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kĩ thuật phục vụ
công việc quản lý điều hành.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện công việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của ngƣời đứng đầu trong tổ chức. Do văn
phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng
giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, các cơ quan ngang cấp và cơ quan
cấp dƣới với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang
tính thƣờng xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên
tục cả ngày lẫn đêm ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày
nghỉ, lễ tết, thứ 7, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt
cho cơ quan.
Với các vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý
điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành


TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 8

Thứ năm: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tƣợng quản lý trong và
ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trƣởng phải thông qua bộ
phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan,
các thông tin phản hồi cũng đƣợc thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trƣởng.
Thứ sáu: Văn phòng đƣợc ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt
động của các phòng ban đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng nhƣ: xây
dựng mới, sữa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động.
Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng,
củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hƣớng hiện đại hóa. Đồng thời
nhận thức đƣợc hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong xã hội đã
tồn tại tất yếu ngành văn phòng. Quyết định của văn phòng chính phủ đã lấy ngày
28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của văn phòng, của hệ thống chính
quyền nhà nƣớc Việt nam.
1.1.4 Chức năng của văn phòng
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc
doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đƣợc hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng
dù đƣợc tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản: tham
mƣu, tổng hợp và hậu cần.
1. Chức năng tham mƣu, tổng hợp
Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mƣu
và tổng hợp. Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công
tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội
dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý
của thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh
khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác.

công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trƣởng cơ
quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ƣu nhất phục
vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
Chức năng tham mƣu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết
với nhau: tham mƣu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mƣu. Cũng từ đó việc
lựa chọn, bồi dƣỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hƣớng đáp ứng tốt
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không
chỉ là cái “hộp thƣ” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con
ngƣời phấn đấu vƣơn lên, sáng tạo, có đƣợc những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng
thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mƣu”, bao biện làm thay những
công việc không đúng chức năng.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 10

2. Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà
cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các điều kiện và phƣơng tiện ấy
phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung
cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công
việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính
đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên
liệu, vật liệu phƣơng tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ
thuộc vào phƣơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của mỗi tổ
chức văn phòng. Chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là
phƣơng châm hoạt động của công tác văn phòng.


quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn
phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động.
1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ
quan, đơn vị
Các phòng ban đơn vị đều có định hƣớng mục tiêu hoạt động thông qua các
chiến lƣợc phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lƣợc chỉ dự định cho
thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt
động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chƣơng trình
cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà
có nhiều loại khác nhau nhƣ kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài
chính…Mỗi loại kế hoạch trên đƣợc giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng
và thực hiện. Đơn vị muốn đạt đƣợc mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các
kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ
trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn
đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào chiến lƣợc phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản
phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng
bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chƣơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn
thành nhiệm vụ đơn vị mình đƣợc giao để các sản phẩm, dịch vụ đƣợc làm ra với
chất lƣợng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chƣơng trình, kế
hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp
với nhau mật thiết và đồng bộ hơn.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 12

1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 13

quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức
nhƣ hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn băn luật và pháp quy sẽ là căn cứ
để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nhƣ: điều lệ, nội quy, quy
chế, các quyết định hành chính.
Để ban hành đƣợc những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý đúng thẩm
quyền, có tác động tích cực đến đối tƣợng điều chỉnh cần phải có những bộ phận
nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải
nắm bắt đƣợc thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và
chuyển phát thông tin. Bộ phận đó chính là văn phòng.
1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ
cơ quan, tổ chức
Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các
yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì
sự hoạt động của tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi trƣờng.
Đồng thời nó còn là phƣơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt
đƣợc mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của
mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phƣơng tiện truyền và nhận thông tin,
các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thƣờng xuyên, liên tục. Vì
vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chƣơng trình
hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó không
đƣợc cung cấp đầy đủ về chất lƣợng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời
hạn không đúng, giá thành cao…đều ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động của đơn
vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thƣờng ƣu tiên tạo
điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.
1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm
thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần

1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức
1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc
 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hay nói các khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải
đƣợc thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt động
của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dƣới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối
quan hệ phải xác định rõ ràng.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 15

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết
hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp
hơn trong tổ chức phải đƣợc xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để
tránh sự trùng lặp không cần thiết.
 Phân công công việc
Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công
việc phải dựa vào những cơ sở sau:
- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền, hai yếu tố này do luật quy định.
Mỗi cơ quan tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau. Vì vậy đặc
điểm hoạt động, nhiệm vụ đƣợc giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn
khác nhau. Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan đó cũng khác nhau.

- Phân công theo khối lƣợng công việc. Việc phân công này phải dựa vào kế
hoạch công tác đƣợc duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu
của công việc trong thực tế.
- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó
là biên chế cơ quan.

làm việc cần chú ý có hai loại:
Thứ nhất: Quy chế mang tính quy phạm chung đƣợc áp dụng cho toàn bộ các
cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nƣớc. Đó là những quy định nhằm giải quyết
các nhiệm vụ nhƣ: tuyển dụng, xếp ngạch lƣơng, vấn đề đào tạo…
Thứ hai: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,
phòng ban mang tính chất đặc thù. Quy chế làm việc tốt góp phần:
- Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ.
- Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện.
- Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ.
- Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức.
- Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức.
- Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
- Gián tiếp tạo năng suất lao động.
- Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát.
1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn
phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành
động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 17 Hội nghị đƣợc tổ chức tốt sẽ phát huy đƣợc tính dân chủ, tạo mọi điều kiện
cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu
lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi ngƣời
đang quan tâm.
Qua hội nghị, những tƣ tƣởng mới, quan điểm mới đƣợc phổ biến, truyền bá,
những khó khăn thách thức đƣợc bàn bạc, tháo gỡ, các công việc đƣợc triển khai


- Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu
phông lƣu trữ quốc gia nhƣ: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào các
phòng, kho lƣu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu
công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu.

- Nghiệp vụ lƣu trữ cần phải đƣợc tiến hành theo phƣơng pháp khoa học lƣu trữ.
Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lƣu trữ.
- Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ƣơng đến cơ sở, có sự chỉ
đạo và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo
quản và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu. Các khâu
nghiệp vụ chủ yếu của công tác lƣu trữ bao gồm:
Phân loại tài liệu lƣu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ.
Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lƣu trữ.
Thống kê tài liệu lƣu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ.
Bảo quản tài liệu lƣu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Thông tin đƣợc coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và
trong hoạt động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới đƣợc thu nhận, cảm thụ và đƣợc đánh giá là có
ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo
cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận đƣợc cung cấp đầy đủ
các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả
cao nhất. Mục tiêu đó đƣợc thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý,
mệnh lệnh đƣợc truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dƣới.

Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân,
khánh tiết của cơ quan.
Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức.
Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức.
Trong từng trƣờng hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy
đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 20

1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tùy thuộc vào việc sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên
vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính
trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của
nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của
các thành viên trong tổ chức nói riêng. Công tác quản lý nguồn nhân lực bao
gồm các nội dung sau:
- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên
trong cơ quan, đơn vị.
-
Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ
quan, đơn vị.
- Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng lao động.
- Công tác tổ chức tiền lƣơng của cán bộ công nhân viên.
- Công tác đào tạo, bồi dƣỡng, phát triển nguồn nhân lực.
- Chế độ chính sách cho ngƣời lao động.
- Khen thƣởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng.

hiệu quả trong công việc. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có
thể lựa chọn, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu
của tổ chức dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lƣợng nguồn nhân lực.

Thứ hai là tổ chức lao động. Tổ chức lao động là việc áp dụng những biện
pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào thực hiện
công việc văn phòng nhằm khai thác một cách có hiệu quả nhất các nguồn vật
chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho
cán bộ công nhân viên. Do ngƣời lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục
đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều
nhằm làm cho ngƣời lao động làm việc có hiệu quả cao, làm cho bản thân ngƣời
lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển.
Thứ ba là công tác công nghệ thông tin. Do sự phát triển không ngừng của khoa
học kỹ thuật, nên ngày càng nhiều các cơ quan đơn vị áp dụng thông tin vào hoạt
động văn phòng của mình. Nếu nhƣ các công việc văn phòng chỉ đƣợc thực hiện
theo phƣơng pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn phòng sẽ
không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy yếu tố
công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hƣởng đến hiệu
quả hoạt động văn phòng, cần đƣợc các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 22 Thứ tư là công tác văn thƣ, lƣu trữ. Công tác văn thƣ, lƣu trữ nằm trong
nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng
của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn
phòng đem lại hiệu quả cao.
Thứ năm là môi trƣờng làm việc. Môi trƣờng làm việc là yếu tố ảnh hƣởng trực