PHẦN MỘT
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. KHÁI NIỆM TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ
LƯU TRỮ HỌC
1. Tài liệu lưu trữ
Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương
tiện ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên
các vỏ cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người
càng chế tạo ra những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn.
Một trong những phương tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể
gọi là văn bản).
Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của
việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý
đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền
đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những
kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người. Đáp ứng nhu cầu đó,
con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và
truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài.
Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và
nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi
tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở
thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. Văn
bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị,
mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hộ. Vì vậy, càng ngày
con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói
riêng. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng
và coi nó như một loại tài sản quý giá.
Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị

vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác và sử dụng.
- Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác
với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo
quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được.
- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký,
bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.
1.2 Các loại tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực
trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản
lý một cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải
nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện
pháp thích ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay, căn cứ vào
các vật mang tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
5
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
một số loại hình cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật,
tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…
Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt
động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài
liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi
quốc gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các
loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là
sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ
thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định,
nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… Đây là
loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay.
Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt
động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công
trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra,

việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,
khoa học lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước.
2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ
được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt
động được các nhà nước quan tâm.
Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước
về lưu trữ;
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
3. Lưu trữ học
Lưu trữ học là bộ môn khoa học nghiên cứu những vấn đề lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ, những vấn đề về pháp lý và phương pháp nghiệp
vụ của công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ ở Việt Nam và
trên thế giới. Đối tượng của lưu trữ học là nghiên cứu tổng kết các vấn đề lý
luận, pháp lý và phương pháp thực hiện các quy trình nghiệp vụ để bảo quản
an toàn, tổ chức khoa học và khai thác có hiệu quả tài liệu Phông Lưu trữ
Quốc gia Việt Nam.
Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Lưu trữ học được dựa trên
cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, có nghĩa là vận dụng sáng tạo
các quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để
giải quyết những vấn đề lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lưu trữ.

những loại hình tài liệu lưu trữ cơ bản. Như vậy, văn bản học đã cung cấp cho
lưu trữ học các thông tin và phương pháp để tiến hành phân loại tài liệu và
xác định giá trị tài liệu.
Lưu trữ học còn có quan hệ chặt chẽ với thông tin học. Vì lưu trữ học
nghiên cứu các phương pháp để lựa chọn và bảo quản các tài liệu chứa đựng
những thông tin quá khứ có giá trị cao và tổ chức việc khai thác các thông tin
trong tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu xã hội.
Như vậy, lưu trữ học liên quan chặt chẽ với các ngành khoa học khác. Nhà
lưu trữ học muốn nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ để đề ra những
nguyên tắc, phương pháp, quy trình thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cần nắm
được những kiến thức cơ bản của các ngành khoa học có liên quan. Cán bộ làm
công tác lưu trữ muốn thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cũng cần có những kiến
thức cơ bản của các ngành mà nội dung tài liệu có liên quan.
II. NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
8
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của
công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp
xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho
công tác tra tìm tài liệu.
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu;
phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công
cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ
thuật, tin học có liên quan.
Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu
trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ.
Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên
môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện