1
LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH

Học viên: Phạm Thị Trúc
Lớp: A61, Năm học: 2012-2013
Người hướng dẫn: Đỗ Thanh Nhàn Long xuyên, tháng 5 năm 2013
2
2 TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ Ở UBND
XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG, HUYỆN PHÚ TÂN
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Học viên: Phạm Thị Trúc
Lớp: A61, Năm học: 2012-2013
Người hướng dẫn: Đỗ Thanh Nhàn
Long xuyên, tháng 5 năm 2013

3
MỞ ĐẦU Trang 1

TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………Trang 28
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………
Giảng viên hướng dẫn
( ký và ghi rõ họ tên)

ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM TIỂU LUẬN
I. Nhận xét:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………
II. Kết quả: Điểm bằng số …… Bằng chữ ………………………………
GV:chấm thứ 1 GV:chấm thứ 2 5


Trong suốt quá trình học tập tại trường chính trị và qua hai lần nghiên cứu
thực tế tại xã nhà bản thân nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ là một trong những
đề tài cần phải được quan tâm nhiều hơn chính vì vậy bản thân chọn đề tài “thực
trạng và giải pháp nâng cao công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã Bình Thạnh
Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015” làm tiểu luận cuối khóa. Đề tài này được
nghiên cứu trong giai đoạn từ năm 2012 - 2013 nhằm đánh giá thực trạng của công
tác văn thư - lưu trữ, hơn nữa đề tài này cũng phù hợp với bản thân và nơi công
tác trong việc quản lý công tác văn thư của xã để từ đó đề ra giải pháp để cho công
tác văn thư - lưu trữ ngày càng có nề nếp hơn, khoa học hơn và góp phần tích cực
vào việc cải tiến lề lối làm việc của cơ quan, đồng thời khắc phục những hạn chế
tồn tại và góp phần cải cách hành chính của xã nhà được hoàn thiện hơn trong thời
gian tới. CHƢƠNG I

tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
* Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản.

8
Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của chính
quyền cơ sở cần được thực hiên theo quy trình chặt chẽ và phức tạp theo quy định
tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân năm 2004 và Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 6 tháng 9 năm 2006
quy định chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
Quy trình soạn thảo gồm 06 bước sau:
Bước 1: Soạn thảo.
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo.
Bước 3: Thẩm định, kiểm tra dự thảo.
Bước 4: Xem xét, thông qua.
Bước 5: Công bố.
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản.
* Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là
văn bản đến. Thủ tục gồm 6 bước:
Bước 1: Tiếp nhận và phân loại văn bản.
- Kiểm tra văn bản đó có đúng là gửi cho cơ quan, đơn vị mình không. Nếu
nhằm thì gửi lại. Nếu phong bì bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì cần có biện
pháp xử lý kịp thời: báo với lãnh đạo đơn vị, lập biên bản trước người đưa văn bản.
- Phân loại sơ bộ văn bản đến thường 4 nhóm:
Loại có dấu chỉ mức độ khẩn, mật (cần trình với lãnh đạo ngay); Loại sai thể
thức; Loại thông thường; Loại tư liệu.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến.
Mục đích của việc đăng ký văn bản đến là để quản lý văn bản chặt chẻ, giúp
theo dõi tiến độ xử lý, giải quyết văn bản đến, giúp tra tìm được nhanh chóng. Khi

Bước 1: Kiểm tra lại văn bản
- Mọi văn bản trước khi ban hành vào sổ và gửi đi đều phải kiểm tra lại các
thành phần thể thức văn bản. Kiểm tra lại số; ký hiệu; tác giả; ngày, tháng, năm;
nơi nhận; chữ ký của thủ trưởng có đúng không.
Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Vào sổ văn bản nhằm quản lý toàn bộ văn bản đã gửi đi trên cơ sở sổ đăng

10
ký văn bản đi để cung cấp những thông tin cần thiết về văn bản đi của cơ quan,
phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành cơ quan.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm 6 cột: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng; tên
loại, trích yếu nôi dung; nơi nhận; đơn vị hoặc người nhận văn bản; ghi chú (nếu là
văn bản mật thì thêm cột mức độ mật). Ngoài việc lưu vào sổ đăng ký ta có thể
dùng máy vi tính để đăng ký văn bản đi, giúp chúng ta thống kê, tổng hợp, tìm
kiếm nhanh chống và chính xác.
Bước 3: Chuyển văn bản đi
- Phải được gửi đi trong ngày, vào sổ đăng ký và phát hành. Có thể gửi qua
đường dây nối mạng nội bộ hoặc gửi trực tiếp đến từng cá nhân hoặc cơ quan, đơn
vị định gửi nhưng phải ký nhận và vào sổ chuyển.
- Sổ chuyển văn bản gồm 5 cột: ngày tháng; số hiệu công văn hoặc phiếu
gửi; số lượng bì công văn; nơi nhận; ký nhận và đóng dấu.
Bước 4: Sắp xếp bảng lưu văn bản
- Mỗi văn bản sau khi ban hành phải lưu lại 2 bản (01 để theo dõi công việc
ở đơn vị thi hành, 01 bản ở bộ phận văn thư để tra tìm khi cần thiết. Bản lưu phải
là bản chính. Bản lưu được sắp xếp theo từng loại: tên loại, nguyên tắc, số hiệu của
loại công văn, năm nào để riêng năm đó.
* Quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.
- Các nguyên tắc sau khi đóng dấu:
. Dấu chỉ đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của thẩm

b. Ý nghĩa.
Công tác lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao,
đặc biệt có ý nghĩa bảo vệ các chứng cứ quốc gia, di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt
đối với sự nghiệp dựng nước và bảo vệ tổ quốc Việt Nam Xã Hội Chủ Nghĩa.
c. Nội dung công tác lƣu trữ.
Công tác văn thư chính xác sẽ góp phần cho lưu trữ các văn bản của Nhà
nước một cách rõ ràng và cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu trong khi cần thiết.

12
Nội dung công tác lưu trữ gồm: hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ.
* Hoạt động quản lý.
Các cơ quan, tổ chức đều phải tổ chức công tác văn thư lưu trữ và thực hiện
quản lý công tác lưu trữ, bao gồm các công việc như: Biên soạn các văn bản về
quản lý; Lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ; Tổ chức kiểm tra, hướng
dẫn các quy định của nhà nước; Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ;
Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ; Tổ chức nghiên cứu khoa học nghiệp
vụ; Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ; Tổ chức sơ kết,
tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
* Hoạt động nghiệp vụ.
Bao gồm những công việc như:
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ;
Phân loại tài liệu lưu trữ;
Xác định giá trị tài liệu ;
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
Bảo quản tài liệu lưu trữ ;
Thống kê tài liệu lưu trữ ;
Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.

năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ
trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.
- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Ủy Ban Thường Vụ Quốc
Hội ban hành ngày 30/11/1982.
- Pháp lệnh của Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội số 30/2000/PL- UBTVQH 10
ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 được Ủy Ban
Thường Vụ Quốc Hội thông qua ngày 04/04/2001 và Chủ tịch ký lệnh công bố
ngày 15/04/2001.
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ nội vụ
về hướng dẫn chức năng , nhiệm vụ quyền hạn của tổ chức văn thư lưu trữ, Bộ, Cơ
quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ

14
về hướng dẫn chức năng, kỹ thuật trình bài văn bản hành chính.
- Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng
hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu trữ.
- Công văn số 1153/SNV-VTLT ngày 04/7/2012 của Sở Nội vụ về việc kiểm
tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 thang7 năm 2005 của cục văn thư
lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi-đến.
- Kế hoạch số 18/KH-CCVTLT ngày 04/04/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu
trữ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2011.
- Kế hoạch số 19/KH-CCVTLT ngày 04/04/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu
trữ về khảo sát tài liệu tích đống cấp huyện, thị, thành phố.
- Kế hoạch số 16/KH-CCVTLT ngày 07 ngày 3 tháng 2012 của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ về việc Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
- Căn cứ số 55/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 01 năm 2012 của cục văn

2.1. Đặc điểm tình hình chung của UBND xã Bình Thạnh Đông – Phú Tân -
An Giang.
- Bình Thạnh Đông là xã nằm dọc theo tuyến Sông hậu có chiều dài 25km, từ
cầu Cái Đầm (giáp xã Tân Hoà ), đến cầuMương khai ( giáp xã Phú Bình ), xã có
tổng diện tích tự nhiên là 1.545 ha,có 3776 hộ với tổng dân số 15.162 nhân khẩu,
xã có 07 ấp. Trong đó theo đạo Hòa Hảo chiếm 75%, 25% theo các đạo còn lại.
+ Hướng Bắc giáp xã Phú Bình.
+ Hướng Đông giáp xã Hiệp Xương.
+ Hướng Tây và Nam giáp Sông Hậu.
Xã có trục lộ giao thông chính bắt nguồn từ Xã Phú Hiệp đến xã Hoà Lạc, Xã
Phú Bình, Bình Thạnh Đông rồi đến Trung tâm của Huyện. Ngoài ra còn có trục lộ
giao thông nhỏ nằm dọc Sông Cái Đầm xe 04 bánh đi lại được cả mùa nước.
- Mùa nước: từ tháng 08 đến tháng 11.
- Mùa khô: từ tháng 12 đến tháng 07 năm sau.
Hiện địa bàn xã đã bao đê khép kính sản xuất lúa 03 vụ.
- Địa hình của xã là đồng bằng, bằng phẳng và trống trải, 70% nhân dân sống
chủ yếu bằng nghề sản xuất nông nghiệp, số còn lại mua bán, làm thuê mướn
không đáng kể.
- Văn phòng UBND là bộ phận trực thuộc UBND xã, trực tiếp cụ thể hóa các
văn bản của cấp trên và địa phương. Nhờ sự quan tâm của cấp ủy cấp trên và sự nổ
lực quyết tâm cao của toàn UBND cùng nhân dân xã đã thực hiện tốt, thông suốt
đến tận người dân về những chủ trương, Nghị quyết,…. của cấp ủy cấp trên giao
cũng như của địa phương.
- Đối với bộ phận Văn phòng UBND xã Bình Thạnh Đông có tất cả 6 đồng
chi:1Bí thư, 2 phó bí thư, cán bộ tài chính, cán bộ, cán bộ văn phòng.
- Đối với bộ phận Văn phòng UBND để cho việc lưu trữ văn bản, tài liệu được
thực hiện tốt, đơn vị đã phân công cụ thể từ khâu lãnh đạo, quản lý và các cán bộ

17
phụ trách quản lý công tác văn thư - lưu trữ.

18
- Các văn bản khác: 20 văn bản.
- Tất cả các văn bản đến, văn bản đi đều được đăng ký tại văn thư cơ quan,
những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn đều được làm thủ tục phân phối ngay
sau khi đăng ký, gởi đến những người có trách nhiệm xử lý.
- Khi nhận văn bản có kiểm tra xem văn bản có đủ số lượng hay không và
có rách hay bị bóc ra chưa.
- Chuyển giao văn bản đến, cán bộ văn phòng đã ký nhận đầy đủ vào sổ tài
liệu.
- Lãnh đạo cấp trên luôn chỉ đạo kịp thời giải quyết những văn bản đến.
- Cán bộ văn thư lưu trữ luôn đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đúng quy
trình, quy định của pháp luật.
- Tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan gởi ra ngoài đã được đăng ký và
làm thủ tục gửi đi, đảm bảo tính thống nhất trong cơ quan, được gửi đi ngay trong
ngày khi có chữ ký của lãnh đạo đơn vị và đã được đóng dấu cơ quan.
- Việc gửi văn bản ra ngoài làm đúng quy định, tất cả văn bản gửi đi đều có
phong bì và văn bản ban hành được lưu lại đúng quy định có ít nhất là 02 văn bản.
- Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản rõ ràng, có trình tự kích cỡ đúng
theo thể thức văn bản. Quy trình chặt chẽ đúng theo luật ban hành văn bản vi phạm
pháp luật của hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004 và Nghị định số 91/
2006/NĐ-CP ngày 6 tháng 9 năm 2006.
- Việc gửi văn bản đi đến các cấp các nghành đúng quy trình, quy định văn
bản gửi đi không có trường hợp lẫn lộn.
- Dấu được cán bộ văn phòng đóng đúng quy định sau khi cán văn bản đã
hoàn chỉnh, có chữ ký của cấp trên, sử dụng đúng các loại dấu cho từng loại văn
bản; Dấu dược bảo quản tại văn phòng UBND xã.
- Với những tài liệu mang tính chất cơ mật, bí mật đều được cán bộ văn
phòng lưu trữ cẩn thận và bảo vệ bí mật không tùy tiện phát hành hay truyền ra bên
ngoài khi chưa có lệnh cấp trên.
- Văn phòng UBND có lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ; Tổ

sắc đường lối, chủ trương, Nghị quyết,… của Đảng và chính sách, pháp luật của
Nhà nước đến tận nhân dân tạo mối quan hệ mật thiết giữa Đảng, Nhà nước và
nhân dân thể hiện đoàn kết và thống nhất.

20
- Đối với bộ phận Văn phòng UBND xã luôn thực hiện theo nguyên tắc “giữ
gìn, bí mật, an toàn và chu đáo, khoa học” các văn bản quy phạm pháp luật, do đó
luôn thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ. Bên cạnh đó, đơn vị tăng cường
nghiên cứu, sưu tầm các văn bản có liên quan đến nguồn gốc của xã nhà như: tài
liệu từ trong lịch sử, từ trong thực tiễn để hoàn thành biên niên lịch sử Đảng bộ xã
Bình Thạnh Đông. Từ đó có những giải pháp kịp thời trong việc phòng chống bọn
phản động chống phá cả nước nói chung, của tỉnh An Giang nói riêng “về vùng đất
Nam bộ”.
- Đơn vị luôn thực hiện nghiêm túc và tuân thủ theo Nghị định, Quy định,
Quyết định của Đảng và Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở qui định cụ thể về
công tác văn thư - lưu trữ và sử dung con dấu.
- Làm tốt công tác tham mưu cho cấp trên để có những biện pháp cụ thể kịp
thời trong mọi lúc mọi nơi.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư - lưu trữ, trang
thiết bị đầy đủ như: máy vi tính, bộ dây nối mạng nội bộ, máy in, bàn làm việc và
các dụng cụ khác. Nhờ đó mà nắm bắt thông tin kịp thời trong mọi tình huống.
- Cán bộ văn thư lưu trữ được bồi dưỡng, đào tạo và tập huấn thường xuyên
về cách bảo quản, giữ gìn các tài liệu của Đảng. Có tinh thần trách nhiệm cao trong
mọi công việc. Có trình độ trung cấp lý luận chính trị- hành chính.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên tắc của cấp trên, từng cán bộ
luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm và nhận thức sâu chế độ giấy tờ và chế độ bắt
buộc đối với tất cả cán bộ trong cơ quan.
2.2.2. Hạn chế và những nguyên nhân hạn chế.
a) Hạn chế.
- Việc mượn các văn bản đến, đi của các đồng chí không quản lý tốt, đôi khi

những cán bộ mới chưa có kinh nghiệm ảnh hưởng đến việc tìm kiếm văn bản gặp
khó khăn.
- Chế độ chính sách đối với cán bộ phụ trách công tác lưu trữ còn nhiều hạn
chế, chưa tương xứng với yêu cầu, nhiệm vụ được giao.
- Đa số cán bộ phụ trách công tác văn phòng – thống kê, văn thư – lưu trữ
còn trẻ, ít kinh nghiệm trong thự tế. Vì vậy, đôi lúc còn lúng túng, bị động, có phần
trong chờ vào sự chỉ đạo của câp trên.

22
- Công tác cải cách thủ tục hành chính có nhiều đổi mới, nhưng chưa thật sự
mang lại hiệu quả cao.
2.3. Những kinh nghiệm rút ra để thực hiện tốt công tác văn thƣ – lƣu
trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông trong thời gian tới.
Qua những mặt hạn chế của địa phương. Bản thân xin đúc kết nên những
kinh nghiệm để công tác văn thư - lưu trữ được thực hiện tốt hơn trong thời gian
sau này, cụ thể như:
- Nơi nào có sự quan tâm, nhân thức sâu sắc của lãnh đạo, của cán bộ văn
thư – lưu trữ thì sẽ đạt được hiệu quả cao về công tác văn thư cũng như công tác
lưu trữ tài liệu, hồ sơ.
- Cán bộ văn thư lưu trữ nếu được bồi dưỡng hoặc đào tạo nghiệp vụ, có đạo
đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao, có hướng phục vụ lâu dài đáp ứng được yêu cầu
đặt ra. Đồng thời linh hoạt sáng tạo trong những tình huống phức tạp nhanh nhẹn
đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
Để thực hiện tốt Nghị quyết của Đảng ủy xã và để thực hiện tốt công cuộc
xây dựng và bảo vệ tổ quốc thì phải thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ vì, ông
tác văn thư - lưu trữ là một trong những công tác có ý nghĩa thực tiễn phục vụ cho
hoạt động thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử to lớn.

23
CHƢƠNG III

24
với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Nâng cao tầm quan trọng của công tác văn thư
– lưu trữ trong hoạt động quản lý của Quốc gia, Dân tộc.
- Tổ chức bồi dưỡng cho cán bộ văn thư lưu trữ về nghiệp vụ, chuyên môn
hoặc gửi đi tập huấn tại các trường.
- Xây dựng quy trình làm việc khoa học, hợp lý có trình tự, có kế hoạch cụ
thể, cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ khi tiếp nhận văn bản phải nhanh chống
chính xác, lưu trữ ngăn nắp gọn gàng có trật tự, ngăn nắp.
- Xây dựng kế hoạch đầu năm và báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ vào
cuối năm, phải có sơ, tổng kết.
- Lập kế hoạch dự trù kinh phí cho công tác văn thư – lưu trữ.
- Thường xuyên tổng kết hoạt động công tác văn thư- lưu trữ hàng năm.
- Thực hiện chính sách ưu đãi đối với cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ.
- Tạo sự đoàn kết thống nhất từ trong nội bộ UBND đến ngoài quần chúng
nhân dân nhằm đập tan mọi âm mưu của bọn phản động cách mạng trong và ngoài
nước.
3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng về công tác văn - thƣ lƣu trữ của
UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015.
Qua những mặt đạt được và những hạn chế trên cần có những giải pháp cụ
thể để phát huy ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm:
3.2.1. Về nhận thức và trách nhiệm.
- Tập trung tuyên truyền Nghị quyết của Đảng ủy đồng thời lòng ghép tuyên
truyền về công tác văn thư - lưu trữ để từng cán bộ, đảng viên nâng cao nhận thức
của mình trong việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, tăng cường giáo dục quản lý về công tác
này.
- Tăng cường xây dựng sự đoàn kết, thống nhất cao trong nội bộ, xác định rõ
kỹ luật của đơn vị, tiến hành sơ, tổng kết công tác văn thư - lưu trữ hàng năm, thực
hiện tốt chương trình kiểm tra, giám sát với quan điểm phòng ngừa giáo dục là
chính, tăng cường kiểm tra giám việc thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư –
lưu trữ.

- Cần tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
cuối năm, ít nhất 2 lần trong năm.
- Không được xem nhẹ công văn, giấy tờ, bảo quản tốt văn bản mật của