Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P LỜI CÁM ƠN
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất của mình đến Thạc sĩ Bùi Thị
Thanh Nhàn, ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn và chỉ bảo em trong suốt thời gian thực
hiện đến khi hoàn thành bài khóa luận này.
Em xin chân thành cảm ơn các bác, các cô, chú trong văn phòng Tổ chức –
Hành chính đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập, tìm hiểu vầ công
tác văn phòng tại Công ty, giúp em có những số liệu cần thiết để hoàn thành bài
khóa luận này.
Em cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy, cô giáo trong khoa đã
tin tƣởng và giao cho em nhiệm vụ to lớn này.
Cuối cùng cho phép em gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè, những ngƣời
thân đã động viên khích lệ em trong suốt thời gian qua.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, tháng 6 năm 2010.
quyết định - con ngƣời, là cơ sở để phân công, chuyên môn hóa các hoạt động văn
phòng, tổ chức triển khai nhân sự một cách có hiệu quả.
Với những gì đã đƣợc học hỏi thời gian qua trong nhà trƣờng và những gì
đƣợc thực tế trực tiếp hai tháng qua tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng
3, lƣợng kiến thức em thu đƣợc đƣợc về công tác văn phòng, em nhận thấy vấn đề
đặt ra cần thiết hiện nay tại văn phòng là phải có những giải pháp nhằm nâng cao
chất lƣợng nhân sự văn phòng .
Xuất phát từ thực tiễn đó em quyết định chọn đề tài: “Một số biện pháp
phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3”.
II . Mục đích:
Trên cơ sở nghiên cứu công tác sắp xếp nhân sự và các hoạt động văn
phòng tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung
ƣơng 3, đánh giá chất lƣợng của công tác sắp xếp nhân sự và hiệu quả hoạt động
văn phòng nhằm đƣa ra một số biện pháp phát triển nhân sự tại Phòng Tổ chức –
Hành chính.
III . Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là công tác nhân sự và hoạt động văn
phòng của phòng Tổ chức – Hành chính tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung
ƣơng 3.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
IV . Phƣơng pháp nghiên cứu:
Sử dụng phƣơng pháp phân tích, thống kê, quan sát để đề xuất ra các biện
pháp nâng cao hiệu quả công tác nhân sự văn phòng.
V . Kết cấu của khóa luận:
Khóa luận gồm có:
- Phần mở đầu.
CHƢƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG,
CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ VĂN PHÒNG
1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
1.1.1 . Khái niệm:
Nền kinh tế nƣớc ta hiện nay đã và đang đứng trƣớc muôn vàn cơ hội để
hội nhập phát triển cũng nhƣ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có
thể tồn tại, phát triển đúng hƣớng trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng đa dạng
hóa, hiện đại hóa. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí,
một lợi thế vững vàng trên thƣơng trƣờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng
phát triển hòa nhịp cùng nền kinh tế thế giới.
Muốn làm đƣợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng
động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính
xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đƣợc vị trí quan trọng của mình
trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng nhƣ là :
Theo tiêu chí tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.
Theo tiêu chí chức năng: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt dộng tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Theo tiêu chí hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa
điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị.
Văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của
tổ chức. Nó là một chỉnh thể gồm có việc tổ chức quản lý và sử dụng thông tin dữ
liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt đƣợc những kết quả mong
muốn. Từ sự phân tích ở trên ta thấy có rất nhiều cách tiếp cận, nhiều cách nghiên
cứu để hiểu về khái niệm văn phòng. Từ đó có thể kết luận là:
“Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức, là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ
- Văn phòng là trung tâm, là khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của cơ
quan.
- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của tất
cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng.
1.1.2.2. Chức năng:
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức
mà văn phòng đƣợc tổ chức lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng dù tổ chức ở mức độ nào,
văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản là : tham mƣu, tổng hợp và hậu cần.
1. Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ
quan ( thuộc về ngƣời quản lý ), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính
khoa học, ngƣời quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nhƣ những ý
kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Những ý kiến đó
đƣợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đƣa ra những quyết định chung nhất nhằm
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng án giải quyết kịp thời và
đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính
tham vấn ( ít bị sức ép, gò bó ) và mang tính chuyên sâu trong các trƣờng hợp
giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này
đƣợc gọi là chức năng tham mƣu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công
tác văn phòng.
Tóm lại tham mƣu là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo nhằm đề xuất ý
kiến, quyết định đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả cao nhất. Muốn tham mƣu
tốt dựa trên hoạt động tổng hợp thông tin tốt.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
2. Chức năng tổng hợp:
Đối với doanh nghiệp việc thu thập thông tin rất cần thiết, tất cả những
thông tin và những vấn đề tƣ vấn cho các nhà quản lý dều xuất phát từ những
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham
mƣu, tổng hợp, hậu cần…Các chức năng này vừa có tính độc lập nhƣng vừa hỗ
trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan
văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ cần
thiết, quyết định đến sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng:
Để thực hiện các chức năng của văn phòng, văn phòng cần có những nhiệm
vụ chủ yếu sau:
+ Phục vụ sự chỉ đạo và điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng phải chịu sự theo dõi, đôn đốc, tổng kết kết quả thực hiện các
chƣơng trình, kế hoạch làm việc trong cơ quan. Thông báo ý kiến, kết luận và chỉ
đạo của lãnh đạo đến các cá nhân và bộ phận liên quan. Định kỳ làm báo cáo tổng
kết về tình hình hoạt động của cơ quan theo tuần, tháng, quý, năm. Xin ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo cơ quan trong việc giải quyết những công việc mới hoặc đột
xuất.
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị của cơ quan.
Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập và hoạt động của
cơ quan. Xây dựng các quy chế, quy trình về quản lý hồ sơ, tài liệu, con dấu, soạn
thảo văn bản, xử lý các văn bản đến đi, quản lý các sổ sách, biểu mẫu trong cơ
quan. Xây dựng các chƣơng trình, các nội dung cho các sự kiện quan trọng cơ
quan. Ví dụ nhƣ: sơ kết, tổng kết, các buổi gặp mặt, các ngày lễ lớn, các kỳ đại
hội, hội nghị khách hàng….
+ Tổ chức thực hiện việc cải cách hành chính, quản lý chất lƣợng theo ISO
hoặc chuyển đổi tổ chức quản lý.
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thƣ, lƣu trữ trong
toàn thể cơ quan đồng thời hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các công tác này ở
và các tổ chức cá nhân khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
Giúp lãnh đạo trong giao tiếp đối nội, đối ngoại.
Tổ chức lƣu trữ và bảo mật thông tin.
Triển khai xây dựng mạng thông tin nội bộ để cho quá trình truyền
đạt thông tin trong nội bộ đƣợc thông suốt và nhanh chóng.
1.2. Công tác quản trị văn phòng:
1.2.1. Khái niệm:
Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ
thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt đƣợc mục tiêu nhất định.
1.2.2.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng:
Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có
thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ
chức.Văn phòng hoặc phòng hành chính là “ bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo, là tai,
là mắt của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cƣơng, khoa
học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và
hiệu quả.
Trong thời đại bùng nổ thông tin các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính
sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể đƣa ra
quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội. Yếu
tố quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và
có thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn
liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng đặc biệt có vị trí quan
trọng trong bất kỳ tổ chức nào.
Tuy nhiên để tăng cƣờng và phát huy đƣợc vai trò của công tác vào văn
phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này
một cách khoa học.Thủ trƣởng cơ quan, đơn vịcần trực tiếp và thƣờng xuyên
chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng
vững mạnh.Ngoài ra, bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp, tùy theo
quy mô và tính chất hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bộ máy văn phòng có thể
tổ chức đầy đủ các bộ phận và số lƣợng nhân viên hoặc tổ chức gọn nhẹ ở mức tối
thực thi các nhiệm vụ đề ra.
- Cung cấp nguồn lực.
Để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức thì phải sử dụng và tiêu hao các nguồn
lực trong tổ chức đó và văn phòng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp kịp
thời và đầy đủ các nguồn lực theo yêu cầu hoạt động.
Ở mỗi một phòng ban và giai đoạn hoạt động nhu cầu nguồn lực không
giống nhau.
- Thu hút các thành viên tham gia vào hoạt động văn phòng.
Mục tiêu của tổ chức chỉ có thể đạt đƣợc khi có sự tham gia của tất cả các
thành viên. Vì vậy bộ phận văn phòng phải biết tác động để cho toàn bộ nhân viên
thực hiện nhiệm vụ của mình với ý thức tự giác, tinh thần sáng tạo, chủ động cải
tiến công việc, đề xuất sáng kiến góp phần nâng cao chất lƣợng công việc và hoàn
thành tốt các nhiệm vụ và công tác văn phòng.
- Điều chỉnh các hoạt động.
Trong quá trình quản lý và điều hành việc thực thi các kế hoạch giữa các bộ
phận, các cá nhân hoặc trong từng giai đoạn thƣờng là không đều nhau có thể xảy
ra sai lệch so với định hƣớng ban đầu vì thế cần điều chỉnh.
- Tổng kết rút kinh nghiệm.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Việc tổng kết rút kinh nghiệm để có đƣợc để có đƣợc những bài học mang
tính lí luận và thực tiễn trong một tổ chức là rất cần thiết. Vì thế yêu cầu đặt ra
cho bộ phận văn phòng khi làm công tác này là phải nghiêm túc, đánh giá tổng kết
một cách toàn diện có hệ thống.
- Huấn luyện chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn
phòng.
Văn phòng phải có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch và chỉ đạo, việc đào
tạo, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn
chính. Vì vậy việc trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho
việc giải quyết công việc thuận lợi hơn. Nếu trang thiết bị hiện đại sẽ giúp cho
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
công việc của phòng thuận lợi, kịp thời và nhanh hơn, ngƣợc lại nếu trang thiết bị
cũ hoặc hay hỏng hóc, khó sử dụng sẽ khiến gây cản trở công việc, làm cho công
việc trở nên chậm trễ. Nhƣ vậy để văn phòng đƣợc hoạt động thuận lợi, ngoài sự
nỗ lực, cố gắng bên trong của văn phòng, các yếu tố bên ngoài cũng ảnh hƣởng
lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Ngƣời đứng đầu cơ
quan tổ chức cần thƣờng xuyên quan tâm, xây dựng, hoàn thiện đội ngũ cán bộ,
nhân viên văn phòng và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động có
hiệu quả.
1.2.5. Ý nghĩa khoa học của công tác quản trị văn phòng trong cơ quan
nhà nƣớc:
Trong nền kinh tế thị trƣờng, đặc biệt trong giai đoạn Việt Nam là thành
viên của tổ chức WTO, công tác văn phòng ( quản trị văn phòng ) có vai trò quan
trọng đặc biệt đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng. Văn
phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng
bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất và biến đổi theo hoạt động của văn
phòng. Quản trị văn phòng hợp lý khoa học tức là nếu các yếu tố đó đƣợc tổ chức
hợp lý, khoa học sẽ mang hiệu quả kinh tế và những giá trị thực tế to lớn nhƣ sau:
1.2.5.1. Tạo nên một tổ chức ổn định, hợp lý
Chức năng đầu tiên của quản trị văn phòng là tổ chức cơ quan, đơn vị theo
một nội dung, phƣơng thức nhất định trong khi mục tiêu của quản lý là năng suất,
chất lƣợng và hiệu quả. Bởi vậy ngay từ khâu tổ chức đơn vị, các nhà quản trị đã
phải quan tâm tạo dựng một tổ chức hợp lý, khoa học.
1.2.5.2. Cho phép tăng khả năng linh động của tổ chức
Tính linh động của một tổ chức phụ thuộc cả vào công tác tổ chức, quản lý
diễn ra trong tổ chức
Mỗi bộ phận, cá nhân đều có những nhiệm vụ cụ thể, không giống nhau về
quá trình, về thời điểm hoạt động nên rất khó theo dõi, kiểm tra. Muốn giám sát
có kết quả các hoạt động của đơn vị thì công tác tổ chức, quản trị văn phòng phải
đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Tính khoa học đƣợc thực hiện từ khi tổ chức cơ
quan đơn vị đến khi điều khiển, điều chỉnh, giám sát hoạt động của các nhà quản
trị.
1.2.6. Một số nguyên tắc trong công tác quản trị văn phòng:
Thuật ngữ “ nguyên tắc” đƣợc hiểu đó là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi
tổ chức, cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc đƣợc xây dựng trên cơ sở từ thực
tiễn sau đó đƣợc kiểm tra bởi thực tiễn, do vậy các nguyên tắc không phải là bất
biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi, các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Việc
tổ chức hoạt động văn phòng công ty phải đảm bảo theo các nguyên tắc đã đƣợc
ban hành .
1.2.6.1 Nguyên tắc pháp chế
Pháp chế đƣợc hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy Văn
phòng, buộc mọi ngƣời trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh
và chính xác. Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng đƣợc xây dựng,
ban hành thì buộc các nhà quản trị phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy tắc
đó, đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải
thực hiện các quy chế, quy định đó. Ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy theo
mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan.
1.2.6.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc tập trung dân chủ là hai mặt của một vấn đề. Để mọi mặt của
đơn vị cùng hƣớng về một mục tiêu chung nhà quản lý phải tạo lập sự thống nhất
trong công tác điều hành, phải giải quyết những vấn đề đƣợc coi là có lợi cho tổ
chức trên cơ sở quy tắc, quy chế thể chế chung. Nguyên tắc này đảm bảo cho việc
thu hút cán bộ, công nhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào công việc quản
lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn phòng, nguyên tắc này nhằm phát huy năng
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
đoạn phát triển hiện nay. Hiện đại hóa công tác văn phòng phải đƣợc tiến hành
trên một số lĩnh vực chủ yếu sau:
- Tổ chức bộ máy văn phòng gọn nhẹ, hiệu quả.
- Trang thiết bị văn phòng phải hiện đại hóa.
- Từng bƣớc công nghệ hóa công tác văn phòng, xây dựng văn phòng
điện tử.
- Không ngừng cải tiến nghiệp vụ hành chính văn phòng.
1.3. Công tác quản trị và phát triển nhân sự văn phòng hành chính:
1.3.1. Khái niệm:
1.3.1.1 Nhân sự:
Nhân sự là thuật ngữ chỉ tất cả những ngƣời đang làm việc trong một tổ chức nào đó.
Nhân lực là thuật ngữ chỉ con ngƣời đƣợc xem xét ở thể động.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Con ngƣời đƣợc coi là nguồn nhân lực quý giá nhất của tổ chức, nó cũng
khan hiếm , cạn kiệt, biến động và biến mất. Điều này đặt ra thách thức đối với
nhà quản lý.
1.3.2. Quản trị nhân sự:
Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động nhằm xây dựng, phát triển, sử dụng
đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lƣợng lao động phù hợp với yêu cầu công
việc cả về chất và lƣợng.
Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch
định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho ngƣời lao động trong tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu chiến lƣợc và
định hƣớng viễn cảnh của tổ chức ( Nguyễn Hữu Thân – Quản trị nhân sự)
Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động
chức năng về thu hút, đào tạo và phát triển, duy trì con ngƣời của một tổ chức
nhằm đạt đƣợc hiệu quả tối ƣu cho cả tổ chức lẫn nhân viên ( Trần Kim Dung –
chức
1.3.4.3. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân sự:
Nhằm duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn lao động của doanh nghiệp.
Bao gồm các hoạt đông: kích thích, động viên nhân viên (lƣơng, thƣởng,
phụ cấp và các đãi ngộ khác) và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt
đẹp trong doanh nghiệp (thỏa ƣớc lao động, giải quyết tranh chấp lao động, cải
thiện môi trƣờng làm việc, bảo hiểm và an toàn lao động, y tế,…).
1.3.5. Nội dung công tác tổ chức nhân sự văn phòng:
1.3.5.1. Hoạch định nhân sự văn phòng:
Hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự là một tiến trình quản trị bao gồm
việc phân tích các nhu cầu và khả năng cung ứng nhân sự cho một tổ chức dƣới
những điều kiện thay đổi, sau đó triển khai các chính sách và biện pháp nhằm thỏa
mãn nhu cầu đó.
Căn cứ xác định nhu cầu nhân sự trong tổ chức
*Các nội dung hoạch định nhân sự:
Phân tích khả năng cung ứng (sức cung lao động):
a. Phân tích sức cung nội bộ:
Phân tích sức cung nội bộ về công việc:
*Hạn chế:
- Số lƣợng công việc trong tƣơng lai có thể sẽ thay đổi: giữ nguyên, xóa bỏ hoặc sáp
nhập.
- Việc dịch chuyển công việc có thể không diễn ra theo dự kiến.
- Số lao động sẽ dịch chuyển có đảm bảo đƣợc năng suất cao hơn hay bằng trƣớc hay
không.
*Phân tích sức cung nội bộ về nhân lực
Làm thế nào để biết đƣợc năng lực của nhân viên?
Một số phƣơng pháp thƣờng áp dụng:
Bản kê kỹ năng: là bản tóm tắt các kỹ năng chủ chốt của ngƣời
lao động, bao gồm: các chƣơng trình đào tạo, các chứng chỉ, kinh nghiệm làm
việc, những nhận xét của cấp trên về khả năng làm việc, sở thích, sức khỏe và tuổi
đời.
Biểu đồ thay thế: liệt kê những cá nhân có đƣợc thuyên chuyển
hoặc đề bạt sang những vị trí chủ chốt trong doanh nghiệp, với cách này tổ chức
có thể dễ dàng nhận dạng những ứng viên sáng giá nhất cho các vị trí trống.
b. Sức cung bên ngoài:
Mức cung bên ngoài: đƣợc tạo ra nhờ các hoạt động của doanh nghiệp
tạo, thiết kế lại công việc, trả thù lao và
trợ cấp hợp lý.
+ Hợp đồng gia công : ký hợp đồng với
các hãng sản xuất cho mình.
+ Tạm dừng việc tuyển
dụng nếu có thể ( không
thay thế nhân viên tại các
vị trí trống)
+ Giảm bớt số giờ lao
động.
+ Nghỉ tạm thời.
+ Khuyến khích nghỉ hƣu
sớm.
+ Có thể phải tính toán
đến việc sa thải.
Chất lƣợng + Bố trí, sắp xếp lại hoặc thuyên
chuyển lao động cho hợp lý.
+ Đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình
độ. Kiểm tra, đánh giá tình hình hoặc định nhân sự.
1.3.5.2. Tuyển dụng nhân sự
1. Chuẩn bị tuyển dụng
Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lƣợng, thành phần và
quyền hạn của Hội đồng
Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của Nhà nƣớc và tổ chức liên quan
đến việc tuyển dụng lao động
Thăm dò nguồn tuyển
Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn: đối với tổ chức, đối với phòng ban hoặc bộ
ứng đƣợc các tiêu chuẩn của công việc. Nhờ đó số ứng viên sẽ giảm dần và chi
phí tuyển dụng cũng giảm
4. Phỏng vấn, kiểm tra và trắc nghiệm
Phỏng vấn:
Là hình thức tiếp xúc trực tiếp với ngƣời xin việc, với mục đích là đƣa ra
các kết luận về chuyên môn, tay nghề, ngoại ngữ, ngoại hình, kinh nghiệm làm
việc, khả năng hoà nhập và định hƣớng của các ứng viên, từ đó tìm ra các ứng
viên xuất sắc nhất, thích hợp với vị trí cần tuyển.
Thời gian cho một cuộc phỏng vấn có thể từ 15 đến 45 phút tuỳ theo yêu
cầu và mục đích tuyển dụng.
Việc tiến hành phỏng vấn ứng viên có thể diễn ra làm hai giai đoạn:
- Phỏng vấn sơ bộ:
- Phỏng vấn sâu:
5. Phỏng vấn, kiểm tra và trắc nghiệm
Các hình thức phỏng vấn:
Phỏng vấn không chỉ dẫn:
- Là hình thức nói chuyện, không có bản câu hỏi trƣớc, thƣờng việc đặt câu
hỏi là dựa trên câu trả lời trƣớc của ứng viên hoặc theo quan điểm của ngƣời
phỏng vấn.
- Hình thức này thƣờng mất nhiều thời gian, độ tin cậy thấp do tính chủ
quan của ngƣời phỏng vấn.
- Thƣờng áp dụng khi tuyển các chức vụ cao cho DN.
Phỏng vấn theo mẫu:
- Là hình thức phỏng vấn theo 1 hệ thống câu hỏi mẫu đƣợc chuẩn bị trƣớc.
- Hình thức này tốn ít thời gian và có mức độ chính xác, tin cậy cao hơn.
Phỏng vấn theo nhóm:
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
+ Kiểm tra sức khoẻ
+ Quyết định tuyển dụng
1.3.5.3. Bố trí và sử dụng nhân viên:
Bố trí và sử dụng nhân viên hợp lý: Các nhà quản trị nhân sự phải biết cách
sắp xếp, điều chỉnh và tạo ra sự hội nhập cho từng nhân viên vào guồng máy hoạt
động chung nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng đội ngũ lao động.
Nguyên tắc của việc bố trí và sử dụng nhân viên là phải đảm bảo
“đúng ngƣời, đúng việc” nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lƣợng phục vụ,
phát huy năng lực sở trƣờng của ngƣời lao động và tạo động cơ cho họ lao động
tốt.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
1. Định mức lao động: là lƣợng lao động sống hợp lý để tạo ra một đơn vị
sản phẩm hay để hoàn thành một nhiệm vụ công tác nào đó trong những điều kiện
nhất định.
2. Tổ chức lao động và công việc:
Là việc sắp xếp đội ngũ lao động phù hợp với từng loại công việc nhằm
nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và tạo động lực cho họ làm việc bao gồm:
a.Phân công lao động cần kết hợp giữa phân công lao động và hợp tác lao
động.
b.Xác định quy chế làm việc: là sự quy định về thời gian làm việc và nghỉ
ngơi hợp lý đối với ngƣời lao động và những nội quy làm việc khác mà ngƣời lao
động phải tuân theo. Việc làm này cần phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm của tổ
chức, với pháp luật hiện hành và khả năng làm việc lâu dài của ngƣời lao động.
c.Tổ chức chỗ làm việc : là bố trí một diện tích và không gian làm việc của
mình một cách an toàn và hiệu quả.
3. Căn cứ và nguyên tắc bố trí nhân sự tại văn phòng:
* Căn cứ
hợp lý.
+ Điều chỉnh các hoạt động nhân sự cho phù hợp.
Đối với nhân viên:
+ Giúp họ biết đƣợc khả năng hoàn thành công việc của mình
+ Nhìn nhận những sai lầm đã mắc phải trong quá trình làm việc để tự hoàn
thiện bản thâm để có cơ hội phát triển và thăng tiến.
3. Định kỳ đánh giá :
+ Việc đánh giá thƣờng đƣợc tổ chức định lỳ theo tháng, quý, 6 tháng hoặc theo năm.
+ Ngoài ra có thể đánh giá đột xuất ( phi chính thức, trong những trƣờng hợp cần
thiết).
4. Nội dung và trình tự đánh giá:
+ Xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá.
+ Lựa chọn phƣơng pháp đánh giá thích hợp.
+ Huấn luyện lãnh đạo và những ngƣời làm công tác đánh giá.
+ Thảo luận với những nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá.
+ Tiến hành đánh giá theo tiêu chuẩn mẫu trong việc thực hiện công việc.
+ Thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá.
+ Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên để họ phấn đấu cho kỳ
tiếp theo.
+ Xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá:
+ Lãnh đạo cần xác định rõ các tiêu chí đánh giá, bao gồm: tiêu chuẩn về
hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc.
+ Xác định mức độ liên hệ của các tiêu chí đánh giá với việc thực hiện mục tiêu của tổ
chức.
A. Lựa chọn phƣơng pháp đánh giá thích hợp:
+ Phù hợp với quan điểm và tính cách của nhà quản trị.
+ Phù hợp với văn hóa của tổ chức.
+ Phù hợp với tính chất công việc và đặc điểm của nhân viên.
+ Khai thác đƣợc chính xác và đầy đủ thành tích công tác của đối tƣợng
đánh giá.
*Hình thức đào tạo:
+ Hình thức đào tạo
+ Gửi đi đào tạo lại các trƣờng chuyên nghiệp
+ Mở các lớp chuyên đề ngắn hạn tại doanh nghiệp
+ Tổ chức thi tay nghề
+ Thảo luận theo chủ đề..
+Kèm cặp tại chỗ
1.3.5.6. Đãi ngộ nhân sự:
Đãi ngộ nhân sự thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đối với ngƣời lao động
thông qua hệ thống lƣơng, thƣởng (vật chất) và cách đối xử , quan tâm tới cá nhân
ngƣời lao động cũng nhƣ gia đình họ (tinh thần) từ đó tạo nên bầu không khí hòa
thuận, gắn bó và tôn trọng lẫn nhau vì mục tiêu chung của tổ chức.
Các hình thức đãi ngộ:
+ Tiền lƣơng (lƣơng khoán hoặc lƣơng theo thời gian) việc xác định chính
sách lƣơng phải căn cứ kết quả lao động đã đƣợc đánh giá chính xác và phân phối
lƣơng phải công khai.
+ Tiền thƣởng: là công cụ bổ trợ và tăng cƣờng sức mạnh đòn bẩy của tiền
lƣơng.
+ Khen thƣởng và kỷ luật: phải chính xác, nghiêm minh, kịp thời.
+ Các chính sách đối với nhân viên và gia đình họ: thăm hỏi, tặng quà nhân
ngày lễ, tết, sinh nhật, đau ốm…
+ Tạo động lực thông qua việc thỏa mãn các nhu cầu về sự tôn trọng, công
bằng và thăng tiến cho ngƣời lao động.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
CHƢƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TỔ CHỨC- HÀNH
tốt theo tiêu chuẩn quốc gia. Thực hiện chủ trƣơng cổ phần hóa doanh nghiệp
Nhà nƣớc, tháng 11/2003, Xí nghiệp Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 chuyển thành
Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng Foriphram. Tháng 09/2006, Công ty
đổi thành Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Với truyền thống hơn 48 năm sản xuất thuốc, đặc biệt là thuốc Đông dƣợc,
Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 là một trong ngững đơn vị đầu ngành
trong cả nƣớc với những sản phẩm thuốc đƣợc bào chế từ các nguyên liệu có
nguồn gốc thiên nhiên, là sự kết hợp giữa nền y học cổ truyền dân tộc với công
nghệ khoa học hiện đại. Với đội ngũ cán bộ đại học, sau đại học dày dạn kinh
nghiệm, lực lƣợng công nhân Dƣợc lành nghề đã đƣợc đào tạo cơ bản về sản xuất
thuốc Đông dƣợc tại Trung Quốc, Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã
và đang sản xuất hơn 80 loại thuốc đáp ứng yêu cầu trong nƣớc và xuất khẩu nhƣ:
thuốc viên nén, viên nang, viên bao, thuốc hoàn cứng, hoàn mềm, cao xoa, thuốc
nƣớc,…..
Toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty đã cam kết theo đuổi mục tiêu
chất lƣợng. Vì vậy, trong những năm qua, nhiều sản phẩm của Công ty Cổ phần
Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đƣợc tặng thƣởng huy chƣơng vàng, huy chƣơng bạc
tại nhiều hội chợ trong nƣớc và Quốc tế; nhiều năm đƣợc ngƣời tiêu dùng bình
chọn là “Hàng Việt Nam chất lƣợng cao” do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức.
Với những thành tích đã đạt đƣợc, Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung
ƣơng 3 đã đƣợc nhà nƣớc tặng thƣởng Huân chƣơng lao động hạng 3, Huân
chƣơng lao động hạng 2.
Thƣơng hiệu Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 với hơn 48 năm
hoạt động đã đi sâu vào tiềm thức và dành đƣợc niềm tin của ngƣời tiêu dùng với
nhiều sản phẩm Đông dƣợc nổi tiếng trong và ngoài nƣớc nhƣ Cao Sao Vàng,
hoàn Bổ Thận Âm, hoàn Bổ Thận Dƣơng, hoàn Sâm Nhung, hoàn Hà Xa Đại
Kinh doanh các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm.
Công ty có thể mở rộng, thu hẹp hoặc thay đổi phạm vi hoạt động do Đại
hội đồng cổ đông quyết định.
2.1.3.2. Nhiệm vụ của doanh nghiệp:
Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 là công ty cổ phần nên
nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo đƣợc mức lợi nhuận đề ra, đảm bảo lợi ích cho các
thành viên sáng lập trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu về đạo đức kinh doanh.
Tạo nguồn vốn để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nộp thuế
theo đúng nghĩa vụ cho nhà nƣớc.
Thực hiện tốt các chính sách của Nhà nƣớc quy định: chính sách tiền
lƣơng, chính sách kinh doanh theo đúng pháp luật, từ đó thu hút thêm nhân viên,
tạo công ăn việc làm cho ngƣời lao động, mở rộng quy mô của doanh nghiệp
2.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Hiện nay Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng trong đó
có 2 cấp quản lý cao nhất là cấp công ty và cấp phân xƣởng.
Bên cạnh đó Công ty còn có các phòng ban chức năng, nhƣng các bộ phận
này không trực tiếp ra quyết định xuống phân xƣởng mà chủ yếu làm nhiệm vụ
tham mƣu cho cấp trên trong quá trình chuẩn bị ban hành và thực hiện các quyết
định thuộc phạm vi chuyên môn của mình.
Theo chủ trƣơng cổ phần hóa của Nhà nƣớc đến 11/2003 công ty đã chuyển
sang hoạy động theo mô hình cổ phần, cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của
Công ty tuân thủ theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức của hoạt
động của Công ty.
Copyright: Tài liệu đại học ©