BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
PHẠM NGUYỄN QUỲNH THANH
HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SỐT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH
NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ
LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2011 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
1.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 3
1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức 3
1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền 4
1.2.1.4 Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát 4
1.2.1.5 Trình độ và phẩm chất của cán bộ nhân viên 4
1.2.1.6 Các chính sách về nguồn nhân lực 4
1.2.1.7 Sự trung thực và các giá trị đạo đức 4
1.2.2 Đánh giá rủi ro 5
1.2.3 Hoạt động kiểm soát 6
1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ 7
1.2.3.2 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động 8
1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin 8
1.2.3.4 Kiểm tra độc lập 9
1.2.3.5 Phân tích rà soát 10
1.2.4 Thông tin và truyền thông 10
1.4 CÔNG TÁC TỔ CHỨC HT KSNB TẠI DOANH NGHIỆP …………… 14
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC
CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ 16
2.1. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 16
2.2. NỘI DUNG KHẢO SÁT 17
2.3. PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT 18
2.4. KẾT QUẢ KHẢO SÁT 18
2.4.1. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
18
2.4.1.1 Môi trường kiểm soát 18
2.4.1.2 Đánh giá rủi ro 20
2.4.1.4 Thông tin và truyền thông 21
2.4.1.5 Giám sát 22
2.4.2. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 24
2.4.2.1. Kiểm soát phòng ngừa 24
3.2.1.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự 55
3.2.1.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán
trên mạng máy vi tính 57
3.2.1.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định 58
3.2.1.6 Giải pháp cho quản lý công nợ 60
3.2.1.7 Giải pháp trong kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 61
3.2.1.8 Giải pháp trong kiểm soát chi phí 61
3.2.2 Kiểm soát phát hiện 62
3.2.2.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng 62
3.2.2.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng 63
3.2.2.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự 63
3.2.2.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán
trên mạng máy vi tính 63
3.2.2.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định 64
3.2.2.6 Giải pháp trong kiểm soát chi phí 64
3.2.3 Kiểm soát bù đắp 64
kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành khác nhau.
Hiện nay, trong nền kinh tế của Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp
vừa và nhỏ đang hoạt động. Đây là một thành phần kinh tế quan trọng và góp
phần không nhỏ vào việc đóng góp GDP, tạo ra công ăn việc làm cho người
lao động và là nguồn thu của ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, các doanh
nghiệp này chưa đặt sự quan tâm đúng mức đến việc xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ. Chính yếu tố này đã làm cho hoạt động của doanh nghiệp kém
hiệu quả và giảm tính cạnh tranh bền vững.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được coi như là một công cụ hữu hiệu cho
các nhà quản lý điều hành nhằm đạt được các mục tiêu đề ra thông qua việc
kiểm soát, ngăn chặn và phát hiện các hành vi thiếu trung thực và gian lận
trong nội bộ doanh nghiệp.
Vì vậy, thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ chung trong phạm vi bài
nguyên cứu, tác giả muốn đem đến một số giải pháp trong việc ”Hoàn thiện
hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam”
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và thực tế khảo sát tại
một số công ty vừa và nhỏ để đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ cho các công ty có quy mô này.
3. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp chủ yếu được áp dụng đó là phương pháp duy vật biện
chứng. Đây là phương pháp được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên
cứu để hoàn thành luận văn. Ngoài ra, thông qua khảo sát thực tiễn luận văn
đi sâu phân tích, hệ thống, để chọn lọc các vấn đề lý luận và thực tiễn phù hợp
với điều kiện thực tế của công ty.
4. Những đóng góp mới của luận văn
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành.
Phạm trù thứ nhất đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu
hoạt động cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận; bảo vệ và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực. Phạm trù thứ hai liên quan đến việc xây dựng
các phương pháp hạch toán kế toán để thiết lập các báo cáo tài chính phù hợp
với chuẩn mực và có độ tin cậy cao. Gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ
cho việc ra quyết định của Ban giám đốc, và các số liệu công bố trước công
luận phục vụ cho bên thứ ba: nhà cung cấp, cơ quan thuế, ngân hàng…Phạm
trù thứ ba đề cập đến việc tuân thủ các quy định, luật lệ được áp dụng cho
doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua các chính sách, tiêu chuẩn
và thủ tục. Việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ thuộc về
trách nhiệm của Hội đồng quản trị và người quản lý. Quá trình thực hiện kiểm
soát nội bộ tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện, kiểm tra và
đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục. Hội đồng quản trị (nếu có) là
một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kiểm soát của đơn vị thông qua 2
việc tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của nhà quản lý.
Các nhân viên khác trong tổ chức chính là người thực hiện các thủ tục kiểm
soát hàng ngày thông qua việc tuân thủ các quy trình của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Vì vậy khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ quyết định rất lớn đến
sự thành công của kiểm soát nội bộ. Qua quá trình vận hành và thực hiện các
thủ tục kiểm soát, Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm đánh giá hiệu quả hoạt
động của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra các giải pháp để cải tiến những
điểm yếu kém và lạc hậu tồn tại trong hệ thống.
1.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
- Sự trung thực và các giá trị đạo đức.
1.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý
về việc giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể
hiện qua cá tính và cả thái độ của họ đối với việc lập báo cáo tài chính và các
phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính
thức…. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có ảnh
hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các
mục tiêu của đơn vị.
1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu của đơn vị.
Việc xây dựng cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa
các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc
lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát tất cả các hoạt động của đơn
vị.
4
1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền
Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính
thức. Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng
của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành
viên trong các hoạt động của đơn vị. Cần có văn bản ủy quyền để giúp cho
công việc tiến hành dễ dàng và tránh sự lạm quyền.
1.2.1.4 Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản
trị nhưng không tham gia điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm soát giám sát việc
tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính. Sự tham gia của Hội
đồng quản trị và Ban kiểm soát sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn
Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh
những rủi ro. Vì vậy các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích
các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của doanh nghiệp
không thực hiện được. Việc đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác
định các giải pháp xử lý rủi ro.
Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp.
Kinh doanh là chấp nhận rủi ro. Rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn. Trong
thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết
định mức rủi ro nào chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào. Để làm
được điều này người quản lý cần phải:
- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, phải thiết lập mục tiêu riêng của
từng hoạt động để đạt được mục tiêu chung của đơn vị. Việc xác định mục
tiêu rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi
nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức. Có những sự kiện là rủi ro
đối với tổ chức này nhưng lại là cơ hội đối với tổ chức khác. 6
- Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục tiêu không thể thực
hiện:
+ Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị, thay
đổi môi trường pháp lý, thị trường tiền tệ, sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ thuật,
các chính sách nhà nước…) và từ trong nội bộ của doanh nghiệp (những thay
đổi trong quy chế, chính sách mở rộng thị trường, chính sách đổi mới kỹ
thuật, sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị, thiếu nhân sự chủ chốt, áp dụng
nguyên tắc kế toán mới…).
+ Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: xác định
đối tượng, tiếp đến xác định các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối
tượng, và cuối cùng nhận diện rủi ro.
+ Các phương pháp đánh giá rủi ro:
vụ từ khi hình thành cho đến lúc kết thúc. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức,
công việc của tất cả các nhân viên được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau.
Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai sót cũng như các hành vi gian
lận. Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong
bốn chức năng sau đây: phê duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản
tài sản.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa
các chức năng:
- Chức năng kế toán với chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các
nghiệp vụ không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể thổi
phồng kết quả.
- Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: các nhân viên kế
toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì có thể tham ô tài sản và che
giấu bằng cách sửa chữa lại sổ sách. 8
- Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người phê
duyệt tài sản không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản vì sẽ làm tăng rủi ro lạm
dụng tài sản.
Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về
phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên cần chú ý
rằng việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông
đồng.
1.2.3.2 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động
Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách
nhiệm. Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự
hổn độn sẽ xảy ra ngay. Có hai mức độ ủy quyền:
- Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách
để áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các
- Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dể hiểu và có thể
sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời. Nghĩa là chứng
từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời
gian xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc
ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng
truy cập.
- Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân
viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.
1.2.3.4 Kiểm tra độc lập
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá
nhân (hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ. Kiểm tra độc lập giúp giảm được 10
các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên. Mặc
dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự
nhiên trong độc lập, nhưng do hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh
hướng giảm sút tính hữu hiệu, cho nên kiểm tra độc lập vẫn phải tồn tại trong
các nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao.
1.2.3.5 Phân tích rà soát
Là việc so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau. Tất cả mọi khác biệt
đều cần làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các gian lận,
sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử lý.
Ngoài ra hoạt động kiểm soát này còn bao gồm việc xem xét lại những
mục tiêu đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán,
số liệu kỳ trước và những dữ liệu khác có tính chất tài chính và phi tài chính.
Đồng thời xem xét một cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Việc
- Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó
được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và
xét duyệt của người có trách nhiệm. Sự phù hợp thông tin liên quan đến mức
độ chi tiết và cụ thể của thông tin và tính hữu dụng của nó.
- Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên
quan đến tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận
tài sản.
- Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự ủy quyền. Để
đảm bảo sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể
thiết lập 1 chứng từ được đánh số liên tục cho loại nghiệp vụ đó.
- Chứng từ kế toán còn có ý nghĩa quan trọng khác là sự kiểm tra trước
và sau khi nghiệp vụ xảy ra. Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm
quyền sẽ xem xét chi tiết nội dung trên chứng từ để thể hiện sự xét duyệt của
mình. Sau khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin nội dung 12
nghiệp vụ, những cá nhân chịu trách nhiệm và có liên quan. Chứng từ lưu lại
là bằng chứng quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
- Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi
cần xem xét trách nhiệm của các bên.
1.2.4.2 Sổ sách kế toán
Đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông tin. Nó là một dấu
vết quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
1.2.4.3 Báo cáo kế toán trong đơn vị:
Gồm có báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị. Số liệu trình bày trên
báo cáo tài chính phải trung thực, hợp lý và phản ánh được tình hình hoạt
động tại doanh nghiệp, các thông tin khác phải được công bố đầy đủ trong
thuyết minh báo cáo tài chính.
1.2.5 Việc giám sát
Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho
nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thế mạnh của kiểm soát
phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt
hại. Nhưng không có thủ tục nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không
và đôi khi chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp rất cao.
Khi đó, kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai phạm lọt lưới của kiểm soát
phòng ngừa, nó góp phần làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên
trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa.
1.3.1.3 Kiểm soát bù đắp
Là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém của một thủ tục kiểm soát này
bằng một thủ tục kiểm soát khác.
1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát
Gồm có hai loại: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát chung.
1.3.2.1 Kiểm soát chung 14
Kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách chung được áp dụng cho tất
cả các hoạt động. Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát
trực tiếp. Nếu kiểm soát chung tốt có thể hạn chế những yếu kém của kiểm
soát trực tiếp, làm cho kiểm soát trực tiếp đạt hiệu quả cao hơn. Ngược lại,
nếu kiểm soát chung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát trực
tiếp tốt hơn.
Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát tổ chức hoạt động như việc
phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy
quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách,
báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán…
1.3.2.2 Kiểm soát trực tiếp
Kiểm soát trực tiếp là các hoạt động kiểm soát được áp dụng cho từng
hoạt động xử lý cụ thể. Kiểm soát trực tiếp thường được phân thành: kiểm
pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và
nhỏ.
16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ2.1. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 định nghĩa
Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo
quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: nhỏ, vừa theo quy mô tổng
nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong
bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm
(tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:
Quy mô
II. Công
nghiệp và xây
dựng
20 tỷ đồng
trở xuống
Dưới 200
người
Từ trên 20
tỷ đồng đế
n
100 tỷ đồng
Từ
trên 200
người đến
300 người
III. Thương
mại và dịch vụ
10 t
ỷ
đ
ồ
ng
trở xuống
Dư
ớ
i 50
người
- Ban Giám Đốc: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh, tổ chức, quản lý, điều hành; đồng thời sử dụng hiệu quả các nguồn lực
của công ty.
- Phòng tổ chức nhân sự: tổ chức tuyển dụng nhân viên; quản lý lưu trữ
hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động; thiết lập các chính sách tiền lương và các
khoản trích theo lương.
- Phòng kinh doanh: tổ chức mạng lưới phân phối, tiêu thụ sản phẩm;
đề ra các chính sách đảm bảo mục tiêu tăng doanh thu và lợi nhuận của công
ty.
- Phòng thu mua: đảm bảo chuỗi cung ứng hàng hóa, vật tư, tài sản cho
công ty.
- Phòng kế toán: phản ánh chính xác, đầy đủ sự biến động tài sản và
nguồn vốn tại doanh nghiệp; tiến hành ghi sổ và lập báo cáo tài chính đúng
hạn.
2.2. NỘI DUNG KHẢO SÁT
Ban Giám Đốc
Phòng tổ chức
nhân sự
Phòng kinh doanh Phòng kế toán
Phòng quản lý
sản xuất
Phòng thu mua
Copyright: Tài liệu đại học ©