Website: Email : Tel : 0918.775.368
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô
giáo trong Bộ môn Công nghệ Thông Tin đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốt
thời gian học tập vừa qua. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo
Phạm Minh Hoàn Bộ môn Công nghệ Thông tin – Trường Đại Học Kinh tế
Quốc dân đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành báo cáo .
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè
trong lớp K7 - Trường ĐHKTQD. Và các anh chị khoá trước đã giúp đỡ tôi
hoàn thành báo cáo này. Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu và
xây dựng hệ thống Quản Lý Thư Viện chắc chắn sẽ không chánh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, của các
anh chị cũng như của các bạn .Nguyễn Trọng Hiệp 1 Quản lý thư viện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh hưởng
trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những năm gần đây.Tin
học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền kinh tế phát triển, giáo
dục đào tạo được nâng cao, cuộc sống của con người được cải thiện rõ rệt. Sự
phát triển Tin học ở nước ta đang bước vào thời kỳ mới, các ứng dụng của tin
học được triển khai rộng rãi, và có quy mô tương đối lớn. Nhu cầu của con
người ngày càng cao, để đáp ứng những nhu cầu đó những người làm công
tác tin học phải thường xuyên nâng cao lắm bắt những tiến bộ của công nghệ
trên thế giới, và ứng dụng có hiệu quả vào nền kinh tế nước ta .
Một trong những yêu cầu làm tin học nước ta hiện nay là phải có khả
năng phân tích, hiểu được thực trạng của cơ quan mình để từ đó có thể thiết
kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phương tiện truyền thông,
khi lượng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý, tổ chức và sử lý

Dương” bằng máy tính .
Ưu điểm của hệ thống là:
- Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm .
- Tổ chức thông tin một cách có khoa học
- Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau
- Lưu trữ thông tin với số lượng lớn
- An toàn thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, không sai lệch.
Nguyễn Trọng Hiệp 3 Quản lý thư viện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Dựa trên tính ưu việt đó .Em đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Quản lý
thư viện tại trường cấp III Hồng Quang” Đề tài được đặt ra với hy vọng sẽ
giảm bớt thời gian của quản thư (Cán bộ quản lý thư viện) trong phòng tổ
chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thống kê báo cáo về những thông tin liên
quan như bạn đọc
(Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm ...

Nguyễn Trọng Hiệp 4 Quản lý thư viện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý
Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng
không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội....
Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:
- Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống
kê danh sách, bảng biểu.
- Lao động mang tính chất sáng tạo, như việc đề ra các phương pháp
mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn .
Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian, chỉ

Nhược điểm: Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao
trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin.
Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụ
thể.
Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá
phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất .
Nguyễn Trọng Hiệp 6 Quản lý thư viện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý:
c.1. Phân cấp quản lý:
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ
trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý
thống nhất trong toàn bộ hệ thống .
Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới
lên trên và truyền từ trên xuống dưới .
c.2. Luồng thông tin vào:
Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là rất lớn,
đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán .
Có thể phân thông tin ra làm 3 loại:
- Thông tin dùng cho tra cứu: Là loại thông tin được dùng chung cho hệ
thống và ít thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ
dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này .
- Thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt
động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn cần phải được xử lý kịp
thời.
- Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp về
hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo
kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin .
+ Xử lý theo lô (batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu
xử lý xuất hiện), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo hai mức:
+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ
in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý
bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ thống còn được gọi là hệ thống xử lý dữ
liệu (Data processing systems); đó thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản
lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị, hệ kế toán v.v...
+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các
thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh
nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động
của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định
(Decision support systems). Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh
cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương
pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả
theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của
mình .
2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý:
Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có những
bước tiến nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn. Tin học đã và
đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người. Các hệ
thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một
phần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị, xí nghiệp,
trường học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn....Vì tin học có khả năng lưu trữ,
xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất .
Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo
sát hệ thống. Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý. Đây là một
hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà
Nguyễn Trọng Hiệp 9 Quản lý thư viện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
còn góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã

+ Đối tượng sử dụng hệ thống .
- Phân tích: Có hai luồng thông tin
+ Số lượng quản lý hệ thống
+ Cách quản lý .
- Dữ liệu trong hệ thống: Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình dữ liệu.
- Chức năng: Phân rã các chức năng.
- Sơ đồ luồng dữ liệu: Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình dữ liệu
và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thể phản ánh cả hai mô
hình trên.
- Tiến trình của việc phân tích
Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý / lôgic trong hình vẽ sau,
trong đó các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước
chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế .

(1) (3) Mức vật lý
(2) Mức
lôgic
Nguyễn Trọng Hiệp 11 Quản lý thư viện
Diễn tả HT làm
như thế nào?
Diễn tả HT
mới làm như
thế nào?
Diễn tả HT cũ
làm gì?
Diễn tả HT
mới làm gì?
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Một trình tự mô hình hoá hệ thống
+Khảo sát hệ thống cũ làm việc như thế nào .

Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN
LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III HỒNG QUANG
2.1. Mục đích của đề tài:
Như chúng ta đã biết “Thư viện ” đều được coi là kho trí tuệ của loài
người. Nhu cầu sử dụng thư viện rộng rãi. Có lẽ không một lĩnh vực nào trong
xã hội không cần đến thư viện. Quy mô thư viện phát triển gắn liền với sự
phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất. Thư viện ngày càng đa dạng về
nội dung và lớn về số lượng, do vậy độ phức tạp trong sử lý thông tin và các
công tác phục vụ độc giả cũng tăng lên .
Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn
bằng phương pháp thủ công, nhưng các thao tác và điều hành và quản lý rất
có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt. Tuy vậy hệ thống quản lý điều
hành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên mà không
tránh được những sai sót nhầm lẫn. Thực tế hiện nay là nhu cầu độc giả đến
thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý, hàng
ngày càng tăng do vậy, nếu quản lý bằng thủ công sẽ không tránh khỏi những
thiếu sót .Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách rất cần đến việc nhanh
chóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan tâm, điều này các phương
pháp thủ công khó có thể thực hiện được trong thời gian cho phép .
Chính vì vậy việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống quản
lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu
tìm hiểu tra cứu của độc giả. Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống
thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụng
được những thành tựu mới nhất về CNTT để hỗ trợ công tác quản lý và phục
vụ độc giả .
Nguyễn Trọng Hiệp 14 Quản lý thư viện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.2. Khảo sát hệ thống cũ:
Trong phần này em xin được giới thiệu về hệ thống quản lý thư viện

Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà, nên vấn
đề đặt ra là, phải quản lý được bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học sinh
trong trường) mà trong đó phải biết được, họ tên bạn đọc, lớp chuyên ban,
khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng
thẻ. Và các thông tin này biết được nhờ Mã Thẻ Thư Viện của độc giả đó .
Như vậy mục đích của thư viện là làm sao phục vụ được bạn đọc một
cách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mượn cũng như lúc trả .
Thư viện gồm các phòng ban sau:
+ Ban giám đốc
+ Phòng bổ sung và sử lý kỷ luật
+ Phòng phục vụ bạn đọc
- Phòng tìm tin: Tại đây lưu trữ các thông tin về sách, báo trí và các tư
liệu khác theo thể loại. Mỗi tư liệu trong thể loại đó được đánh mã tư liệu .
- Phòng làm thẻ: Tổ chức làm thẻ mới, gia hẹn thẻ.....Cho bạn đọc thoả
mãn yêu cầu của thư viện .
+ Phòng tổ chức và bảo quản kho
+ Phòng đóng sách
+ Phòng nghiệp vụ
+ Phòng hành chính
Nguyễn Trọng Hiệp 16 Quản lý thư viện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
a . Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thư viện trường cấp III Hồng Quang
Đây là hệ thống quản trị của thư viện theo kiểu trực tuyến và chức năng.
Như vậy mỗi phòng ban chức năng cũng như các đơn vị thành viên đều có
một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể. Để thực hiện tốt công việc được giao cho
mỗi một cán bộ, từ quản thư đến ban giám đốc phải hoàn thành nhiệm vụ của
mình trong phạm vi thuộc sự quản lý .
Nguyễn Trọng Hiệp 17 Quản lý thư viện
Ban giám
đốc

Mã số sách......................
Tên sách ...........................................................................................
Tập ..............................................Số trang.........................................
Số lợng .....................................Năm xuất bản ...............................
Mã nhà xuất bản .......................Nhà xuất bản .................................
Mã thể loại .............................Thể loại ..........................................
Mã tác giả ................................Tác giả .........................................
Mã vị trí ..............Vị trí .............Khu..........Kệ...............Ngăn......
Th viện phiếu đăng ký
Trờng THPT Hồng Quang
Họ và tên .............................Năm sinh ........................................
Lớp chuyên .................................................................................
Khối................................khoá học..............................................
Ngày đăng ký .............................................................................
Xác nhận của cơ quan
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sau ú c gi, s c phũng phc v c gi cp th c gi vi mi
th bn c s c gỏn cho mt mó s c gi theo mu sau:

Quỏ trỡnh mn sỏch:
Khi bn c n mn sỏch s gi th ti bn kim tra v c cp
phiu kim tra v in s th vo phiu ny. T phiu ny bn c vo phũng
c sỏch v ly phiu mn sỏch, bn c s chn sỏch cn mn v in vo
phiu mn, qun th cn c vo phiu ny ly sỏch cho bn c v cp
nht vo danh sỏch bn c mn sỏch trong ngy ú .
Nguyn Trng Hip 19 Qun lý th vin
Số .........
Th viện Trờng THPt hồng quang
Thẻ bạn đọc
Họ và tên ..........................................................................................

....................... ...................... ....................... ..................
Th viện
Trờng THPT hồng quang
Danh sách độc giả mợn sách quá hạn
Mã độc giả Họ và tên Tên sách Ngày mợn Ngày quy
định trả
Ngày trả
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hỡnh 7: Giy thụng bỏo tr hn
Bỏo cỏo thng kờ:
i vi cụng tỏc phũng c, ngoi cụng vic tra cu tỡm kim sỏch theo
yờu cu bn c (c gi), cũn phi thng kờ s c gi theo thi gian ch
nh t ú lm c s c gi trong k v s sỏch ó mn theo mu sau:

Nguyn Trng Hip 21 Qun lý th vin
Th viện
Trờng THPT Hồng Quang
Giấy báo mợn sách quá hạn
Kính gửi .........................................................................................
Lớp chuyên......................................................................................
Khối.......................................khoá học...........................................
Chúng tôi thông báo đến bạn đọc đã mợn sách của th viện nhà trờng những quyển
sách có Mã số.................................................
Tên sách .........................................................................................
Vào ngày .......................................................................................
Đến hôm nay quá hạn ....................................................................
Vậy xin thông báo đến bạn đọc vui lòng đem sách đến trả
Và mang theo số tiền ...............và ..............để trả phí sách trễ hẹn
Th viện
Trờng THPT Hồng Quang

(có phải là học sinh, giáo viên trong trường không?).Nếu thoả mãn thì tổ chức
cấp thẻ và hẹn ngày lấy thẻ, nếu không sẽ từ chối.
+ Khi cần thực hiện thống kê: Sẽ giao cho từng phòng thực hiện theo
đúng chức năng của từng phòng. Ví dụ: Thống kê lượng sách trong thư viện:
Thuộc phòng tổ chức và bảo quản; thống kê mượn trả thuộc phòng mượn trả,
sau đó các phòng tổ chức báo cáo lên phòng quản lý .
2.3. Đánh giá những nhược điểm của hệ thống cũ
Với cách tổ chức như trên, hệ thống quản lý thư viện của trường còn có
một số nhược điểm sau:
- Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống thư viện đều được tiến
hành hoàn toàn thủ công.
- Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rất
lớnT, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp
nhiều nhầm lẫn sai sót .
- Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả
trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và các kỹ năng của
các cán bộ thư viện. Nếu trình độ không đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khi
làm việc.
- Đối với việc tra cứu của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời gian tìm
đúng sách mất nhiều thời gian ngay cả với độc giả và cán bộ thư viện .
Nguyễn Trọng Hiệp 23 Quản lý thư viện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Việc quản lý thư viện như cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin,
thiết lập các biểu đồ thống kê ...là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó có
khả năng khắc phục ngay được .
2.4. Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn:
Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Thư viện trường cấp III Hồng
Quang, cho em thấy một số điểm nổi bật, khi áp dụng những ứng dụng của
tin học vào trong công tác quản lý thư viện .
+ Khi thực hiện tin học hóa vào một số khâu trong công tác quản lý thư