Xây dựng mô hình kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại các
doanh nghiệp sản xuất
Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu được
các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được
chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng
là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp.
Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày sơ lược lý luận chung về chi
phí, sự cần thiết về vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp và từ đó đưa ra
một số giải pháp để kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả chi tiêu, qua đó góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.
1. Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận
như cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo, . Doanh nghiệp được thành
lập với mục đích thu được lợi nhuận.
Các tổ chức kinh doanh khác nhau ở sản phẩm hay dịch vụ mà chúng cung cấp, do
vậy chúng ta có thể chia doanh nghiệp thành các loại sau:
- Doanh nghiệp sản xuất: sản xuất ra sản phẩm và đem bán cho khách hàng, công
ty thương mai, hay cho một doanh nghiệp sản xuất khác.
- Doanh nghiệp thương mại: mua hàng do doanh nghiệp khác sản xuất rồi bán cho
người tiêu dùng.
- Doanh nghiệp dịch vụ: cung cấp dịch vụ (như dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ ngân
hàng, dịch vụ kế toán,…) cho người sử dụng.

Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu của
các doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành
các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu
hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các doanh nghiệp trong kế toán đó được
xem là chi phí. Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng
cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền.

Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu

Chi phí tiền lương;
Chi phí điện, nước và các nhiên liệu khác;
Chi phí mua các dịch vụ, từ dịch vụ vận chuyển đến dịch vụ vệ sinh;
Chi phí bán hàng như chi phí bao bì, chi phí quảng cáo,…;
Chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí lương cho nhân
viên văn phòng.
Quá trình vận động của chi phí trong doanh nghiệp sẽ nảy sinh đồng thời với quá
trình hoạt động của doanh nghiệp từ lúc thành lập đến việc đầu tư mua sắm nguồn
lực, sản xuất ra sản phẩm và tiêu thụ.
Theo đó, các loại chi phí thường gặp trong doanh nghiệp bao gồm:
3.1. Chi phí lao động trực tiếp và gián tiếp:
Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên (chẳng hạn như các khoản tiền
thưởng, phụ cấp, phúc lợi,…) có thể phân bổ toàn bộ cho một đơn vị sản phẩm cụ
thể gọi là chi phí lao động trực tiếp.
Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một
đơn vị sản phẩm cụ thể gọi là chi phí lao động gián tiếp (chẳng hạn như chi phí bảo
dưỡng máy móc, chi phí điện, nước, điện thoại,…).
Chi phí lao động trực tiếp tăng hoặc giảm theo tỷ lệ của hoạt động sản xuất được
gọi là chi phí biến đổi (hay biến phí).
Chi phí lao động gián tiếp phát sinh dù không phụ thuộc vào mức độ hoạt động gọi
là chi phí cố định (hay định phí).
3.2. Chi phí nguyên vật liệu
3.2.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp
Tương tự như chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu có thể phân chia thành:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là các chi phí của nguyên vật liệu được sử dụng
để cấu thành nên sản phẩm và có thể nhận diện tách biệt cho từng loại sản phẩm.
Do vậy, chi phí này có thể được phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản
phẩm được sản xuất ra.
Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp: là chi phí của các loại nguyên liệu, vật liệu cần
thiết để chế tạo sản phẩm nhưng không thể nhận diện và tách biệt cho từng sản

trữ quá nhiều nguyên vật liệu cũng có thể phát sinh thêm chi phí, nhưng tồn trữ quá
ít cũng gây ra chi phí. Đó là các tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ và các
tổn thất này phát sinh khi nguyên vật liệu tồn trữ thay thế chưa được chuyển đến
kịp thời. Tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ có thể xảy ra khi:
Mức nguyên vật liệu đã giảm xuống quá thấp trước khi đặt mua hàng;
Các nhà cung cấp chuyển hàng chậm;
Các sai sót về thủ tục giấy tờ xảy ra ở lần đặt hàng tiếp theo;
Các sự kiện xảy ra ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp,chẳng hạn như biến
động mạnh về giá, nhà cung cấp phá sản,….

3.5. Chi phí chung
Đó là những chi phí phát sinh những không thể gắn chúng với một hoạt động hay
một sản phẩm cụ thể nào đó. Chi phí chung bao gồm chi phí sản xuất chung, chi
phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí sản xuất chung: đây là một loại chi phí gián tiếp với từng đơn vị sản phẩm,
dịch vụ; gồm nhiều loại chi phí có tính chất khác nhau và do nhiều bộ phận quản lý
khác nhau, do vậy chi phí sản xuất chung là loại chi phí phức tạp và rất khó kiểm
soát.
Chi phí bán hàng: Chi phí này bao gồm các chi phí chung như chi phí điện nước
cho các cửa hàng, hoa hồng hàng bán, chi phí vận chuyển, quảng cáo, các khoản
chi phí của nhân viên bán hàng,…
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí này bao gồm chi phí lương bộ phận quản lý,
khấu hao máy tính và thiết bị văn phòng, chi phí điện nước, điện thoại, ….
Tóm lại, quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh nhiều loại chi phí khác
nhau, việc nhận diện chúng là bước khá quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công
tác kiểm soát chi phí của nhà quản lý.
4. Các giải pháp để nâng cao vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp có thể thực hiện các công việc sau:
+ Tăng doanh thu: do nổ lực chủ quan nhưng bị tác động của yếu tố khách quan.
+ Giảm chi phí để tăng lợi nhuận hoặc tăng chi phí để tăng sản lượng tiêu thụ: việc

nghiệp cần phải quyết định:
+ Số lượng, chủng loại và thành phần kết hợp các nguyên vật liệu để tạo ra từng
loại sản phẩm.
+ Lượng và loại lao động để sản xuất bất kỳ một sản phẩm hay thực hiện một dịch
vụ nào đó.
Những định mức kỹ thuật này thường do các chuyên gia lập ra và đòi hỏi phải có
những kỹ năng làm việc như nghiên cứu phương pháp làm việc và xây dựng các
chỉ tiêu đánh giá từng công việc cụ thể.
Khi định mức lượng, doanh nghiệp có thể dùng hai loại định mức sau:
Định mức lý tưởng là loại định mức được xây dựng dựa trên điều kiện làm việc
hoàn hảo. Tuy nhiên, điều kiện hoàn hảo này gần như không có được ở hầu hết các
doanh nghiệp, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của một tổ chức.
Định mức lý tưởng có thể giúp nhà quản lý thấy rõ những điểm khác biệt chính tuy
nhiên khó áp dụng trong thực tế.
Định mức dự kiến (định mức thực tế): loại định mức này thường dễ áp dụng hơn
định mức lý tưởng. Đây là các định mức mang tính chất thực tế, vì chúng cho phép
một mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện. Nếu người thực hiện chi phí được
quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp dễ đạt được định mức dự kiến.
4.2. Phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức.
Chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu,
điều này tạo nên sự biến động chi phí so với định mức. Biến động có thể là bất lợi
khi chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp
hơn chi phí định mức. Mục đích phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm
đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết
kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí phát sinh.
Doanh nghiệp cần phân tích biến động của một số loại chi phí sau:
Phân tích các biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một loại biến phí, khi chi phí nguyên vật liệu
thực tế khác với định mức chi phí nguyên vật liệu thì ta gọi mức chênh lệch đó là
biến động chi phí nguyên vật liệu. Sự biến động này gồm biến động lượng sử dụng


Biến động lương xảy ra khi doanh nghiệp phải trả lương thực tế cho công nhân cao
hơn hoặc thấp hơn so với dự kiến. Đơn giá tiền lương tăng do nhiều nguyên nhân,
có thể tổng hợp thành hai nguyên nhân:
+ Do đơn giá tiền lương của các bậc thợ tăng lên;
+ Sự thay đổi về cơ cấu lao động. Tiền lương tăng lên khi cơ cấu lao động thay đổi
theo hướng tăng tỷ trọng công nhân bậc cao và giảm tỷ trọng công nhân bậc thấp
tính trên tổng số giờ lao động được sử dụng.
Phân tích biến động của chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung là một loại chi phí khá phức tạp, bởi nó là một chi phí gián
tiếp với nhiều loại chi phí khác nhau về tính chất và được tính vào giá thành các
sản phẩm thông qua sự phân bổ, vì vậy sẽ không có một mô hình duy nhất về
phương pháp để phân tích chung cho các doanh nghiệp. Thông thường phân tích
biến động chi phí sản xuất chung được thực hiện như sau:
+ Phân tích biến động chi phí sản xuất chung khả biến: Theo mô hình phân tích
biến phí đã trình bày ở trên, thì sự tăng giảm chi phí sản xuất chung khả biến so
giữa thực tế và định mức (hay dự toán) có thể chia thành hai loại biến động: Biến
động giá và biến động năng suất. Mặc khác, do chi phí sản xuất chung có nhiều
khoản mục nên doanh nghiệp cần lập một bảng tính toán tổng hợp các biến động
và xem đó là báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung khả biến.
+ Phân tích biến động chi phí sản xuất chung bất biến: đặc điểm cơ bản của chi phí
bất biến là không thay đổi cùng với những thay đổi của các mức độ hoạt động. Do
vậy, khi phân tích chi phí sản xuất chung bất biến cần lưu ý một số điểm sau:
Mọi sự chia nhỏ định phí đều có bản chất giả tạo vì chúng không phụ thuộc vào
mức hoạt động.
Xây dựng đơn giá phân bổ định phí sản xuất chung là cần thiết cho quá trình tính
toán biến động nhưng không có giá trị đối với việc kiểm soát chi phí đặt trong mối
quan hệ với mức hoạt động.
Vì những lý do này nên biến động chi phí sản xuất chung bất biến thường được
biểu hiện dưới dạng vật chất thay vì tiền tệ. Sự thể hiện các biến động dưới hình

chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản
mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy có thể
quản lý được chi phí trong toàn doanh nghiệp.
4.4. Biện pháp giảm chi phí

Để năng cao hiệu quả chi tiêu trong doanh nghiệp, nhà quản lý phải đưa ra được
các biện pháp làm giảm chi phí. Nhà quản lý chi phí nên theo quy trình sau để đưa
ra các biện pháp giảm chi phí:
- Bước 1: nhà quản lý phải phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm bằng cách nhận
diện và tập hợp các chi phí theo từng trung tâm và kết quả tính toán các biến động
sẽ giúp phát hiện được các bộ phận yếu kém trong doanh nghiệp trong việc quản lý
và sử dụng chi phí. Thông thường, chúng ta chỉ cần quan tâm đến những biến động
có tỷ lệ phần trăm lớn (so với định mức) hay có giá trị lớn hoặc các biến động bất
lợi kéo dài theo thời gian.
- Bước 2: nhà quản lý cần xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến động
bất lợi: Thông thường một biến động bất lợi về chi phí có thể có nhiều nguyên
nhân, nhà quản lý nên tập trung vào một vài nguyên nhân chủ yếu, và bỏ qua các
nguyên nhân còn lại.
- Bước 3: nhà quản lý phải đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí: Việc đề ra các biện
pháp cắt giảm chi phí đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của các nhân viên, bộ phận liên
quan vì thông thường, các biện pháp này thiên về mặt kỹ thuật hơn là quản lý.
Tóm lại, bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động đều phát sinh chi phí, đối với nhà
quản lý thì vấn đề kiểm soát được các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi
nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra.
Kiểm soát được chi phí sẽ nâng cao hiệu quả chi tiêu, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận
của doanh nghiệp.
Xây dựng mô hình kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại các
doanh nghiệp sản xuất
Chi phí sản xuất kinh doanh là một chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản

đại thì tiêu hao nguyên vật liệu thấp (khoảng <=2%), nếu không chi phí nguyên vật
liệu tiêu hao lớn, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
phát sinh trong kỳ.
Về chi phí nhân công trực tiếp
Các doanh nghiệp sản xuất nhà thép tiền chế vừa mang những đặc điểm của doanh
nghiệp sản xuất, vừa mang những đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp. Cụ thể, toàn
bộ kết cấu thép được sản xuất đồng bộ tại xưởng sản xuất theo thiết kế chỉ định sẵn
sau đó mới đưa đến chân công trường và lắp dựng trong thời gian ngắn (khoảng 30
đến 45 ngày). Vì vậy, trong các doanh nghiệp này thường phát sinh hai loại chi phí
nhân công trực tiếp:
- Chi phí lương công nhân trực tiếp tại xưởng sản xuất: Đây là chi phí trả cho công
nhân sản xuất và chế tạo trực tiếp khung kết cấu nhà thép tiền chế tại xưởng
- Chi phí lương công nhân lắp dựng nhà thép tiền chế tại công trường: Đây là chi
phí trả cho các công nhân, các đội lắp dựng tại công trường.
Về chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung trong các doanh nghiệp sản xuất nhà thép tiền chế bao gồm
toàn bộ các chi phí tổ chức và phục vụ xây lắp trong phạm vi phân xưởng như: chi
phí lương nhân viên phân xưởng; Chi phí vật liệu phụ phục vụ cho quá trình thi
công như bảo dưỡng TSCĐ, phục vụ cho công tác quản lý tại công trường; các chi
phí dịch vụ mua ngoài khác như chi phí điện nước, điện thoại vv và chi phí bằng
tiền khác.
Về chi phí sử dụng máy thi công
Đối với các doanh nghiệp sản xuất nhà thép tiền chế, máy móc sử dụng tại công
trường thi công chủ yếu là cẩu tự hành và lắp đặt.Đa số các công trình trải rộng
khắp nơi nên thông thường các công ty sản xuất nhà thép tiền chế không đầu tư
máy móc thi công mà thuê ngoài, điều này giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm
được chi phí vận chuyển máy móc đến chân công trường và chi phí sửa chữa bảo
dưỡng cũng như chi phí trả cho công nhân vận hành máy.
Xây dựng mô hình kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp sản
xuất "nhà thép tiền chế"

của kế toán, vv
- Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Để kiểm soát tốt chi phí nhân công trực tiếp
các doanh nghiệp sản xuất nhà thép tiền chế nên xây dựng chính sách chi trả lương
công nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng theo khối lượng công việc hoàn thành cũng
như chi trả lương dựa vào năng suất lao động. Đối với chi phí nhân công lắp dựng
tại công trường doanh nghiệp nên tiến hành kết hợp hai hình thức là khoán gọn
thuê các đội lắp dựng ngoài và kết hợp với các đội lắp dựng bên trong Công ty.
Các doanh nghiệp cần xây dựng quy chế, chính sách khoán rõ ràng, và phù hợp với
từng giai đoạn và mức độ phức tạp của từng công trình. Hơn nữa, các doanh
nghiệp sản xuất kết cấu thép nên áp dụng các biện pháp và chính sách tăng năng
suất lao động. Khi xây dựng và quản lý chi phí nhân công phải quán triệt nguyên
tắc: tốc độ tăng năng suất lao động phải vượt quá tốc độ tăng tiền lương bình quân.
Kết quả do áp dụng chính sách tăng năng suất lao động đưa lại. một phần để tăng
tiền lương, một phần khác để tăng thêm lợi nhuận của doanh nghiệp. Có như vậy,
vừa đảm bảo sản xuất vừa nâng cao được mức sống nhân viên.
- Đối với chi phí sản xuất chung: Doanh nghiệp nên lập dự toán chi phí sản xuất
chung để có thể tính toán chi tiết chi phí sản xuất chung cho từng công trình, nhằm
huy động và sử dụng các nguồn lực theo kế hoạch chi phí đã định sẵn. Đối với các
doanh nghiệp sản xuất nhà thép tiền chế nên lập dự toán chi phí sản xuất chung
linh hoạt cho những mức độ hoạt động khác nhau của từng công trình. Trên cơ sở
dự toán linh hoạt này, doanh nghiệp lập báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung
và phân tích sự biến động chi phí từng kỳ để có sự kiểm soát chi phí tốt hơn.
Hai là, xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý: Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần tạo ra môi
trường kiểm soát chi phí tốt. Một cấu trúc hợp lý phải thiết lập sự điều hành và
kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không
bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng,
bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra kiểm soát
lẫn nhau trong các lĩnh vực.
Ba là, xây dựng chính sách nhân sự phù hợp: Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp
luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và đây là nhân tố quan trọng trong môi trường

do việc quản lý nguyên vật liệu tại các khâu sản xuất không tốt
- Tính toán, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ chịu đựng tổn thất nếu rủi ro
xảy ra
- Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục phòng chống thích hợp đối với từng
loại rủi ro
- Theo dõi đánh giá và điều chỉnh phương pháp phòng chống nếu cần thiết.
Thứ ba, xây dựng các hoạt động kiểm soát chi phí
Hoạt động kiểm soát chi phí là các chính sách và thủ tục do nhà quản lý xây dựng
để quản lý được các rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo thực hiện được các mục
tiêu đúng với nội dung và tiến độ đặt ra. Các hoạt động kiểm soát bao gồm:
- Phân công trách nhiệm đầy đủ: với một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí hiệu
quả thì thông thường một cá nhân không kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, mà những
nhiệm vụ này cùng nằm trong quy trình của một hoạt động cụ thể.
- Ủy quyền các nghiệp vụ và hoạt động: Nhà quản lý cần trao quyền cho một hay
nhiều người khác thực hiện. Ví dụ như giám sát việc sản xuất có giám đốc sản xuất
và bộ phận kỹ thuật xưởng
- Bảo vệ tài sản: Các thủ tục kiểm soát và các phương pháp hạn chế tiếp cận tài sản
bằng các chính sách và thủ tục. Ví dụ như khi xuất kho thép để sản xuất cấu kiện
thép phải có định mức vật tư, có phiếu yêu cầu xuất kho vật tư của tổ trưởng có sự
thông qua của ban kỹ thuật xưởng, lúc đó thủ kho mới được quyền xuất vật tư cho
các công trình.
- Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra được thực hiện bởi một cá nhân đối với một
nghiệp vụ không phải do cá nhân đó thực hiện. Ví dụ: Thủ kho xuất kho vật tư dựa
vào các hồ sơ yêu cầu, sau đó chuyển chứng từ phiếu xuất kho cho kế toán vật tư,
kế toán tiến hành kiểm tra phiếu xuất cùng các phiếu yêu cầu vật tư và đối chiếu
với định mức, kiểm tra sự phù hợp của các loại vật tư xuất kho vv Việc kiểm tra
của kế toán vật tư chính là kiểm tra độc lập.
Thứ tư, xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông
Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu được
trong mô hình kiểm soát nội bộ về chi phí.Mỗi cấp độ quản lý khác nhau sẽ có nhu

chế" bởi: Trước hết, nếu hạ thấp được chi phí sản xuất kinh doanh trong điều kiện
giá cả ổn định thì tiền lãi càng tăng và nguồn vốn để mở rộng sản xuất càng nhiều.
Mặt khác, hạ thấp được chi phí sản xuất còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp hạ
thấp được giá bán và có lợi thế trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay.
Ngoài ra, hạ thấp chi phí sản xuất còn có thể giảm bớt được số lượng vốn lưu động
chiếm dụng và tiết kiệm vốn cố định cho sản xuất.