Kỷ yếu công trình khoa học 2014 – Phần I

Trường Đại học Thăng Long 185

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TẠI VIỆT NAM
Ths. Chu Thị Thu Thủy
Khoa Kinh tế- Quản lý
Email:
Tóm tắt: Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại
và phát triển của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) tại Việt Nam. Nghiên cứu của tác
giả sử dụng mẫu 30 doanh nghiệp nhỏ và vừa giai đoạn 2013 để đánh giá hiệu lực của kiểm
soát nội bộ chi phí sản xuất trong DNNVV. Với việc sử dụng bảng câu hỏi khảo sát, tác giả
nhận thấy đối với loại hình DNNVV tồn tại cả năm thành phần theo báo cáo COSO bao gồm:
Môi trường kiểm soát chi phí sản xuất, đánh giá rủi ro về chi phí sản xuất, hệ thống thông tin
và truyền thông, hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất và giám sát chi phí sản xuất. Tuy nhiên,
mỗi thành phần vẫn tồn tại những yếu kém ảnh hưởng đến tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ
chi phí sản xuất như quy trình đánh giá rủi ro, cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức
hay vấn đề phân công phân nhiệm trong hoạt động kiểm soát
Từ khóa: Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất, DNNVVV.
1. Giới thiệu
Theo số liệu thống kê của Tổng cục thống kê, tính đến thời điểm 1/1/2012 cả nước có
khoảng 543.963 doanh nghiệp với số vốn khoảng 6 triệu tỷ đồng, trong đó số lượng doanh
nghiệp nhỏ và vừa chiếm khoảng 97%. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa đóng góp 40% GDP của
cả nước, sử dụng 51% lao động xã hội. Tuy nhiên, theo Báo cáo mới nhất của VCCI trong
năm 2012 có đến 54.261 doanh nghiệp giải thể hoặc ngừng hoạt động, trong khi đó báo cáo
của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hết quý I/2013 cả nước có tới 15.200 doanh nghiệp giải thể tăng
2200 doanh nghiệp so với cùng kỳ năm trước, trong đó chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ và
vừa.Những nghiên cứu khảo sát gần đây cho thấy có nhiều lý do dẫn tới tình trạng các doanh
nghiệp nhỏ và vừa làm ăn thua lỗ và dẫn đến giải thể phá sản (Hồ Sỹ Hùng, 2010). Để tồn tại
và phát triển, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam cần giải quyết được vấn đề kiểm soát

toán, kiểm soát tiền lương và nhân viên, kiểm soát mua, bán và sử dụng tài sản cố định đến
kiểm soát quá trình bán hàng, trả tiền Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão của nền kinh
tế, môi trường cạnh tranh khốc liệt khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng đóng vai
trò quan trọng trong các tổ chức, vì vậy kiểm soát nội bộ là chủ đề được nhiều tác giả quan
tâm đặc biệt là những vấn đề liên quan đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể
như: Nghiên cứu của Tác giả Quiu Xao (2011) về hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp nhỏ và vừa: Nghiên cứu đã đánh giá hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội
bộ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa, từ đó tác giả chỉ ra những yếu kém tồn tại trong hệ thống
kiểm soát nội bộ của loại hình doanh nghiệp này; Tác giả Dickson Anoyine Ayamga (2011)
nghiên cứu về hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ tác động tới sự tăng trưởng và sự hữu
hiệu của quản lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức công (Public Institutions) rất
hữu hiệu trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức; Tác giả Mosses Byangue (2011) cũng
đề cập đến hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng xem xét tác động của kiểm soát nội
bộ đến giá trị tiền tệ trong các dự án tài trợ cho các trường học: Kết quả của nghiên cứu đã chỉ
ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có tác động dương đến giá trị tiền tệ trong đó môi
trường kiểm soát, đánh giá rủi ro và giám sát là ba nhân tố tác động mạnh nhất đến giá trị tiền
tệ của các dự án; Tác giả William Ofori (2011) xem xét hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội
bộ trong các công ty ở Ghana; Tác giả Angella Amuda và Eno L.Inanga (2009) nghiên cứu
hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong dự án được tài trợ bởi ngân hàng phát triển ở
Uganda: Nghiên cứu này chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các dự án tài trợ này
hoạt động không có hiệu lực và gợi ý một số phương pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu cụ thể về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất cho các nhà
quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa mà chủ yếu chỉ dừng lại ở một số doanh nghiệp lớn hoặc
phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. Ở Việt Nam, lý luận về kiểm
soát nội bộ được đưa vào từ những 1990, sau đó là hàng loạt các nghiên cứu thực nghiệm về
kiểm soát nội bộ trên các lĩnh vực khác nhau và đối tượng chủ yếu ở đây là các doanh nghiệp
lớn, ví dụ như nghiên cứu của Tác giả Nguyễn Quang Quynh và các cộng sự (1998) về vấn đề
kiểm tra kiểm soát trong quản lý vĩ mô và vi mô, Tác giả Ngô Trí Tuệ và các cộng sự (2000)
về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng Công ty Bưu Chính - Viễn thông Việt Nam Như
vậy lý luận về kiểm soát nội bộ tại Việt Nam vẫn cần được bổ sung và hoàn thiện cho phù hợp

Thứ năm, giám sát kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất: Giám sát là quá trình đánh
giá chất lượng thực hiện kiểm soát nội bộ một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn
duy trì được hiệu lực của mình qua các giai đoạn khác nhau. Giám sát bao gồm giám sát
thường xuyên và giám sát định kỳ.
3.2. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam ảnh hưởng đến kiểm soát nội
bộ chi phí sản xuất
Tại Việt Nam, theo Nghị định Số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ thì
doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật,
được chia thành ba cấp: siêu nhỏ(số lao động từ 10 người trở xuống), nhỏ (vốn từ 20 tỷ trở
xuống hoặc lao động từ 200 người trở xuống), vừa (từ trên 20 tỷ đến 100 tỷ hoặc số lao động
từ 200 đến 300 người). Khi nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong các doanh
nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, tác giả nhận thấy một số đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và
vừa chi phối kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng.
Thứ nhất, doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam đa dạng về loại hình sở hữu: Doanh
nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam tồn tại và phát triển thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau
với nhiều hình thức tổ chức doanh nghiệp như doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh
Kỷ yếu công trình khoa học 2014 – Phần I

Trường Đại học Thăng Long 188

nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, hợp
tác xã. Trong đó khu vực doanh nghiệp Nhà nước chiếm tỷ trọng ít nhất là 0,62%, doanh
nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài FDI chiếm tỷ trọng 2,27%, phần còn lại là doanh nghiệp
ngoài Nhà nước chiếm tới 97,11% (nguồn: Tổng Cục thống kê). Với việc đa dạng hóa về loại
hình sở hữu, do đó việc thiết kế và vận hành tổ chức kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát
nội bộ chi phí sản xuất nói riêng khá đa dạng và phong phú, cụ thể với các doanh nghiệp khu
vực ngoài Nhà nước như doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần và hợp tác
xã hoạt động trên cơ sở nguồn vốn tự có nên các doanh nghiệp này hoàn toàn có quyền tự chủ
trong kinh doanh và xây dựng kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí nói
riêng trên cơ sở tuân thủ các quy định pháp lý. Ngược lại những doanh nghiệp Nhà nước và

thiết lập bằng văn bản mà thường truyền đạt thông qua những hoạt động hàng ngày của nhà
quản lý.Mặt khác, trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa sự hữu hiệu của hệ thống thông tin và
truyền thông phụ thuộc vào khả năng của người quản lý đối với việc giám sát các nhân tố bên
Kỷ yếu công trình khoa học 2014 – Phần I

Trường Đại học Thăng Long 189

ngoài. Các trao đổi giữa người chủ kiêm người quản lý hay các nhân viên quản lý khác với
khách hàng và nhà cung cấp chính là nguồn thông tin quan trọng giúp nhà quản lý đánh giá
rủi ro. Hơn nữa, trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa việc truyền thông bên trong từ người
quản lý cao cấp đến các nhân viên rất dễ dàng. Thay vì kênh thông tin chính thức thì các
doanh nghiệp nhỏ và vừa thường có sự tiếp xúc hàng ngày giữa người quản lý cao cấp với
nhân viên. Vì vậy, những hoạt động hàng ngày của nhà quản lý cao cấp sẽ tác động rất lớn
đến các bên liên quan. Như vậy có thể thấy năng lực quản lý tác động mạnh đến sự hữu hiệu
của kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng.
Thứ năm, trình độ tay nghề của người lao động thấp: Các chủ doanh nghiệp nhỏ
và vừa thường không đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn trong việc thuê những
người lao động có tay nghề cao do hạn chế về khả năng tài chính. Kiểm soát nội bộ được thực
hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Chính các thành
viên trong tổ chức sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. Tổ
chức kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm và
quyền hạn của mình. Như vậy, trình độ chuyên môn tác động không nhỏ đến hiệu lực của tổ
chức kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp nhỏ và vừa vì nó ảnh hưởng đến
nhận thức của từng thành viên về nhiệm vụ và quyền hạn trong việc thực hiện mục tiêu của tổ
chức.
3.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp nhỏ và
vừa tại Việt Nam
Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất là đề cập đến mọi mặt của hoạt động sản xuất trong
DNNVV tại Việt Nam, tăng cường tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nghĩa
là tạo ra giá trị gia tăng cho hoạt động sản xuất, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh trong

là do thành viên hội đồng quản trị công ty cũng chính là Ban giám đốc công ty (với tỷ lệ
100%) vì vậy không có sự giám sát độc lập của Hội đồng quản trị đối với Ban giám đốc điều
hành.
+ Kế hoạch về chi phí sản xuất không được lập trên phần mềm máy tính như các
doanh nghiệp lớn mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân của Ban giám đốc (với tỷ lệ
17/30). Việc thông báo các kế hoạch về chi phí sản xuất được thông qua các cuộc họp định
kỳ. Vì vậy mà có đến 13/30 doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch về chi phí sản xuất.
Hơn nữa, trong các DNNVV chưa chú trọng đến việc ban hành các quy định, văn bản, thiết kế
biểu mẫu cũng như các loại kế hoạch chi phí sản xuất được lập trong năm với tỷ lệ bình quân
là 12/30.
Tóm lại, qua kết quả khảo sát có thể thấy môi trường kiểm soát chi phí sản xuất của
DNNVV tại Việt Nam có khá nhiều vấn đề nổi cộm như: chưa thiết lập được một cơ cấu tổ
chức bao quát được hết các khía cạnh của hoạt động sản xuất; mặc dù có thiết lập văn hóa
doanh nghiệp nhưng vẫn còn hiểu sai, hoặc thực hiện không đúng những quy tắc đạo đức và
ứng xử do chính công ty đặt ra; chưa có chế độ đánh giá, thưởng, phạt và đào tạo nhân viên
phù hợp để thu hút và giữ chân những nhân viên đủ năng lực Tất cả những điều này khiến
cho kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong các DNNVV tại Việt Nam không phát huy được
hết vai trò trong của nó trong việc giám sát, kiểm soát công tác quản lý chi phí sản xuất nói
riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung.
3.3.2. Đánh giá rủi ro về chi phí sản xuất
Rủi ro về chi phí sản xuất trong các DNNVV phát sinh khá nhiều như: rủi ro về sự
tăng giá nguyên vật liệu, rủi ro về mất mát, gian lận Quá trình đánh giá rủi ro về chi phí sản
xuất trong các DNNVV ít phức tạp hơn các doanh nghiệp lớn. Đa số các DNNVV đều rất chú
trọng đến công tác xác định và quản lý rủi ro về chi phí sản xuất, chỉ có khoảng 6/30 doanh
nghiệp không quan tâm đến việc xác định rủi ro về chi phí sản xuất. Mục tiêu về hoạt động
nói chung và chi phí sản xuất nói riêng đối với các DNNVV thường ngầm hiểu hơn là công
khai, các mục tiêu này thường được lồng trong công tác kế hoạch về chi phí sản xuất và được
truyền đạt dễ dàng từ Ban giám đốc đến các bộ phận trong công ty thông qua các cuộc họp
định kỳ hàng tháng, hàng quý. Quá trình nhận dạng và đánh giá rủi ro của các DNNVV không
bài bản như các doanh nghiệp lớn mà thông thường Ban giám đốc tiếp nhận thông tin một

Về hệ thống tài khoản kế toán: hệ thống tài khoản kế toán về chi phí sản xuất được sử
dụng như theo hướng dẫn của Quyết định 48 và được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 và cấp 3
để phù hợp với việc theo dõi các loại chi phí khác nhau với tỷ lệ 25/30 doanh nghiệp.
Về hình thức sổ kế toán: các doanh nghiệp được khảo sát sử dụng hình thức nhật ký
chung. Ưu điểm của hình thức này đơn giản và dễ sử dụng. Đa số các doanh nghiệp được
khảo sát đều sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán nói chung và chi phí sản xuất nói riêng
với tỷ lệ 25/30 doanh nghiệp. Tuy đa số sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán chi phí sản
xuất tuy nhiên phần mềm kế toán chưa có khả năng xử lý dữ liệu hoàn toàn tự động. Kế toán
vẫn kết hợp phần mềm xử lý dữ liệu thủ công với kế toán máy ví dụ như lập bảng chấm công,
bảng lương, phiếu khối lượng, định mức đều trên excel. Hàng tháng các DNNVV đều thực
hiện tốt trách nhiệm về in sổ kế toán và các bảng kê chứng từ về chi phí sản xuất.
Về hệ thống báo cáo kế toán về chi phí sản xuất: Việc lập các báo cáo tài chính chỉ
chú trọng vào việc tuân thủ trách nhiệm lập, nộp báo cáo tài chính theo quy định của Nhà
nước. Chính vì vậy các doanh nghiệp này chỉ lập những báo cáo tài chính chung theo định kỳ
như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán. Các báo cáo về chi phí sản xuất phục
vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp chưa được lập nhiều. Đa số các báo cáo liên quan đến
chi phí sản xuất là các báo cáo của các bộ phận liên quan về tình hình sản xuất như sản lượng,
năng suất lao động, tình hình nhập-xuất- tồn kho, tình hình lương Chính vì vậy mà có đến
Kỷ yếu công trình khoa học 2014 – Phần I

Trường Đại học Thăng Long 192

10/30 các nhà quản lý cho rằng hệ thống thông tin kế toán chưa truyền đạt được những thông
tin cần thiết về chi phí sản xuất cho các bên liên quan.
Tóm lại, qua kết quả khảo sát có thể thấy rằng hệ thống thông tin và truyền thông về
chi phí sản xuất của các DNNVV với cơ cấu gọn nhẹ, quy trình sản xuất đơn giản, hạch toán
không phức tạp, các chức năng tài chính kế toán không được đầy đủ và chi tiết như các doanh
nghiệp lớn. Do vậy, nhiều khi chất lượng thông tin mà các bộ phận liên quan nhận được còn
nghèo nàn, không kịp thời, không phù hợp để ra quyết định
3.3.4. Hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất

việc tách biệt rõ ràng xét duyệt, xử lý, kiểm tra và ghi sổ kế toán với tỷ lệ 28/30. Mặc dù trong
các DNNVV có sự kiêm nhiệm song Ban giám đốc công ty cũng không để một cá nhân nắm
tất cả các khâu của quy trình, nghiệp vụ. Đối với kiểm soát vật chất liên quan đến quy trình
chi phí sản xuất gồm kiểm kê hàng tồn kho và kiểm kê tài sản cố định được các DNNVV thực
hiện 1 lần/năm, cùng với việc lập báo cáo tài chính. Cũng có những doanh nghiệp kiểm kê
Kỷ yếu công trình khoa học 2014 – Phần I

Trường Đại học Thăng Long 193

hàng tồn kho và tài sản cố định theo quý, nhưng số lượng này không nhiều do thời gian và chi
phí phát sinh lớn. Việc phân tích và rà soát số liệu về chi phí sản xuất được các DNNVV khá
chú trọng thông qua việc cân đối và đối chiếu số liệu về chi phí sản xuất thông qua việc quy
định bằng văn bản (25/30). Việc cân đối và đối chiếu số liệu về chi phí sản xuất được thực
hiện nghiêm túc.Trong các DNNVV được khảo sát thì Ban giám đốc công ty cũng thường
xuyên kiểm tra việc thực hiện công việc của các bộ phận liên quan một cách trực tiếp. Mặt
khác, Ban giám đốc cũng thường xuyên so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch (định
mức) để xem xét mức độ hoàn thành kế hoạch, nguyên nhân và ảnh hưởng đến việc hoàn
thành mục tiêu về chi phí sản xuất.
Tóm lại, có thể thấy rằng hoạt động kiểm soát của các DNNVV còn một số bất cập,
nguyên nhân xuất phát chủ yếu từ việc áp dụng các nguyên tắc thiết kế hoạt động kiểm soát
chưa hợp lý, đặc biệt do quy mô nhỏ nên việc một cá nhân kiêm nhiệm là điều không tránh
khỏi, việc này làm gia tăng sai sót và gian lận. Do đó, theo kết quả khảo sát các công ty cho
rằng các thủ tục kiểm soát và chính sách kiểm soát của công ty chưa đối phó được với rủi ro
về chi phí sản xuất và giảm thiểu được các rủi ro tiềm tàng đối với mục tiêu về chi phí sản
xuất.
3.3.5. Giám sát kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất
Giám sát về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng và kiểm soát nội bộ nói chung
của các DNNVV được thực hiện thường xuyên và không được quy định chính thức bằng văn
bản. Công việc giám sát nội bộ về chi phí sản xuất trong các DNNVV chủ yếu liên quan trực
tiếp đến Ban giám đốc của doanh nghiệp. Đối với các DNNVV việc giám sát kiểm soát nội bộ

Hoàn thiện cơ chế giám sát và tăng cường quản lý giám sát.
5. Tài liệu tham khảo
Tiếng Việt
[1]. Chính phủ (2009), Nghị định Số 59/2009/NĐ-CP ngày 10/06/2009 - Nghị định về
trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa.
[2]. Hồ Sỹ Hùng (2010), Nhu cầu và định hướng trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ
và vừa ở Việt Nam trong giai đoạn tới, Nxb Thông tin và truyền thông.
Tiếng Anh
[3]. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (1992),
Internal control – Integrated framework.
[4]. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2006),
Internal control over Financial Reporting – Guidance for smaller Public Companies.
[5]. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004),
Enterprise risk management- Integrated framework.
[6]. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2009),
Guidance on Monitoring Internal control systems.
[7]. Dickson Aloyine Ayamga (2011), Internal control for effective organizational
management and growth, Phd. Thesis, Regent University College of Sience and Technology.
[8]. European Commission (2013), The new SME definition - User guide and model
declaration.
[9]. Farrell, M.J. (1957), The Measurement of Productive Efficiency, Journal of the
Royal Statistical Society A 120, 253-290.
[10]. Gay and Simnett (2003), Auditing and Assurance services in Australia, Mc
Graw Hill.
Abtract: Internal control over production costs plays an important role in the
existence and development of Vietnamese small and medium-sized enterprises (SMEs). The
study sample included 30 SMEs of Vietnam in 2013 to evaluate the effectiveness of internal
control over production costs in SMes. With the use of questionnaire survey, the study pointed
out that Vietnamese SMEs's internal control over production costs consists of five elements
same as the COSO's report: control environment, risk assesment, Information and