3
HC VIN HNH CHNH QUC GIA
TIU LUN QUN
L NH NƯC
QUY TRNH
KIM SOT TI
KHO BC
Lời Nói đầu
Cải cách hành chính theo hớng minh bạch, công khai và đơn giản hoá các
chính sách, chế độ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của các cơ quan quản
lý Nhà nớc trong giai đoạn hiện nay. Quán triệt quan điểm trên, Tổng giám đốc
Kho bạc Nhà nớc đã ban hành Quyết định số 323KB/QĐ/VP ngày 5/5/2004 về
việc phê duyệt đề án cải cách hành chính Kho bạc Nhà nớc giai đoạn 2004-2010
theo tinh thần Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ Tớng
Chính phủ về việc phê duyệt chơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nớc
giai đoạn 2001-2010, Quyết định số 20/2002/QĐ-BTC ngày 4/3/2002 của Bộ tr-
ởng Bộ Tài chính về việc phê duyệt kế hoạch cải cách hành chính ngành Tài
chính giai đoạn 2001-2005; trong đó nhấn mạnh trọng tâm cải cách hành chính
của ngành Kho bạc Nhà nớc là công tác quản lý chi NSNN, do đây là nhiệm vụ
quan trọng của ngành và cũng là nhiệm vụ công tác có quan hệ với các đối tợng
sử dụng NSNN nhiều nhất.
Trong thời gian qua, các quy trình hoạt động nghiệp vụ KBNN trong đó có
công tác kiểm soát chi ngân sách đã đợc cải tiến theo hớng đơn giản hoá, minh
bạch, rõ ràng nhằm phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn đồng thời quản lý an
toàn tiền vốn của Nhà nớc. Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đã đạt đợc,
công tác này còn bộc lộ một số hạn chế nh:
- Nhiệm vụ quản lý chi NSNN bị phân tán thành nhiều đầu mối: trớc đây
công tác này đợc giao cho 3 hệ thống trong Bộ Tài chính thực hiện (hệ thống các
cơ quan tài chính, hệ thống KBNN và hệ thống ĐTPT); thực hiện chủ trơng cải
cách hành chính, từ năm 2000 nhiệm vụ quản lý chi đầu t XDCB thuộc NSNN đ-
ợc thống nhất giao cho ngành KBNN, song với quy trình quản lý và cơ cấu tổ

+ Hỡnh thc chi theo d toỏn: T ti khon d toỏn ca cỏc n v d toỏn;
Cỏc chng trỡnh mc tiờu cp bng d toỏn, vn s nghip cú tớnh cht u t
(nu c cp bng d toỏn).
+ Hỡnh thc chi tin gi: t ti khon tin gi (chi quc phũng an ninh, cỏc
c quan ng, c quan qun lý Nh nc; tin gi chi phớ Ban qun lý d ỏn -
i vi cỏc d ỏn nhúm A; vn s nghip cú tớnh cht u t ).
+ Hỡnh thc chi theo thông báo mức vốn đầu t: vốn đầu t XDCB, chng
trỡnh mc tiờu, vn s nghip cú tớnh cht u t.
2. Quy trỡnh kim soỏt.
2.1. Chi theo hỡnh thc d toỏn
2.1.1. Vi nhng khon chi do bộ phận KHTH và bộ phân thanh toán vốn
đầu t kim soỏt thanh toỏn.
2.1.1.1. Quy trỡnh:
- Khỏch hng a h s chng t k toỏn cho b phn nghip v. Sau khi
nhn c chng t k toỏn do cỏc b phn khỏc chuyn n, b phn k toỏn
kim tra v mt chng t, x lý v hch toỏn k toỏn. Sau ú chuyn 01 liờn
chng t ó x lý cho b phn nghip v liờn quan tr cho khỏch hng.
Riờng trng hp lnh tin mt, n v s ly 01 liờn chỳng t k toỏn t
th qu cựng vi vic rỳt tin. Quy trỡnh c th nh sau:
(1) Khỏch hng gi ton b h s, chng t k toỏn cho cỏn b nghip v
(K hoch, u t)
7
(2) Cán bộ nghiệp vụ kiểm tra, ký và chuyển Trưởng phòng (hoặc Phụ
trách bộ phận) kiểm soát.
(3) Phụ trách bộ phận kiểm soát, ký và trình Giám đốc duyệt.
(4) Hồ sơ cùng chứng từ kế toán được chuyển lại cán bộ nghiệp vụ.
(5) Cán bộ nghiệp vụ chuyển các hồ sơ, chứng từ kế toán liên quan cho
cán bộ kế toán.
(6) KTV kiểm tra tình hợp lệ hợp pháp của khoản thanh toán, ký và chuyển
Kế toán trưởng.

9b

10b
2.1.2. Với những khoản chi do bộ phận kế toán kiểm soát.
2.1.2.1. Quy trình:
S¬ ®å 2:
9
Khách
hàng
Cán bộ
nghiệp vụ
6
7
5a
5b 4
3
2
1
Khách hàng
Kế toán viên
Kế toán
trưởng
Giám đốc
Thủ quỹ
- Khách hàng đưa hồ sơ chứng từ kế toán cho kế toán viên trực tiếp giữ tài
khoản liên quan đến khoản chi (tài khoản dự toán) và lấy lại chứng từ liên quan
sau khi thanh toán cũng từ cán bộ kế toán đó. Cụ thể như sau:
(1)Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ chi NSNN cho KTV giữ tài khoản dự
toán liên quan.
(2) KTV (kiêm kiểm soát chi) kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ

soát.
- Các khoản chi từ tài khoản tiền gửi có thể có nguồn gốc từ ngân sách NN
cấp hoặc không, và được dùng nhằm phục vụ hoặc bổ sung cho hoạt động của
đơn vị.
2.2.2.2. Quy trình
- Quy trình kiểm soát các khoản chi từ tài khoản tiền gửi giống như quy
trình kiểm soát các khoản chi từ hình thức dự toán do bộ phận kế toán kiểm
soát(s¬ ®å 2).
2.3. Chi theo hình thức hạn mức.
11
Hin nay, cỏc khon chi theo hn mc c cp cho vốn đầu t XDCB, cỏc
chng trỡnh mc tiờu hoc vn s nghip cú tớnh cht u t, s nghip kinh
t c giao cho b phn k hoch hoc bộ phận thanh toán vốn u t kim
soỏt. Vỡ vy quy trỡnh kim soỏt thanh toỏn, k toỏn c thc hin ging nh
quy trỡnh kim soỏt theo d toỏn i vi cỏc khon chi khụng do b phn k
hoạch và thanh toán vốn đầu t kim soỏt (sơ đồ 1).
12
Phần II
Đánh giá quy trình hiện hành.
1. Những mặt tớch cc.
- Quy trỡnh kim soỏt chi thng xuyờn ny ó c ỏp dng t khỏ lõu
(tr mt s khon chi s nghip cú tớnh cht u t, s nghip kinh t mi
c iu chnh li quy trỡnh kim soỏt). Vic kim soỏt phự hp vi trỡnh
v t chc nhõn s hin cú.
- Khỏch hng ó quen vi vic giao dch thng xuyờn ti b phn k toỏn,
v giao dch chi u t ti b phn u t,chi chơng trình mục tiêu, vốn sự
nghiệp kinh tế tại bộ phận kế hoạch Tổg hợp
2. Hn ch:
Xột theo quan im mt ca, quy trỡnh kim soỏt chi qua KBNN còn cú
mt s hn ch sau õy:

- Sáu là, Đối với tài khoản tiền gửi chi phí Ban quản lý (hiện nay đang do
Bộ phận kế toán kiểm soát), khách hàng giao dịch về thanh toán dự án đầu tư tại
bộ phận kế hoạch hoặc đầu tư, nhưng khi giao dịch về chi phí cho Ban quản lý
thì lại gặp bộ phận kế toán.
- Bẩy là, Mặc dù khách hàng có thể gặp các bộ phận nghiệp vụ khác để nộp
hồ sơ chứng từ thanh toán, nhưng thực tế hiện nay là phần lớn các hoạt động liên
quan trước và sau thanh toán của khách hàng đều liên quan đến kế toán và cần
phải gặp trực tiếp bộ phận kế toán như: Mua các mẫu, ấn chỉ kế toán, thanh toán,
công tác đối chiếu, xác nhận số liệu
- Tám là, Nhiều khoản chi không thực sự rõ ràng tính chất là vốn sự
nghiệp, sự nghiệp có tính chất đầu tư, sự nghiệp kinh tế, chương trình mục tiêu
14
có hay không có tính chất đầu tư gây khó khăn cho cả khách hàng và cán bộ
kho bạc. Trong các hướng dẫn của ngành, khái niệm hoặc quan điểm về các loại
vốn này cũng chưa rõ, bên cạnh đó trong dự toán hoặc kinh phí được giao của
đơn vị thường cũng không nêu rõ tính chất của loại kinh phí này.
Vì vậy khi có một dự án mới hoặc một nội dung chi khác với quy định, cả
khách hàng và cán bộ Kho bạc có thể sẽ gặp lúng túng trong công tác hướng dẫn
và phân công kiểm soát.
15
Phần III
Đề xuất mô hình kiểm soát chi một cửa.
1. Đề xuất mô hình kiểm soát chi một cửa:
1.1. Khái niệm quy trình kiểm soát chi một cửa:
Quy trình kiểm soát chi 1 cửa qua Kho bạc Nhà nớc là việc các đơn vị thụ
hởng kinh phí ngân sách khi làm thủ tục thanh toán 1 khoản chi của mình chỉ
phải tiếp xúc, giao dịch với 1 cán bộ hoặc ngời đợc uỷ nhiệm làm thay cho cán
bộ Kho bạc Nhà nớc đó; khi thanh toán nhiều khoản chi có cùng tính chất (chi
thờng xuyên, chi đầu t XDCB, chi CTMT, dự án đa nguồn vốn, ) cũng chỉ phải
tiếp xúc, giao dịch với 1 cán bộ Kho bạc Nhà nớc.

Nhà nớc có trách nhiệm phân công rõ ràng cán bộ trong việc kiểm soát chi, song
chỉ giao cho 1 bộ phận tiếp xúc, làm việc với khách hàng.
(2) Sau khi kiểm soát hồ sơ, chứng từ của khách hàng, nếu thấy phù hợp
cán bộ kiểm soát chi hoàn chỉnh thủ tục theo chế độ quy định (ghi đầy đủ các chỉ
tiêu và ký vào hồ sơ của khách hàng) và báo cáo phụ trách bộ phận (lãnh đạo
phòng hoặc tổ). Phụ trách bộ phận kiểm tra, kiểm soát lại theo quy định và ký
trình lãnh đạo KBNN phê duyệt. Sau khi đợc lãnh đạo KBNN phê duyệt, cán bộ
kiểm soát chi chuyển hồ sơ, chứng từ đến kế toán thanh toán để làm thủ tục
thanh toán cho khách hàng.
Trờng hợp hồ sơ, chứng từ cha đủ điều kiện để thanh toán, cán bộ kiểm
soát chi trả hồ sơ, chứng từ cho khách hàng (đối với những khoản chi không đủ
thủ tục thanh toán) để khách hàng hoàn chỉnh thủ tục thanh toán.
(3) Kế toán thanh toán hạch toán chi NSNN và trả hồ sơ cho cán bộ kiểm
soát chi (đối với những hồ sơ cần trả khách hàng) để trả lại cho khách hàng;
đồng thời, làm thủ tục thanh toán bằng chuyển khoản cho đơn vị thụ hởng (cán
bộ thanh toán cũng làm đầy đủ các thủ tục nh ghi đầy đủ các chỉ tiêu và ký vào
hồ sơ, chứng từ của khách hàng; sau đó trình phụ trách bộ phận và lãnh đạo
KBNN ký hồ sơ, chứng từ thanh toán cho khách hàng).
17
Kế toán
T.toán
Cán bộ
KSC
Khách
hàng
Kho quỹ
Trờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán chuyển chứng từ
đến bộ phận kho quỹ để làm thủ tục chi trả bằng tiền mặt cho khách hàng.
(4) Cán bộ kiểm soát chi trả hồ sơ cho khách hàng;
Trờng hợp chi trả bằng tiền mặt, cán bộ kiểm soát chi thông báo cho

thanh toán, khách hàng có thể yên tâm chờ đợi là hồ sơ, chứng từ đã đợc thanh
toán; khách hàng không cần phải đi lại, làm việc với một số bộ phận khác nh
hiện nay (do tâm lý lo lắng cha biết hồ sơ đã đợc thanh toán hay không, nên hiện
tại khách hàng có thể phải tiếp tục làm việc với một số bộ phận nh phụ trách bộ
phận, lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi; kế toán thanh toán, phụ trách bộ phận,
lãnh đạo phụ trách kế toán thanh toán).
Nhợc điểm:
- Cha tập trung giao dịch khách hàng vào một đầu mối; cha thực sự thống
nhất trong quản lý chi NSNN; việc kiểm soát chi vẫn bị phân tán thành nhiều
mảng nghiệp vụ (kế hoạch đối với vốn chơng trình mục tiêu, vốn sự nghiệp kinh
tế; thanh toán vốn đầu t đối với vốn đầu t XDCB tập trung; kế toán đối với kinh
phí thờng xuyên).
Phơng án 2:
Thực hiện theo mô hình toàn bộ các bộ phận nghiệp vụ kiểm soát chi Kho
bạc Nhà nớc là một cửa giao dịch với khách hàng.
19
5
4
3
3
3
4
2,3
2,3
2,3
1
Bộ phận
giao dịch
Kế toán
kiểm soát

hởng (trờng hợp thanh toán bằng chuyển khoản).
Trờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán thanh toán chuyển
chứng từ đến bộ phận kho quỹ để làm thủ tục chi trả bằng tiền mặt cho khách
hàng.
(5) Bộ phận giao dịch trả lại hồ sơ, chứng từ chi khách hàng (đối với
những hồ sơ cần trả khách hàng).
Trờng hợp chi trả bằng tiền mặt, bộ phận giao dịch thông báo cho khách
hàng qua bộ phận kho quỹ lĩnh tiền mặt.
Nếu cải cách triệt để theo phơng án này thì phải thay đổi tổ chức, chỉ
thành lập 1 phòng (bộ phận), trên cơ sở nhiệm vụ quản lý của các phòng (bộ
phận) kế hoạch tổng hợp, thanh toán vốn và kế toán nh hiện nay.
20
u, nhợc điểm của phơng án:
u điểm:
- Thống nhất tập trung khách hàng giao dịch vào một đầu mối; phần nào
hạn chế sự tiếp xúc trực tiếp giữa khách hàng và ngời trực tiếp xử lý hồ sơ, chứng
từ cho khách hàng.
- Thống nhất quản lý chi NSNN qua KBNN, cải cách triệt để công tác
quản lý chi NSNN.
Nhợc điểm:
- Cha thực sự phù hợp với mô hình tổ chức bộ máy hiện tại.
- Việc triển khai thực hiện khá phức tạp, do phải chuẩn bị đủ các điều điều
kiện cần thiết nh mô hình tổ chức; số lợng và chất lợng cán bộ; trụ sở làm việc;
sự phối kết hợp từ phía khách hàng,
2. Điều kiện thực hiện:
2.1. Phơng án 1:
- Có quy chế quy định rõ trách nhiệm của cán bộ trực tiếp xử lý hồ sơ,
chứng từ; quy trình và thời gian cụ thể về việc giao nhận, luân chuyển hồ sơ,
chứng từ giữa khách hàng với cán bộ kiểm soát chi và giữa các bộ phận nghiệp
vụ thuộc Kho bạc Nhà nớc.

trực tiếp xử lý hồ sơ đối với những khoản chi có tính phức tạp cao; hoặc cán bộ
giao dịch phải rất am hiểu nghiệp vụ cụ thể để có thể giải thích, truyền đạt cho
khách hàng hiểu những vấn đề còn vớng mắc trong hồ sơ, chứng từ.
- Về lâu dài, sắp xếp lại tổ chức theo hớng thành lập phòng, tổ quản lý chi
NSNN có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ các khoản chi NSNN.
3. Triển khai thực hiện:
3.1. Triển khai xây dựng đề án:
- Đề án đợc xây dựng trên cơ sở quy trình kiểm soát chi của từng lĩnh vực
nh hiện nay, có bổ sung, sửa đổi và hoàn thiện theo hớng cải cách hành chính
(đơn giản, công khai) song đảm bảo quản lý chặt chẽ chi NSNN.
- Phân công và quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, đơn vị; giữa bộ
phận giao dịch với các bộ phận kiểm soát, thanh toán; giữa các bộ phận kiểm
soát thanhn toán với nhau. Quy định rõ và chi tiết thủ tục nhận hồ sơ, thời gian
và thủ tục luân chuyển hồ sơ giữa các bộ phận trong KBNN và giữa KBNN với
đơn vị giao dịch.
22
3.2. Các bớc thực hiện:
Giai đoạn trớc mắt: Đề án giao dịch một cửa qua Kho bạc Nhà nớc là
một vấn đề rất mới, liên quan đến nhiều đối tợng khác nhau (khách hàng, các bộ
phận nghiệp vụ, cán bộ Kho bạc Nhà nớc, ). Do đó, đề nghị triển khai áp dụng
nên thực hiện dần từng bớc, sau mỗi bớc có đánh giá rút kinh nghiệm để làm cơ
sở triển khai cho các bớc tiếp theo. Trong gian đoạn trớc mắt nên áp dụng thí
điểm theo phơng án 1 và chọn một KBNN tỉnh có doanh số trung bình để thực
hiện, cụ thể nh sau:
Bớc 1: Chọn Văn phòng Kho bạc Nhà nớc tỉnh và 1 Kho bạc Nhà nớc
huyện trung bình để áp dụng theo phơng án 1.
Sau 6 tháng - 1 năm thực hiện, tiến hành đánh giá, rút kinh nghiệm để
chuyển sang bớc 2.
Bớc 2: Toàn tỉnh (bao gồm Văn phòng Kho bạc Nhà nớc tỉnh và các Kho
bạc Nhà nớc huyện trực thuộc) thực hiện thí điểm theo phơng án 1.