TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
=====***===== CẤN THỊ HIỀN TRANG
TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Khoa học Thƣ viện
HÀ NỘI - 2015
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học sư phạm Hà
Nội 2, Ban Giám hiệu và Thư viện Trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều
kiện thuận lợi cho tôi tham gia khóa học để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo đã chỉ bảo và cung cấp kiến
thức cho tôi trong suốt thời gian học tập.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến T.S Lê Văn Viết đã trực
tiếp tận tình hướng dẫn, cho tôi nhiều kiến thức để hoàn thành khóa luận, cho
tôi nhiều kinh nghiệm quý báu trên bước đường tiếp cận nghiên cứu khoa học
Thư viện-Thông tin.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Phạm Quang Sáng Giám
đốc Thư viện Trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều kiện giúp đỡ trong
suốt quá trình khảo sát thực trạng để tôi hoàn thành khóa luận này.
Tôi xin ghi nhận và biết ơn sâu sắc những tình cảm mà gia đình, bạn bè
động viên khích lệ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt chặng đường học
tập và nghiên cứu khoa học.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Sinh viên
Cấn Thị Hiền Trang
LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là: Cấn Thị Hiền Trang
CNH-HĐH
Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa
CNTT
Công nghệ Thông tin
ĐHHV
Đại học Hùng Vương
TV-TT
Thư viện - Thông tin
UBND
Ủy ban nhân dân 2. Các từ viết tắt tiếng Anh
Từ viết tắt
Giải nghĩa
AACR2
Anglo American Cataloguing Rules 2
(Quy tắc biên mục Anh- Mỹ)
CD-ROM
Compact Disc - Read Only Memory
CDS/ISIS
Computer documentation system / Integreted Set
of information system
DDC
Dewey Decimal Classification
ILIB
Intergreted Library Solution
ISBD
International Standard Bibliographic Description
OPAC
Đại học Hùng Vương. 22
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 26
2.1. Đặc điểm về vốn tài liệu thư viện trường Đại học Hùng Vương. 26
2.1.1. Đặc điểm về hình thức của tài liệu. 26
2.1.2. Đặc điểm về nội dung của tài liệu. 26
2.1.3. Tình trạng vật lý của vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Hùng
Vương. 29
2.2. Tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Hùng Vương 29
2.2.1. Các nguyên tắc tổ chức kho tài liệu 29
2.2.2 Phương thức tổ chức kho 32
2.3. Bảo quản vốn tài liệu thư viện 35
2.3.1. Môi trường lưu trữ vốn tài liệu 35
2.3.2. Nhân sự và kinh phí bảo quản vốn tài liệu 38
2.3.3 Kiểm tra, sửa chữa, phục chế tài liệu 40
2.4. Một số nhận xét về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện trường Đại học Hùng Vương. 43
2.4.1. Ưu điểm 43
2.4.2 Nhược điểm 44
CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU
QUẢ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU
TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 45
3.1. Giải pháp nâng cao tổ chức vốn tài liệu tại thư viện. 45
3.2. Các giải pháp bảo quản vốn tài liệu. 48
3.2.1. Đảm bảo các yêu cầu về vấn đề môi trường 48
3.2.2. Đảm bảo điều kiện vệ sinh. 50
3.2.3. Thiết kế, xây dựng kho tài liệu đúng tiêu chuẩn. 52
nên thư viện. Vốn tài liệu được thư viện xây dựng trong suốt quá trình hoạt
động. Tuy nhiên, tài liệu được lưu giữ trên các vật liệu dễ bị hủy hoại.
Thư viện trường Đại học Hùng Vương có nguồn thông tin đa dạng,
phong phú, đã và đang thay đổi cơ sở vật chất, trang thiết bị, vốn tài liệu và
cán bộ thư viện để phục vụ yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng và
hhiệu quả nhất. Tài liệu tại thư viện phong phú và đa dạng. Để có được vốn
tài liệu tốt nhất, một mặt thư viện thực hiện chính sách tạo nguồn tốt, bổ sung,
xử lý tốt, mặt khác phải tiến hành tổ chức và bảo quản tài liệu một cách khoa
học và hợp lý.
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong
hoạt động thông tin - thư viện. Bởi hiệu quả phục vụ như: số lượt bạn đọc đến
thư viện, số bạn đọc truy cập CSDL, số lượng bạn đọc yêu cầu vv… Tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu không những đảm bảo nguồn lực thông tin mà còn
2
nâng cao uy tín và chất lượng của thư viện, tiết kiệm được ngân sách của các
cơ quan thông tin - thư viện.
Ý thức được sự cần thiết của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại thư viện trường Đại học Hùng Vương, tôi mạnh dạn chọn đề tài “ Tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường Đại học Hùng Vương” làm khóa
luận của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thƣ viện trong các
cơ quan Thư viện Thông tin (TV-TT) đã và đang được nhiều tác giả quan
tâm. Tuy nhiên, mỗi tác giả lại đề ra những hướng giải pháp khác nhau. Một
số khóa luận tốt nghiệp điển hình như:
- Bùi Thị Hồng Sâm (2012), Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện tỉnh Vĩnh Phúc, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Đại học Sư Phạm Hà Nội
2, Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu.
- Phạm vi không gian: Thư viện Trường ĐHHV.
- Phạm vi thời gian: Từ năm 2008 đến nay.
- Phạm vi nội dung: Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, tôi sử dụng phương pháp luận chung và
phương pháp cụ thể:
- Phương pháp luận chung: Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp
duy vật lịch sử, đường lối chính sách của Đảng và Nhà Nước. Tư tưởng Hồ Chí
Minh về phát triển nền kinh tế - xã hội, về khoa học công nghệ và văn hóa.
- Phương pháp cụ thể :
+ Phương pháp thống kê số liệu.
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu.
4
+ Phương pháp phỏng vấn.
+ Phương pháp khảo sát thực tế.
+ Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi.
6. Ý nghĩa của khóa luận.
Đề tài "Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại
Đại học Hùng Vương'' có những đóng góp:
- Ý nghĩa khoa học: Làm sáng tỏ tầm quan trọng của bộ máy tra
cứu thông tin.
- Ý nghĩa thực tiễn: Các giải pháp đề tài đề xuất có thể sử dụng
nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại học Hùng
Vương.
7. Cấu trúc của khoá luận.
- Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, khoá luận bao gồm 3
chương:
lập, Thư viện là một bộ phận của phòng Đào tạo, vốn tài liệu và cơ sở vật chất
còn nghèo nàn, lạc hậu, đội ngũ cán bộ còn thiếu (chỉ có 3 cán bộ phụ trách).
Đứng trước những khó khăn, thử thách và những yêu cầu thực tiễn đặt ra, đội
ngũ cán bộ thư viện đã không ngừng phấn đấu vươn lên để hoàn thành mọi
nhiệm vụ nhà trường giao phó, đáp ứng được phần lớn nhu cầu tin của các đối
tượng người dùng tin trong nhà trường.
Năm 1997, theo Quyết định của Bộ chính trị tách Vĩnh Phú thành Tỉnh
Phú Thọ và Tỉnh Vĩnh Phúc, Trường Cao đẳng sư phạm Vĩnh Phú đổi tên
thành Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ [2]. Thư viện đổi tên là Thư viện
Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ. Năm 2003, theo Quyết định của Thủ
6
tướng chính phủ số 81/2003/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Hùng
Vương trên cơ sở Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ [7].
Đến tháng 4/2007, theo Quyết định số 116/QĐ-ĐHHV-TCCB&CTCT
ngày 16/4/2007 về việc nâng cấp thành Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư
viện Trường ĐHHV [6] . Có thể coi đây là cơ sở, là nền tảng, là điều kiện và
cơ hội để thư viện có được sự đầu tư, hội nhập, phát triển trên mọi phương
diện của quá trình hoạt động.
Ngày nay, được sự quan tâm, đầu tư của các cấp lãnh đạo, các cơ quan,
tổ chức cùng với sự nỗ lực không mệt mỏi của đội ngũ cán bộ, Thư viện
Trường ĐHHV đã và đang tiếp tục được xây dựng, củng cố và phát triển.
Điều đó được minh chứng thông qua sự lớn mạnh của nguồn lực thông tin, cơ
sở vật chất, trang thiết bị được đầu tư, các sản phẩm và dịch vụ thông tin dần
được hình thành và mở rộng, đội ngũ cán bộ được tăng cường cả về số lượng
và chất lượng,…
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ.
Thư viện Trường ĐHHV được hình thành và phát triển là nhu cầu tất
yếu khách quan, nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ:
nhận lưu chiểu các tài liệu do trường xuất bản: Các công trình nghiên cứu
khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, khoá luận, luận văn
thạc sĩ, luận án tiến sĩ, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các
dạng tài liệu khác của nhà trường. Các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao
đổi giữa các thư viện.
- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu và thông
tin. Xây dựng hệ thống tra cứu thông tin hiện đại, thiết lập mạng lưới truy
cập và tìm kiếm thông tin tự động hóa. Xây dựng, quản lý các cơ sở dữ liệu,
các bộ sưu tập. Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của
pháp luật.
8
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tiếp cận, sử dụng
hiệu quả các nguồn thông tin, tài liệu có trong thư viện và các sản phẩm, dịch
vụ thông tin của thư viện.
- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu
chuẩn về xử lý thông tin và các ứng dụng CNTT vào công tác TV-TT.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ, ngoại ngữ, tin học cho viên chức của thư viện để phát triển nguồn nhân
lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo
quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác
của thư viện; Tiến hành thanh lý các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của
cơ quan quản lý nhà nước và của trường; Quản lý và bảo trì hạ tầng CNTT của
nhà trường (cổng thông tin điện tử Trường ĐHHV), kịp thời xử lý các sự cố bao
gồm: Hạ tầng mạng, hệ thống máy tính, máy in, các phần mềm ứng dụng.
- Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về lĩnh
vực TV-TT, tham gia các hoạt động về nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong
cả nước nhằm thúc đẩy sự nghiệp thư viện Việt Nam phát triển, liên kết hợp
Hình 1. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Hùng Vương
Ban giám đốc:
- Giám đốc quản lý và điều hành chung hoạt động thư viện.
- Phó giám đốc quản lý mảng hành chính.
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động thư
viện và là đại diện tạo mối quan hệ hợp tác.
BAN
GIÁM ĐỐC
(Giám đốc, P.Giám
đốc)
TỔ WEBSITE
Quản trị website,
cập nhật TT
TỔ CNTT
Phụ trách phòng đọc
điện tử và hệ thống
mạng máy tính
TỔ HÀNH CHÍNH
Phụ trách công tác
hành chính
TỔ NGHIỆP VỤ
Phụ trách công tác
nghiệp vụ thư viện
11
kế toán, 3 cử nhân công nghệ thông tin và còn lại là cử nhân TV-TT. Đây là
điều kiện tốt nhất cho công tác định hướng phát triển cơ quan, là điều kiện thuận
lợi hỗ trợ cho công tác biên mục tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên ngành đó.
Cán bộ Thư viện trường ĐHHV gồm 17 nữ và 03 nam, hầu hết là
những cán bộ trẻ và trung tuổi. họ đều là những người có trình độ chuyên
môn cao, tâm huyết, có trách nhiệm với nghề, không ngừng bồi dưỡng về kiến
thức, tận tình hướng dẫn bạn đọc khi đến thư viện.
Nhìn chung, trình độ cán bộ tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương
đã đạt chuẩn để đảm bảo cho công tác thư viện.
1.2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Thư viện gồm 02 cơ sở với diện tích khoảng 1.500m
2
; trong đó cơ sở
Thành phố Việt Trì là 1000m
2
, đóng tại tầng 3 nhà Hiệu bộ, cơ sở Thị xã Phú
Thọ gồm 02 khu vực: Nhà A14 và tầng 1 nhà B2 với các phòng như sơ đồ
dưới đây:
Phòng
thiết bị
Kho tài
liệu
Phòng
photo
Phòng
đọc
Phòng
N.Vụ
Tên tài liệu
Số lượng
1
Sách – giáo trình
Khoảng 102.030 cuốn
2
Báo – tạp chí
150 đầu
3
Luận văn – luận án
Gần 4200 cuốn
4
Tài liệu số
19784 tài liệu
5
Đề cương bài giảng
Hơn 10.000 cuốn
6
Cơ sở dữ liệu thư mục sách
3 723 biểu ghi
7
Cơ sở dữ liệu toàn văn
3122 biểu ghi
8
Băng đĩa, CD- ROM
1629 cái
(Trích nguồn Thư viện, tài liệu thống kê tháng 12 năm 2013)
Bảng 1: Tổng số vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHHV
* Sách: Có 13758 đầu trên tổng số 68136 cuốn sách và một số danh
mục đang tiến hành thủ tục bổ sung. Số lượng sách này được phân bố hợp lý
liệu dạng PDF (Download trên mạng và bài giảng, giáo trình lưu hành nội bộ
của Trường ĐHHV). Mỗi năm có khoảng trên 100 bài giảng, giáo trình do
giảng viên biên soạn và nộp theo chế độ lưu chiểu tại thư viện.
Tóm lại: Thư viện Trường Đại học Hùng Vương nằm trong hệ thống
thư viện đa ngành với kho tài liệu phong phú về nội dung, đa dạng về hình
thức. Đây là một điều kiện thuận lợi để bạn đọc sử dụng tối đa nguồn lực
thông tin tại thư viện trường.
14
1.3. Tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ
viện trƣờng đại học Hùng Vƣơng.
1.3.1. Khái niệm vốn tài liệu.
Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là cơ sở vật chất quan
trọng và thiết yếu nhất, không có thư viện và trung tâm thông tin nào lại
không có tài liệu.
Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tạp chí và
tài liệu trên các vật mang tin khác như băng đĩa, CD-ROM, ta gọi chung là
vốn tài liệu. Hiện nay, vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Hùng Vương ở 2
dạng: Tài liệu in ấn (sách, báo, tạp chí…) và Tài liệu điện tử (CD-ROM, tài
liệu số…).
1.3.2. Khái niệm tổ chức vốn tài liệu.
- Tổ chức vốn tài liệu là hình thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học và
hiệu quả [4,tr.12].
- Tổ chức vốn tài liệu là làm sao tổ chức kho tài liệu cho khoa học, dễ
cất, cất được nhiều,dễ lấy và dễ bảo quản.
- Nói đến tổ chức vốn tài liệu là nói đến việc đăng ký, xử lý, sắp xếp,
kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu [3].
“Tổ chức kho tài liệu là một loạt các nghiệp vụ nhằm làm cho vốn tài
liệu có một trật tự nhất định để chúng có thể sẵn sàng phục vụ bạn đọc và
+ Chiều cao kho: mỗi tầng kho cao 2.8m. Tầng hầm thông gió chống ẩm
ở mặt đất cao trên 1.8m. Trung bình 1m
2
xếp được khoảng 400 cuốn sách.
+ Tải trọng của sàn kho phải đảm bảo phục vụ thuận lợi cho dây truyền
công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu. Tường kho và trần nhà phải đảm
bảo cách nhiệt, chịu lửa, chống nóng.
+ Cửa sổ cần được che chắn bởi các loại kính chắn sáng, tối màu, lắp đặt
hệ thống cửa sổ tránh mưa, nắng. Các giá sách đặt gần cửa sổ cần phải kê
vuông góc và cách tường 0.75m, đầu giá sách cách tường 0.45m.
16
Cần cố gắng phấn đấu để đạt được sự khẩn trương, nhịp nhàng trong các
thao tác, các kế hoạch bổ sung phải kịp thời. Sự dịch chuyển vốn tài liệu được
tiến hành tuần tự, không có hiện tượng ùn tắc. Đảm bảo chất lượng kho tài
liệu, tạo điều kiện phục vụ tốt nhất.
Việc tổ chức kho sách thư viện đúng đắn có ý nghĩa lớn lao về phương
diện tiết kiệm diện tích, nhân lực cho thư viện. Khi kho sách được đăng ký,
được thể hiện vào mục lục cấu tạo tốt, sắp xếp có trật tự nhất định, đóng bìa
bảo quản tốt thì thư viện sẽ đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin được
nhanh chóng, ít tốn kém, xác định được nhu cầu khi bổ sung kho sách
Tất cả các biện pháp về tổ chức kho sách thư viện phải phù hợp với trình
độ nghiệp vụ của các thư viện và phải có cơ sở khoa học vững chắc. Các
phương pháp tổ chức phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng để đạt đạt được mục đích về
phương diện tiết kiệm, chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm nhân lực và thời gian
Muốn nắm bắt tốt công tác tổ chức kho tài liệu thì yêu cầu cán bộ thư
viện phải nắm chắc quy trình tổ chức kho, phương pháp sắp xếp tài liệu hợp
lý, công tác kiểm kê…
Thư viện là một khoa học, một nghệ thuật sắp xếp, bảo quản tài liệu.
của nấm mốc trong độ ẩm sẵn có còn là nhiệt độ cao, không khí không lưu
thông và tình trạng tối tăm, thiếu ánh sáng.
Hầu như khắp nơi nấm mốc đều reo rắc các bào tử, dù là đang ở trạng
thái động hay tĩnh. Không thể tạo ra một môi trường không có sự tồn tại của
các bào tử nấm mốc. Chúng tồn tại ở tất cả mọi nơi, trên mọi đồ vật lưu trữ,
và trên cả những người hay ra vào khu vực lưu trữ.
+ Côn trùng
Hầu hết các loài côn trùng sinh sôi trên các tư liệu lưu trữ bằng giấy bị
thu hút không chỉ bởi bản than chất liệu giấy, mà còn bởi cả keo và hồ dán.
Con nhậy, rệp sách và gián là những loài côn trùng thường sinh sống trong
Copyright: Tài liệu đại học ©