TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
=====O0O=====

TĂNG THỊ NHUNG

TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU
TẠI THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện thông tin HÀ NỘI - 2014


Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, tôi đã nhận đuợc rất
nhiều sự giúp đỡ, động viên từ gia đình, thầy cô và bạn bè.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong khoa Công nghệ Thông tin -
Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2, cùng tập thể các cán bộ làm việc tại thƣ
viện tỉnh Hà Tĩnh, đã tạo điều kiện giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Cô thạc sĩ Hoàng Thị
Bích Liên ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn và tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá
trình thực hiện khóa luận.
Cuối cùng, cho phép tôi đƣợc cảm ơn những ngƣời thân trong gia đình
và bạn bè - những ngƣời đã khuyến khích và là nguồn động viên rất lớn đối
với tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.
Mặc dù đã rất cố gắng, song do thời gian và trình độ có hạn nên khóa
luận không tránh khỏi những khiếm khuyết. Vì vậy, tôi rất mong nhận đƣợc
sự góp ý của thầy cô giáo, các chuyên gia trong ngành và bạn bè để khóa luận
đƣợc hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 5 năm 2014
Sinh viên Tăng Thị Nhung
LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức và bảo quản tài liệu tại thư viện tỉnh

Công nghệ thông tin
CSDL
Cơ sở dữ liệu
TV-TT
Thƣ viện -thông tin
CNH-HĐH
Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá
VH-TT& DL
Văn hoá, Thể thao và Du lịch
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1

1.4.3. Đặc điểm về nội dung tài liệu 28
1.4.4. Tình trạng vốn tài liệu tại thư viện 29
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN
TÀI LIỆU Ở THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 32
2.1. Tổ chức vốn tài liệu 32
2.1.1. Các nguyên tắc tổ chức kho 32
2.1.2. Phương thức tổ chức kho 35
2.2. Bảo quản tài liệu 40
2.2.1. Môi trường lưu trữ tài liệu 40
2.2.2. Kiểm tra, sửa chữa, phục chế tài liệu 42
2.2.3. Nhân sự, kinh phí dành cho công tác bảo quản tài liệu 44
2.2.4. Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác. 47
2.2.5. Số hóa tài liệu 48
2.2.6. Ứng dụng kỹ thuật hiện đại và công nghệ thông tin vào việc bảo
quản vốn tài liệu 49
2.2.7. Giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cho bạn đọc 50
2.3. Nhận xét về công tác tổ chức và bảo quản tài liệu 52
2.3.1. Ưu điểm 52
2.3.2 Hạn chế 53
Chƣơng 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ
CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 55
3.1. Giải pháp nâng cao công tác tổ chức vốn tài liệu 55
3.1.1. Nâng cao trình độ cán bộ thư viện về công tác tổ chức vốn tài liệu 55
3.1.2. Tuân thủ các nguyên tắc tổ chức vốn tài liệu 55
3.2. Các giải pháp nâng cao công tác bảo quản vốn tài liệu 56
3.2.1. Giải quyết vấn đề môi trường 56
3.2.3. Đảm bảo điều kiện vệ sinh 58

sự tồn tại và phát triển của cơ quan Thƣ viện Thông tin (TV-TT).
Trong giai đoạn đối mới giáo dục và đào tạo đại học hiện nay thì vai trò
của thƣ viện ngày càng quan trọng. Để đáp ứng đƣợc những yêu cầu trƣớc sự
đối mới của đất nƣớc, thƣ viện cần phải đối mới toàn diện về mọi mặt để có
thể phục vụ bạn đọc tốt hơn góp phần vào công tác nâng cao trình độ, đào tạo
nguồn nhân lực cho xã hội. Trƣớc sự đối mới về mọi mặt của thƣ viện thì
công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu cũng phải có giải pháp hữu hiệu
nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả phục vụ bạn đọc. Đó là một yêu cầu
cần thiết đối với các thƣ viện làm sao để hoàn thiện công tác tổ chức và bảo
quản vốn tài liệu, giúp thƣ viện trở thành trở thành trung tâm thông tin và có
thể phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng trong
giai đoạn đối mới hiện nay.
2 Từ khi thành lập đến nay, Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh ngày càng đƣợc củng
cố và phát triển, thu hút bạn đọc đến Thƣ viện ngày càng đông, Thƣ viện tỉnh
Hà Tĩnh đã và đang đẩy mạnh mọi mặt hoạt động nhằm đáp ứng thỏa mãn
nhu cầu, nghiên cứu học tập và nâng cao dân trí cho mọi đối tƣợng bạn đọc
góp phần đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài, phát triển khoa học, công
nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa
(CNH-HĐH) quê hƣơng đất nƣớc.Thƣ viện Hà Tĩnh là một đơn vị sự nghiệp,
là cơ quan văn hóa giáo dục ngoài nhà trƣờng, có chức năng tàng trữ kho tàng
tri thức những giá trị tinh thần của nhân loại, phổ biến thông tin, nâng cao dân
trí. Một vấn đề đặt ra cho cán bộ thƣ viện là phải tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu nhƣ thể nào cho tốt và hợp lý. Mặc dù thƣ viện đã có những biện pháp và
trang thiết bị để bảo quản thƣ viện nhƣng cùng với thời gian, các điều kiện về
môi trƣờng, khí hậu và các nhân tổ khác ngày càng tác động mạnh mẽ đến
quá trình hủy hoại và tự hủy hoại tài liệu.
Chính vì tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

Đánh giá thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ
viện. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cƣờng và hoàn thiện
công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện.
3.2. Nhiệm vụ
Để thực hiện mục đích trên, khóa luận tập trung giải quyết các nhiệm
vụ sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
thƣ viện.
- Nghiên cứu nội dung, thành phần các loại hình kho tài liệu cần thiết
cho công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu.
- Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Thƣ viện.
- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức và bảo
quản vốn tài liệu Thƣ viện.
4 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thƣ viện tại Thƣ viện tỉnh
Hà Tĩnh
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: tại Thƣ viện Tỉnh Hà Tĩnh.
- Phạm vi thời gian: nghiên cứu về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu tại Thƣ viện Hà Tĩnh trong 5 năm trở lại đây (2008 - 2013).
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Khóa luận đƣợc thực hiện dựa trên phƣơng pháp luận duy vật biện
chứng, trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đƣờng lối, chính sách
của Đảng và Nhà nƣớc về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục

6 Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN
TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH
1.1. Khái quát về thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh
1.1.1 lịch sử hình thành và phát triển của thư viện tỉnh Hà Tĩnh
Hà Tĩnh là một vùng đất giàu truyền thống lịch sử, mảnh đất Hà Tĩnh
đƣợc nhiều ngƣời nhắc đến, trong tâm thức là "Đất địa linh, nhân kiệt Hồng
Lam", là nơi "Tích tụ nguyên khí" sản sinh ra biết bao các bậc hiền tài. Tạo hóa
đã ƣu đãi cho Hà Tĩnh một cảnh vật hùng vĩ bởi núi, bởi sông. Núi Hồng Lĩnh
với 99 ngọn cùng sông Ngàn Phố, Ngàn Sâu, sông La là nguồn cảm hứng cho
bao thế hệ thi nhân, nhạc sĩ và cũng là cái nền làm nên làn điệu dân ca sâu lắng.
Mảnh đất con ngƣời Hà Tĩnh luôn là đề tài hấp dẫn, là nguồn cảm hứng sáng
tạo của các tác giả và những ngƣời biên soạn sách - là nguồn vốn tài liệu quý
báu, phong phú để bổ sung vào kho sách địa chí của thƣ viện địa phƣơng.
Với tƣ cách là trung tâm văn hoá Tỉnh. Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đƣợc thành
lập vào tháng 7 năm 1957. Kể từ đó đến nay, Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đã trải qua
bao nhiêu thăng trầm. Ra đời, tồn tại, phát triển, đi sơ tán, bị thiên tai bão lụt,
nhập tỉnh, tách tỉnh. Quá trình đó tuy có những khó khăn chung của đất nƣớc
nhƣng thƣ viện Tỉnh cũng không ngừng phát triển về mọi mặt, thể hiện vai trò,
tác dụng của hệ thống thƣ viện công cộng đối với quê hƣơng Hà Tĩnh.
Khi mới thành lập biên chế chỉ có 3 ngƣời, cán bộ phụ trách thƣ viện là
những ngƣời tham gia phong trào văn hóa sang phụ trách thƣ viện nên không
có trình độ chuyên môn. Vốn tài liệu rất hạn chế chí gần một vạn cuốn, chủ
yếu là kho sách kháng chiến liên khu 4 trƣớc đây.
Trải qua quá trình phát triển, đến năm 1960 Thƣ viện có 3 cán bộ trong
đó có 2 cán bộ đại học và kho sách có 25000 bản.
Năm 1965 trong cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mĩ, Hà Tĩnh là

văn hóa giáo dục của Tỉnh.
8 Trải qua 55 năm xây dựng và trƣởng thành, thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh thực
sự trở thành kho tàng lƣu giữ một khối lƣợng tri thức vô giá. Kho tàng này đã
đƣợc đông đảo cán bộ, nhân dân trong và ngoài tỉnh khai thác. Sách, báo tài
liệu của Thƣ viện đã góp phần quan trọng trong việc phục vụ những nhiệm vụ
của tỉnh, tuyên truyền rộng rãi đƣờng lối chủ trƣơng, chính sách của Đảng và
Nhà nƣớc, phố biển những thành tựu khoa học, kỹ thuật nhằm thúc đẩy sản
xuất phát triển, phục vụ nhu cầu học tập nhằm nâng cao trình độ và giải trí
của nhân dân. Đồng thời thƣ viện còn tham gia vào quá trình bồi dƣỡng
nguồn nhân lực, đào tạo nhân tài cho sự nghiệp CNH-HĐH đất nƣớc.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của thư viện tỉnh Hà Tĩnh
1.1.2.1. Chức năng
Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh là cơ quan văn hóa, giáo dục, thông tin, giải trí
cho mọi tầng lớp nhân dân trên địa bàn tỉnh, là một đơn vị sự nghiệp văn hoá
công lập, trực thuộc Sở VH-TT&DL tỉnh Hà Tĩnh,chịu sự chỉ đạo và hƣớng
dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Thƣ viện
tỉnh có chức năng thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung các
tài liệu đƣợc xuất bản tại địa phƣơng và viết về địa phƣơng, các tài liệu trong
nƣớc và nƣớc ngoài, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển
địa phƣơng về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong
thời kỳ CNH-HĐH đất nƣớc
1.1.2.2. Nhiệm vụ
Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh là thƣ viện trung tâm của tỉnh, là trung tâm lƣu trữ
các tài liệu xuất bản trong nƣớc và nƣớc ngoài với nhiệm vụ:
- Nghiên cứu, cụ thể hoá các chủ trƣơng, chính sách và pháp luật của nhà
nƣớc về Thƣ viện phù hợp với đặc điểm, điều kiện kinh tế - xã hội của tỉnh để
tham mƣu cho Sở Thông tin và Truyền thông trình uỷ ban nhân dân tỉnh về kế

nhiệm vụ đƣợc giao và phù hợp với quy định của pháp luật.
10 - Thực hiện báo cáo định kỳ, tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất về tình
hình hoạt động của thƣ viện với Sở Thông tin và Truyền thông và Sở VH-
TT&DL. Quản lý tổ chức cán bộ và tài sản theo phân cấp và quy định của Sở
Thông tin và Truyền thông. Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc lĩnh vực thƣ
viện do Sở Thông tin và Truyền thông giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của thư viện tỉnh Hà Tĩnh
Cơ cấu tổ chức của một cơ quan TV-TT là hệ thống các phòng ban với
những chức năng nhiệm vụ riêng. Cơ quan TV-TT có thể hoàn thành tốt đƣợc
chức năng nhiệm vụ của mình thông qua hoạt động của các phòng ban. Vì vậy
phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp một cách rõ ràng giữa các bộ phận
và có sự phối hợp hoạt động thống nhất trong cơ quan.
Hiện nay, Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh có 22 cán bộ trong đó có 13 đại học, 9
trung cấp. Cơ cấu tố chức của Thƣ viện gồm 3 phòng chính với các nhiệm vụ
cụ thể sau:
 Ban giám đốc thƣ viện: gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc
 Phòng tổ chức- hành chính: Có 8 cán bộ (4 đại học, 4 trung cấp). Có
nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, tài chính, kế toán, thống kê, báo cáo, cung ứng
vật tƣ cho hoạt động sự nghiệp; tham mƣu lãnh đạo tuyển dụng, đào tạo, quản
lý cán bộ; cấp thẻ bạn đọc; nhận lƣu chiểu xuất bản phẩm địa phƣơng, biếu
tặng, tài trợ, trao đổi giữa các thƣ viện, bảo quản, tu sửa, phục chế tài liệu, sao
chụp tài liệu cho bạn đọc phối hợp các phòng chức năng khác tổ chức các
hoạt động của thƣ viện.
 Phòng phục vụ bạn đọc: Có 7 cán bộ (6 đại học, 1 trung cấp). Có
nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu của bạn đọc về sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc
ngoài thƣ viện thông qua các phòng: phòng đọc, phòng báo tạp chí, phòng đọc
thiếu nhi, phòng đọc ngoại văn, phòng đa phƣơng tiện, phòng đọc địa chí - tra

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng tổ
chức -
hành chính
Phòng phục
vụ
Phòng
mƣợn –
đọc
thiếu nhi
Phòng
phục vụ
báo –
tạp chí
Phòng
phục vụ
đọc
Phòng
đa
phƣơng
tiện
+ Máy chiếu: 1cái
+ Máy đọc mã vạch: 4 cái
+ Máy scanner: 2 cái
+ Lắp đặt đƣờng truyền ADSL.
Năm 2009, thƣ viện đã xây dựng trang web điện tử, đến giữa năm
2009 Web-site của thƣ viện Hà Tĩnh chính thức đi vào hoạt động và có tên
miền . Trang web đƣợc tích hợp đƣờng link vào
trang Opac giúp bạn đọc ngoài Thƣ viện có thể tra cứu thƣ mục trực tuyến
trên Internet một cách dễ dàng.
Quá trình ứng dụng CNTT tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh trong thời gian
qua đã có những bƣớc tiến đáng kế, phục vụ đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin
13 bạn đọc. Việc ứng dụng CNTT đã tác động sâu sắc đến bản thân thƣ viện và
đến bạn đọc của thƣ viện. Có thể nói với trang thiết bị tƣơng đối hiện đại, số
lƣợng tài liệu phong phú và đa dạng, cán bộ thƣ viện có tâm huyết, thƣ viện
Hà Tĩnh có thể tự tin trong việc cung cấp thông tin, phục vụ bạn đọc một cách
tốt nhất. Từ thƣ viện có nguồn lực thông tin khép kín sang thƣ viện có khả
năng, chia sẻ, trao đổi nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TV - TT với
nhau. Đối tƣợng đến Thƣ viện ngày càng đông, không chỉ có học sinh, sinh
viên, mà còn có các kỹ sƣ đa ngành, công an, bộ đội và đặc biệt là các đồng
chí lãnh đạo của tỉnh đến nghiên cứu, tìm kiếm thông tin để phục vụ cho quá
trình công tác, ngƣời dùng tin khi đến thƣ viện không chỉ sử dụng nguồn
thông tin truyền thống mà còn đƣợc đáp ứng nguồn thông tin hiện đại. Với
việc ứng dụng CNTT vào công tác thƣ viện, hoạt động khai thác tài liệu, phục
vụ bạn đọc, công tác tổ chức và bảo quản tài liệu của thƣ viện đã đạt đƣợc
những thành tựu nhất định.
1.1.5. Nguồn lực thông tin
Hiện nay, thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh có nguồn lực thông tin vô cùng phong

Nội dung
Số đầu tài liệu
Tỷ lệ %
Khoa học xã hội
55.865
27%
Khoa học tự nhiên
47.558
23%
Khoa học kỹ thuật
42.622
20,6%
Văn hóa nghệ thuật, thể dục - thể thao
24.828
12%
Tài liệu dành cho thiếu nhi
36.002
17,4%
Tổng
206.905
100%
Bảng 1.1: Nguồn lực thông tin phân chia theo nội dung

Về hình thức:
Thƣ viện Hà Tĩnh có các loại hình với số lƣợng nhƣ sau:
15
STT

đọc quan tâm và thƣờng xuyên sử dụng khi đến thƣ viện. Còn với các loại
hình tài liệu khác nhƣ tài liệu nghe nhìn, băng đĩa do bạn đọc ít quan tâm và
giá thành cao nên chƣa đƣợc chú trọng bổ sung vào thƣ viện

Về ngôn ngữ:
Ngôn ngữ tài liệu
Số bản tài liệu
Tỷ lệ phần trăm
Tiếng Anh
1238
0,6%
Tiếng Pháp
204
0,09%
Tiếng Nga
260
0,13%
Hán Nôm
708
0,34%
Tiếng Việt
204.445
98,84%
Tổng
206.905
100%

Bảng 1.3: Nguồn lực thông tin phân chia theo ngôn ngữ
16



- Phòng đa phƣơng tiện: 20 bộ bàn ghế với 20 máy tính phục vụ bạn đọc
tìm kiếm thông tin
* Trang thiết bị hiện đại
- Máy tính: 42 cái (2 máy chủ, 10 máy trạm nghiệp vu, 30 máy trạm tra cứu)
- Máy in: 6 cái
- Máy chiếu: 1cái
- Máy đọc mã vạch: 4 cái
- Máy scanner: 2 cái
Trong các phòng đƣợc trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết, hệ
thống chiếu sáng đủ điều kiện chiếu sáng, đáp ứng tiêu chuẩn của chuẩn
nghiệp vụ thƣ viện, đáp ứng tối đa nhu cầu bạn đọc. Ngoài ra thƣ viện còn
xây dựng một nhà để xe phục vụ bạn đọc và cán bộ thƣ viện.
Cơ sở vật chất của thƣ viện đã đƣợc xây dựng từ lâu nên đã có phần
xuống cấp, hiện nay Thƣ viện đang đầu tƣ xây dựng cơ sở mới có tổng điện
tích khoảng 5200m2 với toà nhà 5 tầng khang trang, kiên cố và hiện đại hơn
đã xây dựng xong và đang đi vào hoàn thiện để sử dụng. Dự tính cuối năm
nay thƣ viện sẽ chuyển công tác về trụ sở mới.
1.2. Khái quát lý luận về công tác tổ chức và bảo quản
1.2.1. Các khái niệm về tổ chức và bảo bảo quản vốn tài liệu
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đƣợc coi là một khoa học, một nghệ
thuật trong tổ chức và bảo quản lâu dài kho tri thức của nhân loại.
Các khái niệm về tổ chức vốn tài liệu
Tổ chức vốn tài liệu là hình thức sắp xếp tài liêu sao cho khoa học và
hiệu quả [4,tr.12]
Tổ chức vốn tài liệu là làm sao tổ chức kho tài liệu cho khoa học, dễ cất,
cất đƣợc nhiều, dễ lấy và dễ bảo quản [4,tr.12]
Nói đến tổ chức vốn tài liệu là nói đến việc đăng ký, xứ lý, sắp xếp,
kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu[4, tr.12]