class="bi x0 y0 w1 h1"
LỜI CẢM ƠN
Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám Hiệu, các thầy cô giáo khoa Công
nghệ Thông tin trường ĐHSP Hà Nội 2 đã tạo mọi điều kiện để em hoàn thành
khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn đến các thày cô giáo đã hết lòng giảng dạy, cung
cấp đầy đủ kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập tại trường.
Đặc biệt, em xin trân trọng cảm ơn Th.s Vũ Thị Thúy Chinh, người trực
tiếp hướng dẫn, nhiệt tình giúp đỡ, động viên em trong suốt quá trình làm khóa
luận này.
Em cũng xin chân thành cảm ơn Thư viện trường Đại Học Chính trị đã
tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thu thập số liệu, tài liệu phục vụ cho
việc nghiên cứu đề tài khóa luận.
Trong một thời gian ngắn, trình độ bản thân có hạn nên khóa luận không
thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy giáo, cô giáo cùng toàn
thể bạn bè góp ý để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xỉn trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, Ngày tháng năm 2015
Sinh viên
Hoàng Thị Minh Toan
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan công trình nghiên cứu này là của riêng em dưới sự
hướng dẫn của Th.s Vũ Thị Thúy Chinh giảng viên khoa CNTT, trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 2. Kết quả nghiên cứu ừong khóa luận là trung thực,
chính xác và không sao chép tò các tài liệu có sẵn. Nếu sai em xin hoàn toàn
chịu ừách nhiệm!
Hà Nội, Ngày tháng năm 2015 Người cam đoan
Hoàng Thị Minh Toan
Trang
3.1Tăng cường sự quan tâm đầu tư tài chính để hoàn thiện bộ
Viêttăt Dịch

trong thư viện. Từ đó giúp ích cho việc phục vụ, đáp ứng yêu cầu tin của người
dùng tin được nhanh chóng và chính xác. Bộ máy tra cứu tin thực sự là cầu nối
hữu hiệu giữa NDT và VTL của thư viện.
Thư viện trường Đại học Chính trị nằm ừong hệ thống thư viện các trường
đại học, nhà trường quân đội. Thư viện là một bộ phận không thể thiếu đối với
trường Đại học Chính trị, đã và đang góp phần quan ừọng vào việc nâng cao chất
lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Để thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ của
mình, thư viện trường Đại học Chính tri luôn quan tâm, chú trọng đến công tác
xây dựng bộ máy tra cứu nhằm phục vụ ngày càng hiệu quả hơn nhu càu tra cứu
tài liệu của bạn đọc và NDT, hỗ trợ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học
5
của học viên trong trường.
Nhận thức rõ sự càn thiết và vai trò quan ừọng của bộ máy tra cứu ừong
thời đại CNTT, nhằm tìm hiểu thực trạng bộ máy tra cứu tin, rút ra nhận xét và
những giải pháp góp phàn nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu tin nói riêng và
công tác thông tin thư viện ở trường Đại học Chính tậ nói chung, em đã lựa chọn
đề tài:
u
Khảo sát bộ máy tra cứu tín tại thư viện trường Đại học Chính trị” làm đề
tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Đề tài khảo sát bộ máy tra cứu tin trong các cơ quan TT - TV đã được
nhiều tác giả quan tâm. Tuy nhiên, mỗi tác giả lại đưa ra những hướng giải quyết
khác nhau. Một số khóa luận điển hình như:
- Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự,
Nguyễn Thị Việt (2005)
- Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của trường Đại học Giao Thông Vận Tải,
Phạm Thị Linh (2006)
- Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tin của trung tâm thông tin Khoa
học Công An thuộc viện chiến lược và Khoa học Công An, Nguyễn Thị

Bằng sự cố gắng hết mình, vận dụng những kiến thức đã học và hiểu biết
thực tế trong quá trình khảo sát ở thư viện trường Đại học Chính trị để hoàn thành
khóa luận tập trung vào các điểm sau:
- về lý luận: Làm sáng tỏ tàm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin
- về thực tiễn: Nêu lên các giải pháp đề tài đề xuất có thể sử dụng nhằm
hoàn thiện bộ máy ừa cứu thông tin tại thư viện trường Đại học Chính trị
7. Bố cuc khóa luân
• •
Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục thì khóa luận
bao gồm có 3 chương:
7
Chương 1: Khái quát chung về thư viện trường Đại học Chính trị Chương 2:
Hiện trạng bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường Đại học Chính trị Chương 3:
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy ừa cứu tin tại thư viện trường Đại
học Chính trị.
KẾT LUẬN PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT
CHUNG VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HỌC CHÍNH TRỊ ■ ■ •
1.1Khái quát về trường Đại học Chính trị
Là một ngôi trường quân đội, Trường Đại học Chính trị có bề dày lịch sử
khá lâu đời. Từ khi mới được thành lập, trường có tên là Trường Sĩ quan Chính
trị. Trường Đại học Chính trị đang từng bước phát triển trở thành ngôi trường
quân đội kiểu mẫu ừong cả nước .
Ngày 30/4/1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất,
nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc đã đặt ra yêu càu xây dựng quân đội Nhân
dân cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, từng bước phát triển theo hướng hiện đại.
Ngày 14/01/1976, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quyết định số 18/ QĐ -
QP thành lập Trường Sĩ quan Chính trị. Thành lập trường Sĩ quan Chính ừị có

Trong suốt hai mươi năm xây dựng, chiến đấu và trưởng thành (1976-
1995) Trường Sĩ quan Chính ừị - Quân sự đã đoàn kết, nỗ lực cố gắng để hoàn
thành tốt nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước, Quân đội giao phó. Trường vinh dự
được Nhà nước và Quân đội trao tặng nhiều phàn thưởng cao quý như: Huân
chương Quân công hạng Nhất, hạng Nhì; Huân chương chiến công hạng Hai và
nhiều giấy khen, bằng khen, cờ thi đua, Sau hai mươi năm hoạt động với nhiều
thành tích chiến đấu, tháng 11/1995, Trường Sĩ quan Chính ừị
- Quân sự họp nhất với Học viện Chính ừị - Quân sự theo quyết định số 867
ngày 08/08/1995 của Bộ Quốc phòng.
Trải qua hơn 12 năm trong đội hình Học viện Chính trị - Quân sự, ngày 22
tháng 5 năm 2008, Trường tách ra hoạt động riêng, lấy tên là trường Sĩ quan
Chính trị. Một nhà trường vừa mới tái thành lập sẽ không ừánh khỏi những khó
9
khăn ở mọi phương diện. Tuy nhiên, với tinh thần ừách nhiệm cao, dám nghĩ,
dám làm, với tác phong và tính quyết đoán, Nhà trường đã nhanh chóng nâng cao
được chất lượng dạy và học. Từ năm 2008 - 2009, Nhà trường có 100% học viên
đạt yêu cầu trở lên, trong đó có nhiều học viên đạt thành tích khá, giỏi. Các
phong trào thi đua, dạy tốt học tốt, phong trào thể dục thể thao, diễn ra sôi nổi
nhằm chào mừng những ngày lễ lớn của dân tộc. Công tác hậu cần luôn luôn
được quan tâm nhằm chăm lo tới đời sống tỉnh thần cho học viên. Với thành tích
đó, Nhà trường vinh dự được Bộ trưởng Bộ Quốc phòng tặng cờ thi đua năm
2009.
Ngày 23/12/2010, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 2344/ QĐ
- TT về thảnh lập Trường Đại học Chính trị trên cơ sở nâng cấp Trường Sĩ
quan Chính trị, trực thuộc Bộ Quốc phòng. Đây là quyết định mang tính
chất quyết định về vị thế của Nhà trường trong hệ thống giáo dục và đào
tạo quân đội cũng như hệ thống giáo dục đào tạo quốc dân.
Trải qua hơn 36 năm (12/01/1976 - 14/01/2012) hoạt động. Trường Đại
học Chính trị luôn đoàn kết, tích cực, chủ động, sáng tạo khắc phục mọi khỏ
khăn, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng và Nhân dân giao phó. Nhà trường trở

Thư viện nằm tại một tòa nhà 2 tàng với khuôn viên rộng, thuộc tòa nhà
S51, nằm ở vị trí trung tâm ừong Trường Đại học Chính trị. Tầng một gồm có 2
phòng: Phòng Mượn, phòng Giáo trình. Tầng hai gồm các phòng: Phòng làm việc
của chỉ huy Ban, phòng Nghiệp vụ, phòng Đọc tổng hợp, phòng Tài liệu Mật,
phòng máy chủ, phòng đọc điện tử. Đe từng bước đáp ứng yêu cầu của người
dùng tin, cơ sở vật chất của Thư viện đã được trang bị và nâng cấp với những
trang thiết bị hiện đại như: Máy chủ, máy trạm, máy Scanner, máy in mã vạch,
máy chiếu, video Thư viện điện tử với khoảng 40 máy trạm. Ngày 23 tháng 3
năm 2009, sau khi triển khai thành công dự án Thư viện điện tử giai đoạn 1 thì
Thư viện điện tử chính thức được khai trương và đưa vào phục vụ.
Trong tháng 4 năm 2012, Thư viện được ừang bị lại hầu hết giá sách mới
tại phòng Mượn, phòng Đọc. Các giá sách mới được Thư viện bổ sung đã tạo
điều kiện hơn ừong vấn đề tổ chức và bảo quản tài liệu trong kho. Từ đó, chất
1
1
lượng phục vụ bạn đọc được thay đổi nhiều.
Nhìn chung, Thư viện trường Đại học Chính trị đang từng bước khẳng
định mình trong hệ thống thư viện nước nhà. Với sự quan tâm sâu sắc của các
cấp lãnh đạo, Thư viện đã, đang và sẽ có những bước chuyển mình tích cực, xứng
đáng là giảng đường thứ hai trong Nhà trường.
1.3Chức năng, nhiêm vu và cơ cấu tổ chức của Thư viên Đai hoc Chính
trí
07 • • • • • •
1.3.1 Chức năng
Với vai ừò là một bộ phận cung cấp cũng như cập nhật thông tin thường
xuyên, liên tục, Thư viện đảm nhiệm những chức năng riêng của mình, mang đặc
thù của một Thư viện Quân đội. Một số chức năng chính của Thư viện:
+ Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường lãnh đạo, chỉ đạo
hoạt động TT - TV ở Nhà trường.
+ Quản lý nhà nước về TT - TV cho cán bộ, giảng viên, học viên, chiến sĩ,

tin học cho cán bộ, nhân viên thư viện để phát triển nguồn nhân lực có
chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Thông tin - Thư viện.
> Tổ chức quản lý cán bộ, nhân viên và tài sản theo phân cấp; bảo quản,
kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của
Thư viện; tiến hành thanh lọc các loại sách, tài liệu không còn giá trị về
nội dung theo quy định.
> Thực hiện báo cáo tình ừạng hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi
có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền.
> Xử lý, biên tập, tích hợp thông tin tư liệu, xây dựng ngân hàng CSDL.
> Tổng thuật, lược thuật tài liệu, tư liệu.
1.3.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
Ban Thông tin Khoa học Quân sự bao gồm 2 bộ phận: Bộ phận thư viện và
Bộ phận thông tin:
Bộ phận thư viện:
1
3
- Lãnh đạo chỉ huy: 1 Trưởng ban
- Phòng đọc tổng họp (hơn 50 chỗ ngồi dành cho NDT)
- Phòng mượn giáo trình
- Phòng mượn tài liệu mật
- Phòng mượn tài liệu tham khảo Bộ
phận Thông tin có:
- Phòng đọc điện tử và Internet (52 máy tính)
1
4
• Phòng chỉ
huy:
Là phòng chịu ừách nhiệm quản lý bộ phận thư viện và bộ phận thông tin, chỉ
đạo toàn bộ hoạt động của thư viện, xây dựng cũng như đề xuất phương
hướng hoạt động cho thư viện.

quân sự hay các tài liệu chỉ lưu hành nội bộ. Vì vậy, những tài liệu này khi mượn
ừả phải tuân theo những quy định rất nghiêm ngặt mà Nhà trường đề ra.
• Phòng Đọc: gồm phòng Đọc tổng họp và phòng Đọc điện tử.
- Phòng Đọc tổng hợp: phục vụ bạn đọc tại chỗ, là nơi có vốn tài liệu phong
phú và đa dạng nhất. Đặc biệt còn có những loại sách, báo và tạp chí được
lưu giữ từ những năm 1951, có những loại được đóng bìa cứng nhằm bảo
quản và sử dụng lâu dài như: Báo nhân dân, Báo Quân đội nhân dân, Tạp
chí cộng sản, Tạp chí Quốc phòng toàn dân, Sách tại phòng Đọc chủ
yếu là các tài liệu quân sự, lịch sử, công tác Đảng, công tác chính trị.
Ngoài ra còn có các sách triết học, y học, văn hóa, thể dục thể thao, Khổ
sách rất đa dạng, ngoài khổ sách vừa, còn có những khổ sách lớn trên
24cm. Lưu giữ tại phòng Đọc còn có những tài liệu trưng bày rất có giá ừị
lịch sử, nhất là sách kỉnh điển của các nhà lãnh tụ lớn như: C.Mác,
Ph.Ăngghen, Lênin, Hồ Chí Minh,
- Phòng Đọc điện tử: được tổ chức theo kiểu kho mở để phục vụ cho công
tác học tập và nghiên cứu của cán bộ học viên trong nhà trường. Ngoài ra,
1
6
với trang thiết bị nghe nhìn, người dùng tin có thể yêu cầu và được phục
vụ các loại băng ghi âm, ghi hình, đĩa CD - ROM do cơ quan thông tin thu
thập được. Người dùng tin tại phòng Đọc điện tử thường tra cứu tin qua
kho tài liệu ừa cứu. Do được tổ chức theo kiểu kho mở nên người dùng tin
ít sử dụng hệ thống mục lục mà thường tự tìm tài liệu hoặc hỏi thủ thư.
Đôi ngũ cán bô:
Hiện tại đội ngũ cán bộ của thư viện gồm 14 người ừong đó: 1 Trưởng ban
thư viện còn lại là 13 cán bộ, công nhân viên được chia ở các phòng (2 phòng
đọc, 1 phòng tài liệu mật, 3 phòng mượn, 1 phòng giáo trình, 2 phòng Internet).
Đa số các cán bộ ở đây đều tốt nghiệp ngành TT - TV nên nắm bắt và vận
dụng kịp thời kiến thức của ngành. Bên cạnh đó lãnh đạo thư viện cũng luôn quan
tâm đến việc bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ thư viện (mở các lớp và

thể dục thể thao,
Đe đáp ứng kịp thời nhu cầu của bạn đọc, Nhà trường có tiến hành biên
soạn sách phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập, giảng dạy của công nhân
viên trong trường.
Nguồn tài liệu in ấn của Thư viện có rất nhiều tài liệu có giá trị, đó là
những tài liệu đã được xuất bản từ lâu hoặc những bản chép tay có giá trị lịch sử.
Nguồn tài liệu này chính là tài sản quý giá của Thư viện.
Nguồn tài liệu điện tử:
Cùng với nguồn tài liệu in ấn, nguồn tài liệu điện tử cũng giữ một vị trí
quan trọng, góp phần làm phong phú nguồn tin cũng như bộ máy tra cứu của Thư
viện.
Với sự ứng dụng của CNTT vào quản lý hoạt động TT - TV, dạng tài liệu
điện tử đang được quan tâm và ngày càng phát triển. Việc tiếp cận nguồn tài liệu
được mở rộng nhờ nhiều nguồn thông tin hỗ ừợ khác nhau. Tài liệu điện tử của
Thư viện hiện nay có thể được chia thảnh hai nhóm chính:
- Các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục và toàn văn, tư liệu
1
8
- Các CD - ROM (đĩa hình, đĩa ghi âm)
Tổng số tài liệu điện tử bao gồm:
- CD - ROM: hơn 600 đĩa
- CSDL thư mục: 24.000 biểu ghi thư mục
- Tài liệu số hóa: 576 tên sách (tương đương 208.568 trang tài liệu)
Với việc tiếp nhận dự án Thư viện số dùng chung ừong Bộ Quốc
phòng, hiện nay Nhà trường đã số hóa được gần 208.568 trang tài liệu gồm: Kinh
điển C.Mác - Ph.Ăngghen toàn tập, luận văn luận án, công trình khoa học, giáo
trình giáo khoa
Nguồn tài liệu điện tử có nhiều băng video do trung tâm Công Nghệ Môi
Trường - Bộ Quốc phòng sản xuất, phản ánh nhiều nội dung về tình hình chính
trị, an ninh trật tự thế giới và khu vực, đặc biệt là các tài liệu về các cuộc xung

Nhóm 2: Nhóm NDT là nhóm những người làm công tác nghiên cứu,
giảng dạy.
Nhóm này chiếm 20,0%, gồm những cán bộ nghiên cứu, những người
tham gia các đề tài nghiên cứu ở cấp Nhà nước, cấp Bộ đến cấp cơ sở Công
việc nghiên cứu, giảng dạy cũng như các đề tài, dự án đòi hỏi các nhà khoa học
phải chủ động tìm tòi thông tin cần thiết, cập nhật tại các thư viện. Vì thế họ cần
nhiều thời gian để đọc tài liệu. Họ thường quan tâm đến những tài liệu chuyên
sâu về một chuyên ngành khoa học nào đó ở diện hẹp nhưng có giá trị nghiên cứu
thực sự, các phương pháp luận mới
Dạng tài liệu “xám” được đa số người dùng tin ở nhóm này quan tâm, các
công trình nghiên cứu, báo cáo khoa học thông tin chuyên đề, các hội thảo khoa
học. Họ thường sử dụng chủ yếu là sách, tạp chí, tư liệu, các thông tin chuyên đề,
tài liệu dịch, thông tin trên Internet Các tài liệu này giúp họ nắm bắt được tình
hình nghiên cứu trong, ngoài nước và lựa chọn, khai thác thông tin nhanh chóng
và thuận tiện.
Nhóm 3: Nhóm học viên
2
0
Đây là lực lượng bạn đọc đông đảo nhất chiếm 72%. NDT thuộc nhóm này
cần thông tin và tài liệu phục vụ cho việc học tập và làm luận văn tốt nghiệp.
Thông tin họ cần thường là thông tin mang tính chất rộng và không quá chuyên
sâu, đó là những kiến thức khái quát về các ngành khoa học. Họ quan tâm đến tài
liệu mới và tài liệu hồi cố. Nhu càu tin của nhóm đối tượng này đa dạng, tài liệu
giải trí, thơ, tiểu thuyết Do chưa quen với việc sử dụng thư viện nên họ thường
bỡ ngỡ trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin. Vì thế, cán bộ thư viện cần chú
ý hướng dẫn họ về vốn sách và các nguồn lực thông tin của thư viện, cách sử
dụng hệ thống mục lục thư viện các tài liệu tra cứu và phương pháp tìm tin ừên
máy tính
CHƯƠNG 2 HIỆN TRẠNG Bộ MÁY TRA cứu TIN TẠI THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ

giúp cho người dùng tin ưa tìm, chọn lọc và thu thập những tài liệu nhằm đáp ứng
nhu cầu sử dụng thông tin của người dùng tin.
+ Giúp người dùng tin đọc sách và sử dụng thư viện có hiệu quả hơn.
Bộ máy tra cứu tin không thể thiếu ở bất kỳ một cơ quan thông tin thư viện
nào. Tất cả các loại hình thư viện (thư viện lớn, nhỏ, thư viện cấp tỉnh, huyện, thị
xã ). Nếu hoàn thiện bộ máy ừa cứu tin sẽ đem lại được hiệu quả hơn, đáp ứng
nhu càu đa dạng của bạn đọc. Đây là nguồn tri thức vô tận, là chìa khóa vạn năng
giúp bạn đọc thỏa sức tìm kiếm mở cánh cửa tri thức của nhân loại.
2.1.2 Vai trò, tác dụng và chức năng của bộ máy tra cứu tin
Hiện nay trong hoàn cảnh thế giới đang bùng nổ thông tin, số lượng thông
tin ngày càng trở nên phong phú, kéo theo đó là số lượng ngày càng tăng nhanh
chóng. Nếu bộ máy tra cứu thông tin không hoàn chỉnh thì không thể phát huy hết
tác dụng của tài liệu và việc kiểm soát tài liệu của cán bộ cũng ừở nên khó khăn
hơn.
Như chúng ta đã biết, tất cả những hoạt động của thư viện đều nhằm mục
đích phục vụ bạn đọc. Xây dựng bộ máy tra cứu thông tin cũng trong mục đích
đó. Và vai trò chính của bộ máy ưa cứu tin được thể hiện:
- Là phương tiện tìm kiếm tài liệu của bạn đọc vì bộ máy ưa cứu thông tin
2
2
với các thành phần của nó là phản ánh tất cả các tài liệu của thư viện cũng
như ngoài thư viện như: hệ thống mục lục truyền thống, CSDL tích hợp
đều phục vụ cho mục đích cuối cùng là phục vụ bạn đọc có hiệu quả nhất.
- Là chìa khóa hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ tiếp
cận kho tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất, từ đó bạn đọc có thể tra cứu
được thông tin mà họ cần.
- Đảm bảo thông tin cho người dùng một cách hiệu quả và chính xác. Không
chỉ có vai trò đối với bạn đọc mà đối với cán bộ thư viện bộ máy tra cứu
thông tin cũng có vai trò to lớn.
2