Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động lớn
đến công cuộc phát triển đất nước trên nhiều lĩnh vực như kinh tế, văn hóa xã
hội đã đem lại hiệu quả to lớn.
Hiện nay các nước trên thế giới đã sử dụng Công nghệ thông tin và có
những đầu tư lớn cho công cuộc phát triển kinh tế xã hội, đổi mới nâng cao
dân trí về công nghệ thông tin và đào tạo nguồn nhân lực để có chất lượng
cao. Đảng và Nhà nước đã xác định rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của Công
nghệ Thông tin, yêu cầu đẩy mạnh của ứng dụng Công nghệ Thông tin, một
cách phổ biến và sáng tạo, tiết kiệm chống lãng phí nắm vững tri thức khoa
học công nghệ để đem lại tiết kiệm có hiệu quả một cách to lớn.
Trong quá trình công tác tại Trường trung cấp Kinh tế Bình Dương, nói
riêng và các cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung là những đơn vị sử dụng
kinh phí ngân sách nhà nước cấp. Nhà trường hoạt động sử dụng ngân sách
theo đúng quy định của sở tài chính theo loại, khoản, hạng, mục. Không dừng
ở đó bộ phận kế toán đã cụ thể hóa một số nội dung vào “Quy chế chỉ tiêu nội
bộ” để tiết kiệm chi phí.
- Từ lí do trên, tôi xin trình bày “Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm
chi phí điện thoại cố định tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương”.

Người viết: Đào Minh Dinh

Trang 1


Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

2. Mục đích và phạm vi nghiên cứu.

định tại Trường Trung cấp kinh tế Bình Dương.
5. Phương pháp nghiên cứu.
- Trong đề tài này, tôi sử dụng tổng đài điện thoại (Panasonic KXTES824 - 6 trung kế 24 máy lẻ) và kết hợp với diễn giải mô hình để cụ thể
hoá của việc lắp đặt và sử dụng tổng đài điện thoại tại Trường trung cấp Kinh
tế Bình Dương.
- Phương pháp quan sát, điều tra cơ bản và thiết kế.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn.
- Đề tài này đóng góp cho nguồn tư liệu của việc trang bị và sử dụng cơ
sở vật chất tại đơn vị Trường Trung cấp kinh tế Bình Dương.
- Góp phần sử dụng và quản lý tiền vốn ngày càng có hiệu quả hơn trên
cơ sở tiết kiệm chi phí.

Người viết: Đào Minh Dinh

Trang 3


Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

Phần I
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào dạy học và công tác quản lý là
công việc khó khăn lâu dài, đòi hỏi rất nhiều điều kiện về cơ sở vật chất tài
chính và năng lực của cán bộ, công nhân viên và giáo viên. Mặt khác, nó
mang lại hiệu quả cao cho việc tiết kiệm chi phí trong quá trình quản lý tài
chính . Do đó, để việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin
trong dạy học và công tác quản lý nhất là quản lý tài chính trong đơn vị là
việc rất cần thiết.
Trong quá trình sử dụng tiền vốn vào việc mua sắm Tài sản trang thiết bị
cơ sở vật chất của đơn vị. Nó đòi hỏi nhà quản lý suy nghĩ, cân nhắc việc sử

lại hiệu quả nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng tiền vốn, hiệu quả quản
lý tài chính trong đơn vị.
- Hiện tôi đang công tác bộ phận quản trị tại Trường Trung cấp Kinh tế
Bình Dương, tôi nhận thấy việc chi phí chi cho sử dụng điện thoại với một
khoản chi khá lớn. Trong đề tài này, tôi không có điều kiện thời gian để trình
bày hệ thống điện thoại mà chủ yếu trình bày “Thực trạng và giải pháp nhằm
tiết kiệm chi phí điện thoại cố định tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình
Dương”.

Người viết: Đào Minh Dinh

Trang 5


Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

Phần II
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
1. Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng điện
thoại cố định tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương.
1.1. Vài nét về Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương.
- Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương tiền thân là trường Sơ cấp Tài
chính Sông Bé được thành lập vào năm 1977, trực thuộc Sở Tài chính Sông
Bé. Trường tồn tại và phát triển đến nay trên 38 năm.
- Trường Trung cấp Kinh tế là cơ sở giáo dục và đạo tạo trung cấp
chuyên nghiệp. Trường có nhiệm vụ và chức năng đào tạo theo quy định của
Bộ giáo dục - Đào tạo. Trường đào tạo cán bộ tài chính cho tỉnh và các tỉnh
lân cận.
- Trường liên kết đào tạo với trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí
Minh, phối hợp đào tạo liên thông từ trung cấp lên Đại học với trường Đại

dung phương pháp sử dụng tổng đài điện thoại và tiết kiệm chi phí.

Người viết: Đào Minh Dinh

Trang 7


Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

- Tôi nhận thấy rằng chi phí sử dụng điện thoại với mức hàng tháng
tương đối lớn. Theo quy chế chỉ tiêu nội bộ ước tính năm học 2013 - 2014.
SỐ THUÊ BAO ĐANG SỬ DỤNG TẠI TRƯỜNG
STT

TÊN PHÒNG

SỐ LƯỢNG
THUÊ BAO

01

Phòng Hiệu trưởng

0650.3512.075

02

Phòng Hiệu phó

0650.3560.608


08

Trung tâm ngoại ngữ tin học

0650.3560.056

09

Khoa Tài chính kế toán

0650.3560.028

10

Khoa Cơ sở

0650.3560.607

11

Khoa Du lịch - Khách sạn

0650.3514.703

12

Ban Quản lý ký túc xá

0650.3560.020

308.000 đồng/tháng x 12 tháng = 3.696.000đồng /năm
Mức chi hàng năm cho tiền thê bao với số lượng thuê bao quá nhiều.
Giải pháp lắp đặt tổng đài điện thoại Panasonic KX-TES824 – 6 chỉ sử
dụng 02 đến 03 số thuê bao là đủ .
Ví dụ:
03 thuê bao x 22.000 đồng/tháng = 66.000 đồng/tháng
Vậy một năm chi trả cho tiền thuê bao là:
66.000 đồng/tháng x 12 tháng = 792.000đồng /năm
Kết quả tiết kiệm được khi sử dụng tổng đài điện thoại là:
Số tiền chi trả thuê bao hàng năm khi chưa sử dụng tổng đài điện thoại
là: 3.696.000đồng /năm.
Số tiền chi trả thuê bao hàng năm khi đã sử dụng tổng đài điện thoại là:
792.000đồng /năm
Số tiền sau khi sử dụng tổng đài điện thoại ta tiết kiệm chi phí cho thuê
bao là:
3.696.000đồng /năm - 792.000đồng /năm = 2.904.000 số tiền tiết kiệm chi
được
2. Một số thuận lợi và khó khăn khi thực hiện.
2.1. Thuận lợi.
- Mô hình điện thoại đang sử dụng tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình
Dương về tất cả các phòng ban đang sử dụng điện thoại cố định, mỗi phòng

Người viết: Đào Minh Dinh

Trang 9


Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

ban hiện đang trang bị một máy điện thoại cố. Tận dụng lại các máy bàn đang

- Thiết lập cho cán bộ, giáo viên 01 mã riêng để quản lý người sử dụng,
quản lý cuộc gọi.

Người viết: Đào Minh Dinh

Trang 11


Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

3.2. Sơ đồ tổng đài điện thoại
Hiệu Trưởng

Phó Hiệu Trường

(máy 01)

(máy 02)

Khoa TCKT (máy 12)

Cổng thuê bao vào (01)

Văn phòng K.TCKT (máy 13)

Cổng thuê bao vào (02)

Khoa Cơ sở + VHPT(máy 14)

TỔNG

Văn thư ( máy 09)

Văn phòng đoàn (Máy 22)

Y tế học đường (máy 10)

(máy 23)

Người viết: Đào Minh Dinh

(máy 24)

Thư viện (máy 11)

Trang 12


Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

- Tình hình thực tế khi sử dụng tổng đài điện thoại:
- Tổng đài điện thoại này được thiết lập theo yêu cầu của người sử dụng.
Ví dụ: Hiện tổng đài điện thoại sử dụng 3 thuê bao đầu vào.
- Lập trình tổng đài điện thoại sử dụng được 24 máy lẻ; cách làm khá đơn
giản. Mở mã bảo vệ rồi thiết lập lại rất đơn giản.
- Cách thiết lập; Tất cả các máy lẻ điện thoại nói chuyện liên lạc với nhau
hoàn toàn không tốn phí cước gọi. như Hiệu Trưởng trao đổi với phòng Tổ
chức hành chính chỉ cần; bấm số 07 là liên hệ được phòng tổ chức hành chính
trong thời gian trao đổi hoàn toàn độc lập không máy lẻ nào có thể nghe được,
không tốn phí điện thoại rất tiện lợi cho việc trao đổi với nhau.
- Thiết lập được lời chào khi có người điện thoại tới cơ quan.

VD: Mã số của giáo viên A chỉ được điện thoại trong nước không điện
được điện thoại quốc tế.
- Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn
làm việc.
VD: Khi co khách liên hệ phòng Tổ chức hành chính nhưng không phải là
phòng tổ chức mà muốn gặp là phòng đào tạo thì phòng tổ chức bấm chuyển
sang phòng đào tạo rất tiện lợi và đơn giản.
4. Hiệu quả đạt được
- Qua quá trình vận dụng thiết bị tổng đài điện thoại đã nêu trên, tôi nhận
thấy tiết kiệm được một khoản chi phí tương đối khá lớn.
- Thao tác sử dụng rất đơn giản. Tất cả các cán bộ, giáo viên, đều sử dụng
thành thạo.
- Sau đây, tôi xin trình bày chi tiết và mức chi cho tường máy điện thoại
thuê bao, cụ thể là;
- Quản lý được người sử dụng điện thoại một cách khá tốt để mang lại hiệu
quả kinh tế cao. Cũng như trong qui chê chỉ tiêu nội bộ năm học 2014-2015
Người viết: Đào Minh Dinh

Trang 14


Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

điện thoại của bảo vệ định mức là 50.000 đồng Ban giám hiệu và các phòng
ban 100.000 đồng. Sau khi sử dụng tổng đài điện thoại thì việc coi định mức
đủ thiếu, thừa là một công việc đơn giãn không còn phải bân phân như trước
đây khi chưa sử dụng tổng đài điện thoại. Ban giám hiệu chỉ nhập mã và mở
nhật ký của các phòng ban thì biết kết quả của từng phòng ban và từng can bộ
công nhân viên sử dụng điện thoại trong tháng là bao nhiêu.
- Quản lý chi phí: Dùng mã số người dùng để quản lý chi tiết cuộc gọi của

- Sáng kiến kinh nghiệm góp một phần vào việc quản lý tài chính ở đơn vị
giúp cho lãnh đạo có nhiều thời gian và biện pháp nghiên cứu các vấn đề
chuyên môn khác.
- Có thể áp dụng cho tất cả các cơ quan hành chính sự nghiệp và doanh
nghiệp để mang lại hiệu quả kinh tế tốt hơn.
Người viết: Đào Minh Dinh

Trang 16


Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định ….

- Cán bộ nhân viên và giáo viên có tinh thần trách nhiệm trong việc sử
dụng điện thoại một cách có hiệu quả hơn trong công tác để đem lại lợi ít kinh
tế cao.
2. Kiến nghị
Với đề tài mà tôi trình bày trên vẫn còn nhiều mặt hạn chế, còn nhiều yếu
tố khách quan và chủ quan, nhưng kết quả đạt được mang tính thực tiễn cao:
Phản ánh rõ tính trực quan, giúp cho việc quản lý và sử dụng điện thoại cố
định tiết kiệm và mang lại lợi ích kinh tế cao hơn.
- Nhà trường cần phải lắp đặt một tổng đài điện thoại để tiết kiệm chi phí
sử dụng điện thoại cố định một cách có hiệu quả cao và có phương pháp quản
lý tốt hơn.
- Giảm bớt số điện thoại thuê bao cố định nhằm mục đích giảm chi phí
đóng tiền thuê bao hàng tháng cho từng thuê bao.
- Tôi mạnh dạn trình bày sáng kiến kinh nghiệm này để phục vụ cho công
việc trong cơ quan. Rất mong được sự đóng góp của các đồng nghiệp để ngày
càng hoàn thiện và đạt hiệu quả cao hơn trong nhà trường cũng như trong
công tác quản lý của ban lãnh đạo.


.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................

Người viết: Đào Minh Dinh

Trang 19