Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
phần I : VấN Đề QUảN Lý bán hàng HIệN NAY Và
GIảI PHáP
I. Công nghệ thông tin và vấn đề quản lý bán hàng
Lần đầu tiên, tất cả mọi loại thông tin số liệu, âm thanh, hình ảnh có
thể đợc đa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ một máy tính nào cũng có thể lu trữ, xử
lý và gửi chuyển tiếp cho nhiều ngời. Trong thời đại kỹ thuật số, sự kết nối có
nghĩa rộng hơn nhiều so với việc kết nối một vài ngời với nhau. Internet tạo ra
một không gian toàn cầu cho việc chia sẻ, phối hợp và thơng mại hoá thông tin.
Xã hội loài ngời đang trải qua thời kì sôi động nhất của lịch sử phát triển , thời kì
của đổi mới, phát triển và hội nhập. Cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa
học kỹ thuật và sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn tới thay đổi sâu sắc trong
lĩnh vực kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội. Đó là việc ứng dụng tin học và các
thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác quản lí, xã hội. Đó là các chơng
trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, kế toán tự động, quản lý đất đai, quản lý
dự án,... Việc sử dụng các chơng trình này cho thấy hiệu quả to lớn, mang lại hiệu
suất cao trong công tác quản lí. Đồng thời cũng giúp cho các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp, tiếp cận với các công nghệ thông tin hiện đại nh tự động hoá văn
phòng, điều khiển tự động v.v...tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao năng
suất và chất lợng của công việc.
Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng và
ngày càng không thể thiếu đối vói mỗi doanh nghiệp. Việc lu trữ các văn bản,
thông tin... trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kém
nếu lu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn và
mất thời gian. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm đợc chi phí lu trữ
thông tin về mặt thời gian và tiền bạc.
Thực tế đối với việc quản lý bán hàng thì việc quản lý lợng hàng bán ra,
nhập vào, thống kê lợi nhuận , thống kê tồn kho, quản lý hàng bán... sẽ trở nên
rất phức tạp do có quá nhiều mặt hàng khác nhau. Vì vậy việc áp dụng tin học
vào công việc quản lý bán hàng sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích
sau:

Xử lí số liệu
Kết xuất báo cáo
3. Khả năng áp dụng và vị trí của đề tài.
Chơng trình có khả năng áp dụng cho các trung tâm thơng mại vừa và nhỏ
Chơng trình có khả năng nhập vào các hoá đơn và in ra các hoá đơn, kết xuất
nhanh các báo cáo:
Báo cáo tồn kho
Báo cáo lợi nhuận
Báo cáo doanh thu từng gian hàng
....
4. Phơng án và giải pháp để thực hiện đề tài.
4.1 Phơng pháp tổng hợp số liệu.
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận của chơng
trình nhng phải đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây
dựng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm : Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo từng
giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
- 2 -
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Nh ợc điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần
thiết.
4.2 Phơng pháp phân tích số liệu
Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống hoàn
chỉnh sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc
cho chơng trình đó.
Ưu điểm : Phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập các mảng làm
việc một cách thủ công.
Nh ợc điểm : Hệ thống chỉ hoạt động khi đa vào đồng thời toàn bộ các
mảng này vào sử dụng.
4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích

- 3 -
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Ngoài ra, ngôn ngữ Visual Basic còn có các u điểm vợt trội so với các ngôn
ngữ lập trình khác nh sau:
* Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nên khi thiết kế ta
có thể nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chơng trình thực
hiện. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để sử dụng thiết kế những ứng dụng có
giao diện rất đẹp tạo cảm giác gần gũi , dễ hiểu, dễ sử dụng cho ngời dùng.
* Việc xây dựng, thiết kế chơng trình có thể xác định đợc thời gian cần thiết
để thực hiên vì đợc thiết kế theo từng module, đảm bảo cho yêu cầu xây dựng ch-
ơng trình trong thời gian ngắn đáp ứng kịp thời nhu cầu về tiến độ.
* Dễ thực hiện , dễ bảo trì và phát triển trong tơng lai.
Hệ quản trị cơ sơ dữ liệu Microsoft Access là hệ quản trị dữ liệu đợc dụng
phổ biến và thông dụng nhất hiện nay nó cho phép tạo lập và lu trũ dữ liệu ở qui
mô lớn. Dễ tra cứu bảo trì. Đặc biệt với các th viện liên kết động với đặc tính mở
của nó thông qua ADO và ADOBC .Access cho phép làm việc với nhiều ngôn
ngữ lập trình thông dụng và mạnh nhất hiện nay.
4.5 Giải pháp về phần cứng để thực hiện chơng trình.
CPU Pentium II trở lên.
Màn hình VGA.
Chuột.
64 Mb RAM.
300 Mb đĩa cứng còn trống
Phần II : Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý
bán hàng
I. Phân tích hệ thống thông tin quản lý.
1. Sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ luông thông tin (IFD), sơ đồ luông dữ liệu(DFD)
1.1. Sơ đồ ngữ cảnh.
1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
- 4 -

3.0
CËp nhËt danh
môc KH
Danh môc hang hãa
Danh muc KH
3.0
CËp nhËt danh
môc KH
3.0
CËp nhËt danh
môc KH
b1
c2
a1
a4
a5
a3
a2
c1
c5
c4
d1
e2
e2
f2
f2
f3
f1e3
e1 f3
c3

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
o f2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập
xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất, tình hình thu chi từ kho dữ
liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và cuối kỳ.
o f3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ.
1.3 sơ đồ quan hệ giữa các thực thể
: Quan hệ 1 n
Danh mục khách hàng có thể là khách hàng mua hoặc nhà cung cấp do có
nhiều trờng giống nhau nên ta có thể dùng một thực thể hay hai thực thể.
Phiếu nhập kho và xuất kho có thể dùng chung một thực thể.
Phiếu thu chi gần nh trùng nhau về các tông tin nên ta có thể sử dụng một
thực thể.
2 . Chuẩn hoá dữ liệu xác định các thực thể
Chuẩn hoá từ phiếu nhập xuất kho ban đầu:
Phiếu nhập xuất kho Chuẩn dạng 1 Chuẩn dạng 2 Chuẩn dạng 3
- 7 -
Danh mục
khách hàng
Danh mục
Hàng hoá
Chi tiết dm
Hàng hoá
Phiếu nhập
xuất kho
Danh mục
tài khoản
Phiếu thu
chi
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Mã số phiếu

Mã số phiếu thu chi
Tên khách hàng
Địa chỉ
Nợ đầu kỳ
Mã hàng
Tên hàng
Quy cách
Đơn vị tính
Đơn gía bán
Số lợng tồn
Tg tồn
Mã số phiếu
Mã khách hàng
Ngày
Lý do
Phí
Mã số phiếu
Mã hàng
Số lợng
đơn giá
thành tiền
Mã khách hàng
Mã số phiếu thu chi
Tên khách hang
Địa chỉ
Nợ đầu kỳ
Mã hàng
Tên hàng
Quy cách
Đơn vị tính

Hợp lý , nghĩa là phải đủ dùng và không thừa;
Truy nhập thuận lợi, nghĩa là tim kiếm, cập nhật , bổ xung và loại
bỏ các thông tin sao cho nhanh chóng và tiện dùng.
ở giai đoạn phân tích, ta đã nghiên cứu dữ liệu theo tiêu chí hợp lý(đủ và
không thừa). Kết quả là đã thành lập đợc lợc đồ luồng dữ liệu và đã chuẩn
hoá dữ liệu qua 3 bớc chuẩn hoá . Sang giai đoạn này, ta phải biến đổi lợc đồ
khái niệm nói trên thành lợc đồ vật lý, tức là một cấu trúc lu trữ thực sự của
dữ liệu trong bộ nhớ ngoài. Cờu trúc này thờng đợc lựa chọn trong số các
dạng sau:
Các tệp tuần tự.
Các tệp tuần tự có chỉ dẫn.
Các tệp trực truy,
- 9 -
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Các tệp đảo ngợc
Các bảng băm
Các mạng sử dụng con trỏ
Các cây
Các quan hệ
Thông qua các lý do trên ta tách việc thiết kế dc liẹu thành hai bớc:
Thiết kế lợc đồ lôgic của dữ liệu
Thành lập lợc đồ vật lý của dữ liệu
1.1 Thành lập lợc đồ lôgic
Lợc đồ bán hàng:
Lợc đồ mua hàng:
1.2 Thành lập lợc đồ vật lý
- 10 -
Ma_KH
Ten_KH
Dien_thoai

Dien_thoai
Dia_chi
Loai_hang
Ma_NCC
Ten_NCC
Dien_thoai
Dia_chi
Loai_hang
Ma_HDN
Ngay_Nhap
Nguoi_Nhap
Nha_CC
Ma_HDN
Ngay_Nhap
Nguoi_Nhap
Nha_CC
Ma_HDB
Ma_hang
Gia
So_luong
Chiet_khau
Ma_HDB
Ma_hang
Gia
So_luong
Chiet_khau
Nhà CC
Bán
Hàng
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

o Lợi nhuận
Hệ thống
- 12 -
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
o Điều chỉnh hệ thống
o danh mục
Trợ giúp
o Hớng dẫn sử dụng
o Thông tin về phần mềm
2.1.2 From hoá đơn bán hàng
- 13 -
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
2.1.3 From ho¸ ®¬n nhËp hµng
- 14 -