TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
*********************

NGUYỄN THỊ NGHĨA

TÌM HIỂU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN
MỤC TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thƣ viện - Thông tin

HÀ NỘI, 2012


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
*********************

NGUYỄN THỊ NGHĨA

TÌM HIỂU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN
MỤC TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC



Nguyễn Thị Nghĩa

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan khóa luận là kết quả nghiên cứu của cá nhân tôi, đề
tài nghiên cứu này không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào khác.
Đề tài của tôi có trích dẫn một số nội dung của một số tác giả khác để
bổ sung cho khóa luận của mình. Tôi xin phép và trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2012.
Sinh viên
Nguyễn Thị Nghĩa

2


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
- ĐHSP Hà Nội 2: Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
- CNTT: Công nghệ thông tin.
- OPAC: Online Public Access Catalog – Mục lục truy cập công cộng
trực tuyến.

3


MỤLỤC
Lời cảm ơn ......................................................................................................01

2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong các công đoạn của quá trình
biên mục ......................................................................................................... 33
2.1.1. Biên mục mô tả. ......................................................................... 33
2.1.2. Phân loại ..................................................................................... 49
2.1.3. Biên mục chủ đề. ........................................................................ 52
2.2. Các sản phẩm của quá trình biên mục. ................................................. 54
2.2.1. Cơ sở dữ liệu thư mục. ............................................................... 55
2.2.2. Hệ thống mục lục truyền thống. ................................................. 55
2.2.3. Thư mục. .................................................................................... 57
2.2.4. OPAC. ........................................................................................ 59
2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác biên mục tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. ........... 61
Chƣơng 3. Nhận xét và khuyến nghị. .......................................................... 64
3.1. Nhận xét................................................................................................... 64
3.1.1. Ưu điểm ...................................................................................... 64
3.1.2. Tồn tại ........................................................................................ 65
3.2. Khuyến nghị. ........................................................................................... 66
3.2.1. Sử dụng hết tính năng của phần mềm. ....................................... 66
3.2.2. Nâng cấp phần mềm Libol. ........................................................ 71
3.2.3. Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ
biên mục. ......................................................................................................... 73
3.2.4. Về kinh phí. ................................................................................ 74
3.2.5. Cơ sở vật chất. ............................................................................ 75
3.2.6. Tổ chức quản lý. ......................................................................... 75
3.2.7. Chia sẻ nguồn lực thông tin. ...................................................... 76
Kết luận .......................................................................................................... 77
Tài liệu tham khảo ........................................................................................ 78
Phụ lục ............................................................................................................ 80

5


6


Trên cơ sở đó, những năm gần đây Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
luôn luôn có những chính sách đổi mới trong công tác đào tạo, thực hiện đào
tạo đa ngành, đa hình thức. Theo kế hoạch phát triển dài hạn của Nhà Trường,
bắt đầu từ năm học 2010 – 2011, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tiến
hành bước chuyển từ đào tạo niên chế học phần sang hình thức đào tạo theo
tín chỉ - một sự đối mới cơ bản trong sự nghiệp phát triển của nhà Trường. Từ
đó đặt ra một yêu cầu cấp thiết đó là, cần phải tiến hành đổi mới toàn bộ công
tác đào tạo của nhà Trường, trong đó phải kể đến công tác thư viện. Thư viện
muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong tình hình mới, một trong
những mục tiêu đề ra là phải khai thác có hiệu quả những thành tựu của công
nghệ thông tin và ứng dụng vào trong hoạt động của thư viện.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện trường đại học Sư
phạm Hà Nội 2 được thực hiện từ năm 1999, với việc sử dụng phần mềm tư
liệu CDS/ISIST để xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, quản lý và khai thác
các vốn tài liệu của mình. Tuy nhiên, do phần mềm tư liệu CDS/ISIST bộc lộ
nhiều hạn chế, cho nên năm 2006, phần mềm Libol 5.5 đã đưa vào thay thế
trong hoạt động của Thư viện. Nhờ đó, thư viện đã mang một diện mạo mới,
nhiều hoạt động của thư viện được tiến hành tin học hóa, phù hợp với xu thế
hiện nay, trong đó có công tác biên mục. Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác biên mục, Thư viện đã quản lý tốt hơn nguồn tài liệu của mình,
tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ biên mục, nâng cao năng suất lao
động cũng như nhanh chóng tạo ra các sản phẩm của quá trình biên mục để
phục vụ tốt nhu cầu tin của bạn đọc.
Nhận thấy vai trò quan trọng của công tác biên mục cũng như việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục, em xin chọn đề tài “Tìm
hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện

trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách của Đảng
và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, và
công tác thư viện

8


4.2. Phương pháp cụ thể.
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ
thể sau:
- Phương pháp phân tích – tổng hợp tài liệu.
Dựa trên những tài liệu đề cập đến nghiệp vụ thư viện, công tác biên
mục cũng như ứng dụng CNTT trong công tác thư viện, em đã tham khảo,
phân tích – tổng hợp những lý thuyết cần thiết để phục vụ bài nghiên cứu.
- Phương pháp quan sát (Khảo sát thực tế)
Quan sát và rút ra nhận xét về cơ sở vật chất trang thiết bị ứng dụng
CNTT trong công tác biên mục tại thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2.
- Phương pháp phỏng vấn trao đổi
Phỏng vấn, trao đổi với cán bộ thư viện về công tác biên mục cũng như
việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục.
- Phương pháp thống kê toán học
5. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài.
5.1. Ý nghĩa lý luận.
Khóa luận góp phần tìm hiểu, hoàn thiện những vấn đề lý luậnvề ứng
dụng CNTT trong công tác biên mục của thư viện, góp phần vào việc tự động
hóa công tác thư viện.
5.2. Ý nghĩa thực tiễn.
Trên cơ sở tìm hiểu hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác biên mục
tại thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2, từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục tại thư

Vật Lý, Khoa Hóa, Khoa Sinh – Kỹ thuật nông nghiệp, Khoa Kỹ thuật Công
nghiệp và Khoa cấp 2. Trường đã đào tạo được hàng ngàn giáo viên và cán bộ
giáo dục. Nhiều cán bộ đã được thực tập, đào tạo, bồi dưỡng ở nước ngoài.
Trong điều kiện chiến tranh ác liệt, phải sơ tán, phong trào thi đua “ Hai tốt”
của trường vẫn không ngừng được đẩy mạnh. Đội ngũ cán bộ trưởng thành đã
có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển của các ngành khoa học cơ
bản và sự nghiệp giáo dục của nước nhà.
Ngày 30/4/1975 cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của dân tộc ta
giành thắng lợi, đất nước được hoàn toàn thống nhất, cả nước bước vào giai
đoạn hàn gắn vết thương sau chiến tranh và xây dựng chủ nghĩa xã hội.
Ngày 11/10/1975, Bộ trưởng Bộ Giáo dục ra Quyết định số 872/QĐ về
việc cải tạo xây dựng Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1 và Trường Đại học
Sư phạm Hà Nội 2 để mỗi trường đều hoàn chỉnh, có các khoa đào tạo giáo
viên cấp 3 khoa học xã hội, các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 khoa học tự
nhiên và chuyển Trường ĐHSPHN 2 lên Xuân Hoà, Sóc Sơn, Hà Nội ( nay là
Phường Xuân Hòa, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc). Từ đó, trường bước vào
giai đoạn mới, xây dựng và phát triển toàn diện.

11


Hiện nay, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã phát triển mở rộng về
nhiệm vụ và quy mô đào tạo, trở thành trường đại học đào tạo đa ngành học,
đa cấp học. Từ 6 khoa ban đầu, đến nay trường đã có 11 khoa và 1 bộ môn
trực thuộc, 10 phòng ban, 9 đơn vị trực thuộc. Trong đó có:
- 12 ngành cử nhân sư phạm gồm: Toán, Vật lý, Hoá, Sinh, Kỹ thuật,
Ngữ Văn, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Công dân, Giáo dục công dân - Giáo
dục Quốc phòng, Giáo dục Mầm non, Kĩ thuật Nông nghiệp (ghép sư phạm
công nghiệp và sư phạm Kinh tế gia đình), Thể dục thể thao và Giáo dục
quốc phòng.

1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập ngay khi
trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập với mục đích là nơi làm
việc, nơi cung cấp tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu của cán bộ, giáo
viên và sinh viên trong toàn trường. Trải qua hơn 40 năm hoạt động, thư viện
không ngừng phát triển cùng sự đi lên của nhà trường. Trong tiến trình đổi
mới giáo dục, thư viện đã và đang chuyển mình, đổi mới một cách toàn diện,
sâu sắc theo hướng hiện đại hóa, nhằm kịp thời đáp ứng những yêu cầu mới
của hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập trong điều kiện mới.
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ
- Chức năng:
Thư viện có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ, bảo quản và phổ
biến tài liệu, cung cấp thông tin khoa học cho các ngành đào tạo cao học, cử
nhân khoa học và cử nhân sư phạm, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả những
nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và nghiên cứu khoa học
của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường cùng các bạn đọc ngoài trường.
- Nhiệm vụ:
Thư viện Trường ĐHSPHN2 có các nhiệm vụ sau đây :

13


- Tổ chức bảo quản vốn tài liệu của thư viện để cung cấp được sách giáo
khoa giáo trình cho các sinh viên thuộc các hệ đào tạo của nhà trường cũng
như cung cấp tài liệu cho cán bộ trong trường.
- Phát triển trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các bộ thư viện; Ứng
dụng công nghệ thông tin đáp ứng vai trò của một thư viện trong giai đoạn mới.
- Hỗ trợ cho các thư viện trẻ, thư viện trong khu vực về tất cả các khâu
trong công tác nghiệp vụ thư viện.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện.

nghiệp
vụ bổ
sung

Phòng
đọc
tổng
hợp

Tổ phòng đọc

Phòng
Báo –
Tạp chí

Phòng
tra cứu

Tổ phòng
mượn

Phòng
đa
phương
tiện

Phòng
mượn
giáo
trình


STT

Loại hình tài liệu

Số lƣợng

Số lƣợng

thƣ viện

đầu tài liệu

bản

01

Sách chuyên khảo

02

Luận án, luận văn, khóa 3535

21 014

Tỷ lệ %

102 874

77.6

Gồm 3535 đầu tương ứng với 3535 bản, chiếm 2.7% kho tài liệu truyền
thống. Đây là nguồn tài liệu quan trọng và có giá trị cho sinh viên tham khảo
sử dụng trong các đề tài nghiên cứu của họ.
+ Báo, tạp chí.
Gồm 272 đầu chiếm 19.7% kho tài liệu truyền thống với các đầu tạp chí
tiếng Việt và tạp chí ngoại chủ yếu về các lĩnh vực như vật lý, toán học, văn
học, giáo dục, lịch sử, triết học, ngôn ngữ…
* Nguồn tài liệu hiện đại
Tài liệu hiện đại bao gồm tài liệu điện tử và các tài liệu đa phương tiện
tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. Gồm các dạng:
- Các cơ sở dữ liệu thư viện xây dựng do hệ quản trị cơ sở dữ liệu Libol
quản lý . Do bước đầu ứng dụng phần mềm Libol nên số lượng tài liệu điện tử
tại Thư viện còn tương đối ít, cụ thể số liệu các loại cơ sở dữ liệu như sau:
Các loại cơ sở dữ liệu theo thống kê tháng 4 năm 2012:

STT

Cơ sở dữ liệu

Số lượng

Tỷ lệ (%)

(biểu ghi)
1

Sách

10.130




in, gồm 4350 bản, chủ yếu là khoá luận tốt nghiệp của sinh viên. Thư viện đã
đưa các tài liệu này vào cơ sở dữ liệu thư mục với tài liệu dạng bản in. Đối
với dạng điện tử thư viện vẫn chưa tổ chức thành cơ sở dữ liệu toàn văn.
- Đĩa CD-ROM, CD, băng cassette gồm 286 tài liệu thuộc nhiều lĩnh
vực khác nhau. Tuy nhiên những tài liệu này chưa được quản lý khai thác
hiệu quả do vẫn ở trong tình trạng đơn lẻ, chưa được quản lý thống nhất.
Phòng đọc đa phương tiện đã đi vào hoạt động nhưng chưa giúp bạn đọc khai
thác, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu đa phương tiện này.

Hình 1: Biểu đồ dạng tài liệu trong cơ sở dữ liệu

18


1.2.5. Người dùng tin và nhu cầu tin.
Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và
sử dụng thông tin để thoả mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các
sản phẩm và dịch vụ thông tin.
Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc
tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của mình.
Với đặc điểm là thư viện trường đại học, người dùng tin chủ yếu là sinh
viên và giảng viên trong trường. Ngoài ra thư viện còn phục vụ người dùng
tin ngoài trường có nhu cầu sử dụng các dịch vụ tại thư viện. Lượt bạn đọc
trung bình khoảng 143.864 lượt bạn đọc một năm ( số liệu thống kê của Thư
viện năm 2011). Hầu hết sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện như
mượn về nhà, đọc tại chỗ, tra cứu hệ thống thông tin truyền thống và hiện đại.
Nhóm bạn đọc là sinh viên trong trường chiếm số lượng thẻ dùng thư
viện cao nhất 6993/7383 tổng số thẻ. Nhu cầu tin của họ gắn với chương trình

dữ liệu thư mục bao gồm: Cơ sở dữ liệu sách, bài trích báo tạp chí, luận văn,
ấn phẩm định kỳ. Nhờ phân hệ OPAC, một trong những phân hệ của phần
mềm Libol, người sử dụng có thể tra cứu tại liệu tại các máy tính đặt trong
thư viện, tiết kiệm thời gian, nâng cao khả năng tìm kiếm tiếp cận tài liệu của
người sử dụng.
- Tủ phiếu mục lục
Thư viện đã xây dựng hệ thống mục lục gồm mục lục chữ cái và mục
lục phân loại. Hệ thống mục lục này tồn tại song song với cơ sở dữ liệu thư
mục. Người sử dụng đến thư viện có thể tìm tài liệu theo cả 2 cách: sử dụng
mục lục trực tuyến hoặc mục lục truyền thống.
- Thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề
Hằng năm Thư viện thường biên soạn các thư mục chuyên đề nhân dịp
kỉ niệm những ngày lễ lớn, những sự kiện trọng đại như ngày sinh Bác Hồ,
ngày nhà giáo Việt Nam,… Thư mục thông báo sách mới thường xuyên được
giới thiệu đến bạn đọc những sách mới nhập vào của thư viện.

20


Dịch vụ thông tin
Dịch vụ Thông tin – Thư viện: Bao gồm những hoạt động nhằm thỏa
mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan
Thông tin – Thư viện Hiện tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 có
một số dịch vụ Thông tin – Thư viện phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin
như sau:
- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Thư viện có 5phòng đọc tại chỗ phục vụ bạn đọc tới thư viện đọc tài
liệu bao gồm: phòng đọc tổng hợp, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc luận
văn - luận án, phòng đọc tài liệu tra cứu, phòng đọc đa phương tiện.
- Mượn tài liệu về nhà

1.3. Vấn đê ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại
Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2.
1.3.1. Khái niệm biên mục tài liệu.
Hiện nay trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm biên
mục tài liệu. Theo quan điểm của Liên Xô (cũ), biên mục tài liệu được hiểu là
chỉ bao gồm biên mục mô tả tài liệu, tức là chỉ quá trình xử lý hình thức tài
liệu. Một quan điểm khác là quan điểm theo trường phái Anh – Mỹ, biên mục
bao gồm các thao tác Biên mục mô tả, phân loại và biên mục chủ đề, tức là cả
quá trình xử lý hình thức và xử lý nội dung, tạo lập tất cả các điểm truy nhập
đến tài liệu về cả mặt hình thức và nội dung. Quan điểm này được xem là phù
hợp và được sử dụng nhiêu hơn trên thế giới.
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ
các quá trình liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục
nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất. Việc
kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục
và phân tích chủ đề [10, tr.28].
Kiểm soát thư mục là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức thông tin/ tri thức
sao cho có thể tìm kiếm được các thông tin / tri thức ấy.

22


Như vậy công việc của các bộ thư mục tạo ra các điểm truy cập tới tài
liệu về cả đặc điểm hình thức và nội dung.
Biên mục bao gồm các công đoạn sau:
* Biên mục mô tả
Mô tả thư mục (hay còn gọi là biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng
và mô tả một tư liệu (ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách
nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý… của tư liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các
điểm truy nhập, trừ các điểm truy nhập theo chủ đề (là công việc của một