CHƯƠNG V
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH
CHỦ YẾU
Chương V gồm bố
ốn nội dung:
5.1. Tổ chức quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào
5.2. Tổ chức quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ
5.3. Tổ chức quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng
5.4. Câu hỏi ôn tập và bài tập vận dụng
Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức về tổ chức hạch toán các quá
trình sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp theo các giai đoạn của hạch toán kế toán
bao gồm tổ chức các yếu tố đầu vào như vật tư, công cụ; tài sản cố định; nhân công, quá
trình sản xuất, quá trình bán hàng và thanh toán công nợ. Trên cơ sở những vấn đề lý luận
học viên vận dụng vào thực tiễn công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cho học viên về:
- Mục tiêu, nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung các quá trình kinh doanh chủ yếu
- Tổ chức hạch toán ban đầu các các quá trình kinh doanh chủ yếu
- Tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp các quá trình kinh doanh chủ yếu
- Thực hành bài tập và vận dụng vào thực tiễn công tác kế toán trong doanh nghiệp

5.1. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH CUNG CẤP CÁC YẾU TỐ ĐẦU VÀO
5.1.1. Tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ.
5.1.1.1. Khái niệm, mục tiêu, nhiệm vụ
Khái niệm Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ là việc thiết lập mối quan hệ giữa
các phương pháp kế toán với đối tượng kế toán là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thông
qua các giai đoạn hạch toán (hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán..).
Mục tiêu
- Cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất và tồn kho theo số lượng, chất lượng,
chủng loại từng loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất và tồn kho theo giá trị thực tế.
- Cung cấp thông tin về việc quản lý vật tư trong quá trình sử dụng và dự trữ.

b. Lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết:
+ Tại Kho:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn kho của từng danh điểm vật tư, hàng hoá bằng thước đo hiện vật vào thẻ kho.
Thẻ kho được mở trên cơ sở Sổ danh điểm vật tư. Sổ danh điểm vật tư được dùng để
thống nhất tên gọi, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính, mã số vật tư, hàng hóa.
- Cuối ngày hoặc sau mỗi lần nhập, xuất thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lượng tồn
kho.
- Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán. Mỗi
thẻ kho lập cho 1 loại vật tư, hàng hoá
+ Tại Phòng kế toán:
Lựa chọn 1 trong 3 phương pháp:
68


- Phương pháp Thẻ song song
- Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp Sổ Số dư

Phương pháp thẻ song song
Bảng tổng hợp nhập, xuất,
tồn kho vật tư, hàng hoá

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Thẻ hoặc
sổ chi tiết
vật tư, hàng

hoá

Sổ kế
toán tổng
hợp vật
tư hàng
hoá

Bảng kê xuất vật tư
hàng hoá

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng

69


Phương pháp sổ số dư
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Sổ số dư

Phiếu xuất kho

xuất tồn kho vật tư hàng
hoá

Báo cáo tài chính

TK 152,153,...

b. Theo hình thức Nhật ký chung
70


Nếu Doanh nghiệp không áp dụng Sổ Nhật ký đặc biệt, các loại Sổ gồm: Sổ
Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152, 153
Nếu Doanh nghiệp áp dụng Sổ Nhật ký đặc biệt, các loại Sổ gồm: Sổ Nhật ký mua
hàng, Sổ Cái TK 152, 153
Trình tự ghi sổ
Chứng từ VL,CCDC

Nhật ký chung

Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật tư
hàng hoá

Sổ cái TK 152,153..

Báo cáo tài chính

c. Theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán

Bảng phân bổ số 2 (phân bổ VL, CCDC)
Bảng kê số 4,5
NK-CT 7
+ Sổ Cái TK 152,153
Trình tự ghi sổ:
Chứng từ tăng, giảmVL, CCDC, Bảng phân bổ

NKCT 1,2,3,4,5,10

BK 4,5,6

NKCT số 7

Sổ cái TK 152,153..

Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật tư hàng
hoá

Báo cáo tài chính

5.1.2. Tổ chức hạch toán yếu tố tài sản cố định
5.1.2.1. Mục tiêu, nhiệm vụ
Mục tiêu
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy những thông tin cần thiết để quản trị TSCĐ
theo:
+ Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nguồn hình thành của từng TSCĐ
+ Nguyên giá hiện có và tình hình biến động của TSCĐ theo loại tài sản
+ Nguyên giá hiện có và tình hình biến động của TSCĐ theo nơi sử dụng
- Cung cấp thông tin cần thiết để ghi các chỉ tiêu trên báo cáo kế toán liên quan

B4: Kế toán TSCĐ tiến hành tổ chức bảo quản và lưu giữ chứng từ TSCĐ.

5.1.2.3. Tổ chức hạch toán chi tiết Tài sản cố định

Có 2 loại sổ chi tiết bắt buộc:
- Mẫu 1: Sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp (Theo dõi riêng từng loại
TSCĐ trong doanh nghiệp. Mỗi loại TSCĐ được theo dõi riêng trên 1 hoặc 1 số trang sổ)
- Mẫu 2: Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Được mở theo từng đơn vị, bộ
phận sử dụng TSCĐ (cho tất cả các loại TSCĐ)
73


Chứng từ tăng giảm
TSCĐ

Thẻ TSCĐ

Sổ TSCĐ (theo loại
TSCĐ)

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp tăng,
giảm TSCĐ

Số theo dõi TSCĐ tại
nơi sử dụng

5.1.2.4. Tổ chức hạch toán tổng hợp tài sản cố định
Tùy theo hình thức ghi sổ doanh nghiệp lựa chọn để vào các Sổ kế toán tổng hợp

giảm TSCĐ

Báo cáo tài chính

74


c. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán tổng hợp:
Chứng từ - ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ
Sổ Cái TK 211,213, 212, 214..
Trình tự ghi sổ
Chứng từ tăng giảm,
khấu hao TSCĐ

Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ

Sổ cái TK 211, 213,
212, 214

Bảng tổng hợp chi tiết

d. Theo hình thức Nhật ký chứng từ
Sổ kế toán
+ Nghiệp vụ tăng TSCĐ:
NK-CT 1: Mua trả bằng Tiền mặt:

Báo cáo tài chính

5.1.3. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
5.1.3.1. Mục tiêu, nhiệm vụ
Mục tiêu
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về số lượng, chất lượng lao động.
- Cung cấp thông tin kịp thời về các khoản chi phí nhân công phục vụ công tác
tính giá thành sản phẩm và hạch toán kết quả kinh doanh..
- Cung cấp thông tin về tình hình công nợ và thanh toán công nợ với người lao
động.
Nhiệm vụ
- Tổ chức phân loại lao động để phục vụ cho việc hạch toán biến động lao động
- Tổ chức hạch toán chính xác kết quả lao động
- Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán để hạch toán chính xác thời gian, số lượng,
kết quả lao động, theo dõi chi phí lao động và hình thức trả lương cho phù hợp với đặc
điểm doanh nghiệp.
5.1.3.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
a. Chứng từ sử dụng
- Chứng từ về lao động:
+ Chứng từ hạch toán cơ cấu lao động (Các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm,
khen thưởng, sa thải…)

76


+ Chứng từ hạch toán kết quả lao động: Bảng chấm công, Phiếu giao nhận
sản phẩm, phiếu giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản kiểm tra chất lượng sản
phẩm..
- Chứng từ về tiền lương, các khoản theo lương và thu nhập khác
+ Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL)

Bảng tổng hợp chi tiết
tiền lương

Sổ Cái TK
334,338,335

77


5.1.3.4. Tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương và BHXH
Tùy theo hình thức ghi sổ doanh nghiệp lựa chọn để vào các Sổ kế toán tổng hợp phù
hợp.
a. Theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký - Sổ cái
Trình tự ghi sổ

Chứng từ tiền lương,
Bảng phân bổ

Nhật ký - Sổ Cái

Bảng tổng hợp chi tiết
tiền lương

Báo cáo tài chính

TK 334,335,338,...

b. Theo hình thức Nhật ký chung


Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ

Sổ cái TK
334,335,338

Bảng tổng hợp chi tiết
tiền lương

d. Theo hình thức Nhật ký chứng từ
Sổ kế toán
+ Nghiệp vụ tăng lương và các khoản trích theo lương phải trả :
Bảng kê số 4,5,6
NK-CT 7: Ghi Có TK 334, 335, 338
+ Nghiệp vụ giảm (thanh toán) lương và các khoản trích theo lương phải trả :
NK-CT 1: Thanh toán lương, nộp các khoản trích theo lương bằng Tiền mặt
NK-CT 2: Thanh toán lương, nộp các khoản trích theo lương Tiền gửi ngân hàng.
+ Sổ Cái TK 334, 335, 338
Trình tự ghi sổ

Chứng từ tiền lương, Bảng phân bổ

NKCT 1,2

BK 4,5,6

NKCT số 7

5.1.4.2.Tổ chức hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng và thanh toán với người bán
Tài khoản sử dụng: TK 151, 152,153,156,331, 111,112,...
Sổ kế toán tổng hợp và quy trình ghi sổ: Theo các hình thức Nhật ký Sổ cái; Nhật
ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ.
- Hình thức Nhật ký Sổ cái:
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký - Sổ cái (TK 331, 151,152,153,156 ).

Trình tự ghi sổ

Chứng từ kế toán

Nhật ký - Sổ Cái
(TK 331)

Bảng tổng hợp
thanh toán với
người bán

Báo cáo tài chính

- Hình thức Nhật ký chung
80


Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký chung hoặc Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền
Sổ cái (TK 331).
Trình tự ghi sổ


NK-CT 1: Thanh toán với người bán bằng Tiền mặt
NK-CT 2: Thanh toán với người bán bằng Tiền gửi ngân hàng.
NK-CT 5: Mua chưa thanh toán
81


NK-CT 4: Mua bằng tiền vay
NK-CT 9: Ghi Có TK 211
NK-CT 10: Nhận vốn góp
Bảng phân bổ số 2 (phân bổ VL, CCDC)
Bảng kê số 4,5
NK-CT 7
Sổ Cái TK 331, 152,153,156,211
Trình tự ghi sổ
Chứng từ kế toán

NKCT 5,9,7

NKCT 1,2,10

Bảng tổng hợp chi tiết
thanh toán với người bán

Sổ cái TK 331

Báo cáo tài chính

5.2. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM VÀ CUNG
CẤP DỊCH VỤ
5.2.1. Mục tiêu, nguyên tắc tổ chức

TSCĐ, nguyên tắc kế toán)
+ Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phải phù hợp với chế độ của nhà nước
- Nguyên tắc thích ứng
+ Tổ chức hạch toán chi phí phải căn cứ vào nhiều thông tin để quản trị chi phí.
+ Tổ chức hạch toán chi phí phải phù hợp với đối tượng, phương pháp hạch toán
chi phí của doanh nghiệp.
+ Tổ chức thẻ tính giá thành phải phù hợp với đối tượng và phương pháp tính giá thành
của doanh nghiệp.
5.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí NVL trực tiếp
a. Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho
- Hóa đơn mua NVL
- Hợp đồng góp vốn ( bằng NVL) kèm theo Biên bản định giá NVL, Biên bản bàn
giao vật liệu cho bộ phận sử dụng
- Biên bản kiểm nhận
- Bảng phân bổ VL, CCDC
b. Sổ kế toán:
83


- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh - TK 621(Mẫu S36-DN). Sổ chi tiết
TK 621 được mở chi tiết cho từng đối tượg tập hợp chi phí theo yêu cầu quản lý (VD: mở
cho từng sản phẩm, mở theo từng loại NVL như VL chính, VL phụ,..)
- Bảng Tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất.
c. Trình tự ghi sổ:
Chứng từ kế toán

Sổ chi tiết tài khoản 621

Thẻ tính giá thành

chi phí sản xuất

Sổ Cái TK 622
84


5.2.4. Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí sản xuất chung
a. Chứng từ sử dụng:
- Bảng thanh toán tiền lương phải trả bộ phận gián tiếp sản xuất.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- Bảng thanh toán tiền ăn ca ( nếu có)
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Nếu Doanh nghiệp căn
cứ vào các chứng từ tiềnlương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo
lương)
- Phiếu xuất kho
- Bảng phân bổ VL, CCDC ( Nếu Doanh nghiệp căn cứ vào các chứng từ xuất
kho vật liệu, CCDC lập Bảng phân bổ VL, CCDC)
- Bảng phân bổ KH TSCĐ
- Hóa đơn mua ngoài
- Phiếu Chi, giấy báo nợ
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí (nếu có)
b. Sổ kế toán:
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh - TK 627 (Mẫu S36-DN). Sổ chi tiết TK
627 được mở chi tiết cho từng đối tượg tập hợp chi phí theo yêu cầu quản lý (VD: mở
theo từng địa điểm phát sinh chi phí như phân xưởng 1, phân xưởng 2, theo từng bộ phận
cấu thành chi phí sản xuất chung như vật liệu, nhân công, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua
ngoài...)
- Bảng Tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh.


Bảng Tổng hợp chi tiết
chi phí sản xuất

Sổ Cái TK 154

5.2.6. Tổ chức hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất
Tài khoản sử dụng: TK 621,622,627,154,...
Sổ kế toán tổng hợp và quy trình ghi sổ: Theo các hình thức Nhật ký Sổ cái; Nhật
ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ.
- Hình thức Nhật ký Sổ cái:
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký - Sổ Cái (TK 621,622,627,154,...)
Trình tự ghi sổ:
Chứng từ kế toán

Nhật ký - Sổ Cái
(TK
621,622,627,154,...)
)

Bảng Tổng hợp chi
tiết chi phí sản xuất

Báo cáo tài chính

86


- Hình thức Nhật ký chung
Sổ kế toán tổng hợp:


Sổ Cái TK
621,622,627,154,...

Bảng Tổng hợp chi
tiết chi phí sản xuất

- Hình thức Nhật ký chứng từ.
Sổ kế toán
Bảng kê số 4
87


NK-CT số 7: Ghi Có TK

621,622,627,154

Sổ Cái TK 621,622,627,154
Trình tự ghi sổ

Chứng từ kế toán

Bảng kê 4

NKCT 7

Sổ cái TK 621,622,627,154

Bảng Tổng hợp chi
tiết chi phí sản xuất

với đơn vị đối với các nghiệp vụ bán hàng
+ Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê
định kỳ
+ Phương thức thanh toán tiền hàng (trả ngay, trả chậm, nhận nợ..)
- Tổ chức hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệp vụ
bán hàng
- Tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp
- Xây dựng hệ thống báo cáo về các nghiệp vụ bán hàng
Nội dung
- Tổ chức hạch toán ban đầu nghiệp vụ bán hàng và thanh toán với khách hàng
- Tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng và phải thu
- Tổ chức hạch toán tổng hợp bán hàng và thanh toán với khách hàng
Nguyên tắc tổ chức hạch toán
Nguyên tắc thống nhất
- Căn cứ vào chế độ chứng từ để lựa chọn và sử dụng chứng từ bán hàng, chứng từ
thanh toán với khách hàng
- Căn cứ vào chế độ sổ kế toán để lựa chọn sổ chi tiết, sổ tổng hợp
- Căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành để ghi nhận doanh thu
- Căn cứ vào chế độ tài khoản để lựa chọn tài khoản cấp 1, 2 thích hợp
Nguyên tắc phù hợp
- Dựa vào phương thức bán hàng để lựa chọn, thiết kế chứng từ bán hàng thích
hợp
- Dựa vào thông tin để quản trị hoạt động bán hàng và thanh toán với khách hàng,
để thiết kế các báo cáo nội bộ thích hợp.
5.3.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
a. Nghiệp vụ bán hàng:
- Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thông qua việc chuyển giao quyền sở hữu sản
phẩm, hàng hóa giữa người bán và người mua.
- Bán hàng gồm các giai đoạn:
89

+ B6: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hàng xuất hàng, ghi thẻ kho và chuyển
phiếu xuất kho cho phòng kế toán..
+ B7: Kế toán sau khi nhận phiếu xuất kho ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ giá vốn,
nhận HĐGTGT ghi sổ doanh thu, nhận phiếu thu và ghi sổ kế toán vốn bằng tiền.
+ B8: Kế toán bảo quan lưu trữ chứng từ.
Lưu ý: Trong trường hợp không thu tiền ngay thì không sd bước 4 và bước 5.
- Trường hợp bán hàng theo phương thức chuyển hàng.
90


+ B1: Ký kết hợp đồng cung ứng hàng hóa.
+ B2: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký lệnh xuất kho
+ B3: Phòng phụ trách cung ứng viết phiếu xuất kho, chuyển cho thủ kho để tiến hành
xuất hàng.
+ B4: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành xuất hàng, ghi vào cột thực xuất, ghi
thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho cho người vận chuyển .
+ B5: Khi nhận được thông báo của khách hàng về việc nhận hàng và chấp nhận thanh
toán. Bộ phận cung ứng hoặc kế toán tiêu thụ lập HĐGTGT chuyển liên 2 cho KH, liên 3
chuyển cho phòng kế toán.
+ B6: Kế toán căn cứ vào thông báo nhận hàng của người mua và HĐGTGT để ghi sổ giá
vốn, doanh thu.
+ B7: Kế toán bảo quản và lưu trữ chứng từ.
- Trường hợp bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi.
+B1: Đại lý yêu cầu cung cấp SP, h2 (thông qua hợp đồng đại lý).
+ B2: Phòng phụ trách cung ứng lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý chuyển cho thủ
kho.
+ B3: Thủ kho tiến hành xuất hàng theo số lượng ghi trên phiếu xuất kho.
+ B4: Khi nhận được bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra do bên nhận đại lý lập, phụ trách
cung ứng hoặc kế toán tiêu thụ lập HĐGTGT (lien 2 chuyển cho bên nhận đại lý, liên 3
chuyển cho phòng kế toán làm chứng từ ghi nhận doanh thu, giá vốn)