TÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
THU THẬP TÀI LIỆU, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Trong giai đoạn hiện nay, trong thời kỳ phát triển của nền kinh tế được
điều tiết trong cơ chế thị trường, thời kỳ hội nhập kinh tế thế giới mà chúng ta
đang chứng kiến, thì công tác văn thư lưu trữ cần phải được nhận thức đúng
đắn tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn về giá trị của vai trò công tác văn thư tác
lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước hiện nay và sau này.
Trong quá trình đổi mới nhận thức về công tác văn thư lưu trữ hiện nay, cần
được chú trọng đến vai trò tài liệu đối với hoạch định đường lối, chủ trương,
chính sách của Đảng và Nhà nước, trong đó nhiệm vụ trung tâm là phát triển
kinh tế nước nhà. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ cũng cần được nhìn
nhận từ những yêu cầu đảm bảo thông tin và chủ động cung cấp thông tin cho
lãnh đạo, cho các yêu cầu rộng lớn của xã hội. Với cách nhìn nhận đó cấp ủy
Đảng và chính quyền các cấp cần xây dựng nhận thức mới cho đội ngũ cán bộ
làm công tác văn thư lưu trữ là biết hướng toàn bộ hoạt động của mình vào
mục đích sử dụng có hiệu quả các công việc hàng ngày.
Văn bản sản sinh trong hoạt động của các cơ quan gồm nhiều thể loại,
của nhiều cơ quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác nhau và được
hình thành trong những thời gian khác nhau. Các văn bản đó nếu để trong tình
trạng rời rạc, phân tán sẽ gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra tìm, nghiên
cứu để giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và cho việc
bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài.
Tài liệu Lưu trữ được xem là một di sản quý báu của dân tộc, có giá trị
đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, vì vậy cần được quản
lý thống nhất, cho dù tài liệu Lưu trữ thuộc phông nào, bảo quản ở đâu thì
việc thu thập, bảo quản, xác định giá trị tài liệu và chế độ khai thác sử dụng
phải được thực hiện theo một quy trình thống nhất, góp phần nâng cao và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ. Công tác Lưu trữ gồm có nhiều khâu nghiệp vụ,
mỗi khâu nghiệp vụ đều có tầm quan trọng và ý nghĩa khác nhau, trong đó



PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG VÀ
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
1. Khái niệm về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một hệ thống các biện pháp đề xác
định nguồn tài liệu, thành phần tài liệu của lưu trũ một cơ quan hay Phông lưu
trữ Quốc gia Việt Nam từ đó lựa chọn nguồn tài liệu có giá trị bổ sung vào
phòng, kho lưu trữ bảo quản theo phạm vi, quyền hạn được Nhà nước xác
định.
Như vậy, đối với lưu trữ các cơ quan phải xác định được cụ thể, chính
xác nguồn tài liệu, thành phần tài liệu nào phải nộp lưu và phải được xác định
một cách đầy đủ, không bỏ sót. Chỉ những tài liệu có giá trị thực tiễn và phục
vụ được cho nghiên cứu lâu dài mới giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
2. Khái niệm xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên các nguyên tắc, phương pháp của
Lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Thời hạn bảo quản phụ thuộc
vào giá trị của tài liệu, từ đó lựa chọn được tài liệu có giá trị đề bảo quản.
Giá trị tài liệu là lượng thông tin chứa đựng trong các tài liệu đó. Các
thông tin có khả năng phục vụ cho nhu cầu cá nhân, xã hội:
- Giá trị hiện hành: Phục vụ cho lãnh đạo, điều hành, quản lý các công
việc của cơ quan. Tài liệu có tính chất thường xuyên, đang ở giai đoạn văn
thư.
- Giai đoạn lưu trữ cơ quan: là tài liệu vẫn được sử dụng nhưng không
có tính chất thường xuyên, thời điểm này công việc đã được giải quyết xong.
- Giai đoạn lưu trữ lịch sử: Không có giá trị hiện hành, tài liệu chỉ phục
vụ cho việc nghiên cứu lịch sử.
Công tác xác định giá trị tài liệu có quan hệ vô cùng mật thiết với khâu

quá trình thực hiện các nội dung khác: khi thu thập, thống kê, phân loại và
chỉnh lý hoặc có thể tiến hành độc lập.
c. Xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định):
- Nhiệm vụ chủ yếu của giai đoạn này là kiểm tra và lựa chọn những hồ
sơ tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan, thông qua nguồn nộp lưu theo quy định của
nhà nước. Tại đây các hồ sơ sẽ được xem xét giá trị lần cuối cùng và được
quyết định bảo quản cố định.
- Tài liệu trùng lặp thông tin giữa các phông. Tài liệu lựa chọn không
chính xác ở giai đoạn trước , tài liệu đã thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần
cuối để tiêu hủy nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu của lưu trữ lịch sử.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG VÀ
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TỈNH ĐỒNG NAI
1. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Văn
phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai:
Do đặc trưng về tổ chức và hoạt động là cơ quan quản lý hành chính
Nhà nước nên khối tài liệu được hình thành tại Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng
Nai chủ yếu là văn bản hành chính.
Về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Sở Giáo dục và Đào tạo
Đồng Nai được thực hiện đúng với quy định của Nhà nước và theo một trình
tự nhất định là ban hành các văn bản để quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ
như: Quy chế thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại cơ quan, quy định khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
4


thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, lập danh mục hồ sơ công việc
hàng năm cho các phòng, ban, các cá nhân lập hồ sơ công việc, công văn
hướng dẫn thực hiện về trình bày kỹ thuật và thể thức văn bản theo Thông tư
01/2011/TT-BNV, và các loại dụng cụ, sổ sách biểu mẫu phục vụ công tác

cụ thể cho từng loại hồ sơ, tài liệu.
Tuy nhiên trên thực tế việc thực hiện công tác này không được thực
hiện theo đúng quy định. Mặc dù hàng năm vẫn lập Danh mục hồ sơ đầy đủ
nhưng việc thu thập vẫn còn hạn chế vì thực tế mọi công tác về lưu trữ đều do
cán bộ làm công tác văn thư cơ quan kiêm nhiệm, vì thế việc phân loại, kiểm
tra, chỉnh lý tài liệu… chưa thực hiện được đúng theo quy định.

5


3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác thu thập, bổ sung và
xác định giá trị tài liệu:
- Từ những thực trạng nêu trên, nguyên nhân chủ yếu là do công tác
lưu trữ tại cơ quan còn chưa được quan tâm đúng mức, tài liệu lưu trữ tràn
lan, việc lập hồ sơ công việc của mỗi chuyên viên còn mang tính đối phó,
chưa khoa học. Một số cán bộ trong cơ quan còn chưa thấy hết vai trò, ý
nghĩa của tài liệu lưu trữ, nên chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình trong
việc giao nộp tài liệu đúng thời hạn. Tình trạng vật lý của một số tài liệu, hồ
sơ khi thu thập còn chưa tốt, tài liệu lộn xộn, bụi bậm, ố vàng, rách và còn bó
gói chưa lập hồ sơ đúng quy định.
- Có những hồ sơ thời hạn giải quyết kéo dài hoặc những văn bản mà
cán bộ giải quyết công việc đến thời hạn không giao nộp vào lưu trữ làm tồn
đọng lại tại các phòng ban; Lưu trữ phải thu thập, bổ sung nhiều lần làm cho
việc sắp xếp, phân loại, thống kê tài liệu lưu trữ cũng khó khăn hơn.
- Đối với công tác xác định giá trị tài liệu do có yêu cầu về chuyên
môn, về tổ chức bộ máy của cơ quan. Mặt khác do cơ quan một cán bộ làm
công tác văn thư kiêm lưu trữ nên văn bản chưa được chỉnh lý tồn đọng nhiều,
công tác lưu trữ chưa được đầu tư thực hiện đúng mức.
- Việc xác định giá trị tài liệu còn mang tính hình thức, còn rất nhiều
văn bản đã hết giá trị chưa được tiêu hủy mà vẫn đưa vào lưu trữ. Việc xác

lưu trữ phải được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ và không kiêm
nhiệm để họ tập trung vào nghiệp vụ chuyên môn góp phần làm tốt công tác
lưu trữ của cơ quan.
- Điều quan trọng là Lãnh đạo các cơ quan phải quan tâm và chấn chỉnh
công tác lưu trữ cơ quan, khắc phục những thiếu sót, hạn chế. Cần đầu tư đầy
đủ trang thiết bị trong kho lưu trữ để phục vụ tốt cho quá trình làm việc của
cán bộ làm công tác lưu trữ và cho việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Bên
cạnh đó cũng cần phải có chế độ phụ cấp, chính sách thỏa đáng cho cán bộ
làm công tác lưu trữ để động viên họ yên tâm công tác lâu dài.
Trên đây là những ý kiến về thực trạng công tác thu thập, bổ sung và
xác định giá trị tài liệu lưu trữ cũng như những giải pháp, kiến nghị của bản
thân để có thể thực hiện tốt hơn công tác này, mong được góp ý, hướng dẫn
thêm./.
NGƯỜI THỰC HIỆN

Huỳnh Thị Ánh Trinh

7


8