Tên sáng kiến kinh nghiệm :

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH CÁC KHÓA HỌC
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI :
- Trong 12 năm công tác tại Khoa kế toán thuộc Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp –
Hướng nghiệp tỉnh Đồng Nai, với công việc chủ yếu là quản lý và lưu trữ hồ sơ
liên kết, sổ sách của các lớp trong suốt quá trình học tập tại trung tâm. Trong
quá trình làm việc tôi đã gặp không ít những khó khăn trong việc quản lý, tìm
kiếm lại các loại hồ sơ, sổ sách đã được lưu trữ qua nhiều năm, nhằm phục vụ
cho công việc thống kê, báo cáo số liệu. Mỗi lần như vậy làm tôi mất rất nhiều
thời gian và công sức. Để nhằm khắc phục những khó khăn nêu trên, nên tôi đã
có ý tưởng đưa ra phương pháp nào đó, cách làm nào đó để nâng cao hiệu quả
trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách.
- Nội dung đề tài này theo tôi được biết thì đã được đề cập đến rất nhiều và cũng
có nhiều phương pháp khác nhau, với nội dung của đề tài này tôi chỉ bổ sung,
cải tiến để cho đề tài hoàn thiện hơn trong công việc thực tế của đơn vị tôi đang
công tác.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
- Hiện tại tôi đang trực tiếp quản lý hồ sơ hợp đồng liên kết đào tạo, sổ sách liên
quan đến toàn khoá học nên nắm được những khó khăn thực tế mà tôi đã gặp
phải, có thể đưa ra nhiều biện pháp khắc phục, thử nghiệm trực tiếp vào ngay
công việc hàng ngày của bản thân, chủ động điều chỉnh lại biện pháp khi thấy
không đạt hiệu quả và phù hợp với công việc thực tế.
- Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách cũng được ban giám đốc Trung tâm
quan tâm, chú trọng, luôn đưa ra những ý kiến đóng góp, chỉ đạo và luôn tạo
điều kiện cho cán bộ công nhân viên phát huy tinh thần sáng tạo trong mọi
công việc, động viên và ủng hộ khi nhân viên gặp khó khăn trong công việc,
cũng như hướng dẫn, nhắc nhở khi công việc thực hiện chưa tốt. Điều đó đã tạo
thuận lợi cho tôi rất nhiều trong việc đề ra các giải pháp giải quyết công việc,


Đại học khóa
2005

Đại học khóa
2006

Đại học
Khóa 2008

Hồ sơ và các
giấy tờ liên
quan

Hồ sơ và các
giấy tờ liên
quan

Hồ sơ và các
giấy tờ liên
quan

TC05KEDNA

TC06KEDN

TC08QTDN

TC05KEDNB


Việc bố trí lại giao diện của tủ lưu trữ hồ sơ, sổ sách như sau :

Trang 2


TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH
Khóa 2009-2011

Khóa 2010-2012

Khóa 2009-2012

Khóa 2005-2009

TCKT -123

TCKT -124

Khoá 2010-2013

Khoá 2006-2010

Liên kết trường ĐH
Lạc hồng (hệ THCN)

Liên kết trường ĐH
Lạc hồng (hệ THCN)

Khóa 2011-2014


bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ

Danh sách sinh viên,
bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ

 Sắp xếp, phân loại hồ sơ, sổ sách trong mỗi ngăn
- Trong mỗi ngăn của kệ lưu trữ sẽ lưu trữ , hợp đồng liên kết đào tạo, hồ sơ và
sổ sách của lớp và theo khóa học, sắp xếp theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên
xuống dưới.
- Tiếp theo trong mỗi ngăn lưu trữ hồ sơ, sổ sách của các lớp riêng biệt nhau, lớp
có số thứ tự nhỏ đặt bên trái và lớp có số thứ tự lớn đặt bên phải của ngăn lưu
trữ.
- Hồ sơ, sổ sách của từng lớp trong một ngăn được phân chia thành 3 loại sau :
hồ sơ đầu vào, hồ sơ trong quá trình đào tạo, hồ sơ đầu ra ...
Hồ sơ đầu vào gồm :
•

Hợp đồng và phụ lục hợp đồng đào tạo

•

Thông báo tuyển sinh

•

Các quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh, ra đề thi, chấm thi…

•

+ Sổ lên lớp
+ Kế hoạch giảng dạy
+ Tiến độ giáo viên
+ Sổ tay giáo viên

•

Sổ kiểm danh học viên trong từng môn học (lưu trữ theo học kỳ)

•

Kế hoạch giảng dạy cho từng học kỳ, từng năm học

•

Danh sách cấm thi từng môn

•

Bài thi và bảng điểm từng môn ( thi lần 1 và lần 2)

•

Bảng điểm tổng hợp của từng học kỳ

•

Quyết định xóa tên học viên do tự ý bỏ học …

•


Quyết định công nhận tốt nghiệp

•

Biên bản và quyết định khen thưởng cuối khóa (ban cán sự, HS khá, giỏi)

•

Bảng điểm cá nhân (phát cho học viên khi nhận bằng tốt nghiệp)

•

Sổ cấp bằng tốt nghiệp.

- Trong 3 loại hồ sơ trên phải được lưu trữ riêng trong bìa 3 dây, mỗi bìa 3 dây
phải có 1 tờ danh mục gồm các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ được ghi chi tiết như
trên và phải được sắp xếp và lưu trữ theo thứ tự từ trên xuống, nhưng cũng có
một số hồ sơ quá nặng, quá lớn chúng ta có thể điều chỉnh cho xuống dưới cùng
của ngăn lưu trữ hồ sơ.
 Minh họa cụ thể như sau
- Khóa học có 15 lớp :
Trang 4


Khóa học 2008 – 2010

Khóa học 2009 – 2011

TCKT 123

Liên thông – khoá 1

Liên thông- khoá 2

Liên thông – khoá 3

Khóa học 2005 – 2009 ; 2006 – 2010 ; 2008 - 2012
Khoá 2005

Khoá 2006

Khoá 2008

 Song song với việc lưu trữ trong tủ tài liệu, việc lưu trữ trên máy vi tính cũng
rất cần thiết, đôi khi có những vấn đề không cần thiết phải tra cứu trong hồ sơ
mà chỉ cần tra cứu trên máy vi tính, điều này giúp ta tra cứu nhanh và thuận lợi
hơn, chẳng hạn như tra cứu điểm, danh sách sinh viên tham gia khoá học của
từng lớp, một số mẫu biểu, .. Việc lưu trữ được quản lý trên máy như sau;

Trang 5


Ví dụ : Có cán bộ ngành công an đến xác minh sinh viên có theo học tại trung tâm
hay không, quá trình học tập, điểm các môn, sổ cấp bằng, số hiệu bằng, ngày ký nhận
bằng cán bộ quản lý chỉ cần tra cứu trên máy
Tên sinh viên : Trần Thị Tú Anh
Lớp : Liên thông – khoá 1
Mã số SV : 04
Niên khoá : 2009 – 2012


Trang 7


THƠNG TIN HỌC SINH
-----o0o----A. SƠ YẾU LÝ LỊCH:
Họ và tên khai sinh : Nguyễn Thị Tuyết Hạnh
Sinh ngày : 16/5/1988
Nơi sinh : Bình Dương
Ngun qn : Bình Dương
Địa chỉ thường trú : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương
Địa chỉ liên lạc : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương
Dân tộc : kinh - Tơn giáo : Khơng
Thành phần gia đình : CB.CNV
Trình độ học vấn trước khi vào học : 12/12
Ngày tham gia Đảng CSVN : …………………………..
Ngày kết nạp Đồn TNCS HCM : 26/3/2005
Họ tên bố : Nguyễn Văn Mười
Họ tên mẹ : Trần Thị Hòa
Họ và tên vợ hoặc chồng : ……..
Đối tượng thuộc diện chính sách :
Ngành học : Hạch tốn kế tốn
B. KẾT QUẢ HỌC TẬP :
Số tín
Stt
Tên môn học
chỉ
1
4
Giáo dục thể chất
2

4
Anh văn chuyên ngành I
13
3
Marketing CB
14
2
Luật kinh tế
15
3
Lý thuyết tài chính tiền tệ
16
4
Anh văn chuyên ngành II
17
4
Kế toán quản trò
18
3
Phân tích họat động KD
19
3
Kế tóan HCSN
20
2
Nghiệp vụ văn phòng
21
6
Kế tóan thương mại
22

6
7
5
6
8

Lần 2

6
6
8
6
5
7


24
25
26
27
28

Sổ sách chứng từ kế tóan
Kế toán máy
Kiểm toán đại cương
Thẩm đònh giá
Tiểu luận

Điểm trung bình
Điểm các môn thi tốt nghiệp

tìm kiếm hồ sơ, sổ sách một cách thuận tiện và nhanh chóng, đem lại hiệu quả
trong cơng việc của bản thân. Bên cạnh đó, phương pháp này còn được phổ
biến tồn đơn vị cho các phòng ban áp dụng và cũng mang lại hiệu quả cao.
- Cụ thể kết quả như sau :
•
Tìm kiếm 1 loại hồ sơ, sổ sách : Đối với phương pháp cũ mất khoảng 15
– 20 phút. Phương pháp mới chỉ mất khoảng 3 – 5 phút
•
Thống kê số lượng học viên được đào tạo trong 5 năm qua : đối với
phương pháp cũ có khi mất cả 1 buổi (4 giờ). Phương pháp mới chỉ mất
khoảng 10 – 30 phút.
- Trong q trình cơng tác tại Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp – Hướng nghiệp tỉnh
Đồng Nai khoảng 10 năm, với cơng việc chun mơn chính là quản lý và lưu
trữ hồ sơ, sổ sách. Bản thân tơi đã gặp khơng ít những khó khăn trong cơng
việc, vì thế tơi có mong muốn đưa ra một giải pháp nhằm khắc phục những khó
khăn để đưa chất lượng và hiệu quả trong cơng việc trở nên tốt hơn. Mặt khác,
có thể phổ biến cho tồn đơn vị tham khảo, đóp góp ý kiến cho phương pháp
ngày càng hồn thiện, hiệu quả hơn, để phục vụ tốt hơn cho cơng tác quản lý và
lưu trữ, cũng muốn góp một phần cơng sức vào sự nghiệp phát triển của ngành
giáo dục nói riêng và của đất nước ta nói chung.
- Cuối cùng rất mong được sự đóng góp ý kiến của các bạn đồng nghiệp, ban
giám đốc và tất cả mọi người để phương pháp nâng cao hiệu quả trong cơng tác
quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách ngày càng hồn thiện.
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Tn
Trang 9