TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÀI GIẢNG
TIN HỌC VĂN PHÒNG
MICROSOFT OFFICE EXCEL SPECIALIST
Hải Phòng, tháng 9 năm 2013
Thư mục/
Nội dung
Excel\Objective1
1 Quản lý bảng tính
Excel\Objective2
2 Tạo dữ liệu
Excel\Objective3
3 Định dạng ô và bảng
File thực
hành
HeaderFooter.xlsx
PageBreaks.xlsx
PopulationData.xlsx
PrintArea.xlsx
Properties.xlsx
Plotting.xlsx
Pollution.pptx
Shapes.xlsx
SizingMoving.xlsx
SmartArt.xlsx
Sparklines.xlsx
VariegatedGrass.jpg
FormatCells.xlsx
HeightWidth.xlsx
Hiding.xlsx
Hyperlink.xlsx
Layout.xlsx
RowColumnFormattin
Excel\Objective7
7 Chia sẻ bảng tính
Comments.xlsx
Saving.xlsx
2
Microsoft Office Excel Specialist
Microsoft Excel 2010
Kiến thức sẵn có
Để tiếp cận cuốn sách này, bạn cần chắc rằng kỹ năng sử dụng Excel 2010 của mình
đã được rèn luyện ít nhất 6 tháng. Tức là bạn đã có thể nhanh chóng thực hiện các tác
vụ đơn giản trong Excel 2010.
Trước khi đọc chi tiết cuốn sách này, bạn nên ôn lại những kiến thức sau:
Microsoft Office Excel Specialist
Đưa chuột vào lề trên của một cột bất kỳ, khi chuột chuyển sang mũi tên
hướng xuống dưới, ấn để chọn cột đó của bảng, ấn tiếp lần 2 để chọn cả
bảng.
Đưa chuột vào lề trái của một hàng bất kỳ, khi chuột chuyển sang mũi
tên hướng sang phải, ấn để chọn dòng đó của bảng, ấn tiếp lần 2 để chọn
cả bảng.
Quản lý mục dữ liệu
Để tạo dữ liệu trong Excel, ta chỉ cần ấn vào một ô bất kỳ, và bắt đầu nhập liệu. Một
nút Cancel (X) và nút Enter (dấu check) sẽ xuất hiện ở giữa thanh công thức và hộp
tên, chỉ thị nhắc nhở ở thanh trạng thái chuyển sẽ chuyển từ Ready sang Enter. Dữ liệu
sẽ chưa được chấp nhận nếu bạn chưa nhấn phím Enter.
Excel cho phép người dùng nhập mục ký tự dài tràn qua tới các ô trống khác nếu các ô
đó trống, ngược lại, dữ liệu sẽ bị chặn lại ở trong ô. Trong trường hợp dữ liệu số quá
dài, Excel sẽ hiển thị theo quy tắc sau:
Các số có dưới 12 chữ số được giữ nguyên
Các số có từ 12 chữ số được hiển thị theo định dạng khoa học. (VD:
12345678912345 sẽ được hiển thị là 1.23457E+13)
Các số thập phân có thể được làm tròn để hiển thị số khoa học hơn. (VD:
123456.789 sẽ được làm tròn thành 123456.8)
Dữ liệu tiền tệ nếu dài không chứa đủ trong ô sẽ bị thay thế bởi các dấu #.
Nhập dữ liệu
Ấn nút Enter button (có dấu check) trên thanh công thức để kết thúc
nhập liệu và ở tại ô đó.
Ấn Enter hoặc phím mũi tên xuống dưới để kết thúc nhập liệu và di
chuyển tới ô tiếp theo trên cùng cột.
Ấn Tab hoặc phím mũi tên sang phải để kết thúc nhập liệu và di chuyển
tới ô tiếp theo trên cùng dòng.
Ấn Shift+Enter hoặc phím mũi tên lên để kết thúc nhập liệu và di chuyển
Di chuyển 1 ô
Ấn phím mũi tên lên để di chuyển lên một ô.
Ấn phím mũi tên xuống dưới để di chuyển xuống một ô.
Ấn phím mũi tên phải hoặc phím Tab để di chuyển sang ô bên
phải.
Chương 1. Quản lý bảng tính
Ấn phím mũi tên trái hoặc phím Shift+Tab để di chuyển sang ô
bên trái.
Di chuyển một trang màn hình
Ấn Page Up hoặc Page Donw để di chuyển lên hoặc xuống một
trang màn hình.
Ấn Alt+Page Up hoặc Alt+Page Down để di chuyển sang trái
hoặc sang phải một trang màn hình.
Di chuyển về đầu vùng dữ liệu hiện tại
Ấn Ctrl+mũi tên lên, Ctrl+mũi tên xuống, Ctrl+mũi tên trái, hoặc
Ctrl+mũi tên phải
Di chuyển tới ô không trống tiếp theo
Giữ End, rồi ấn mũi tên lên, mũi tên xuống, mũi tên trái, mũi tên
phải.
Di chuyển tới ô bắt đầu của một dòng hiện tại
Ấn Home.
Di chuyển tới ô đầu tiên của bảng tính
Ấn Ctrl+Home.
Di chuyển tới một địa chỉ cụ thể
Ở thẻ Home, trong nhóm Editing, mở danh sách Find & Select,
và ấn Go To.
Trong hộp thoại Go To, nhập tên một ô, một vùng các ô, hoặc tên
vùng dữ liệu trong ô Reference, và ấn OK.
bảng tính đang bật hiện tại.
Để in một phần của một bảng tính, người dùng có thể chỉnh sửa trang in của
chức năng Backstage, hoặc người dùng có thể ấn định vùng in của một bảng
tính.
Sau khi chọn vùng in của bảng tính, người dùng có thể thêm các vùng khác vào
hoặc xóa các vùng cũ đi.
Để in tất cả các bảng tính
Hiện chế độ Backstage, ở trang Print, trong vùng Settings, ấn
danh sách in, và ấn Print Entire Workbook.
Để in một bảng tính đơn
Hiển thị bảng tính cần in.
Hiện chế độ Backstage, ở trang Print, trong vùng Settings, ấn
danh sách in, và ấn Print Active Sheets.
Để in nhiều bảng tính một lúc
Chọn bảng tính đầu tiên cần in
Chọn các bảng tính tiếp theo theo một trong các cách sau:
Chọn các bảng tính liền kề: giữ phím Shift, ấn vào thẻ cuối
cùng cần in.
Chọn các bảng tính cách nhau: giữ phím Ctrl và chọn từng
bảng tính cần in.
Trên trang Print của chế độ Backstage, trong vùng Settings, ấn
danh sách in, và ấn Print Active Sheets.
Để in một vùng của bảng tính
Trong bảng tính, chọn vùng dữ liệu cần in.
Trên trang Print của chế độ Backstage, trong vùng Settings, ấn
danh sách in, và ấn Print Selection.
Để in một vùng của bảng tính với vùng in định sẵn
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Print
Area, và ấn Set Print Area.
Ấn vào một ô bất kỳ (dấu ngắt trang tạo ra sẽ nằm trên và bên trái
ô này).
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Breaks,
và ấn Insert Page Break.
Để xóa dấu ngắt trang
Ấn vào ô bất kì phía dưới hoặc bên phải dấu ngắt trang cần xóa.
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Breaks,
và ấn Remove Page Break.
Để xóa tất cả dấu ngắt trang
Chương 1. Quản lý bảng tính
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Breaks,
và ấn Reset All Page Break.
Để hiển thị và chỉnh sửa lại dấu ngắt trang
Trên thanh View phía dưới cùng của thanh trạng thái, ấn nút
Page Break Preview, nếu một hộp thoại xuất hiện, ấn OK.
Để chỉnh sửa dấu ngắt trang đã tạo, kéo dấu ngắt trang theo chiều
mũi tên của nó.
In tiêu đề và lưới trang
Lưới trang, tiêu đề hàng, cột mặc định sẽ không được in lên. Nhưng hoàn toàn
có thể bật chức năng in chúng lên.
Để in lưới trang
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Sheet Options, dưới
Gridlines, chọn ô Print.
Để in tiêu đề hàng, cột
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Sheet Options, dưới
Headings, chọn ô Print.
In tiêu đề dưới, tiêu đề trên của trang
with gridlines.
Chương 1. Quản lý bảng tính
On the Orders worksheet of the PageBreaks workbook, insert a page
break before row 31. Then review the page breaks, and ensure that only
columns A through D will appear on the first page.
In the HeaderFooter workbook, create a header that will print on all the
pages of the Orders worksheet except the first. On the left, enter today’s
date; in the center, enter the name of the workbook; and on the right,
enter the page number. Return to Normal view, and then change the
center section of the header to reflect the name of the worksheet instead
of the workbook.
Configure the print settings of the HeaderFooter workbook so that page
numbers print at the bottom of each page instead of the top.
Chương 1. Quản lý bảng tính
1.3 Cá nhân hóa môi trường làm việc của Excel
Quản lý các chức năng của chương trình
Người dùng có thể điều chỉnh các tùy chọn và giao diện của các tính năng
trong Excel từ hộp thoại Excel Options. Hộp thoại Excel Options được chia ra
thành các trang về các tùy chọn chung, tùy chọn liên quan tới tính năng chương
trình, tùy chọn cho các thanh công cụ ribbon và thanh truy cập nhanh, và tùy
chọn liên quan tới bảo mật khác.
Tùy chọn công thức
Từ trang Formulas của hộp thoại Excel Options, người dùng có thể điều chỉnh
các tùy chọn liên quan tới tính toán, công thức, và kiểm tra lỗi tự động.
Các tùy chọn nâng cao
Ấn nút Expand the Ribbon ở phía bên phải của các thẻ.
Để ẩn thẻ trên thanh ribbon
Trên trang Customize Ribbon của hộp thoại Excel Options,
trong danh sách Customize the Ribbon, chọn mục chứa thẻ cần
để ẩn.
Trên vùng Customize the Ribbon, bỏ chọn thẻ cần để ẩn.
Để xóa nhóm lệnh trong thẻ
Chương 1. Quản lý bảng tính
Trên trang Customize Ribbon của hộp thoại Excel Options,
trong danh sách Customize the Ribbon, ấn vào mục chứa thẻ
cần chỉnh sửa.
Trên vùng Customize the Ribbon, mở rộng thẻ cần chỉnh sửa
(ấn vào dấu cộng phía bên trái của tên thẻ).
Ấn vào nhóm cần xóa, và ấn Remove.
Để tạo nhóm
Trên vùng Customize the Ribbon, ấn vào thẻ cần chỉnh sửa.
Phía dưới, ấn New Group.
Để nhóm New Group (Custom) được đánh dấu chọn, ấn
Rename.
Trong hộp thoại Rename, nhập tên của nhóm trong ô Display
name, có thể chọn biểu tượng cho nhóm từ thư viện Symbol. Và
ấn OK.
Để thêm lệnh vào nhóm
Trên vùng Customize the Ribbon, chọn nhóm cần chỉnh sửa.
Trong danh sách Choose commands from, chọn nhóm lệnh chứa
lệnh cần thêm vào.
Trên vùng Choose commands, click đúp nút lệnh đó.
Để xóa lệnh từ nhóm
Để thêm một nút vào thanh truy cập nhanh cho mọi bảng Excel
Trên trang Quick Access Toolbar của hộp thoại Excel Options,
trong danh sách Choose commands from, ấn mục chứa lệnh cần
thêm.
Chương 1. Quản lý bảng tính
Trong vùng Choose commands, định vị và click đúp vào lệnh
cần thêm.
Để tạo thanh truy cập nhanh cho bảng Excel hiện hành
Trên trang Quick Access Toolbar cuả hộp thoại Excel Options,
trong danh sách Customize Quick Access Toolbar, ấn For . Rồi thêm các nút cần thiết vào thanh
công cụ như bình thường.
Để thay đổi thứ tự các nút trên thanh truy cập nhanh
Trong vùng Quick Access Toolbar, chọn lệnh cần di chuyển, và
ấn Move Up để đưa nó sang bên trái hoặc Move Down để đưa nó
sang bên phải.
Để phân tách các nút lệnh trên thanh truy cập nhanh thành nhiều
nhóm
Trong vùng Quick Access Toolbar, chọn lệnh đằng trước dấu
ngăn cách
Trên cùng của vùng Choose commands, click đúp vào
Separator.
Để xóa một lệnh từ thanh truy cập nhanh
Trong vùng Quick Access Toolbar, click đúp vào lệnh cần xóa.
Để đưa thanh truy cập nhanh về chế độ mặc định ban đầu
Trên trang Quick Access Toolbar của hộp thoại Excel Options,
trong danh sách Reset, ấn Reset only Quick Access Toolbar.
để hiển thị các thuộc tính cơ bản của bảng Excel hoặc Advanced
Properties để hiển thị hộp thoại Properties.
Tại đây, người dùng có thể tạo các bất cứ thuộc tính nào theo ý
muốn.
Để hiển thị tất cả các thuộc tính trong bảng Excel
Trong vùng bên phải của trang Info ở chế độ Backstage, ấn Show
All Properties.
Trong vùng bên phải của trang Info, ấn Properties, và ấn
Advanced Properties để hiển thị hộp thoại Properties.
Các phiên bản
Như các chương trình Office khác, Excel tự động lưu một bản sao lưu tạm của
bảng Excel hiện hành 10 phút 1 lần. Nếu bảng Excel bị tắt mà không được lưu
lại, người dùng có thể lấy lại các phiên bản tự động lưu này.
Để thay đổi thời gian tự động lưu
Trên trang Save của hộp thoại Excel Options, trong ô Save
AutoRecover information every, nhập một số nguyên từ 1 đến
120.
Chương 1. Quản lý bảng tính
Để hiển thị phiên bản đã từng lưu trước của bảng tính hiện hành
Trên trang Info của chế độ Backstage, trong danh sách Versions,
chọn phiên bản cần hiển thị.
Để lấy lại trạng thái của phiên bản trước
Hiển thị phiên bản (cũ) cần lấy lại.
Trên thanh Autosaved Version phía dưới than ribbon, ấn
Restore.
Để hiển thị phiên bản đang lưu tạm thời
Trong trang Info của chế độ Backstage, ấn nút Manage Versions,
và ấn Recover Unsaved Workbooks.
Chương 2. Tạo dữ liệu
Chương 2. Tạo dữ liệu
Chương 2. Tạo dữ liệu
Dữ liệu từ một bảng tính có thể được xây dựng từ đầu do người sử dụng, hoặc
được sao chép từ một nguồn khác có sẵn. Khi đó, người dùng có thể nhanh
chóng nhập một số lượng lớn dữ liệu số hoặc ký tự số bằng chức năng Auto Fill
của Excel.
2.1 Khởi tạo dữ liệu
Dán dữ liệu có sẵn
Để chuyển hướng các dòng và các cột
Chọn các dòng hoặc các cột cần chuyển hướng.
Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard, ấn nút Copy.
Chọn ô chứa giá trị đầu tiên của vùng mới.
Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard, trong vùng Paste của
danh sách Paste, ấn nút Transpose.
Để sao chép kết quả công thức từ vùng ô này tới vùng ô khác
Chọn và sao chép vùng dữ liệu chứa kết quả công thức cần sao
chép.
Chọn ô chứa giá trị đầu tiên.
Copyright: Tài liệu đại học ©