TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÀI GIẢNG
TIN HỌC VĂN PHÒNG
MICROSOFT OFFICE EXCEL SPECIALIST
Hải Phòng, tháng 9 năm 2013
Thư mục/
Nội dung
Excel\Objective1
1 Quản lý bảng tính
Excel\Objective2
2 Tạo dữ liệu
Excel\Objective3
3 Định dạng ô và bảng tính
File thực
hành
HeaderFooter.xlsx
PageBreaks.xlsx
PopulationData.xlsx
PrintArea.xlsx
Properties.xlsx
FillCopies.xlsx
FillCustom.xlsx
FillSeries.xlsx
Hyperlink.xlsx
InsertingDeleting.xlsx
FormatCells.xlsx
HeightWidth.xlsx
Hiding.xlsx
Hyperlink.xlsx
Layout.xlsx
Sparklines.xlsx
VariegatedGrass.jpg
Comments.xlsx
Saving.xlsx
2
Microsoft Office Excel Specialist
Microsoft Excel 2010
Kiến thức sẵn có
Để tiếp cận cuốn sách này, bạn cần chắc rằng kỹ năng sử dụng Excel 2010 của mình
đã được rèn luyện ít nhất 6 tháng. Tức là bạn đã có thể nhanh chóng thực hiện các tác
vụ đơn giản trong Excel 2010.
Trước khi đọc chi tiết cuốn sách này, bạn nên ôn lại những kiến thức sau:
Quản lý bảng tính
Tạo bảng tính mới
Trên vùng thẻ tên của bảng tính, ấn vào nút Insert Worksheet ở góc
cuối cùng bên phải.
Hoặc
Chuột phải vào tên bảng tính nằm trước bảng tính mới muốn tạo, ấn
Insert.
Chọn thẻ General của hộp thoại Insert vừa hiện lên, ấn Worksheet, và
ấn OK.
Xóa bảng tính
Chuột phải vào tên của bảng tính, và ấn Delete.
Đổi tên bảng tính
Chuột phải vào tên của bảng tính, và ấn Rename.
Đặt tên mới cho bảng tính, và gõ Enter.
Quản lý nội dung bảng tính
Chọn nội dung toàn bảng tính
Tại ô giao nhau giữa cột và hàng tiêu đề (trên dòng 1 và bên trái cột A),
ấn nút Select All.
123456.789 sẽ được làm tròn thành 123456.8)
Dữ liệu tiền tệ nếu dài không chứa đủ trong ô sẽ bị thay thế bởi các dấu #.
Nhập dữ liệu
Ấn nút Enter button (có dấu check) trên thanh công thức để kết thúc
nhập liệu và ở tại ô đó.
Ấn Enter hoặc phím mũi tên xuống dưới để kết thúc nhập liệu và di
chuyển tới ô tiếp theo trên cùng cột.
Ấn Tab hoặc phím mũi tên sang phải để kết thúc nhập liệu và di chuyển
tới ô tiếp theo trên cùng dòng.
Ấn Shift+Enter hoặc phím mũi tên lên để kết thúc nhập liệu và di chuyển
tới ô đằng trước ở cùng cột.
Ấn Shift+Tab hoặc phím mũi tên sang trái để kết thúc nhập liệu và di
chuyển tới ô đằng trước ở cùng dòng.
4
Chương 1. Quản lý bảng tính
5
Chương 1. Quản lý bảng tính
Chương 1. Quản lí bảng tính
Mỗi bảng Excel bao gồm các bảng tính (mặc định là 3). Excel cho phép người dùng
chỉnh sửa lại các tùy chỉnh mặc định sao cho tiện cho việc tạo, thao tác dữ liệu trên các
bảng tính. Thông tin trên mỗi bảng tính được hiển thị cũng có thể được tùy chỉnh theo
ý người dùng.
Chương thứ nhất sau đây nói về các phương pháp di chuyển giữa các ô, trang, và vùng
dữ liệu được đặt tên trong bảng tính; in ấn nội dung các bảng Excel; chỉnh sửa nội
dung bằng các dấu ngắt trang, thay đổi tùy chỉnh hiển thị trang, thêm nội dung tiêu đề
trên, tiêu đề dưới; cá nhân hóa môi trường làm việc của Excel nhờ quản lý các tính
năng của chương trình, thay đổi thanh công cụ và thanh truy cập nhanh, và quản lý
thuộc tính bảng Excel, tự động sau lưu và tính năng phiên bản.
1.1 Di chuyển trong bảng tính
Để di chuyển trong bảng tính có rất nhiều cách, cụ thể là:
Ở thẻ Home, trong nhóm Editing, mở danh sách Find & Select, và ấn
Go To Special.
Trong hộp thoại Go To Special, ấn vào tính chất cần tìm, và ấn OK.
Di chuyển tới một ô, vùng được đặt tên trước
Nhập tên trong hộp thoại Go To, và ấn OK.
Nhập tên trong ô Name, và gõ Enter.
Di chuyển tới ô cuối cùng được sinh ra trong bảng tính
Ấn Ctrl+End.
Trong hộp thoại Go To Special, ấn Last cell, và ấn OK.
Thực hành
Open the PopulationData workbook. Using the techniques described
in this section, move to cell J6 of the NST03 worksheet.
Using the techniques described in this section, move to the "rst
worksheet cell that contains a comment.
Move to the cell range named US_2006.
Move to the last populated cell in the worksheet.
7
Chương 1. Quản lý bảng tính
1.2 In bảng tính
In một phần hoặc tất cả
Một bảng Excel có thể có rất nhiều bảng tính riêng biệt. Người dùng có thể in một
phần hoặc tất cả các bảng tính này, hoặc một bảng tính cụ thể, hoặc một số bảng tính
riêng biệt cùng một lúc. Ở chế độ mặc định, Excel sẽ in tất cả các bảng tính đang bật
hiện tại.
Để in một phần của một bảng tính, người dùng có thể chỉnh sửa trang in của chức năng
Backstage, hoặc người dùng có thể ấn định vùng in của một bảng tính.
Sau khi chọn vùng in của bảng tính, người dùng có thể thêm các vùng khác vào hoặc
xóa các vùng cũ đi.
Để in tất cả các bảng tính
Hiện chế độ Backstage, ở trang Print, trong vùng Settings, ấn danh sách
Để xóa vùng in định sẵn
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Print Area, và
ấn Clear Print Area.
Để bỏ qua vùng in định sẵn
Trên trang Print của chế độ Backstage, trong vùng Settings, ấn danh
sách in, và ấn Ignore Print Area.
Chèn dấu ngắt trang
Khi dữ liệu trong bảng tính không vừa trong một trang in, Excel sẽ tự động chèn các
dấu ngắt giữa các trang in. Trong chế độ hiển thị Normal, dấu ngắt trang hiện dưới
dạng đường đứt nét. Để điều khiển cách ngắt trang, có thể chèn dấu ngắt trang theo ý
muốn. Trước khi in bảng tính, có thể hiển thị các dấu ngắt trang và thay đổi vị trí của
nó.
Để chèn dấu ngắt trang
9
Chương 1. Quản lý bảng tính
Ấn vào ô bất kỳ ở cột A phía dưới dấu ngắt trang cần tạo.
Hoặc
Ấn vào ô ở dòng 1 bên phải dấu ngắt trang cần tạo.
Hoặc
Ấn vào một ô bất kỳ (dấu ngắt trang tạo ra sẽ nằm trên và bên trái ô
này).
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Breaks, và ấn
Insert Page Break.
Để xóa dấu ngắt trang
Ấn vào ô bất kì phía dưới hoặc bên phải dấu ngắt trang cần xóa.
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Breaks, và ấn
Remove Page Break.
Để xóa tất cả dấu ngắt trang
Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Breaks, và ấn
Reset All Page Break.
lệnh trên thẻ Header & Footer Tools Design để tạo tiêu đề trên mong
muốn.
Trên thẻ Design mới hiện ra, trong nhóm Navigation, ấn nút Go to
Footer.
Lặp lại bước 2 để tạo tiêu đề dưới.
Click vào ô bất kỳ trong bảng tính để hiển thị tiêu đề vừa tạo ở chế độ
Page Layout.
11
Chương 1. Quản lý bảng tính
Để thay đổi tiêu đề trên, tiêu đề dưới
Trên thẻ Insert, trong nhómText, ấn nút Header & Footer, và lặp lại
bước 2 theo mong muốn.
Thực hành
Configure the SalesByCategory worksheet of the PrintArea workbook so that
printing with the default settings will print only columns B and C with
gridlines.
On the Orders worksheet of the PageBreaks workbook, insert a page break
before row 31. Then review the page breaks, and ensure that only columns A
through D will appear on the first page.
In the HeaderFooter workbook, create a header that will print on all the pages
of the Orders worksheet except the first. On the left, enter today’s date; in the
center, enter the name of the workbook; and on the right, enter the page
number. Return to Normal view, and then change the center section of the
header to reflect the name of the worksheet instead of the workbook.
Configure the print settings of the HeaderFooter workbook so that page
numbers print at the bottom of each page instead of the top.
12
Chương 1. Quản lý bảng tính
1.3 Cá nhân hóa môi trường làm việc của Excel
Quản lý các chức năng của chương trình
Khi thanh ribbon đã bị thu nhỏ, ấn vào thẻ cần làm việc, và sau đó chọn
lệnh như bình thường.
Để mở rộng thanh ribbon
Ấn nút Expand the Ribbon ở phía bên phải của các thẻ.
Để ẩn thẻ trên thanh ribbon
Trên trang Customize Ribbon của hộp thoại Excel Options, trong danh
sách Customize the Ribbon, chọn mục chứa thẻ cần để ẩn.
Trên vùng Customize the Ribbon, bỏ chọn thẻ cần để ẩn.
Để xóa nhóm lệnh trong thẻ
Trên trang Customize Ribbon của hộp thoại Excel Options, trong danh
sách Customize the Ribbon, ấn vào mục chứa thẻ cần chỉnh sửa.
Trên vùng Customize the Ribbon, mở rộng thẻ cần chỉnh sửa (ấn vào
dấu cộng phía bên trái của tên thẻ).
Ấn vào nhóm cần xóa, và ấn Remove.
15
Chương 1. Quản lý bảng tính
Để tạo nhóm
Trên vùng Customize the Ribbon, ấn vào thẻ cần chỉnh sửa.
Phía dưới, ấn New Group.
Để nhóm New Group (Custom) được đánh dấu chọn, ấn Rename.
Trong hộp thoại Rename, nhập tên của nhóm trong ô Display name, có
thể chọn biểu tượng cho nhóm từ thư viện Symbol. Và ấn OK.
Để thêm lệnh vào nhóm
Trên vùng Customize the Ribbon, chọn nhóm cần chỉnh sửa.
Trong danh sách Choose commands from, chọn nhóm lệnh chứa lệnh
cần thêm vào.
Trên vùng Choose commands, click đúp nút lệnh đó.
Để xóa lệnh từ nhóm
Trên vùng Customize the Ribbon, chọn nhóm cần chỉnh sửa.
Chọn lệnh cần xóa, và ấn Remove.
Để tạo thanh truy cập nhanh cho bảng Excel hiện hành
Trên trang Quick Access Toolbar cuả hộp thoại Excel Options, trong
danh sách Customize Quick Access Toolbar, ấn For <tên bảng Excel
hiện hành>. Rồi thêm các nút cần thiết vào thanh công cụ như bình
thường.
Để thay đổi thứ tự các nút trên thanh truy cập nhanh
Trong vùng Quick Access Toolbar, chọn lệnh cần di chuyển, và ấn
Move Up để đưa nó sang bên trái hoặc Move Down để đưa nó sang bên
phải.
Để phân tách các nút lệnh trên thanh truy cập nhanh thành nhiều nhóm
Trong vùng Quick Access Toolbar, chọn lệnh đằng trước dấu ngăn cách
Trên cùng của vùng Choose commands, click đúp vào Separator.
Để xóa một lệnh từ thanh truy cập nhanh
17
Chương 1. Quản lý bảng tính
Trong vùng Quick Access Toolbar, click đúp vào lệnh cần xóa.
Để đưa thanh truy cập nhanh về chế độ mặc định ban đầu
Trên trang Quick Access Toolbar của hộp thoại Excel Options, trong
danh sách Reset, ấn Reset only Quick Access Toolbar.
Trên hộp thoại Reset Customizations, ấn Yes.
Để hiển thị thanh truy cập nhanh phía dưới thanh ribbon
Trên trang Quick Access Toolbar của hộp thoại Excel Options, ấn chọn
ô Show Quick Access Toolbar below the Ribbon.
Ở phía dưới cùng bên phải của thanh truy cập nhan, ấn nút Customize
Quick Access Toolbar, và ấn Show Below the Ribbon.
Chuột phải vào vùng trống trên thanh truy cập nhanh, ấn Show Quick
Access Toolbar below the Ribbon.
Quản lý bảng Excel
Người dùng không những có thể quản lý được nội dung của bảng tính, mà còn có thể
chỉnh sửa các thông tin đi kèm cùng với bảng Excel.
AutoRecover information every, nhập một số nguyên từ 1 đến 120.
Để hiển thị phiên bản đã từng lưu trước của bảng tính hiện hành
Trên trang Info của chế độ Backstage, trong danh sách Versions, chọn
phiên bản cần hiển thị.
Để lấy lại trạng thái của phiên bản trước
Hiển thị phiên bản (cũ) cần lấy lại.
Trên thanh Autosaved Version phía dưới than ribbon, ấn Restore.
Để hiển thị phiên bản đang lưu tạm thời
Trong trang Info của chế độ Backstage, ấn nút Manage Versions, và ấn
Recover Unsaved Workbooks.
Trong hộp thoại Open hiển thị các tệp tin nằm trong thư mục
UnsavedFiles, chọn vào tệp cần hiển thị, và ấn Open.
Để xóa các phiên bản tạm thời
Trong trang Info của chế độ Backstage, ấn nút Manage Versions, và ấn
Delete All Unsaved Workbooks.
Nếu hiện lên hộp thoại nhắc nhở có muốn xóa hay không, ấn Yes.
Thực hành
Attach the keywords magazine and advertising to the Properties workbook.
Configure Excel so that it does not provide the AutoComplete information for
formulas that you enter. Check the setting by entering =SUM( in a worksheet
cell and verifying that a tooltip displaying the correct formula structure does not
appear.
Configure Excel to move to the next cell to the right when you press Enter.
Check the setting by entering content in a worksheet cell and then pressing
Enter.
Display the Developer tab on the ribbon. Then remove the Macros group from
the View tab.
19
Chương 1. Quản lý bảng tính
The Quick Print button is not available, by default, on any ribbon tab. Add this
Chọn và sao chép vùng dữ liệu thứ nhất—các dữ liệu số cần cộng vào,
trừ đi, nhân với, chia đi bởi vùng dữ liệu thứ hai.
22
Chương 2. Tạo dữ liệu
Chọn ô đầu tiên của vùng dữ liệu thứ hai—các dữ liệu số cần cộng với,
trừ bởi, nhân bởi, chia bởi các dữ liệu số ở vùng thứ nhất.
Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard, trong danh sách Paste, chọn
Paste Special.
Trong hộp thoại Paste Special, trong vùng Operation, ấn Add,
Subtract, Multiply, hoặc Divide. Rồi ấn OK.
Chèn, xóa dữ liệu
Để chèn dòng hoặc cột
Chọn số bất kỳ dòng tương ứng với số lượng dòng cần chèn thêm phía
dưới vùng dữ liệu mới cần chèn.
Hoặc
Chọn số bất kỳ cột tương ứng với số lượng cột cần chèn thêm bên phải
vùng dữ liệu mới cần chèn.
Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, ấn nút Insert.
23
Chương 2. Tạo dữ liệu
Để chèn ô
Chọn số ô tương ứng với số lượng ô cần chèn thêm.
Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, ấn nút Insert.
Hoặc
Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, ấn mũi tên dưới Insert, và ấn Insert
Cells. Trong hộp thoại Insert, chọn hướng muốn di chuyển dữ liệu cũ,
và ấn OK.
Để định dạng ngay sau khi sao chép
Sau khí chèn các dòng, cột hoặc ô chứa định dạng hoặc giá trị, ấn vào
nút Insert Options, rồi chọn các tùy chọn trong danh sách.
Khi tạo dãy dữ liệu dựa vào (các) ô, người dùng có thể chọn một trong các kiểu sau:
Linear Excel tự động tính các giá trị sau bằng cách thêm vào giá trị trước nó
một lượng được chỉ định bởi người dùng trong ô Step Value.
Growth Excel tự động tính các giá trị sau bằng cách nhân với giá trị trước nó
bởi số được chỉ định bởi giá trị trong ô Step value.
Date Excel tự động tính các giá trị sau bằng cách cộng thêm một lượng ngày
nhất định được chỉ định từ ô Step value vào giá trị trước nó
AutoFill Tùy chọn này sẽ tạo dãy giá trị tương ứng với khi sử dụng cần điều
khiển để kéo tự động điền.
Khi sử dụng tính năng Auto Fill qua danh sách Fill hoặc bằng cần điều khiển kéo tự
động điền, nút Auto Fill Options sẽ hiện lên ở góc phía dưới bên phải của vùng dữ liệu
đã được điền. Ấn vào nút này sẽ mở ra danh sách các tùy chọn tương ứng với mục
đích của người sử dụng.
25
Copyright: Tài liệu đại học ©