9/4/2011

Chuyên Đề

NGHIỆP VỤ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Khái Niệm về Văn Phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ

quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi
thu thập, xữ lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời
đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của
toàn cơ quan, tổ chức đó.

1


9/4/2011

Chức Năng của Văn Phòng
1. Giúp việc điều hành: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm

việc/ Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch/ Tổ chức,
điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
2. Tham mưu, tổng hợp: tổng hợp xữ lý và cung cấp thông tin mọi
mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh
đạo về các biện pháp giải quyết và xữ lý.
3. Hậu cần, quản trị: đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều
kiện làm việc cho cơ quan.


hoạt động của văn phòng; dễ thay đổi khi cần thiết

3


9/4/2011

Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng
Văn phòng đóng: hệ thống văn phòng được ngăn cách bởi các

phòng riêng.
 Ưu điểm: đảm bảo tính an toàn, bí mật, riêng tư và phù hợp với
công việc đòi hỏi sự riêng tư cao
 Nhược điểm: chiếm diện tính, tăng chi phí vận hành văn phòng,
khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc trong tổ chức.

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng NS Làm Việc
1. Ánh sáng

2. Màu sắc
3. Tiếng ồn

4


9/4/2011

Các Cấp Bậc trong Hành Chính Văn Phòng
1. Trợ lý hành chính




Lập kế hoạch mu sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở
vật chất phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.

5


9/4/2011

Quy Trình Lập Kế Hoạch


Bước 1: Xác định mục đích hay những công việc cần giải quyết



Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên
quan. Đánh giá điều kiện thực thi



Bước 3: Dự thảo bản hoạch định, xây dựng các phương án lựa
chọn



Bước 4: Lấy ý kiến hoạch trình phê duyệt




Nghiệp vụ lưu trữ

6


9/4/2011

Thông Tin
Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo

khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi
trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những
thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh,
nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực,
không gian, thời gian với các khách thể quản lý.

Phân Loại Thông Tin
 Kênh tiếp nhận: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ

thống
 Tính chất, đặc điểm của loại thông tin: thông tin tra cứu và
thông tin báo cáo
 Phạm vi của lĩnh vực hoạt động: thông tin kinh tế và thông tin
chính trị, xã hội
 Tính chất thời điểm: thông tin quá khứ; thông tin hiện hành và
thông tin dự báo

7





Phạm vi thông tin cần phải cung cấp



Thời gian cho phép để có thể thu thập và chuẩn bị thông tin



Hình thức cung cấp thông tin (bằng văn bản hoặc sao chụp các
tài liệu hoặc báo cáo trực tiếp).

Thu Thập Thông Tin


Nguồn thu thập thông tin bao gồm: từ văn bản (công văn đến/

công văn đi); từ sách báo, tạp chí, phát thanh, truyền hình,
internet; trao đổi trực tiếp; qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán
đoán, tổng hợp số liệu


Phương pháp thu thập: đọc và ghi chép; sao chụp một phần
hoặc toàn bộ tài liệu; thống kê số liệu, tính toán tỷ lệ, tính xác
suất; đo đạc, quan sát, tính toán, thống kê.

9


Thông tin phải được bảo quản và lưu trữ để không bị hư hỏng và
phục vụ cho công việc hàng ngày cũng như sau này.

10


9/4/2011

Tổ Chức Họp Hiệu Quả
 Các hình thức họp (types of meetings)

 Nguyên tắc họp hiệu quả
 Quy trình họp hiệu quả
 Vai trò của các thành phần tham dự cuộc họp
 Cách thức họp hiệu quả với đội ngũ nhân viên bán hàng
 Cách thức họp hiệu quả với đối tác

Tại Sao Cần Phải Họp
• Chia sẻ thông tin

• Xác định và giải quyết các vấn
đề tồn đọng, phát sinh
• Thống nhất ý kiến

22

11


9/4/2011

(4) Chuẩn bị hậu cần (5) Kiểm tra toàn bộ phần chuẩn bị và
thông báo họp
 Giai đoạn tiến hành họp: (6) Bắt đầu cuộc họp đúng giờ (7) Giới
thiệu thành viên, vai trò của họ (8) Giới thiệu mục tiêu, nội dung,
lịch trình (9) Theo sát lịch trình cuộc họp
 Giai đoạn kết thúc: (10) Tóm tắt cuộc họp, các điểm thống nhất,
kế hoạch tiếp theo (11) Lịch họp tiếp theo – nếu cần (12) Phân

tích, đánh giá kết quả cuộc họp (13) Gởi biên bản họp (14) Theo
sát, chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo.

B1: Xác Định Mục Tiêu Cuộc Họp

 Hình thức họp?
 Tại sao cần phải tổ chức cuộc
họp này?

 Kết quả mong đợi từ cuộc họp
này là gì?

13


9/4/2011

B2: Xác Định Thành Phần Tham Dự

 Ai sẽ được mời tham dự cuộc họp?
 Lợi ích của họ là gì?
 Vai trò của họ trong cuộc họp là gì?

 Chuẩn bị tài đủ tài liệu cho các
thành viên
 Xác định cách sắp xếp phòng họp
 Kiểm tra các phương tiện hỗ trợ
(micro, đèn, phích cắm điện …)
 Chuẩn bị nước uống, thức ăn
(nếu cần)

B5: Kiểm Tra Chuẩn Bị - Thông Báo Họp
 Thông báo cho các thành viên

với khoản thời gian đủ để họ lên
kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc
họp
 Ghi nhận ý kiến đóng góp về lịch
trình, nội dung họp (nếu có)
 Nhắc nhở các thành viên trước 3
ngày
 Rà soát lần cuối công tác chuẩn

bị cho cuộc họp

15


9/4/2011

B6: Bắt Đầu Cuộc Họp Đúng Giờ
 Xét quy định về thời gian rõ ràng


 Chủ trì cuộc họp
 Thành viên cuộc họp
 Người ghi biên bản, nhắc nhở thời gian
 Người hỗ trợ cuộc họp

33

Người Ghi Biên Bản

 Note taker – ghi chú lại các thông tin
cần thiết, các quyết định, kế hoạch tiếp
theo … trong biên bản họp
 Scribe - ghi chú lại các thông tin cần
thiết lên bảng trong quá trình họp,
những thông tin này có thể được
chuyển lại cho người ghi biên bản họp

34

17


9/4/2011

B8: Giới Thiệu Mục Tiêu Lịch Trình Cuộc Họp

 Đảm bảo mọi người rõ mục tiêu và
cách thức họp
 Đảm bảo mọi người rõ sự đóng
góp của họ vào mục tiêu cuộc họp

37

B11: Thống Nhất Cho Cuộc Họp Tiếp Theo
 Xác định xem có cần tổ chức thêm một
cuộc họp để giải quyết, thống nhất các
vấn đề chưa thể giải quyết trong cuộc
họp lần này
 Nếu cần, thống nhất thời gian, nội

dung, lịch trình
 Đảm bảo mọi người ghi chú thời gian
họp trong lịch làm việc

38

19


9/4/2011

B12: Phân Tích Đánh Giá Kết Quả
 Có đạt được mục tiêu đề ra không?
 Có theo sát nội dung, lịch trình họp không?
 Phần chuẩn bị có tốt không?
 Mọi người có tham gia vào cuộc họp?
 Có ai không liên quan nhưng lại phải dự họp?
 Ý kiế, nhận xét của các thành viên về cuộc họp?
 Làm sao để có thể làm tốt hơn nữa?

39