ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỖ THU HIỀN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội – 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỖ THU HIỀN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
Chuyên ngành

: Lưu trữ

Mã số

: 60 32 24

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN LIÊN HƯƠNG


TTLTQG III
CSDL

i


MỤC LỤC
Trang
MỤC LỤC ......................................................................................................i
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................1
1. Lý do lựa chọn đề tài ............................................................................. 1
2. Mục tiêu nghiên cứu………………………………………………………….…6
3. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 5
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 5
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..................................................................... 6
6. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 9
7. Nguồn tài liệu tham khảo ...................................................................... 9
8. Bố cục của đề tài ................................................................................. 11
CHƯƠNG 1: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY
DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO........................................................................... 13
1.1. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................. 13
1.2. Các hình thức phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.... 24
1.2.1. Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc .................................... 24
1.2.2. Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng .... 27
1.2.3. Triển lãm, trưng bày tài liệu .................................................... 28
1.2.4. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ ........................................................ 32
1.2.5. Cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ ................... 33
1.2.6. Sử dụng tài liệu để xây dựng các bộ phim điện ảnh................. 34

3.1.4.1. Đăng ký thành viên ........................................................... 87
3.1.4.2. Tìm kiếm thông tin ............................................................ 89
3.2. Điều kiện triển khai ...................................................................... 100
3.2.1. Các điều kiện tiên quyết ........................................................ 100
3.2.1.1. Cơ sở pháp lý hoàn thiện ................................................ 100
3.2.1.2. Các hướng nghiên cứu chuyên sâu liên quan đến tổ chức
khai thác, sử dụng TLLT trực tuyến............................................. 102
3.2.1.3. Sự kết hợp liên ngành giữa lưu trữ học, công nghệ thông
tin và thông tin - thư viện ............................................................ 103
3.2.1.4. Khả năng chấp nhận và tiếp cận phòng đọc ảo của độc giả104
3.2.2. Các điều kiện hỗ trợ .............................................................. 105
3.2.2.1. Nguồn tài nguyên thông tin được tạo lập bởi số hóa tài liệu
lưu trữ truyền thống .................................................................... 105
3.2.2.2. Kinh phí, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ
thuật ............................................................................................ 106
3.2.2.3. Nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng .............................. 107
KẾT LUẬN ................................................................................................ 109
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................. 111
PHỤ LỤC................................................................................................... 118

iii


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Ngày 11 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch Quốc hội đã thay mặt Quốc hội,
ký thông qua Luật Lưu trữ số 01/2001/QH13, trong đó khẳng định rất rõ, tài
liệu lưu trữ (TLLT) là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” và nhiệm vụ của công tác lưu
trữ đã được ngành lưu trữ xác định là tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài

- Đề xuất áp dụng một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT mới
bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đẩy mạnh hoạt động khai thác,
sử dụng TLLT, đồng thời góp phần bảo quản an toàn tài liệu trên vật mang tin
truyền thống, an toàn thông tin là nhiệm vụ mà các cơ quan lưu trữ phải
hướng đến trong thời điểm hiện tại và tương lai.
- Xây dựng các phòng đọc ảo là một giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
khai thác và sử dụng TLLT, qua đó góp phần tăng cường phát huy giá trị của
TLLT như là một nguồn lực thông tin cho sự phát triển của đời sống xã hội
nói chung và của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nói riêng. Với những lợi
ích mà phòng đọc ảo mang lại, người đọc sẽ quan tâm hơn nữa đến TLLT và
qua đó TLLT sẽ được sử dụng hiệu quả hơn, mang lại nhiều lợi ích hơn và
đóng góp cho sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước hiệu
quả hơn.
- Tạo điều kiện cho các cơ quan quản lý có thể xây dựng được chính sách,
ban hành được các văn bản quản lý, hướng dẫn; các cơ quan lưu trữ có thể xây
dựng kế hoạch, tập trung nguồn lực nhằm hiện thực hoá "phòng đọc ảo" và
khai thác, sử dụng có hiệu quả lợi ích do mô hình phòng đọc này mang lại.

4


3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo là một bài toán với các yêu cầu đặt
ra như: mô hình phòng đọc ảo, nội dung hoạt động của phòng đọc ảo, quản lý
phòng đọc ảo, các điều kiện cần thiết để xây dựng và quản lý phòng đọc ảo…
Với những yêu cầu đó, đề tài đặt ra mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau:
- Tìm hiểu các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT hiện nay tại
các cơ quan lưu trữ và hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu như: số lượng tài
liệu được khai thác, sử dụng, thành phần và nội dung tài liệu được khai thác
sử dụng, đối tượng khác thác, sử dụng tài liệu, khả năng đáp ứng của các lưu

trung nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo dưới góc độ quản lý và qua cách
nhìn của người sử dụng, không tập trung nghiên cứu kỹ thuật và công nghệ để
xây dựng phòng đọc ảo cũng như một số khía cạnh chuyên sâu như vấn đề
bản quyền đối với TLLT khi được đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng trên
mạng diện rộng, các chuẩn cần áp dụng đối với cơ sở dữ liệu khi xây dựng
phòng đọc ảo...
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Với bề dày lịch sử hình thành và phát triển trong lĩnh vực công nghệ
thông tin cũng như trong lĩnh vực lưu trữ, phòng đọc ảo đã được quan tâm
nghiên cứu về mặt lý luận, được triển khai xây dựng và đi vào hoạt động
trong thực tiễn tại nhiều quốc gia phát triển trên thế giới. Có thể kể đến các
học giả tiên phong trong lĩnh vực này như Trương Chiếu Dư, Lý Dương Tân,
Liên Hồng (Trung Quốc) với cuốn sách "Thông tin hóa tài liệu lưu trữ - Lý
luận và thực tiễn" và nhiều bài viết như "Tìm hiểu cơ chế dịch vụ khai thác,
sử dụng thông tin lưu trữ số hóa", "Thiết kế và thực hiện website "Tài liệu lưu
trữ online" tại các trường Đại học và học viện"; Catherine Styles và Magaret

6


Kenna (Úc) với bài viết "Phòng đọc ảo - một chương trình đào tạo cho hiện
tại và tương lai"; Yvette Hoitink và Rainer Polley (Đức) với các bài viết "Bản
phác thảo về một phòng đọc ảo", "Những vấn đề pháp lý trong việc giới thiệu
và sử dụng những xuất bản số hóa trong lĩnh vực lưu trữ",... Về mặt thực tiễn,
phòng đọc ảo được xây dựng dưới hình thức là một cổng thông tin điện tử tích
hợp với website của lưu trữ quốc gia (trường hợp tại Mỹ, Anh, Hà Lan...)
hoặc được tạo lập bởi một trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ các cấp từ Trung
ương đến địa phương (trường hợp tại Trung Quốc). Như vậy, hình thức tổ
chức khai thác, sử dụng TLLT qua phòng đọc ảo đã thực sự phát triển về mặt
lý luận và phát huy vai trò trong ứng dụng vào thực tiễn.

hình thức tổ chức phòng đọc trực tuyến hoặc tổ chức khai thác và sử dụng
TLLT trong môi trường mạng. Tuy nhiên, những nghiên cứu này mới chỉ
dừng lại ở mức độ đặt vấn đề và quy mô chỉ là các bài viết trên tạp chí hoặc
tham luận trong các hội thảo khoa học. Có thể kể đến các bài viết như "Tổ
chức Phòng đọc trực tuyến để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ" của
tác giả Trần Thùy Dương và Tạ Thị Liễu (năm 2007); "Một số giải pháp triển
khai phục vụ khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ quốc gia" của tác giả Lê Văn
Năng (năm 2008); "Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được số hóa
trong môi trường mạng - xu hướng phát triển trong tương lai tại các Trung
tâm lưu trữ ở Việt Nam" của tác giả Nguyễn Mạnh Cường (năm 2013). Chúng
tôi nhận thấy rằng, cho tới thời điểm hiện tại, đề tài "Nghiên cứu xây dựng
phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam" là đề
tài nghiên cứu hoàn toàn mới và chưa được thực hiện bởi bất kỳ cơ quan, tổ
chức, cá nhân nào.

8


6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong
nghiên cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích
chức năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng
hợp, phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, đề tài còn sử dụng
các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng đối với việc tổ chức khai
thác, sử dụng TLLT tại các cơ quan thuộc đối tượng nghiên cứu như đã đề
cập làm căn cứ xây dựng mô hình phòng đọc ảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ.
- Phương pháp phỏng vấn đối tượng: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo
Trung tâm, lãnh đạo phòng Đọc, lãnh đạo tổ Sao lưu bảo hiểm tài liệu thuộc

Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Thông tin - Tư liệu; website của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước (www.archives.gov.vn), website của Lưu trữ quốc gia Mỹ
(www.archives.gov), Lưu trữ quốc gia Anh (www.nationalarchives.gov.uk),
Lưu trữ quốc gia Úc (www.naa.gov.au).
- Các văn bản pháp quy như Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11
tháng 11 năm 2011; Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày
29/6/2006; các Nghị định quy định chi tiết thi hành các văn bản Luật trên và
các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan.
- Các tư liệu, tài liệu tham khảo nước ngoài bao gồm tài liệu nguyên gốc,
dịch và lược dịch. Các dạng tài liệu này được thu thập từ nhiều nguồn khác
nhau như Tạp chí chuyên ngành lưu trữ của Trung Quốc, Đức (Tạp chí Lưu
trữ Trung Quốc, tạp chí Archvpflege, tạp chí Archivum); Kỷ yếu Hội thảo

10


khoa học do SARBICA tổ chức; website chuyên ngành... Trong 3 thể loại
trên, nguồn tài liệu nguyên gốc tiếng nước ngoài đóng vai trò rất quan trọng
trong việc nghiên cứu xây dựng mô hình phòng đọc ảo – đối tượng nghiên cứu đã
được quan tâm và triển khai áp dụng thành công tại các nước phát triển.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, trên cơ sở mục đích, mục tiêu và nhiệm
vụ nghiên cứu của đề tài, nội dung của đề tài được chia làm 03 chương:
Chương 1: Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ truyền
thống và sự cần thiết xây dựng phòng đọc ảo
Nội dung của chương 1 bao gồm thành phần, nội dung tài liệu, giá trị của
tài liệu bảo quản tại TTLTQG III cũng như các hình thức tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ đã và đang được áp dụng tại Trung tâm. Từ đó, đề tài
khái quát sự cần thiết cần xây dựng phòng đọc ảo nhằm hiện đại hóa công tác
tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nói chung.

việc nghiên cứu, khảo sát thực tế song cũng nhận được sự quan tâm, giúp đỡ
nhiệt tình từ phía lãnh đạo và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III; các biên dịch viên của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; các thầy cô
giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học xã
hội và Nhân văn, đặc biệt là người hướng dẫn khoa học - TS. Nguyễn Liên
Hương. Qua đây, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất
về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó.
Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2013
HỌC VIÊN

ĐỖ THU HIỀN
12


CHƯƠNG 1
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG VÀ SỰ CẦN THIẾT
XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
Việc xây dựng phòng đọc ảo nhằm phát triển công tác tổ chức khai thác,
sử dụng TLLT và phát huy tối đa giá trị của TLLT là một bước đi tất yếu của
ngành lưu trữ Việt Nam nói chung. Tuy nhiên, để đảm bảo tính khả thi khi
nghiên cứu áp dụng tại một lưu trữ lịch sử như Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
thì việc phân tích nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT đang bảo quản tại Trung
tâm cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT truyền thống đã
được áp dụng tại đây là điều cần thiết. Cụ thể,
1.1. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
 Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất nước và xây dựng XHCN ngày
nay. Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các
nhóm chính gồm tài liệu chung; tài liệu về nội chính; tài liệu về quân sự; tài
liệu về ngoại giao; tài liệu về kinh tế - tài chính; tài liệu về văn xã...
Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các
Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và
nhiều cơ quan hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động Thương binh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội
14


thương, Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật
tư, Ngân hàng, Thể thao, Dầu khí. Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là
khối tài liệu của các cơ quan hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể như:
Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc; Liên khu III, IV, V; Uỷ ban Kháng chiến Hành
chính Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam. Mảng tài liệu này phản ánh
xác thực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ
vang của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực dân Pháp.
Về tài liệu khoa học - công nghệ: Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III đang bảo quản hơn 1000 mét giá tài liệu của 50 công trình lớn có
ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí
Minh, Đường dây 500KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy
Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai
và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông
Gianh và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác.
Về tài liệu nghe - nhìn: Bao gồm các loại tài liệu như
+ Tài liệu ghi hình: gồm 377 cuộn phim, 352 cuộn băng video và 88 đĩa.
phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam.
Đáng chú ý là hơn 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời
điểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của
Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế

động quản lý, lãnh đạo... Đây chính là các lĩnh vực của đời sống xã hội mà
TLLT nói chung đã thể hiện giá trị của mình, và TLLT đang được bảo quản
tại TTLTQG III cũng không là một ngoại lệ. Cụ thể,
+ Trong lĩnh vực chính trị
TLLT được hình thành và được khai thác, sử dụng như một bằng chứng
quan trọng để chứng minh chủ quyền quốc gia, bảo vệ biên giới và lãnh thổ.
16


Mặt khác, TLLT là kho tư liệu để các cơ quan chức năng các cấp nghiên cứu
về đường lối, chính sách, từ đó đưa ra những tổng kết, đánh giá những thành
tựu cũng như những tồn tại hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và
đường lối chính sách phù hợp. Qua khối tài liệu thuộc Phông Quốc hội,
Phông Thủ tướng, phông Lưu trữ các Bộ, ngành... đang được bảo quản tại
TTLTQG III, quá trình xây dựng và phát triển đất nước được tái hiện một
cách rõ nét. Đó là các sự kiện nổi bật như bầu cử đại biểu Quốc hội từ khóa I
trở đi, các hoạt động đối ngoại, các thay đổi chính sách của Đảng và Nhà
nước qua các thời kỳ lịch sử để có thể đúc rút kinh nghiệm cho sự nghiệp
nước nhà trong bối cảnh hiện nay.
Bên cạnh đó, TLLT được bảo quản tại TLLTQG III còn là bằng chứng
tổ cáo âm mưu, thủ đoạn của các thể lực thù địch; tố cáo tội ác chiến tranh của
thực dân Pháp, đế quốc Mỹ; là bằng chứng và căn cứ điều tra những sai phạm
để xây dựng bộ máy chính quyền trong sạch, vững mạnh...
+ Trong lĩnh vực kinh tế
TLLT phát huy giá trị trong việc xây dựng và hoạch định chiến lược kinh
tế thông qua các kết quả nghiên cứu tổng kết quy luật vận động và phát triển
kinh tế trong lịch sử. Các thông tin trong TLLT thường xuyên được khai thác
và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh
tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy
hoạch phát triển các vùng kinh tế trọng điểm. Trong thành phần tài liệu tại

xuất xứ cá nhân là các văn nghệ sĩ, những tác giả tiêu biểu có nhiều đóng góp
trong sự nghiệp đối với các lĩnh vực như văn học, âm nhạc, lịch sử, tôn giáo...
Ngoài ra, một khối lượng đáng kể tài liệu nghe - nhìn phản ánh các tập quán
sinh hoạt, các lễ hội truyền thống, đình, chùa... cũng tạo điều kiện nghiên cứu

18


các vấn đề về văn hóa của dân tộc cũng như giữ gìn và phát huy bản sắc dân
tộc trong thời đại giao lưu văn hóa được chú trọng hơn bao giờ hết.
+ Trong lĩnh vực giáo dục
Sự phát triển giáo dục của Việt Nam trong thời kỳ hội nhập hiện nay
phần lớn phụ thuộc vào sự học hỏi đường lối, chính sách của các nền giáo dục
tiên tiến trên thế giới. Tuy nhiên, để những đổi mới trong giáo dục của Việt
Nam mang tính khả thi thì việc du nhập phương pháp giáo dục của các nước
phát triển chỉ là điều kiện cần. Điều kiện đủ ở đây chính là việc kết hợp các
phương pháp này với những đặc thù vốn có của hệ thống giáo dục Việt Nam
bao gồm các kết quả đã đạt được trong quá khứ, hệ thống chính sách đã và
đang áp dụng, năng lực của đội ngũ giảng viên... Những thông tin này được
thể hiện trong TLLT của ngành giáo dục mà quan trọng nhất là các số liệu
thống kê trên các mặt hoạt động, các kế hoạch đã từng được triển khai trong
quá khứ cũng như báo cáo kết quả đào tạo qua từng thời kỳ...
Ngoài ra TLLT cũng có giá trị lớn trong việc giáo dục truyền thống cho
thế hệ trẻ. Truyền thống của dân tộc ta được phản ánh nhiều trong các tài liệu
lưu trữ bằng lời văn, hình ảnh, tiếng nói… sẽ có ý nghĩa hết sức to lớn trong
việc giáo dục truyền thống cho giới trẻ hiện nay.
+ Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học
Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, TLLT chính là nguồn thông tin đặc
biệt và có giá trị lớn bởi tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu
cầu bắt buộc. TLLT sẽ giúp các nhà nghiên cứu tiếp cận với nguồn thông tin