BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM
LÊ MINH CHIẾN
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRONG ĐIỀU KIỆN
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số ngành: 60340301
TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 3 năm 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM
LÊ MINH CHIẾN
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRONG ĐIỀU KIỆN
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số ngành: 60340301
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS PHẠM VĂN DƯỢC
trung cho quá trình hoàn thành Luận văn.
Một lần nữa tôi xin gửi lời chúc sức khỏe, thành công và hạnh phúc đến Quý
Thầy Cô, tất cả các bạn học viên, đồng nghiệp đã đồng hành cùng tôi để hoàn
thành Luận văn này.
Thành phố HCM, tháng 3 năm 2014
Học viên thực hiện Luận văn
Lê Minh Chiến
iii
TÓM TẮT
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt
Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt
hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và
trình độ quản lý. Do vậy, để cạnh tranh được, các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải tìm được
cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số các giải pháp cần
phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý…mà thông tin để làm cơ
sở không thể khác hơn ngoài thông tin kế toán. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nhỏ và
vừa muốn phát triển bền vững thì đòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt, hiệu quả.
Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán. Phục vụ công tác quản lý
đồng thời các công ty này cũng lập một số loại sổ dành cho ghi chép thủ công, đôi khi số
liệu và hành văn của các sổ này không rõ ràng mạch lạc, thậm chí còn tẩy xoá số liệu,
không thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ quy định. Đặc biệt, ở doanh nghiệp siêu
nhỏ, hệ thống kế toán rất manh mún, việc ghi chép các số liệu phát sinh gần như mang
tính tường thuật, không có logic trong chuẩn mực kế toán. Do vậy, báo cáo tài chính của
các doanh nghiệp này hầu như không đáp ứng được thông tin như công nợ, tồn
kho…Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc chậm hoặc không có thông tin sẽ dẫn đến
there is no logic in accounting standards. Therefore, the financial statements of these
companies hardly meet the information as liabilities, inventory ... In the context of intense
competition, the slow or no information will result in the directors launched decisions
inaccuracies or errors .
To complete the system of accounting information for small and medium enterprises
in terms of information technology applications in Ho Chi Minh City needs to implement
solutions to the accounting regime, application level information technology, ecommerce
environment, comparing the frequency of accounting information and the role of managers.
On the basis of these solutions help small and medium-sized enterprises more complete
accounting work and the work of security, encryption of data in terms of information
technology applications.
So complete accounting information system for small and medium enterprises in
terms of information technology applications in Ho Chi Minh City is required and issues of
concern.
v
MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................... i
LỜI CÁM ƠN ............................................................................................................... ii
TÓM TẮT ..................................................................................................................... iii
ABSTRACT ................................................................................................................. iv
MỤC LỤC ..................................................................................................................... v
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................ vi
DANH MỤC CÁC HÌNH .......................................................................................... vii
DANH MỤC CÁC BẢNG ........................................................................................ viii
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu ...................................................................... 1
1.1 Đặt vấn đế - Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1
2.3.2. Yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán ............. 24
2.3.3 Mức độ ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin kế toán ..................................... 25
2.3.3.1 Xử lý bán thủ công ................................................................................................ 25
3.3.3.2 Tự động hóa công tác kế toán ............................................................................... 26
3.3.3.3 Tự động hóa công tác quản lý ............................................................................... 26
Kết luận chương 2 ............................................................................................................ 27
Chương 3: Thực trạng về tổ chức HTTTKT trong DNNVV tại TPHCM ................ 28
3.1 Tình hình hoạt động và quản lý trong DNNVV ở TPHCM ....................................... 28
3.1.1 Tình hình hoạt động của DNNVV ........................................................................... 28
3.1.2. Đặc điểm hoạt động và quản lý của DNNVV ở HCM ........................................... 30
3.1.3 Các khó khăn và thách thức đối với DNNVV trên địa bàn HCM hiện nay ............ 31
3.2 Các quy định pháp lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán trong DNNVV ở Việt
Nam ................................................................................................................................... 32
3.2.1. Luật kế toán ............................................................................................................ 32
3.2.2. Chuẩn mực kế toán ................................................................................................. 33
3.2.3. Chế độ kế toán ........................................................................................................ 34
3.3 Đánh giá thực trạng tổ chức HTTTKT của DNNVV ................................................. 36
3.3.1 Thuận lợi .................................................................................................................. 36
3.3.2 Hạn chế .................................................................................................................... 37
3.3.3 Nguyên nhân ............................................................................................................ 39
Kết luận chương 3 ............................................................................................................ 40
Chương 4: Phương pháp và kết quả khảo sát HTTTKT cho các DNNVV trong điều
kiện ứng dụng CNTT tại TPHCM ............................................................................... 41
4.1 Khái quát về phương pháp khảo sát .......................................................................... 41
4.1.1 Đối tượng và mục tiêu khảo sát ............................................................................. 42
4.1.2 Thiết kế câu hỏi khảo sát ....................................................................................... 43
4.1.3 Phương pháp khảo sát .............................................................................................. 52
4.2 Đánh giá kết quả khảo sát ......................................................................................... 53
Các mẫu báo cáo chế độ kế toán.
vi
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DN
:
Doanh nghiệp.
DNNVV
:
Doanh nghiệp nhỏ và vừa.
CNTT
:
Công nghệ thông tin.
TPHCM
:
Thành phố Hồ Chí Minh
KTQT
:
Kế toán quản trị
PM
:
Phần mềm
BCTC
:
Báo cáo tài chính.
PMKT
:
Phần mềm kế toán.
CMKT
:
Chuẩn mực kế toán.
viii
DANH MỤC CÁC BẢNG
trang
Bảng 4.1 Thống kê các nhân tố của yếu tố 1
55
Bảng 4.2 Thống kê các nhân tố của yếu tố 4
57
Bảng 4.3 Thống kê các nhân tố của yếu tố 5
58
Bảng 4.4 Thống kê các nhân tố của yếu tố 5
59
1
CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Đặt vấn đề - tính cấp thiết của đề tài:
1.1 Đặt vấn đề:
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ
(DNNVV) Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước
hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm soát và đưa ra những quyết định đúng đắn, phù
hợp với các mục tiêu DNNVV đặt ra.
Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc áp dụng
công nghệ thông tin là điều cần thiết và quan trọng làm giảm nhẹ công việc kế toán,
thời gian cung cấp thông tin nhanh chóng tiện lợi. Đối với DNNVV ở những khâu
nào có thể áp dụng được công nghệ máy tính, có các phần mềm kế toán phù hợp thì
DNNVV nên áp dụng, dần dần hiện đại hoá công tác kế toán cũng như tổ chức quản
lý DNNVV.
Chính những mục đích như vậy mà đề tài luận văn “Hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán DNNVV trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại
TP.HCM” được thực hiện.
1.1.3. Mục tiêu nghiên cứu
1.1.3.1 Mục tiêu tổng quát: Phân tích thực trạng HTTTKT của các DNNVV
và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện HTTTKT của các DNNVV trong điều kiện ứng
dụng CNTT.
1.1.3.2 Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hoá các cơ sở lý luận liên quan đến những nội dung về HTTTKT.
- Phân tích làm rõ HTTTKT của các DNNVV trong điều kiện ứng dụng
CNTT tại TPHCM .
- Đưa ra những giải pháp cụ thể và các kiến nghị để hoàn thiện HTTTKT của
các DNNVV trong điều kiện ứng dụng CNTT tại TPHCM .
1.1.4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
1.1.4.1 Đối tƣợng nghiên cứu:
- Nghiên cứu tổng quan về HTTTKT của các DNNVV
- Luận văn này tập trung nghiên cứu HTTTKT của các DNNVV trong điều
kiện ứng dụng CNTT.
1.1.4.2 Phạm vi nghiên cứu:
3
4
* Chương 4: Phương pháp và kết quả nghiên cứu về thực trạng hệ thống
thông tin kế toán tại TPHCM
* Chương 5: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng
CNTT tại TPHCM
1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu
Trong những năm gần đây, HTTTKT luôn chiếm một vị trí quan trọng trong
mọi quy trình quản lý và được thực hiện bởi những công cụ chủ yếu là HTTTKT
của đơn vị. Điều đó cho thấy HTTTKT được thiết lập để giúp cho kế toán và chủ
DN thực hiện hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Trên cơ sở HTTTKT các doanh
nghiệp sẽ ứng dụng CNTT nhằm giúp cho DN và kế toán cập nhật thông tin một
cách chính xác và nhanh chóng. Tuy nhiên, hiện nay các đề tài đã thực hiện nhiều
về HTTTKT nhưng không đề ra nhưng rủi ro trong điều kiện ứng dụng CNTT, các
đề tài đã kham thảo, như sau:
Nguyễn Văn Thông, Tổ chức hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp trong
điều kiện tin học hóa. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí
Minh. Luận văn đã phân tích đánh giá thực trạng về HTTTKT tại các doanh nghiệp.
Những đề xuất này mang tính chất chung chung cho tất cả các loại hình doanh
nghiệp. [1]
Phạm Văn Trà, Tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng trong doanh
nghiệp nhỏ và vừa ở VN. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ
Chí Minh. Luận văn đã phân tích đánh giá thực trạng về HTTTKT tại các DNNVV
tại VN và đề ra các giải pháp tổ chức HTTTKT áp dụng cho các DNNVV tại
VN.[2]
Trần Thanh Thuý, 2011. Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến
tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Luận văn thạc
sỹ. Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn đã đề cập ERP là giải pháp
giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời
gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá
luật phát triển khách quan của kinh tế xã hội, các quan điểm và quy định về
HTTTKT.
6
CHƢƠNG 2.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.1 Hệ thống thông tin kế toán:
2.1.1 Khái niệm:
Hệ thống:
Hệ thống là môt tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một
loạt các mục tiêu. Một hệ thống bất kỳ đều có 3 đặc điểm sau:
Có các thành phần bộ phận (hoặc các đặc điểm hữu hình).
Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo các đã
quy định.
Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.
Hệ thống con và hệ thống cha: Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn
tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với
các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống cấp thấp hơn trong một hệ
thống là những hệ thống con, nó cũng có những tiến trình phối hợp các thành phần
bộ phận để đạt được mục tiêu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ
thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó.
Phân loại hệ thống: Hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được
phân loại thành bốn dạng cơ bản sau:
Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường, nó không có nơi giao tiếp
với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị
môi trường tác động.
Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác dụng của môi trường, có nơi
giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến trình.
Đầu ra
Thông tin cho
việc ra quyết
định nhập/xuất
Hình 2.1. Lƣu đồ dùng để mô tả ba giai đoạn trong quá trình xử lý
Hệ thống thông tin kế toán:
Kế toán
Hệ thống thông
tin kế toán
Hệ thống
thông tin
Hình 2.2. Lƣu đồ mô tả nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán
Kế toán bao gồm các lĩnh vực về kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán
chi phí và kế toán thuế. Hiện nay hệ thống thông tin kế toán được thiết lập để cung
cấp thông tin cho các lĩnh vực này. Thách thức lớn nhất của kế toán là làm sao đưa
được các thông tin tốt nhất cho những người cần thông tin (bên trong doanh nghiệp
8
và bên ngoài doanh nghiệp). Kế toán còn giúp giải quyết các thông tin không liên
quan đến kế toán như, lập dự toán về các khoản thu chi tiền mặt của doanh nghiệp,
tổng hợp và phân tích các thông tin về doanh thu, chi phí và dự đoán doanh số các
thị trường của doanh nghiệp, phân tích các chi phí về lương và các lợi ích mang lại
của người lao động, tổng hợp về vấn đề hàng tồn kho, phân tích biến động chi phí
chính xác cao tổng hợp và trình bày phù hợp cho từng người sử dụng thông tin. Hệ
thống kế toán bản thân là một hệ thống thông tin được giúp đỡ bởi IT đã giúp đỡ rất
nhiều người làm kế toán trong việc thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin.
Ngày nay, hệ thống thông tin kế toán theo dõi các thông tin phi tài chính
cũng được coi trọng nhưng các thông tin tài chính. Do đó, chúng ta cần định nghĩa
một hệ thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp là việc thu thập xem xét các
nghiệp vụ kinh tế của một doah nghiệp, xử lý chúng và truyền các thông tin này
dưới mọi hình thức khác nhau cho nhiều đối tượng với một cách thích hợp nhất.
Một hệ thống thông tin kế toán là rất cần thiết và hữu dụng cho một doanh
nghiệp. Tuy nhiên cần chú ý rằng không phải một hệ thống thông tin (HTTT) được
trang bị hiện đại sẽ cho kết quả tốt mà đôi khi còn cho kết quả ngược lại. Đây là
trường hợp khá phổ biến mà nhiều công ty không tìm ra được nguyên nhân. Vấn đề
có thể nằm ở phần cứng, phần mềm, dữ liệu cần thu thập, quy trình xử lý hay bất cứ
yếu tố nào trong hệ thống.
Công nghệ không dây (wifi): Một trong những thay đổi có tác động đáng kể
đến hoạt động kinh doanh hiện nay là có thể kết nối thông tin dễ dàng để xử lý công
việc bằng công nghệ di động (moblie technology). Điều này có nghĩa là việc truyền
và nhận dữ liệu được kết nối không cần các đường dây hay các thiết bị phần cứng
hỗ trợ. Điều này sẽ thay đổi tương lai của ngành kế toán.
2.1.2.2 Hệ thống dữ liệu đầu vào:
Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán chủ yếu bao gồm các chứng từ và các
dữ liệu khác liên quan. Để thu thập đầy đủ dữ liệu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
cho hệ thống thông tin kế toán, cần trả lời các câu hỏi sau:
+ Những loại chứng từ nào hệ thống cần thu thập ?.
+ Chứng từ cần thu thập đó là chứng từ bằng giấy, chứng từ điện tử hay cả
hai ?.
+ Chứng từ đó cần thu thập bao nhiêu liên ?.
+ Thông tin gì được thể hiện trên chứng từ ?.
11
+ Ngoài các báo cáo tài chính, những báo cáo nào khác là cần thiết cho nhà
quản trị đơn vị và người sử dụng hệ thống ?.
+ Hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế như thế nào để thuận lợi
trong việc cung cấp thông tin đầu ra ?.
Mục tiêu của hệ thống đầu ra là sử dụng nguồn dữ liệu từ quá trình xử lý để
tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính, tình hình hoạt
động, … trong đơn vị kế toán. Kết quả là nó tạo ra những sản phẩm theo mục tiêu
đã được xác định và truyền tải đến các đối tượng sử dụng thông qua các phương
thức khác nhau.
Chất lượng thông tin đầu ra từ hệ thống thông tin kế toán được sử dụng làm
căn cứ đánh giá hiệu quả và chất lượng của toàn hệ thống.
2.1.2.5 Hệ thống lƣu trữ dữ liệu (cơ sở dữ liệu):
Dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống thông tin kế toán có thể được lưu trữ cục
bộ như trong sổ quỹ, trong các tập tin nghiệp vụ hay lưu trữ diện rộng như trong
mạng máy tính. Một số câu hỏi liên quan đến lưu trữ dữ liệu cần được trả lời:
+ Dữ liệu cần được lưu trữ như thế nào? Bằng giấy? Dạng điện tử? hay kết
hợp cả hai ?.
+ Dữ liệu nên được lưu trữ ở đâu? Cục bộ? Diện rộng? Kết hợp cả hai ?.
+ Cần lưu trữ dữ liệu trong thời gian bao lâu ?.
+ Cần tạo điều kiện như thế nào để dữ liệu lưu trữ không bị hư hại ?.
Vấn đề lưu trữ dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán cũng cần tuân thủ
theo những quy định Pháp lý liên quan đến công tác kế toán và phù hợp với mục
tiêu, yêu cầu quản lý riêng biệt và mức độ chấp nhận rủi ro của từng đơn vị kế toán.
Bên cạnh các hệ thống con như nói trên thì hệ thống kế toán cũng có mối
quan hệ mật thiết với hệ thống kiểm soát nội bộ. Hầu hết các đơn vị kế toán đều tổ
chức hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt
động, báo cáo kế toán đáng tin cậy và tuân thủ các quy định của Nhà nước, đơn vị.
Một số câu hỏi cần quan tâm, bao gồm:
Copyright: Tài liệu đại học ©