GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S
TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANG..........................................................4
I. ĐẶT VẤN ĐỀ...............................................................................................................4
II. NHỮNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.........................................................5
2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề.........................................................................................5
2.3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề........................................................6
2.3.1 Thực hiện đào tạo, giới thiệu, tuyên truyền ...................................................6
2.3.2 Tổ chức nhân sự điều hành..............................................................................7
2.3.3 Nội dung thực hiện...........................................................................................7
2.4 Các điều kiện để tổ chức thực hiện.........................................................................8
III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ....................................................................................9
1. Kết luận.....................................................................................................................9
2. Kiến nghị.................................................................................................................10
PHỤ LỤC........................................................................................................................11
Phụ lục 1. Dự trù tài chính..........................................................................................11
Phụ lục 1. Sơ đồ tổ chức Ban chỉ đạo 5S...................................................................11
.....................................................................................................................................11
Phụ lục 3. Phân công khu vực thực hiện....................................................................12
STT..............................................................................................................................12
Khu vực phụ trách.......................................................................................................12
Đơn vị thực hiện..........................................................................................................12
Phụ trách......................................................................................................................12
Khu vực tầng 4............................................................................................................12
Hoài.............................................................................................................................12
Phòng tiểu học, phòng ở,cầu thang 2..........................................................................12
Phòng tiểu học, DA TKK...........................................................................................12
Phòng THPT, cầu thang 1...........................................................................................12
Phòng THPT................................................................................................................12
Phòng dự án.................................................................................................................12
DATKK.......................................................................................................................12
Nhà vệ sinh, ................................................................................................................12

Hà................................................................................................................................12
VP công đoàn..............................................................................................................12
Hà, CĐ ngành..............................................................................................................12
Kho lưu trữ..................................................................................................................12
Thảo.............................................................................................................................12
Phòng TCCB...............................................................................................................12
TCCB...........................................................................................................................12
Nhà vệ sinh , cầu thang 3............................................................................................12
Hà................................................................................................................................12
Hội trường tầng 2........................................................................................................12
Hà................................................................................................................................12
Phòng Giám đốc..........................................................................................................12
Hà, Soòng....................................................................................................................12
Khu vực tầng 1............................................................................................................12
Thường........................................................................................................................12
Phòng đ/c Thường.......................................................................................................12
Thường........................................................................................................................12
Phòng đ/c Quang.........................................................................................................12
Quang..........................................................................................................................12
Phòng bảo vệ...............................................................................................................12
Bảo vệ..........................................................................................................................12
Phòng chuyên viên......................................................................................................12
Thông...........................................................................................................................12
Phòng 1 cửa, sảnh.......................................................................................................12
Ngân............................................................................................................................12
Phòng GDCN..............................................................................................................12
GDCN..........................................................................................................................12
Kho..............................................................................................................................12
KHTC..........................................................................................................................12
Đánh máy....................................................................................................................12

chức thực hiện quy trình 5S rất đơn giản, chi phí thấp mà lại đem lại hiệu quả công
việc rất lớn trong các cơ quan hành chính nhà nước và việc sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.Việc thực hiện 5S sẽ giảm các thao tác, giảm thời gian khi tìm kiếm đồ
vật. Chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn. Lối đi rõ ràng, bảo đảm những khoảng trống.
Hoạt động duy trì phòng ngừa và kiểm tra dễ dàng hơn. Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể.
Sản phẩm sai lỗi ít hơn. Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối
với người lao động
Rõ ràng việc triển khai thực hiện 5S rất đơn giản và tiện lợi. 5S góp phần cải
tiến tính sáng tạo của con người. Cải tiến sự truyền thông giữa mọi người. Cải tiến các
quan hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằm
nâng cao hiệu suất công việc.
Thực hiện 5S đối với công sở giúp văn phòng sạch sẽ, hiệu quả công việc tăng
cao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực hiện 5S năng suất cải
thiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống đi lên, công nhân hạnh phúc. Hãy làm theo
chương trình 5S cách để tạo ra sự phát triển như người Nhật Bản từng làm!
Trong những năm qua, Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang luôn luôn thực hiện
nghiêm túc các hoạt động trong chương trình thực hiện cải cách hành chính. Trong
những năm qua, đơn vị luôn thực hiện tốt các hoạt động : cải cách về thể chế, tổ chức
bộ máy, nâng cao chất lượng đội ngũ; cải cách tài chính công; hiện đại hoá nền hành
chính nhà nước. Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang đã tích cực thực hiện các hoạt động
ứng dụng công nghệ mới trong các hoạt động quản lý và thực hiện các hoạt động
chuyên môn của đơn vị. Nổi bật là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2000 đã được xây dựng và áp dụng tại đơn vị. Ứng dụng các công nghệ
thông tin vào các hoạt động quản lý và thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Lãnh đạo đơn
vị luôn luôn quan tâm đến điều kiện công tác, đời sống của cán bộ nhân viên.
Tuy nhiên, vấn đề quản lý công sở còn nhiều vướng mắc. Từ việc phân công
phân nhiệm cho từng thành viên, trang bị tài sản thiếu đồng bộ. nhằm nâng cao hiệu
quả, năng suất, chất lượng công việc, tạo sự thuận lợi, thoải mái, luôn đem lại hứng
khởi cho người lao động, hay nói cách khác là để tạo nền tảng cơ bản để thực hiện các
hệ thống đảm bảo chất lượng thì việc thực hiện chương trình 5S tại Sở giáo dục và đào

bất kỳ ngành nghề nào và bất kỳ ở một cơ quan nào. Trong chương trình thực hiện
việc cải cách hành chính, 5s là một nhân tố không thể thiếu để góp phần tích cực cho
các lĩnh vực cải cách hành chính.
Triết lý của 5S là để có thể đạt được cấp độ cao về chất lượng, độ an toàn và
năng suất, tổ chức cần phải tạo ra một môi trường làm việc tốt cho nhân viên. Ngược
lại, một nơi làm việc hỗn loạn, mất trất tự không những không khuyến khích nhân viên
làm việc tốt mà còn kềm hãm những nỗ lực nhằm cải thiện hiệu quả làm việc.
5S phải là một chương trình có tính chất toàn đơn vị và đòi hỏi sự ủng hộ mạnh
mẽ của toàn thể ban lãnh đạo. Nếu như chỉ áp dụng một phần 5S, hoặc chỉ thực hiện ở
một vài bộ phận trong công ty thì lợi ích của 5S sẽ không được thể hiện đầy đủ. Hơn
thế nữa, việc áp dụng 5S cần phải được thực hiện liên tục và bền vững. 5S đòi hỏi phải
liên tục theo dõi việc tuân thủ. Nếu chỉ xem việc thực hiện 5S như là một dự án, nghĩa
là có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, thì 5S coi như thất bại, bởi vì nhân viên sẽ quay
lại tình trạng mất trật tự như lúc ban đầu một cách dễ dàng. 5S không chỉ là sự thay đổi
và cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà còn hình thành thái độ và hành vi mới cho
nhân viên và làm cho tất cả nhân viên thấm nhuần kỷ luật. 5S có tính hỗ trợ cho, nếu
không phải là điều kiện tiên quyết đối với, các chương trình cải tiến chất lượng. Kết
quả và lợi ích của các chương trình này không thể bền vững nếu như nơi làm việc của
nhân viên là dơ bẩn và mất trật tự.
Nếu nơi làm việc là nơi khách hàng dễ thấy hoặc được thể hiện ngay ở khu vực
dịch vụ khách hàng, thì chương trình 5S có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng
và hình ảnh công ty. Ngay nay, hoạt động của bộ phận hỗ trợ/hành chính được hợp
nhất với hoạt động của bộ phận tiền sảnh/giao dịch khách hàng, cả về mặt vật lý cũng
như về cảm quan. Ngày nay, khách hàng được phép hoặc được khuyến khích quan sát
giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 5


“nhà bếp” để đóng góp ý kiến. Sự hiện diện của 5S và mức độ thực hiện cần phải được

chương trình của toàn đơn vị, với sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đây
là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc
và nâng cao năng suất. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:
- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S.
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua
các hoạt động thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
Tổ chức học tập một số mô hình thực hiện điển hình tại các cơ quan quản lý có
chức năng thực hiện các dịch vụ tương đương. Ví dụ : mô hình 5S tại Sở khoa học và
công nghệ Hà Giang.
Xác định cho mọi người cùng chuẩn bị bắt tay thực hiện 5S với 6 bước:
Bước 1: Chuẩn bị
Bước 2: Thông báo chính thức của giám đốc
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu bằng sự Sàng lọc
Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày
giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 6


Bước 6: Đánh giá định kỳ
2.3.2 Tổ chức nhân sự điều hành
a. Ban chỉ đạo :Thành lập được một Ban chỉ đạo với các thành viên là cán bộ
chủ chốt của các bộ phận công tác, 1 đồng chí lãnh đạo cao nhất là trưởng ban, thường
trực điều hành là Chánh văn phòng.
Yếu tố số 1 của sự thành công của 5S là lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều
kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh
đạo. Lãnh đạo cần hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện. Do vậy, Ban

thiết. Cất dọn trong giai đoạn seiri nghĩa là hoàn trả những vật dụng đó cho chủ nhân
đích thực, di chuyển chúng đến những khu vực lưu trữ xa hơn và rẻ hơn, bán hay tặng
cho, hoặc giải pháp cuối cùng là hủy và vứt chúng đi. Điều đặc biệt quan trọng trong
giai đoạn seiri là loại bỏ sự hỗn độn và tạo ra không gian trống quý giá để chuẩn bị cho
bước tiếp theo.
Giai đoạn này tổ chức đồng bộ, huy động mọi cá nhân của tất cả các phòng ban
thực hiện tập trung. Để thực hiện được sàng lọc cần phải bố trí được không gian chưa
đồ tạm thời, vì khi đó cả 4 tầng nhà sẽ có rất nhiều đồ dùng, thiết bị ( gọi là rác văn
phòng) chưa thể giải phòng, loại bỏ ngay được.
giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 7


Bước thứ 2, seiton, là sắp xếp: xếp đặt những gì còn lại sau khi đã áp dụng bước
seiri, hoặc xếp đặt những gì cần thiết tại nơi làm việc. Điều này có nghĩa là sắp xếp
mọi vật vào đúng vị trí của chúng, giống như ở thư viện. Seiton còn liên quan đến việc
dán nhãn, ghi ký hiệu cho từng vật dụng tại nơi làm việc như các dụng cụ, hồ sơ, thiết
bị và vật dụng văn phòng. Mọi Hồ sơ, tài liệu cần có nhãn một cách hệ thống. Sắp

xếp mọi thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm. Đặt các thứ để mọi người
dễ dàng tìm kiếm và lấy ra.
Một nơi làm việc trật tự và có tổ chức là sự sẵn sàng cho bước thứ 3.
Bước thứ 3, seiso, nghĩa là làm sạch: làm vệ sinh và loại bỏ rác ruởi, bụi bặm và
những vật lạ khác ra khỏi nơi làm việc để tạo ra một không gian ngăn nắp, sạch sẽ.
Bước này bao gồm việc quét dọn, sơn phết và các hoạt động sửa sang khác. Sau khi đã
thực hiện ba bước S đầu tiên này, thì hai bước S sau được thực hiện để duy trì môi
trường làm việc mới.

Giữ vệ sinh, ngăn nắp sao cho không có bụi bẩn. Đừng đợi đến khi mọi

Điều kiện thứ ba : Đáp ứng được điều kiện thời gian, nhân lực, vật lực.
Điều kiện thứ tư : 5S phải được duy trig thường xuyên, liên tục. Lặp lại
vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không
ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý.

giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 8


III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Hiện nay, Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang đã hoàn thành việc xây dựng
và đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000.
Tuy nhiên còn gặp rất nhiều trở ngại do chưa hiểu biết và thực hiện 5S. 5S là
nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ
quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng
đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và
tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng.
Tuy nhiên cũng không thể coi 5S chỉ đơn thuần là thực hiện công tác làm
vệ sinh truyền thống . Có 3 lý do giải thích như sau :
Lý do đầu tiên là trong khi làm vệ sinh truyền thống thường là làm cho
nhà cửa nhà xưởng trở nên sạch đẹp trước mắt người khác, như khách thăm
chẳng hạn, thì 5S lại đi xa hơn việc gây ấn tượng với người khác và tập trung
nhiều hơn vào việc tạo nên một môi trường làm việc thuận tiện giúp nhân viên
có thể đạt được mức độ cao hơn về chất lượng sản phẩm mà họ cung cấp cũng
như về năng suất tại nơi làm việc.
2. Lý do thứ hai đó là 5S bắt đầu bằng việc dọn dẹp và tổ chức lại, trong
khi làm vệ sinh truyền thống thì bắt đầu và kết thúc bằng việc làm sạch nơi làm
việc. Thật ra, quan trọng và khó khăn nhất là ở hai bước đầu, seiri và seiton.

thấy bởi vì mọi người đã biết, mà không cần phải hỏi, vị trí của từng vật dụng.
Làm thế nào để biết được bạn đang thực hiện 5S hoặc bạn đã đạt đến giai
đoạn nào trong chương trình này? Có một quy tắc định chuẩn 5S được gọi là
quy tắc 30 giây. Quy tắc này phát biểu rằng trong vòng 30 giây bạn phải có khả
năng lấy được bất kỳ vật dụng, hồ sơ, công cụ, báo cáo, hoặc tài liệu nào. Nếu
không thực hiện được thì có nghĩa là nơi làm việc của bạn là bừa bãi không gọn
gàng ngăn nắp. Bạn hãy thử cuộc trắc nghiệm đơn giản này và đo thời gian thực
hiện xem sao. Chương trình 5S và quy tắc 30 giây vẫn áp dụng được trong thời
đại điện tử ngày nay. Nếu bạn không thể truy xuất được một tập tin hoặc tài liệu
điện tử trong vòng 30 giây thì có nghĩa là hệ thống lưu trữ thông tin của bạn là
lộn xộn và vô tổ chức, và bạn cần phải làm “vệ sinh” ngay cả với hệ thống lưu
trữ điện tử của mình.
2. Kiến nghị
2.1 Đối với lãnh đạo sở : Thường xuyên quan tâm và chỉ đạo bố trí nguồn
nhân lực, đáp ứng tinh thần, vật chất để tổ chức thực hiện.
Đối với cán bộ công chức trong đơn vị : Cần xác định rõ ý nghĩa, nội
dung chương trình 5S. Nhận thức đầy đủ các cách thực hiện và tuân thủ mọi sự
phân công chỉ đạo của Ban chỉ đạo. Xác định được thực hiện 5S là đem lại lợi
ích công tác cho chính bản thân mình.
Đối với Ban chỉ đạo, Nhóm chuyên gia đánh giá : Xây dựng kế hoạch
một cách khả thi, xác định được đầy đủ các quy trình thực hiện, quy trình đánh
giá. Đề xuất các biện pháp khen thưởng, động viên kịp thời. Xây dựng được
phong trào thi đua giữa các bộ phận, từng cá nhân.
Đối với các phòng chức năng : Cần đưa ra những giải pháp thực hiện và
sự hỗ trợ kịp thời các điều kiện để khắc phục khó khăn hạn chế những hạn chế
rủi ro khi thực hiện chương trình. Có sự phân công trách nhiệm, cho từng thành
viên của đơn vị, tăng cường kiểm tra để có thể chấn chỉnh, nhắc nhở kịp thời.

giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang


Phòng các phó giám đốc
Khu vực tầng 2
Phòng Tuyển sinh, Cầu thang 2
Phòng CVP
Phòng PGĐ
VP Đảng uỷ, cầu thang 1
VP công đoàn
Kho lưu trữ
Phòng TCCB
Nhà vệ sinh , cầu thang 3
Hội trường tầng 2
Phòng Giám đốc
Khu vực tầng 1
Phòng đ/c Thường
Phòng đ/c Quang
Phòng bảo vệ
Phòng chuyên viên
Phòng 1 cửa, sảnh
Phòng GDCN
Kho
Đánh máy
Nhà xe
Sân trước sau

Đơn vị thực hiện

Phụ trách
Hoài

Phòng tiểu học, DA TKK

KHTC
Minh
Lái xe
Bảo vệ, tạp vụ

giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 12