Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ thống thông tin kinh tế

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em. Các số liệu, kết quả
trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị nơi
em thực tập.
Tác giá đồ án
PHÍ NGỌC DUY

- Trang 1 -


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ thống thông tin kinh tế

PHẦN MỞ ĐẦU
Công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng
không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng CNTT đã làm thay đổi mô
hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hưởng đến vị trí,
vai trò của doanh nghiệp. Việc tin học hoá các hoạt động quản lý của doanh
nghiệp thông qua việc ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý đòi hỏi phải có
những thay đổi phù hợp.
Những thay đổi và tác động từ quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối
với doanh nghiệp không thể không ảnh hưởng đến chức năng kế toán với tư cách
là một chức năng tổ chức thực hiện cung cấp các thông tin hữu ích cho các đối
tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Sự ảnh hưởng đó đặt ra các vấn đề
liên quan đến quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán cũng

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TSCĐ TẠI TỔNG
CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM....................................................................48
KẾT LUẬN...................................................................................................88

- Trang 3 -


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ thống thông tin kinh tế

LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian dài học tập và rèn luyện tại Học viện tài chính, em đã
được các thầy, các cô trong học viện trang bị những kiến thức hết sức bổ ích làm
hành trang cho bản thân sau khi tốt nghiệp đại học. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn
dạy dỗ của các thầy, các cô.
Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa
Hệ thống thông tin kinh tế đã nhiệt tình giảng dạy, cung cấp cho em những kiến
thức chuyên nghành vững chắc phục vụ hữu ích trong quá trình thực tập tại Tổng
công ty Hàng hải Việt Nam. Đặc biệt, để có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt
nghiệp, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Vũ Bá Anh, người đã
trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới tập thể nhân viên ban kế toán
Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em tiếp cận
được với những công việc thực tế để qua đó hoàn thành tốt những yêu cầu của
khóa luận đặt ra. Thời gian thực tập tại đơn vị, đã cho em rất nhiều bài học bổ
ích.
Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2012
Sinh viên
Phí Ngọc Duy

CTGS

Chứng từ ghi sổ

BTC

Bộ Tài Chính

CSDL

Cơ sở dữ liệu

CNTT

Công nghệ thông tin

- Trang 5 -


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN
TSCĐ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HTTT TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1.

Một số khái niệm

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi
tổ chức nói chung và của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện


Đồ án tốt nghiệp

6


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

Hình 1.1 - Cấu trúc của HTTT quản lý
 Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support Systems)
Là một phần của HTTT được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động
ra quyết định của các cấp quản lý.
 Hệ thống chuyên gia (ES)
Là các HTTT đặc biệt, cung cấp lời khuyên và sự giúp đỡ về những vấn đề
bán cấu trúc.
 Hệ tự động văn phòng (Office Automation System)
Là những hệ thống tạo ra, lưu trữ, biến đổi và xử lý những thông tin liên lạc
giữa các cá nhân dưới dạng chữ viết, lời nói hoặc hình ảnh.
 Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS)
Hệ thống này hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cấp cao
bằng cách tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập hợp cao nhất.
1.1.3.

Thành phần của một HTTTQL trong doanh nghiệp

Một HTTTQL bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3)
Thủ tục, (4) Dữ liệu, (5) Chương trình.
(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các
thủ tục để tạo ra thông tin.


- Thích hợp.
- Dễ hiểu.
- Được bảo vệ.
- Đúng thời điểm.
(1) Độ tin cậy:

Đồ án tốt nghiệp

8


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ
tin cậy dễ gây những hậu quả không tốt, làm ảnh hưởng tới quá trình phân tích,
xử lý để đưa ra những quyết định đối với một tổ chức.
(2) Tính đầy đủ:
Tính đầy đủ của thông tin thế hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu
của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến
các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.
(3) Tính thích hợp và dễ hiểu:
Một HTTT không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không
thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa,
do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc
làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các
quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
(4) Tính được bảo vệ:
Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như nguồn vốn và
nguyên liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kì ai cũng có thể tiếp cận
được nguồn thông tin. Do đó, thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người

chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm
dịch vụ.
- Xây dựng HTTT sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng
cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung
cấp nguyên vật liệu.
- Đầu tư vào phát triển HTTT sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối
quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp.
- Đầu tư vào phát triển HTTT sẽ khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong
doanh nghiệp.
- Đầu tư vào phát triển HTTT còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt
động mới của doanh nghiệp như: Tổ chức ảo, tổ chức theo thảo thuận…
1.1.5.2. Phương pháp phát triển HTTTQL
Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các
công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ
quản lý hơn. Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào
nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát
triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Đó là sử dụng các mô hình logic,
mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài.
- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của
sự đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết
phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết.
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế,
chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.

Đồ án tốt nghiệp

10



4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp
Đồ án tốt nghiệp

11


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp
Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài
5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3. Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa
5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống
6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2. Thiết kế vật lý trong
6.3. Lập trình
6.4. Thử nghiệm hệ thống
6.5. Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống
Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác
7.1. Lập kế hoạch cài đặt
7.2. Chuyển đổi
7.3. Khai thác và bảo trì
7.4. Đánh giá
1.2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP
1.2.1.

và đã trải qua quy trình kiểm thử nội bộ, một phiên bản chạy thử sẽ được tạo
dựng và hoạt động để kiểm thử.
Bước 6: Chuyển giao
Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao các kết quả cho khách
hàng.
Bước 7: Đào tạo
Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành đào tạo sử
dụng, vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng
nguyên tắc.
Bước 8: Bảo hành, bảo trì
Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo
dõi, xử lý mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh.
1.2.2.

Các công cụ xây dựng phần mềm

(1) Ngôn ngữ lập trình
Trước đây, chúng ta thường quen thuộc với phong cách lập trình trong môi
trường hệ điều hành MS-DOS, PC-DOS…, nhưng từ khi Microsoft Windows ra
đời, xu hướng lập trình trong môi trường Windows càng ngày càng thu hút các
Đồ án tốt nghiệp

13


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

hãng sản xuất phần mềm ứng dụng. Vì lẽ đó một loạt các ngôn ngữ lập trình
truyền thống như Basic, Pascal, C, FoxPro đã khai thác khả năng giao diện để cải
tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic,

14


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu
để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Reports sẽ
giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ.
- Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư
từ, sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WordPro
hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX
(MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format).
Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2
cách:
- Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá
thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.
- Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự
thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn
cảnh.
1.3. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TSCĐ TRONG DOANH
NGHIỆP
1.3.1.

Những khái niệm cơ bản về TSCĐ

Tài sản cố định: Là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có
giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và giá trị của nó được
chuyển dịch dần dần, từng phần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ được sản xuất ra
trong các chu kỳ sản xuất.
Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do

đủ sự hiểu biết trong trao đổi ngang giá.
Giá trị còn lại: Là nguyên giá TSCĐ sau khi trừ (-) số khấu hao lũy kế của
tài sản đó.
Giá trị có thể thu hồi: Là giá trị ước tính thu được trong tương lai từ việc
sử dụng tài sản, bao gồm cả giá trị thanh lý của chúng.
1.3.2.

Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ

Yêu cầu chung quản lý TSCĐ ở các doanh nghiệp cần phản ánh kịp thời số
hiện có, tình hình biến động của từng thứ loại, nhóm TSCĐ trong toàn doanh
nghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng; đảm bảo an toàn về hiện vật, khai
thác sử dụng đảm bảo khai thác hết công suất có hiệu quả. Quản lý TSCĐ phải
theo những nguyên tắc nhất định. Theo QĐ 206-BTC quy định một số nguyên
tắc cơ bản sau :
- Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm:
Biên bản bàn giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ
có liên quan khác.
- Tổ chức phân loại, thống kê, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết
từng đối tượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phòng kế toán và đơn vị sử
dụng.
- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị
còn lại trên sổ kế toán.

Đồ án tốt nghiệp

16


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.


Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ

Việc lựa chọn các phương pháp tính khấu hao thích hợp là biện pháp quan
trọng để bảo toàn vốn cố định và cũng là một căn cứ quan trọng để xác định thời
gian hoàn vốn đầu tư vào TCSĐ từ các nguồn tài trợ dài hạn.

Đồ án tốt nghiệp

17


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

Căn cứ khả năng đáp ứng các điều kiện áp dụng quy định cho từng phương
pháp trích khấu hao tài sản cố định, doanh nghiệp được lựa chọn các phương
pháp trích khấu hao phù hợp với từng loại tài sản cố định của doanh nghiệp:
(1) Phương pháp khấu hao đường thẳng (phương pháp khấu hao
tuyến tính)
Đây là phương pháp khấu hao bình quân theo thời gian sử dụng, được sử
dụng phổ biến để tính khấu hao cho các loại tài sản cố định hữu hình có mức độ
hao mòn đều qua các năm
 Mức khấu hao:

Giá trị phải khấu hao TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ – Giá trị thanh lý ước tính
 Tỷ lệ khấu hao TSCĐ:
Công thức tính

Hình 1.3 – Mô hình khấu hao đường thẳng.
(2) Phương pháp khấu hao nhanh

- TSCĐ có thời hạn sử dụng trên 6 năm thì hệ số là 2,5.
 Phương pháp khấu hao theo tổng số
MKt = NG × TKt
Trong đó, MKt là số khấu hao TSCĐ năm thứ t (t =

).

NG là nguyên giá TSCĐ.
TKt là tỷ lệ khấu hao cố định ở năm thứ t.
Đồ án tốt nghiệp

19


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

Tỷ lệ khấu hao TSCĐ của năm cần tính khấu hao được tính bằng cách lấy
số năm còn lại sử dụng tính từ đầu năm khấu hao cho đến khi TSCĐ hết thời
gian sử dụng chia cho số năm còn sử dụng của TSCĐ theo thứ tự năm của thời
gian sử dụng.
(3) Phương pháp khấu hao theo sản lượng
Phương pháp này thường áp dụng cho những TSCĐ hoạt động có tính chất
mùa vụ và là những TSCĐ trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm.
Công thức tính:
MKsl = Qx ×

kđv

Trong đó, MKsl là số khấu hao năm của TSCĐ theo phương pháp sản lượng.
Qx là sản lượng sản phẩm sản xuất hoàn thành trong năm.

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết
cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
(2) Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất,
kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện
trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân
thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu
các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại
sổ kế toán.

Đồ án tốt nghiệp

21


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

1.3.5.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

Hình 1.5 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Đồ án tốt nghiệp

22


Chương 1:Cơ sở lý luận để phát triển HTTT kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

1.3.5.2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

Hình 1.6 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái