Hệ thống quản lý bán hàng
Phần 1. khảo sát
Nội dung khảo sát
I. Mục đích của việc khảo sát hiện trạng.
II. Giới thiệu tổng quát về công ty.
1. Giới thiệu tổng quát về công ty.
2. Giới thiệu về hệ thống quản lý bán hàng của công ty.
III. Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty
1.Sơ đồ hoạt động của công ty.
2.Sơ đồ tổ chức của công ty.
IV Các quy trình quản lý bán hàng.
1. Quy trình quản lý xuất hàng.
2. Quy trình quản lý nhập hàng.
3. Quy trình quản lý hàng tồn kho.
IV. Một số biểu mẫu hóa đơn.
V. Nhận xét hiện trạng.
VI. Một số ý kiến đề xuất và hoàn thiện hệ thống.
VII. Mô tả bài toán quản lý bán hàng.
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
1
Hệ thống quản lý bán hàng
I. Mục đích của việc khảo sát hiện trạng.
Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế
cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy mà việc tìm hiểu
nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ
thống cũ đó. Vì rằng hệ thống này đang tồn tại đang hoạt động nên ta gọi là
hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng là nhằm để:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ
thống.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ
thống.

bì nhựa công nghiệp như: Màng mỏng PVC, PE, PEVA…
+ Sản xuất áo mưa, băng keo, decal, văn phòng phẩm, tấm ván
trần…
+ Kinh doanh các loại dụng cụ bảo hộ lao động, hàng nông thổ sản,
thực phẩm công nghệ, dụng cụ gia đình…
+ Kinh doanh và nhận gia công sản xuất áo mưa quảng cáo và các
sản phẩm khác từ màng PVC, PE hoặc giả da PVC…
+ Công ty giao hàng xuất hóa đơn cho khách hàng theo mã số thuế(
Mã số thuế: 0300384357006)
Hóa đơn tự in do tổng công ty phát hành và được đăng ký qua cục
thuế.
III. Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty cổ phần nhựa Rạng đông
chi nhánh tại Nghệ An ta thấy được cách thức và hoạt động của công
ty như sau:
1. Sơ đồ hoạt động của công ty.
2. Chức năng của từng thành phần:
+ Nhà cung cấp: Chuyên cung cấp các sản phẩm nhựa gia dụng và kỹ thuật
như: quả da, ván, nhựa, bao bì, vật liệu xây dựng, chai nhựa, áo mưa…
+ Công ty: Chuyên kinh doanh các mặt hàng cung cấp cho khách hàng và
phân phối sản phẩm cho chi nhánh.
+ Khách hàng: Gồm các chi nhánh của công ty, các tổ chức cơ quan đặt
hàng hoặc khách hàng lẽ.
2. Sơ đồ tổ chức của công ty
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
3
Hệ thống quản lý bán hàng
Chức năng của các bộ phận
+Ban giám đốc:
Giám đốc:quản lí điều hành công ty

hàng tháng hoặc bán hàng quý hoặc là bán trực tiếp luôn. Đối với bán trực tiếp
người bán hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho còn hay hết.Nếu không còn hoặc còn
ít thì sẽ hẹn khách hôm sau.Nếu hàng trong kho còn thì người bán hàng lập hoá
đơn xuất hàng và lập phiếu xuất kho.Hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán để
theo dõi người mua xem khách hàng có nợ hay không. Đối với khách hàng tiêu
thụ thường xuyên nợ khoảng từ 15-20 triệu thì công ty vẫn cho xuất hàng và
gia hẹn ngày phải trả tiền.Còn ngược lai thì không cho nợ. Đối với khách hàng
bán sỉ (mua với số lượng lớn) thì nợ ở mức quy định sẽ được xuất hàng còn
ngược lại thì không.Ngoài ra khách hàng còn được phép mua lô hàng sau trả lô
hàng trước đến cuối tháng thanh toán một lần.Công ty có mẫu hoá đơn quản lí
nợ riêng.Sau đó phòng kế toán sẽ lập phiếu thanh toán và gửi đến phòng tài
chính.Khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây.
Đối với các lô hàng lớn tuỳ vào nguyện vọng của khách hàngmà công ty có thể
xuất hàng từng đợt hoặc xuất hàng cùng một lúc.Công ty có bộ phận giao hàng
lưu động bằng ô tô…
Trong quá trình bán hàng thì người bán hàng sẽ bán theo bảng gía sản phẩm của
công ty mà không cần thông qua giám đốc hay phòng ban nào cả dù số lượng
hàng đặt lớn hay nhỏ.Chỉ khi nào khách mua với số lượng lớn cần giảm giá thì
phải thông qua giám đốc để giám đốc trực tiếp giải quyết.
Trên thực tế khảo sát thì các khách hàng gọi điện đến đặt hàng của công ty phần
lớn là khách hàng tiêu thụ thường xuyên.Và họ phải đặt hàng theo quý và theo
tháng với số lượng lớn.
Khi khách đến báo có sự cố về sản phẩm thì người bán hàng kiểm tra hoá đơn
mua hàng.Nếu không phải là hoá đơn mua hàng của công ty thì người bán hàng
sẽ không giải quyết.Còn ngược lại thì người bán hàng sẽ kiểm tra sản phẩm.Nếu
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
5
Hệ thống quản lý bán hàng
sản phẩm bị lỗi do nhà sản xuất thì người bán hàng sẽ lập phiếu nhập hàng lại
rồi chuyển số hàng này vào kho.Sau đó người bán hàng lập phiếu xuất hàng

doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi sang phòng tài chính . Nhà cung
cấp sẽ nhận tiền đặt hàng tại đây .
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
6
Hệ thống quản lý bán hàng
Cách tính tổng tiền thanh toán :
Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Chi phí + Thuế GTGT
Trong đó : Tổng tiền hàng = Tổng số lượng * Đơn giá
Sau khi đã thanh toán tiền hàng xong , Phòng tài chính sẽ gửi Phiếu thanh toán
về phòng kế toán để ghi chép .
3 . Quy trình quản lý hàng tồn kho :
Cách tính hàng tồn kho :
Số lượng hàng tồn = Số lượng hàng nhập – Số lượng hàng xuất
Thực tế đi khảo sát , số lượng hàng tồn kho của công ty không quá 20 % .
Tổng số lượng sản phẩm tương ứng với số tiền từ 700 – 800 triệu đồng ; có Thủ
kho quản lý .
Theo ý kiến của giám đốc công ty thì : “ Sản phẩm tồn kho ít khi có hạn sử
dụng vì các sản phẩm của công ty là các sản phẩm phục vụ cho xây dựng như
tôn , ván nhựa ,..; phục vụ cho sinh hoạt gia đình như túi nilon ,áo mưa ,…đều
có hạn sử dụng rất lâu . Vì thế , hàng tồn kho cũng chính là hàng dự trữ của công
ty .
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
7
Hệ thống quản lý bán hàng
V . MỘT SỐ BIỂU MẪU HÓA ĐƠN :
1 . Bảng phân loại và báo giá sản phẩm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông
190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM
Điện thoại:9692272 – fax:9692843
Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02
Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách
hàng
Mã số
khách hàng
Ngày
giao hàng
Phương thức
thanh toán
Ngày
thanh
toán

Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02
Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách
hàng
Mã số
khách hàng
Ngày
giao hàng
Phương thức
thanh toán
Ngày
thanh
toán
Nơi
giao
hàng

Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách
hàng
Mã số
khách hàng
Ngày
giao hàng
Phương thức
thanh toán
Ngày
thanh
toán
Nơi
giao
hàng
Mã
kho

Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách
hàng
Mã số
khách hàng
Ngày
giao hàng
Phương thức
thanh toán
Ngày
thanh
toán
Nơi
giao
hàng
Mã
kho
Mã NV
bán

Đơn
vị
Số lượng Đơn
giá
Thành
tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
Cộng:
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ):.......................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo:............................................................
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
18
Hệ thống quản lý bán hàng
VI . NHẬN XÉT HIỆN TRẠNG :
Thực tế khảo sát cho thấy , công ty cổ phần nhựa Rạng Đông , chi nhánh tại
Nghệ An quản lý bán hàng theo hệ thống quản lý tài chính của Bộ tài chính .
Nghĩa là về mặt thủ tục hành chính : Khi mua hàng phải có hoá đơn xuất kho ,
…
Hệ thống quản lý của công ty là : Dùng mẫu biểu hướng dẫn của Tổng công ty ,
mẫu biểu của hệ thống tài chính kế toán
Hiện nay , công ty chưa ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng ; chủ yếu
vẫn là làm thủ công , trực tiếp , quản lý bằng tay
Do đó, còn có những ưu điểm sau :
+ Ít sai sót
+ Cẩn thận

của nhà cung cấp. Khi nhận hàng thủ kho sẽ kiểm tra xem đã có đủ số lượng
trong đơn đặt hàng và chất lượng mặt hàng không. Nếu hàng kém chất lượng sẽ
được trả lại cho nhà cung cấp. Hàng không bị lỗi sẽ được nhập vào kho. Sau khi
nhận hàng thủ kho viết báo cáo đưa lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh lập
phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi lên phòng tài chính, phòng này sẽ có nhiệm
vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Khi khách đến mua hàng, người bán hàng giới thiệu các loại sản phẩm của
công ty và cho khách hàng xem bản báo giá sản phẩm. Khi khách hàng đặt sản
phẩm với số lượng lớn thì bộ phận bán hàng sẽ cập nhập thông tin khách hàng
còn nếu khách đến mua với số lượng nhỏ thì hệ thống sẽ không lưu lại thông tin
khách hàng. Bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, sẽ lập đơn
hàng và đưa cho khách hàng xem đã đúng yêu cầu chưa, nếu đúng sẽ ký tên vào
đơn đặt hàng. Sau khi khách hàng ký vào đơn đặt hàng thì bộ phận bán hàng sẽ
lập hoá đơn đưa vào danh mục hàng có trong đơn đặt hàng rồi chuyển đến
phòng tài chính, khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây (đối với số lượng lớn ).
Đối với khách hàng mua với số lượng nhỏ dưới 100.000 thì khách hàng sẽ thanh
toán và lấy hàng ngay tại cửa hàng. Đến cuối ngày bộ phận bán hàng sẽ lập hoá
đơn và gửi lên phòng tài chính.
Hàng tháng thủ kho kiểm tra số lượng tồn kho:
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
20
Hệ thống quản lý bán hàng
số lượng hàng tồn = số sản phẩm nhập - số sản phẩm xuất. Trên thực tế đi khảo
sát hàng tồn chính là hàng dự trữ của công ty và hàng tháng bộ phận quản lý viết
báo cáo thống kê hàng xuất nhập tồn trong kho.
Sau khi thống kê hàng xuất, nhập, tồn thì viết báo cáo và gửi lên phòng kinh
doanh, bộ phận tài chính sẽ căn cứ vào hoá đơn xuất, nhập hàng, các khoản thu
chi công nợ để viết báo cáo doanh thu và gửi lên ban giám đốc.
VII . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG :
Với mục tiêu cải thiện khả năng phục vụ khách hàng ngày càng tốt

cách nhanh chóng thì nhu cầu mua bán hàng qua mạng là cấp thiết . Nhiều
doanh nghiệp , cá nhân tham gia bởi tính tiện lợi , nhanh chóng của thương
mại , điện tử .
Vì vậy , cần xây dựng một website bán hàng qua mạng ; chứ không chỉ dừng lại
ở mức quảng cáo cung cấp thông tin như hiện nay .
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
22
Hệ thống quản lý bán hàng
Phần 2. Phân tích
I. Xây dựng mô hình nghiệp vụ
1. Lập bảng phân tích các yếu tố của bài toán
Động từ+Bổ ngữ Danh từ Nhận xét
Khảo sát thị trường
Lập đơn hàng
Nhận hàng
Lập hoá đơn
Cập nhật thông tin khách
hàng
Giao hàng
Kiểm tra hàng
Thanh toán tiền
Thống kê hàng xuất,
nhập, tồn
Lập phiếu nhập kho
Lập phiếu xuất kho
Báo cáo hàng xuất, nhập,
tồn
Loại sản phẩm
Khách hàng
Nhân viên bán hàng

2. Phân tích tác nhân và xác định tương tác
a. Xác định tác nhân :
Khách hàng, nhân viên bán hàng, thủ kho, giám đốc, nhân viên maketting
b. Xác định tương tác :
8 luồng thông tin trong đó có 3 luồng từ tác hân đến hệ thống và 5 luồng từ hệ
thống đến tác nhân
3. Biểu đồ ngữ cảnh

T.tin khách hàng Đơn đặt hàng
T.tin phản hồi Hoá đơn+Hàng
Hoá đơn+ hàng Thông tin phản hồi về lô hàng
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
23
KHÁCH HÀNG
HỆ THỐNG
QUẢN LÍ
BÁN HÀNG
NHÀ CUNG CẤP
Hệ thống quản lý bán hàng
4. Xác định các chức năng và lập biểu đồ phân cấp chức năng
a. Xác định chức năng
Các chức năng chi tiết lá Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
1. Khảo sát thị trường
2. Lập đơn hàng
3. Nhận hàng
4. Thanh toán tiền
Nhập hàng
Hệ thống quản lí bán
hàng
5. Cập nhật thông tin khách hàng

Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
25
1.NHẬP HÀNG
3.THỐNG KÊ
KHO HÀNG
4.BÁO CÁO
2.BÁN HÀNG
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.1. Cập nhật
khách hàng
1.4. Thanh toán
1.3. Nhận hàng
1.2. Lập đơn
hàng
1.1. Khảo sát thị
trường
3.3. Lập phiếu
xuất
3.2. Lập phiếu
nhập
3.1. Thống kê
hàng xuất, nhập,
tồn
4.4. Báo cáo công
nợ đinh kì khách
hàng
4.3. Báo cáo công
nợ nhà cung cấp
4.2. Báo cáo
doanh thu