LỜI NÓI ĐẦU
Những năm gần đây các cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang diễn
ra một cách sôi động chưa từng thấy trên toàn thế giới ,nó đã thúc đẩy loài
người nhanh chóng bước sang một kỷ nguyên mới .Đó là một kỷ nguyên cuả
nền văn minh dựa trên cơ sở công nghiệp trí tuệ nhân tạo .Mở đầu cho cuộc
cách mạng khoa học và công nghệ thông tin hiện nay đã và đang xâm nhập
vào mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người nó mang lại nhiều lợi ích
cao cũng như những lợi nhuận khổng lồ và cùng với nó là sự giải quyết về
công việc ngày càng nhanh chóng , mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Trong đó , quản lý là một lĩnh vực không thể thiếu trong hầu hết các hoạt
động kinh tế xã hội .Vì nó đóng một vai trò to lớn , mang lại hiệu quả kinh tế
cao, giảm thiểu chi phí về thời gian , nhân lực .Chính vì vậy , khoa học công
nghệ là môt trong những giải pháp không thể bỏ qua để đạt được những nhu
cầu đó .Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôi
với sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩm
phần mềm ứng dụng ra đời có ý nghĩa rất quan trọng và có tính chất quyết
định trong công tác quản lý.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành
một ngành công nghiệp mũi nhọn. Nó là một ngành khoa học kỹ thuật không
thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế,
thông tin. Việc tin học hoá trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp
đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết.
Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầy
khó khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý. Nó có yếu tố quan
trọng, quyết định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi xí
nghiệp, mỗi quốc gia ngày nay.
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
1
Xuất phát từ thực tiễn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các
bài toán quản lý, đồng thời dựa trên những kiến thức đã thu được ở trường, sự
giúp đỡ của Công ty giải pháp phần mềm VNLink cùng với sự hưỡng dẫn
Anh là một trong những cửa hàng bán thuốc hàng đầu ở Thành phố Hà Nội
.Hiện nay cửa hàng có hai địa điểm bán thuốc .Cơ sở bán thuốc chính của
cửa hàng nằm tại số nhà 29 phường thanh lương quận Hai Bà Trưng , Thành
phố Hà nội ,cơ sở thứ hai mới mở nằm ở 6 ngach 6 phường Quỳnh Mai –Hai
Bà Trưng-Thành phố Hà Nội .
1.1.2.Hướng phát triển của cửa hàng
Để thực hiện mở rộng hoạt động kinh doanh , đáp ứng số luợng khách
hàng đến mua thuốc ngày càng đông , cửa hàng có nhu cầu xây dựng một hệ
thống phần mềm quản lý bán hàng thuốc ,nhằm tin học hoá quá trình quản
lý kinh doanh của cửa hàng
1.2.Quá trình hoạt động của cửa hàng thuốc Kim Anh(khảo sát chi tiết)
1.2.1.Hoạt động bán hàng
- Hiện nay bộ phận bán hàng của một cửa hàng gồm có 8 người chia
làm hai ca , mỗi ca làm việc gồm 4 người cửa hàng mở cửa vào lúc 6h và kết
thúc vào lúc 11h
- Khi khách hàng có yêu cầu mua thuốc :
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
3
+ Nếu khách hàng đến mua thuốc lẻ thì nhân viên bán hàng sau khi
năm bắt được tình hình bênh lý của khách hàng với sử hiểu biết của mình
nhân viên bán thuốc sẽ chuẩn đoán bệnh và tư vấn cho khách hàng nên dùng
loại thuốc gì (công dụng , thành phần ,nước sản xuất , giá thành ) nếu khách
hàng đồng ý thí nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và hưỡng dẫn
cách sử dụng thuốc cho khách hàng .
+ Nếu khách khách hàng mua thuốc theo đơn thì nhân viên bán hàng sẽ
kiểm tra trong kệ thuốc nếu đáp ứng được loại thuốc nào thì nhân viên bán
thuốc sé viết hoá đơn bán hàng chuyển cho khách hàng ,còn các loại thuốc
mà không đáp ứng được thì nhân viên bán hàng sẽ hẹn khách hàng đến mua
thuốc trong thời gian sớm nhất có thể hoặc giới thiệu cho khách hàng đến
mua ở những cửa hàng có uy tín khác .
cấp,tên nhà cung cấp, địa chỉ , điện thoại , email, fax.
Cửa hàng quản lý Thuốc bằng cách cập nhật thông tin về các loại
thuốc .Các thông tin này bao gồm:Mã thuốc,tên thuốc , đơn vị tính , công
dụng , hạn sử dụng, nước sản xuất , đơn giá nhập , đơn giá bán .Quản lý nhóm
thuốc bao gồm :mã nhóm tên nhóm.
- Hàng tháng cửa hàng sẽ kiểm tra kho hàng những mặt hàng tồn trong tủ
thuốc bán chậm và sắp hết hạn sử dụng , để từ đó trả lại hoặc trao đổi với
nhà cung cấp .
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
5
1.2.3.Quản lý công nợ
Hiện nay cửa hàng chỉ cho khách hàng nợ là những phòng khám , khach
hàng quen và công ty
- Đối với khách hàng :khi khách hàng đến thanh toán tiền còn nợ của
cửa hàng thì nhân viên quản lý lập một phiếu thu tương ứng với hoá đơn mà
khách hàng thiếu nợ
Cuối mỗi tháng cửa hàng tiến hành kiểm tra khách nợ đến hạn và lập
một phiếu nhắc nhở trả nợ gửi khách hàng .
- Đối với nhà cung cấp :Khi thanh toán tiền nợ hàng cho nhà cung cấp ,
thì nhân viên quản lý sẽ lập một phiếu chi và chuyển tiền cho nhà cung cấp
.trên phiếu chi co ghi các thông tin :Số phiếu chi , số phiếu nhập , ngày lập
phiếu, ngày lập, số tiền ghi chú .
1.2.4.Thống kê
Hàng ngày , hàng tháng thì cửa hàng cũng thống kê một cách tổng quát
nhất doanh thu về số tiền bán được , Doanh số nhân viên , số tiền chi,số tiền
khách nơ ,số tiền nợ nhà cung cấp.
1.3. Đánh giá hiện trạng của cửa hàng thuốc Kim Anh
Qua việc khảo sát tại cửa hàng thuốc tân dược Kim Anh em rút ra được
những ưu điểm và nhược điểm như sau:
1.3.1.Ưu điểm
1.4 Sự cấp thiết xây dựng bài toán quản lý:
Trong những năm gần đây, do nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng cao,
với sự phát triển mạnh mẽ của công nghiệp hóa, hiện đại hóa và tốc độ phát
triển ngày càng nhanh về kinh tế, xã hội, văn hóa, làm cho cách thức quản lý
bán hàng cũng có nhiều thay đổi theo, đòi hỏi cao hơn trong công tác quản lý
kinh doanh và trong nghiệp vụ bán hàng. Do vậy, để phù hợp với hoàn cảnh
mới, việc hiện đại hóa cùng với tin học hóa trong công tác quản lý bán hàng là
điều rất quan trọng và cần thiết.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin việc tổ chức và lưu trữ một khối
lượng thông tin là vấn đề rất khó khăn vì phải giải quyết được việc cập nhật
thông tin một cách nhanh và chính xác, truy xuất dữ liệu nhanh. Do đó chúng
ta cần phải tổ chức thông tin lại thành một cơ sở dữ liệu, đáp ứng nhiều người
sử dụng, nhiều chương trình ứng dụng khai thác, đảm bảo dữ liệu quản lý tập
trung và tăng hiệu quả khai thác.
Việc tin học hóa vào hoạt động quản lý kinh doanh bán hàng sẽ đảm bảo
cho hệ thống lưu trữ và tổ chức thông tin với một khối lượng lớn một cách
khoa học, giúp cho nhân viên quản lý được tốt hơn, truy cập, tìm kiếm, tra
cứu thông tin, quản lý khách hàng và thống kê dữ liệu nhanh chóng, chính
xác, giúp cho chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của
cưa hàng nhanh chóng đưa ra các định hướng lập kế hoạch kinh doanh để
mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn. Sớm hội nhập với thị trường trong
nước và thế giới.
Tóm lại việc quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thời gian,
nhân lực, hơn nữa độ chính xác lại không cao, tốc độ xử lý chậm do vậy
không đáp ứng kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo. Vì vậy cần phải có một hệ
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
8
thống quản lý bằng máy tính là rất cần thiết để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu
nói trên.
Yêu cầu cho một hệ thống mới ứng dụng tin học trong công tác quản lý
phần hệ thống.
Từ kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic
chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic
chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logic một cách
hoàn chỉnh trước khi thiết kế vật lý.
Đường lối thực hiện:
• Phân tích trên xuống (top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết,
thể hiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở
cách phân mức ở biểu đồ luồng dữ liệu (BLD).
• Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
• Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic.
Phân tích thiết kế hệ thống là sự nhận thức và mô tả một hệ thống, bởi
vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hóa và là
công cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống.
Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức
chủ quan.
Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đưa ra một cách xác định các
yêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu
này được bám sát từ một loạt các sự kiện mà người phân tích thu được qua
phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu và qua các phép đo thử nghiệm.
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
10
2.1.2.Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC)
Biểu đồ phân rã chức năng BPC (Tiếng Anh là Business Functional
Diagram-BFD) là một loại công cụ cho phép phân rã dần dần các chức năng
từ mức cao nhất, tổng thể nhất thành các chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn và
cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng xác định một cách
rõ ràng, dể hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống.
Sau khi tìm hiểu và phân tích “Hệ thống quản lý cửa hàng Thuốc Kim
Anh “ em đã đưa ra được biểu đồ phân cấp chức năng như sau:
cần thiết
1.2
Cập nhật thông tin
Nhà cung cấp
Cập nhật thông tin Nhà cung cấp như : thêm mới nhà
cung cấp , sửa, xoá thông tin Nhà cung cấp hàng khi
cần thiết
1.3
Cập nhật thông tin
Khách Hàng
Cập nhật thông tin khách hàng như: thêm mới khách
hàng, sửa, xoá thông tin khách hàng khi cần thiết
1.4
Cập nhật nhóm
hàng
Cập nhật thông tin về nhóm Thuốc như: thêm mới,
sửa, xoá thông tin nhóm Thuốc
1.5
Cập nhật Nuớc sản
xuất
Cập nhật thông tin về Nước sản xuất Thuốc
như:Thêm mới , sửa , xoá thông tin nước sản xuất
1.6 Tìm kiếm Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng
2.1
Kiểm tra kho
Thuốc
Nhân viên sẽ kiểm tra danh mục Thuốc tồn hiện có
trong kho trước khi mua, bán hay huỷ hàng.
2.2
Lập phiếu nhập
khách hàng còn nợ
Hàng tháng nhân viên kiểm tra danh sách khách hàng
còn nợ.nếu khách hàng nợ quá hạn thì nhân viên sé
lập một phiếu nhắc trả nợ gửi cho khách hàng
4.3 Lập phiếu chi
Nhân viên sẽ lập phiếu chi khi thanh toán tiền hàng
cho nhà cung cấp hoặc khi trả nợ cho nhà cung cấp.
4.4 Xem công nợ Hàng tháng Cửa hàng sẽ xem công nợ.
4.5 Tìm kiếm Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng
5.1 Báo cáo doanh thu
Báo cáo doanh thu theo doanh thu theo ngày , tháng,
năm
5.2 Báo cáo nhập xuất
Báo cáo về tình hình bán hàng và nhập hàng của cửa
hàng
5.3
Báo cáo doanh số
bán hàng của nhân
viên
Báo cáo doanh số bán hàng của từng nhân viên trong
tháng .
5.4
Báo cáo hàng tồn
kho
Thống kê lượng hàng tồn trong kho
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
15
2.2.Biểu đồ luồng dữ liễu- BLD (Data Flow Diagram=DFD)
BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình XLTT với
các yêu cầu sau:
khoảng thời gian dài để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào.
Một khi công việc xây dựng HTTT kết thúc thì những thông tin này được tồn
tại dưới dạng các File hay CSDL.
- Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên
ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc
với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và
là phần sống còn của hệ thống.
- Tác nhân trong là một chức năng hay một quá trình bên trong hệ
thống.
DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dể hiểu về các chức năng và các
dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên, nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD
lại chưa được đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ được sử
dụng để bổ khuyết cho DFD là: Từ điển dữ liệu (Data Dictionary) và Đặc tả
chức năng (Process specification)
Thông qua tìm hiểu hệ thống quản lý Cửa hàng thuốc Kim Anh em xây
dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống với các thành phần của biểu đồ như
sau:
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
17
- Các chức năng: Cập nhật thông tin , Quản lý kho hàng , Quản lý bán
Thuốc Quản lý Thu chi , Quản lý báo cáo cùng các chức năng con đã trình
bầy ở trên.
- Các luồng dữ liệu: thông tin mua thuốc, thông tin Nhập thuốc, Thanh
toán....
- Các kho dữ liệu:Thuốc nhập ,hoá đơn bán ,Khách hàng , Nhà cung cấp,
......
- Các tác nhân trong và các tác nhân ngoài: Tùy theo từng chức năng
quản lý cụ thể mà biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức có sử dụng thêm các tác
nhân trong và ngoài cho phù hợp.
2.2.1.BLD mức ngữ cảnh (mức 0)
không thêm gì cả.
Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý:
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
21
2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng cập nhật thông tin
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
22
2.2.3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý kho hàng
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
23
2.2.3.3.Sơ đồ chức năng quản lý Bán Thuốc
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
24
2.2.3.4.Sơ đồ chức năng quản lý Thu chi
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
25
Copyright: Tài liệu đại học ©