Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu
1. Sự cần thiết của đề tài
- Bối cảnh xã hội
Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa
học công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội,
cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này, đặc biệt là
nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý.
Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần này thì quản lý bán hàng càng
mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh chính vì vậy việc ra đời
những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất
yếu khách quan.
Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ
công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản
lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin về đối tợng quản lý nghèo làn, lạc hậu,
không thờng xuyên cập nhật. Việc lu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lu trữ trong
đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất
nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đa ra các thông tin phục vụ
việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin
trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục đợc những
nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và
ngày càng đợc tối u hoá, giản đợc thời gian cũng nh chi phí cho quá trình xử lý,
mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.
- Hoàn cảnh của công ty
Từ cuối năm 2002 công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã dần chuyển
sang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉ cung cấp các phần
mềm kế toán doanh nghiệp. Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vực làm
phầm mềm quản lý tài chính kế toán của mình các sản phẩm của công ty ngày
______________________________________________________________
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta
sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có
thể đợc thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chơng trình ứng dụng hỗ trợ
cho quá trình thực hiện các chức năng nh quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua,
xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng
hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực
hiện các hoạt động kinh doanh.
4. Phơng pháp nghiên cứu
Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phơng pháp
thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phơng pháp thiết kế giải thuật dựa trên t tởng
module hoá. Trớc hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài
toán yêu cầu, bao quát đợc toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải
quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các
module con từ trên xuống dới
______________________________________________________________
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
5. Kế cấu của đề tài
+ Chơng 1: Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
Fast và các vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phơng pháp
nghiên cứu.
+ Chơng 2: Một số lý luận cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông
tin. Trình bầy khái quát phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở phơng pháp luận cho
việc nghiên cứu chuyên đề.
+ Chơng 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. Trình bầy
chi tiết chơng trình phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật,
thiết kế giao diện của chơng trình.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Phú Cờng giảng viên hớng dẫn

của công ty là hình thức cổ phần. Vốn đăng ký ban đầu của công ty là
1.000.000.000 đồng đợc chia thành 10.000 cổ phiếu. Vào đầu năm 2003 vốn đăng
ký của công ty đã tăng thành 1.250.000.000 đồng và đợc chia thành 125.000 cổ
phiếu.
Công ty có tên tiếng việt là : Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST.
Tên tiếng Anh của công ty là FAST software company.
Tên viết tắt là FAST
Logo của công ty :
______________________________________________________________
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chức năng kinh doanh của công ty :
- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính
- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin hoc, điện tử )
- Dịch vụ thông tin khoa học công nghệ
- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ
Lĩnh vực kinh doanh chính : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh
nghiệp.
Các sáng lập viên của công ty bao gồm 7 ngời:
Thành viên của hội đồng quản trị gồm có 3 ngời:
Công ty gồm có ba văn phòng :
Văn phòng tại TP Hà Nội
Địa chỉ : Số 18 Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình
Điện thoại : (04)7715590
Fax : (04)7715591
Email :
Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh
Địa chỉ : Số 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3
Điện thoại : (08)8481001
Fax : (08)8480998

Hội đồng quản trị
Giám đốc
Giám đốc
Các chi nhánh
HN, HCM, ĐN
Các chi nhánh
HN, HCM, ĐN
Phòng nghiên cứu &
phát triển sản phẩm
Phòng nghiên cứu &
phát triển sản phẩm
Phòng tổng hợp
Phòng tổng hợp
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các chi nhánh trong công ty nh sau
Các công việc chính:
STT Phòng ban, bộ phận Các công việc chính
1. Giám đốc chi nhánh
Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh
doanh đặt ra
Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách
chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lơng
tài chính kế toán
Tham ra vào việc xác định chiến lợc của
công ty.
Lập kế hoặch năm cho chi nhánh.
2.
Các trợ lý giám đốc
( Phòng tổng hợp )
Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng

thực hiện.
+ Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các
bài toán của khách hàng
Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai
thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã
đợc khảo sát trớc đó.
5.
Phòng t vấn ứng dụng
( triển khai hợp đồng )
Trong phòng này có
thể có các nhóm cố
định hoặc các nhóm
thành lập theo dự án và
các nhân viên dự án 1
ngời triển khai.
Mỗi chi nhánh có thể
có hơn 1 phòng t vấn
ứng dụng
Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách
hàng.
T vấn về xây dựng hệ thống thông tin
Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test
và tiếp nhận chơng trình sửa đổi theo yêu cầu
đặc thù.
Cài đặt và đào tạo.
Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu.
Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi
cần thiết.
6.
Phòng lập trình ứng

Inc.
- Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Bussiness 2004.s trên SQL
Server (Viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode)
Dịch vụ cung cấp
- Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán
và quản trị kinh doanh.
- Sửa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng.
______________________________________________________________
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng
- Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin.
- Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng.
Công nghệ sử dụng
- Ngôn ngữ lập trình : VB.NET, Visual Foxpro, Java, ASP.
- Kiến trúc lập trình : Client/Server, File server, Web-based.
Cơ sở dữ liệu : SQL Server, Foxpro.
Chơng II
Một số lý luận cơ bản về
phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
______________________________________________________________
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
A. Khái niệm hệ thống thông tin
1. Thông tin và quản lý
Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý
khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần đợc cung cấp thông tin khác nhau.
Điều này đợc thể hiện qua định nghĩa vè thông tin quản lý nh sau:
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc
có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý cho mình.

a. Cơ sở dữ liệu
Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sở
dữ liệu của hệ thống. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với một doanh
nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì
yêu cầu đầu tiên đối với các phân tích viên là làm việc với cơ sở dữ liệu.
Trớc đây, khi máy tính điện tử ra đời thì tất cả các thông tin của hệ thống đợc
thu thập và xử lý theo phơng thức thủ công. Các dữ liệu này đợc ghi trên bảng, ghi
______________________________________________________________
13
Nguồn
Nguồn
Thu thập
Thu thập
Xử lý và
lưu giữ
Xử lý và
lưu giữ
Đích
Đích
Phân phát
Phân phát
Kho dữ liệu
Kho dữ liệu
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
trong sổ sách, ghi trong các phích bằng bìa cứng Ngày nay nhờ sự phát triển
mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện
và nhanh chóng hơn rất nhiều.
b. Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu:
- Thực thể (entity): Là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ
thông tin về nó. Chẳng hạn nh nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán,

chung báo cáo là những dữ liệu đợc tổng hợp ra từ các cơ sở dữ liệu, đợc tổ chức
và đa ra dới dạng in ấn hoặc thể hiện trên màn hình.
- Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải đợc tổ chức sao cho thuận
tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực
thể với nhau. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng sử dụng 3 mô hình sau để kết
nối các bảng:
+ Mô hình phân cấp.
+ Mô hình mạng lới.
+ Mô hình quan hệ.
c. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
+ Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Hệ thống thông tin bao gồm 5 loại:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách
hàng, với nhà cung cấp, với những ngời cho vay hoặc với nhân viên của
nó.Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao
dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ
liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt
động ở mức tác nghiệp
______________________________________________________________
15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)
Là hệ thông trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này
nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch
chiến lợc. Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra từ hệ xử lý
giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Từ đó tạo ra các báo
cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Vì phần lớn
thông tin của hệ MIS dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ hệ xử lý giao dịch

Gồm có các hệ thống: Tài chính, Marketting, Hệ thống kinh doanh với các cấp
quyết định khác nhau nh cấp chiến lợc, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.
III. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.
Cùng một hệ thống thông tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tùy theo
quan điểm của ngời mô tả. Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời
phân tích thiết kế.
Có ba mô hình đã đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin.
Đó là mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong đợc biểu diễn
nh sau:

______________________________________________________________
17
Mô hình
ổn định nhất
Mô hình logíc
(Góc nhìn quản lý)
Mô hình hay
thay đổi nhất
Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Cái gì ở đâu? Khi
nào?
Cái gì? Để làm gì?
Như thế nào?
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

nào và hoạt động ra sao? Nó đợc viết bằng ngôn ngữ gì và thiết kế cơ sở dữ liệu ra
sao, nh thế đã phù hợp cha?
IV. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt
Hoạt động của một hệ thống thông tin đợc đánh giá thông qua chất lợng cung
cấp thông tin có độ tin cậy nh thế nào. Có 5 tiêu chí để đánh giá chất lợng của
thông tthông tin nh sau:
1 Độ tin cậy
Độ tin cậy thể hiện qua các mặt sau đây: độ xác thực và độ chính xác. Thông
tin ít chính xác sẽ dẫn đến những quyết định sai và dẫn tới hậu quả tồi tệ cho tổ
chức.
2 Tính đầy đủ
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện mức độ bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ đa ra những
quyết định mang tính chiến lợc xa rời thực tế từ đó hệ thống đi chệch hớng.
Không đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp làm thiệt hại cho
doanh nghiệp và tổ chức.
3 Tính thích hợp và dễ hiểu
Đây là một tiêu chí quan trọng vì ngời sử dụng thờng ít hiểu biết về tin học
nên một chơng trình đựơc thiết kế dễ hiểu, sáng sủa, giao diện đẹp, bố trí hợp lý
sẽ làm cho ngời sử dụng cảm thấy gần gũi thân thiện, không cảm thấy e ngại khi
sử dụng hệ thống.
4 Tính đợc bảo vệ
Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức, doanh nghiệp cũng nh vốn và
nguyên vật liệu. Do đó thông tin phải đợc bảo vệ và tránh xâm nhập, phá hoại vô
ý cũng nh cố ý. Vì thế thông tin phải đợc bảo mật, vấn đề này ngày càng đợc các
tổ chức đánh giá cao trong thời đại thông tin bùng nổ.
______________________________________________________________
19
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
5 Tính kịp thời đúng đắn

mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trờng và từ chính đối tợng quản
lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy,
kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động
của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tợng quản lý
nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra.
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống
quản lý. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý
cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội thông
tin và ngân hàng dữ liệu hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là ph-
ơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Chính vì những
lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là
thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên
máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều ngời cũng nh nhiều mục đích quản
lý khác nhau. Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữ liệu là
phải giảm thiểu sự trùng lặp, d thừa dữ liệu, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, dễ
dàng tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cờng khả năng chia sẻ thông tin và
bảo mật. Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợp các kỹ thuật
thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của công nghệ thông tin
để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng hỗ trợ một cách
______________________________________________________________
21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng nh nhà quản lý của các
doanh nghiệp đó.
2. Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết của
một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ
ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt

Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng
pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Đó là ba mô hình: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý
trong.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Nguyên tắc này nói rằng chúng ta
cần phải hiểu mặt chung trớc khi xem xét chi tiết.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi ta phân
tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
II. các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin
Mục đích của việc phát triển hệ thống thông tin là để có đợc một sản phẩm
đáp ứng nhu cầu của ngời quản lý mà nó hoà hợp đợc với hoạt động quản lý
chung của toàn tổ chức đồng thời đòi hỏi chính xác về mặt kỹ thuật tuân thủ các
giới hạn về tài chính và thời gian. Do đó, việc phát triển nó phải tiến hành nghiêm
túc và có phơng pháp. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việc chủ đạo
trong quá trình phát triển hệ thống thông tin bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau
gồm có 7 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp.
______________________________________________________________
23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu.
- Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản

pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đó. Để thực hiện đợc các công việc trên thì phân
tích viên phải hiểu biết sâu sắc về môi trờng hệ thống thông tin phát triển và hoạt
động của hệ thống thông tin.
Các bớc cần thực hiện khi phân tích hệ thống:
Xác định các yêu cầu; Cấu trúc hóa các yêu cầu của hệ thống; Lựa chọn
cho hệ thống mới, đa ra các chiến lợc về hệ thống thông tin
______________________________________________________________
25
Mô tả về HT hiện tại
và HT mới
Hồ sơ dự án
1.0
Xác định
các yêu
cầu hệ
thống
2.0
Cấu trúc
hoá các
yêu cầu
3.0
Tìm và lựa
chọn các
giải pháp
Mô tả về HT mới
Chiến lược đề
xuất cho HT mới
Ghi chép phỏng
vấn , kết quả
khảo sát,quan