21

pháp quản lý của nhiều CTCP LỜI
chưaMỞ
thật ĐÀU
hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát
trong

1. Tính cấp thiết của Đề tài
công ty còn lỏng lẻo và chưa thực sự được tuân thủ nghiêm chỉnh. Có những
Ngày 7 tháng 11 năm 2006 đã diễn ra một sự kiện quan trọng, có ảnh
công
hưởng
ty chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác điều hành và công tác kiểm
sâu sắc đến toàn bộ đời sổng kinh tế - chính trị của đất nước, đó là việc Việt
soát
Nam
nên sự kiêm tra giám sát hâu như không thực hiện được hoặc việc thực hiện
chính thức trở thành thành viên thứ 120 của Tổ chức Thương mại Thế giới
chỉ
(WTO).
mang tính chất lấy lệ, hình thức; có những công ty thì việc kiêm tra, giám sát
Việc gia nhập WTO sẽ mở ra những cơ hội lớn đồng thời cũng mangxem
lại
bị

những
nhẹ,
toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng
thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam. Điều đó đòi hỏi mồi doanh nghiệp
như

liệt hệ
và thống
gay gắt
đòi hỏi
công
tác quản
lý,
đến
các vấn
đềtranh
về xây
dựng,
hoàn
thiện
KSNB
trong
doanh
nghiệp.
quản
Thực

trị

doanh
tác kiếm
- kiểm
soáttôinói
tế
khảonghiệp
sát mộtnói

thống
soátcạnh
nội
những
mặt đạt được, còn một số mặt hạn chế mà theo tôi cần phải cải thiện đê
bộ
có
(KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp nói chung và
thê
các đảm bảo được tính bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động của CTCP.
do trên,nóitôiriêng
đã chọn
tài: “Hoàn
thiện hệ
thong
công tyTừcônhững
phần lý
(CTCP)
- môđềhình
doanh nghiệp
phô
biến kiếm
nhất
soát
nội
trong
nền
bộ
trong
ty cố phần trên địa bàn Thành phố Hà Nộr làm đề tài nghiên

nhân cố phần hóa và có quy mô vốn tương đối lớn. Bên cạnh đó, tác giả đã
tiến
hành gửi phiếu điều tra tới 50 CTCP có quy mô vừa và lớn trên địa bàn Thành
phố
Hà nội và nhận được 15 phiếu trả lời, đạt 30%. Mầu phiếu điều tra và tóm
lược

kết

quả điều tra được trình ở phụ lục, qua đó rút ra những vấn đề còn tồn tại và đề
xuất
một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần nâng cao hiệu
quả
hoạt động của các CTCP.
4. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp: phương pháp nghiên cứu tài liệu;


4

CHƯƠNG 1. TỐNG QUAN VÈ HỆ THỐNG KIẺM SOÁT NỘI BỘ
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
1.1. NHỮNG VÁN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ
TRONG CỒNG TY CỎ PHẦN
1.1.1.

Lý luận chung về kiếm soát trong quản lý


gian nhất định.
Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng và
khâu
tổ chức thực hiện những hướng đã định. Ở mồi khâu, chức năng kiểm soát
luôn


5

các quyết định cụ thể để thực hiện.
Ở khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn
lực
theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quả
của
các quá trình đế điều hòa các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt
kết
quả tối ưu.
Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo
ràng
các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3
bước
khác nhau: đo lường thành quả lao động, so sánh thành quả thực tế với một
chuẩn
mực nào đó và có hành động đê chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuân mực
không
phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm ràng mọi hoạt động được
hoàn
tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Theo định nghĩa này, kiêm soát không phải là một giai đoạn hay một


lý bằng điện toán.
Kiêm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiêm soát nhằm đảm bảo sự
an
toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị. Các trọng điêm nhăm vào mục đích
này
bao gồm:
Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định
trách
nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực
tiếp
của người không có trách nhiệm với tài sản và sô sách của đơn vị khi chưa
được
phép của người quản lý. Chẳng hạn ban hành và thực hiện quy chế kiếm soát
việc

ra

vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chừa tài sản, kiểm soát việc tham khảo
các

tài

liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính.
Hai là: Hệ thống an toàn. Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo
động,
báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin...
Bà là: Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba
Kiếm soát tống quát là sự kiếm soát tông thê đối với nhiều hệ thống,
nhiều

Thông tin muốn nói ở đây chủ yếu là thông tin kinh tế tài chính do bộ
máy

kế

toán xử lý và tông hợp. Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đó là
căn

cứ

quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các thông tin
cung
cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin cậy về thực
trạng
hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt
động
kinh tế tài chính.
• Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các
quyết
địnhsau:
và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
như


“KSNB gồm kế hoạch tô chức và tất cả những phương pháp, hiện pháp
phổi
hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh đê bảo vệ tài sản của tô chức,
kiêm

bao gồm môi trường kiêm soát, hệ thong kế toán và các thủ tục kiêm soát”.
Trong đó:
Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn
vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo tài
chính.
Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và


9

năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như
hành
chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự phối
họp
đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức.
KSNB được phân biệt thành hai dạng là kiếm soát kế toán và kiếm
soát
quản lý.
KSNB về kế toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà
Ban
Giám đốc chịu trách nhiệm tô chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thống
cung
cấp số liệu cho việc đưa ra quyết định như: hệ thống sổ sách kế toán, Báo cáo
tài
chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loại thông
tin.
Mục tiêu của KSNB về kế toán là đảm bảo tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn
của
thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhàm đưa ra các biện pháp bảo vệ

soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên. Với
hoạt
động sự nghiệp thì mục tiêu hoạt động lại là thực hiện tốt các nhiệm vụ về xã
hội,
vê quản lý với chi phí hợp lý nên kiêm soát thường xem xét tính tuân thủ và
hiệu
năng của quản lý. Kiểm soát quản lý phù họp với các loại kiểm soát các hoạt
động
nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỳ thuật...
Như vậy, kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và
luôn
hỗ trợ cho nhau. Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến tính
chính
xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý. Kiểm soát quản lý gắn liền
với
trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điếm xuất phát đổ thành
lập
kiểm soát kế toán.
1.1.3.

Vai trò chủ yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ

Từ những khái niệm nêu trên về hệ thống KSNB đã phần nào giúp
chúng

ta

nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp nói
chung
và CTCP nói riêng. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho công ty

hợp;
Thứ năm là mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB;
Thứ sáu là trách nhiệm kiêm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
Thứ bảy là định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
Thứ tám là mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn
bản;
Cuối cùng là định kỳ phải kiêm tra và nâng cao hiệu quả của các biện
pháp KSNB.
Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch,


12

loại hình KSNB.
Các nhân tố thuộc môi trường kiếm soát chung chủ yếu liên quan đến
quan
điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý CTCP.
Trên
thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiềm soát trong các hoạt động
của

một

tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại CTCP đó. Neu các nhà
quản

lý

cho rằng công tác kiểm tra, kiếm soát là quan trọng và không thể thiếu được

vì chính sách nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sê phê


13

bước thực hiện công việc.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các
nhà
quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thứ nhất là thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ
hoạt
động của CTCP, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng
chéo

giữa

các bộ phận.
Thứ hai là thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý
nghiệp

vụ,

ghi chép sổ và bảo quản tài sản.
Thứ ba là đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt
được
hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Chính sách nhân sự
Sự phát triến của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên
và
họ luôn là nhân tổ quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể

hoạch, theo dõi nhũng nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhàm phát hiện
những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Ban kiêm soát
Ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của
CTCP như thành viên của HĐQT nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản
lý

và

những chuyên gia am hiêu về lĩnh vực kiểm soát. Ban kiêm soát thường có
nhiệm
vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty;
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ;
- Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính;
- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc với các kiểm

toán
viên bên ngoài.
Môi trường kiêm soát
Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào
các
nhân tổ bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà
quản
lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà
quản
lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB. Thuộc
nhóm


theo cơ cấu tài khoản của đơn vị và được ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách
có
liên quan.
Mục tiêu về tính đủng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh
đúng

lúc

đảm bảo sự chính xác của Báo cáo tài chính
Mục tiêu về quả trình chuyên sô và tông hợp: Các nghiệp vụ kinh tế
phải

ghi

đúng đắn vào sô phụ và tông họp chính xác đế phản ánh trung thực tình hình
tài
chính của đơn vị.


16

thủ tục kiểm soát là:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ
thể
cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân
nhiệm
rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc sai sót ít xảy ra và khi xảy ra
thường
dễ phát hiện bằng việc không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào thực


Kiểm toán nội bộ (KTNB) là một bộ phận độc lập được thiết lập trong
đơn

vị

tiến hành công việc kiềm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản
trị

nội

bộ đơn vị.
- Theo các chuẩn mực thực hành KTNB do Viện kiểm toán nội bộ Hoa

Kỳ
ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập
được
thiết kế trong một tổ chức đế kiếm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức
như

là

một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của KTNB là giúp đờ các
thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả.
- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiếm toán nội bộ một hoạt

động
đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho
doanh
nghiệp đó, các chức năng kiếm tra, đảnh giá và giám sát thích hợp và hiệu


một

hệ thống kiểm soát cung cấp sự đảm bảo họp lý hơn là sự đảm bảo tuyệt đối.
Sự giới hạn cố hữu: Cho dù hệ thống do con người thiết kế ra là lý
tưởng

nó

vẫn phụ thuộc vào khả năng và tính độc lập của người sử dụng nó. Cụ thể nêu
ra
những giới hạn sau:
Sự thông đồng: Vì những chính sách, thủ tục nâng cao hiệu quả KSNB
dựa
trên sự phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm nên kiểm soát sẽ bị phá vờ
nếu

xảy

ra sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau.
Lạm dụng quyền quản lý: Hệ thống KSNB do nhà quản lý thiết lập và
điều
hành nên nó chỉ có tác dụng kiểm soát ở cấp thấp thường không có hiệu quả ở
cấp
cao nếu nhà quản lý có ý định gian lận.
Hầu hết các biện pháp kiêm soát đểu tập trung vào những sai phạm dự
kiến
nên khó phát hiện những sai phạm đột xuất, bất thường.
Sai phạm có thê xảy ra nếu nhân viên thiếu thận trọng, xao lãng, sai
lầm

kinh doanh.
CTCP có quyền phát hành chứng khoán các loại đổ huy động vốn.
Bộ máy tổ chức quản lý CTCP bao gồm:
Đại hội đồng cố đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là
cơ
quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định nhũng vấn đề được Luật
pháp

và

điều lệ công ty quy định, trong đó có việc thông qua các Báo cáo tài chính
hàng
năm và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo. Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu ra
HĐQT và Ban kiểm soát của công ty.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh công
ty

đế

quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ
những

vấn

đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. HĐQT có trách nhiệm bổ
nhiệm

và



là

rất rộng, ngay cả cán bộ công chức cũng có quyền mua cổ phiếu của CTCP.
Chế độ trách nhiệm của CTCP là chế độ trách nhiệm hữu hạn, các cổ
đông
chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong
phạm

vi

vốn góp nên mức độ rủi ro của các cổ đông không cao.
Vì vậy mà CTCP có những ưu điểm nổi trội sau:
CTCP có khả năng huy động vốn nhanh chóng, kịp thời với quy mô


21

Phương thức quản lý CTCP tạo ra sự ràng buộc và giám sát lẫn nhau
giữa
đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Ban kiểm soát và Ban Giám đốc điều hành. Đây
là
phương thức quản lý chặt chẽ.
CTCP được phát hành cổ phiếu, trái phiếu và thường là do nhiều cá
nhân,

tổ

chức nắm giữ. Mặt khác, các cổ phiếu có thể chuyển nhượng, người đầu tư có
thể
mua cổ phiếu của nhiều công ty khác nhau, nhiều lĩnh vực khác nhau do vậy

công
ty, nhưng các cổ đông lớn vẫn có điều kiện để thao túng hoạt động cũng như
chiến
lược phát triển của công ty. Mức độ can thiệp vào hoạt động kinh doanh tùy


22

Mục tiêu thứ nhất là hảo vệ tài sản của công ty
Khối lượng tài sản CTCP rất lớn và thuộc sở hữu của rất nhiều cổ đông
-

là

tài sản chung. Tuy vậy các cổ đông lại không trực tiếp quản lý tài sản và nắm
rõ
được đặc điểm tài sản của công ty. Do đó bảo vệ tài sản của công ty là một
việc

làm

tất yếu.
Mục tiêu thứ hai là đảm hảo độ tin cậy của các thông tin
Một đặc trưng nôi bật của CTCP đó là sự tách biệt rõ ràng giữa quyên
sở
hữu, quyền quản lý và quyền kiềm soát. Các chủ sở hữu công ty chỉ nắm được
tình
hình của công ty gián tiếp thông qua các Báo cáo tài chính và báo cáo quản
trị.


lượng người sở hữu trong công ty là không giới hạn và luôn luôn biến động.
Khác
với các doanh nghiệp khác ví dụ như đối với doanh nghiệp Nhà nước việc lãi
lồ

của

doanh nghiệp hoàn toàn do Nhà nước chịu nhưng trong CTCP việc lãi lỗ ảnh
hưởng
đến quyền lợi của từng cá nhân, từng cổ đông, có tầm ảnh hưởng rộng khắp
thậm
chí toàn xã hội. Do đó yêu cầu kiếm soát rất cao đòi hỏi các quá trình kiếm
soát


Năm
2005
2006
2007
Tron
Tron
Chỉ tiêu
Tổng Trong
Tổng
Tổng
g
g
sổ
sổ
số

cố
phầncác
tại CTCP
Hà nộitrên
theođịangành
nghề kỉnh
Đi
vớiTHỤC
sự gia
tăng
về ty
số
lượng
bàn Thành
phố doanh
CHƯƠNG
2.
TRẠNG
HỆ
THÓNG
KIỂM
SOÁT
NỘI
BỘ
1,744
883
2,288
1,299 2,660
1,714
Xây dựng

1,197
4,628
1,753
5,456
2,454
Khác
Báng 2.3 Ket quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần tại Hà nội
kinh
17,79
4,718
21,74
6,849 24,20
PHÓ 9,067
Tổng số
2
0
1
Năm
HÀ NỘI VÀ CHỌN MẢU ĐIỀU TRA
2005
2006
2007
Tron
Chỉ tiêu
Tổng 2.1.1.
TôngđiểmTrong
Đặc
của công Tông
ty cổ phầnTron
g

đồng
Nguồn
số liệu:
Cục
kê
Thành
phổHồ
HàChí
nộiMinh). Với những lợi thế
tâm kinh
tế lớn
thứ của
hai
cảthống
nước
(chi
sau
TP
Qua
thống
kê463
Thành
phổ
đến từ200
tỷ
287
28số liệu
339 Cục 48
1 19Hà nội cho thấy doanh thu
Vốn

tương
cao,
đượctriển
nguồn
lựctế đầu
tư của
cả trong
và ngoài nước
thuần
Chỉ tiêu
T
2005
2006
2007
Mặc dù đang phát triển ngày càng nhanh về số lượng tuy nhiên, trên
lớn
đạt
81.335 tỷ 81,335
đồng, thì sang
năm 2006 đạt
tới 123.537 tỷ đồng, và đến năm
Tỷ
123,537
183,951
thực
tế
đồngnên trong những năm qua Hà Nội đã đạt được thành tựu quan trọng trên
v.v...
Doanh thu thuần
2007

đónglớn vào sự tăng trưởng chung của cả nước: “với 3,7% dân số và 0,3%
góp
diện
đáng kể vào Ngân sách Nhà nước. Trong năm 2007 mức đóng góp là 8.212tích
tỷ
đất
đồngliền so với cả nước, năm 2007, Hà Nội đã đóng góp trên 8% GDP, trên
10%
giá
mức cao nhất trong vòng 3 năm trở lại đây.
trị sản xuất công nghiệp, trên 8% kim ngạch xuất khấu, khoảng 13,8% tổng
2.1.2 Chọn mẫu điều tra
thu
Theo số liệu của Cục thống kê Thành phố Hà Nội thì tính đến hết năm
NSNN” [3]. Đe đạt những thành tựu nêu trên không the không kể đến sự đóng
2007,
góp Nguồn số liệu: Cục thống kê Thành phổ Hà nội
trên địa bàn Thành phố Hà Nội có tông cộng 9.067 CTCP lớn nhở đang hoạt


27

hình thức CTCP, tập trung kinh doanh chủ yếu vào lĩnh vực tài chính và đầu
tư

tài

chính vốn (đầu tư chứng khoán, đầu tư kinh doanh bất động sản,...) thuộc
thượng
tầng xã hội mà không thực hiện công việc sản xuất trực tiếp. Bên cạnh đó, tôi

thức
bám sát vào từng yếu tổ của hệ thống KSNB, áp dụng vào thực tế tại 02 công
ty

mà

tôi thực hiện nghiên cúư và các CTCP nằm trong diện khảo sát.
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THÓNG KĨẺM SOÁT NỘI BỘ TRONG

CỒNG
CỚ PHÀN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI.

TY


28

hướng theo ISO, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, nhờ vậy mà từ cán bộ
đến
nhân viên đều hiểu rõ công việc, quyền hạn và nghĩa vụ của mình. Bên cạnh
đó
Công ty cũng xây dựng một hệ thống các nội quy, quy chế tương đối hoàn
thiện,

rõ

ràng, dễ hiểu và dễ thực hiện do đó tạo điều kiện để tất cả cán bộ công nhân
viên
trong Công ty thực hiện triệt để và nghiêm túc, làm gia tăng hiệu quả công
việc