Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Lời nói đầu

Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin
và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại
những lợi ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ
nguyên của công nghệ thông tin.
Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển
các ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG
NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hoàn
toàn tin học hoá trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hoá là một
trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống
quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng
trên môi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng
được với nhu cầu thực tế.
Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC
PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chò trong
công ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết đònh chọn đề tài “Xây dựng hệ thống
thông tin quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình.
Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau:

Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng

Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan
Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương IV: Xây dựng chương trình

I. Giới thiệu về Công ty………………………………………………… 3
II. Phân tích hiện trạng …………………………………………………… 4
Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… 8
I. Mô hình quan niệm dữ liệu …………………………………………… 8
II. Mô hình tổ chức dữ liệu ……………………………………………… 8
III. Mô hình vật lý dữ liệu ………………………………………………… 9
IV. Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14
V. Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16
VI. Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18
VII. Mô hình vật lý xử lý ………………………………………………… 22
Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……………… 23
I. Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ………………………………………… 23
II. Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 …………………………… 24
III. Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ………………… 31
Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……………………………… 33
I. Phần dữ liệu……………………………………………………………… 33
II. Một số giao diện chính ………………………………………………… 34
III. Một số Module chính ………………………………………………… 36
Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG …..………………………………… 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………… 40

Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy
nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái
mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng
hiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh
không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính
xác, nhanh, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để
tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành
quản lý.
Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty.
Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống
thông tin quản lý kinh doanh của công ty.
Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó
cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng
quản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện
chưa thân thiện với người sử dụng.
2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở
Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang
là một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất
các mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD: Bùi Thò Hoà
loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chòu trách nhiệm
phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8
tỉnh miền trung (Khánh Hoà, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Đònh, Gia Lai,

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :
- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.
- Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách.
- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thò trường, đưa ra các chiến lược kinh
doanh, giới thiệu sản phẩm.
- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hoá và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình
hình số lượng hàng hoá trong kho.
3. Các quy trình quản lý như sau
TỔNG CÔNG TY
CÁC CHI NHÁNH
CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ
CC hàng
PP hàng PP hàng
BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN
KINH DOANH

BỘ PHẬN KẾ
TOÁN

BỘ PHẬN
KHO
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 5 - GVHD: Bùi Thò Hoà
a. Quy trình quản lý nhập hàng
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng,

Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ.
Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.

b. Quy trình quản lý xuất hàng
- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo
mẫu in sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách
hàng, phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá
từng loại và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt
một số tiền nào đó.
Tổng giá trò =
∑
số lượng nhập * đơn giá nhập
haptkSSltondk
TgnhaptkTgtondk
dgbqck
ln+
+
=

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 6 - GVHD: Bùi Thò Hoà
- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi
nhận hàng một số ngày quy đònh.
- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu
khách hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy đònh thì bộ phận kinh
doanh từ chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách

Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất

Tổng giá trò =
∑
số lượng xuất * đơn giá xuất
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 7 - GVHD: Bùi Thò Hoà
4. Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh
a. Mẫu phiếu đặt hàng
Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và
khách đặt hàng.

CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG
Điện thoại: 834223 Fax: 834225
E-mail:
PHIẾU ĐẶT
HÀNG

INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.
NHA TRANG BRANCH
Họ và tên khách hàng: …………………………………………………… Tel: ………….
Đòa chỉ: …………… Đường: ………………… Phường: ……………… Quận: …………
MS thuế: …………….. Giao hàng: ……………giờ, ngày …… tháng………năm………
Người nhận đặt hàng: ……………………………………………… Đặt hàng TEL:

STT MẶT HÀNG SỐ LƯNG ĐƠN GIÁ THÀNH
TIỀN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TỔNG CỘNG
LƯU Ý:
* Phương thức thanh toán: Tiền mặt: Trả chậm: ………………………ngày.
Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau.
Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận. Chỉ nhận đổi lại hàng móp,

Đơn vò : …………………
Đòa chỉ : …………………
PHIẾU NHẬP KHO CỘNG x x x x x
ngày …… tháng …… năm ….
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 9 - GVHD: Bùi Thò Hoà

c. Mẫu phiếu xuất kho

Ngày … tháng …. Năm …….
Số : …………
Nợ:………………………...
Có: …..……………………

Họ và tên người nhận hàng: ……………………………………………………………
Đòa chỉ (bộ phận): ………………………………………………………………………
Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………
Xuất tại kho: ……………………………………………………………………………

STT
TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(Sản phẩm hàng hoá)

Mã
số
Đơn
vò
tính
SỐ LƯNG Đơn
giá
Thành tiền
Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4



II. PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN
1. Phân tích
Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống
quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và
khách mua hang), Hàng hoá, Kho.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung
cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dòch
- Đòa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
Trong đó đòa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
OFFICIAL RECEIPT
PHIẾU THU
Date: ……/ …… / ………
CREDIT
TÀI KHOẢN GHI CÓ …………………

RECEIVED FORM M/S

+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vò tính
- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Tên kho
- Đòa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
2. Lập dự án
Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết
yếu, tôi đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về
khách hàng, hàng hoá, kho, các hoá đơn chứng từ, cũng như khả năng tính toán,
chọn lọc thống kê và in ấn các thông tin.
Phải đảm bảo độ chính xác, an toàn và tin cậy cao.
3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào:
- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dòch, số nhà,
điện thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.

+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 13 - GVHD: Bùi Thò Hoà

hoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dòch
xuất nhập. Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng
các danh mục hàng hoá xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao
dòch xuất nhập.

1. Các đối tượng yêu cầu quản lý
Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng,
phiếu thanh toán.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung
cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
- Họ khách hàng
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 14 - GVHD: Bùi Thò Hoà
- Tên khách hàng
- Tên giao dòch
- Đòa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
• Trong đó đòa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 15 - GVHD: Bùi Thò Hoà
f. Quản lý phiếu thanh toán:
- Mã phiếu thanh toán
- Ngày thanh toán
- Số tiền
g. Quản lý ngân hàng:
- Mã ngân hàng
- Tên ngân hàng

2. Các chức năng của hệ thống
• Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hoá
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng,
tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp).
- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập.
• quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất
hàng của Công ty.
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về
hàng hoá, thông tin về kho hàng.
- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng.
• Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dòch kinh doanh.
- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê.
- Thông tin ra: báo cáo thống kê.
• Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất
hàng hoá.
- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm.

KIẾM

QUẢN
LÝ
NHẬP
HÀNG

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 16 - GVHD: Bùi Thò Hoà 2. Sơ đồ chức năng chi tiết.
a. Chức năng quản lý nhập hàng.


LẬP
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
NHẬP
HÀNG
THANH
TOÁN
CHỌN
NHÀ
CUNG
CẤP
THÍCH
HP
KHỚP
VỚI
ĐƠN
HÀNG
VỀ
CẬP
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 17 - GVHD: Bùi Thò Hoà


- Thanh toán: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh
toán, tiến hành thu tiền bán hàng.

QUẢN LÝ XUẤT HÀNG
GHI
NHẬN
KHÁCH
HÀNG
MỚI
GIẢI
QUYẾ
T ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
XUẤT
HÀNG
CẬP
NHẬT
DANH

- Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hoá nhập về theo tháng
hoặc theo yêu cầu của ban quản lý.
- Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hoá xuất bán theo tháng
hoặc theo yêu cầu của ban quản lý.
- Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hoá còn tồn trong kho
theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý.

d. Chức năng tìm kiếm. Giải thích các cức năng:
- Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng
khi nhà cung cấp yêu cầu.
- Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi
khách hàng yêu cầu.
TÌM KIẾM
TÌM
KIẾM
PHIẾU
NHẬP
HÀNG

CHI
TIẾT
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 19 - GVHD: Bùi Thò Hoà
- Tìm kiếm phiếu chi: Tiến hành tìm kiếm phiếu chi tiền khi nhà cung
cấp yêu cầu.
- Tìm kiếm phiếu thu: Tiến hành tìm kiếm phiếu thu tiền khi khách
hàng yêu cầu.

IV. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
• Mục đích:
- Sự diễn tả là ở mức logic, nghóa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”,
mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”.
- Chỉ rỏ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý
cần mô tả.
- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua
đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
• Phân mức:
Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:
- Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra.
- Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức
năng con.
- Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 20 - GVHD: Bùi Thò Hoà

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 21 - GVHD: Bùi Thò Hoà


d. Chức năng tìm kiếm

là có ích cho hệ thống.
• Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất được biểu diễn.
• Thuộc tính: Sau khi xác đònh được kiểu thực thể và thực thể thì ta xét đến
những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể, đó
chính là các thuộc tính. Các thuộc tính đặc trưng của thực thể thường
được biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng.
• Quy tắc xác đònh các thuộc tính của thực thể:
- Từ tri thức của chính bản thân về thực thể công việc chung trong lónh
vực mình đang nghiên cứu mà đưa ra các thuộc tính trong mỗi thục thể.
- Từ người tiếp xúc phỏng vấn.
- Từ việc xem xét các bảng biểu, tài liệu liên quan đến lónh vực đang
nghiên cứu.
• Liên kết: Là sự kết nối hay liên quan giữa hai hay nhiều thực thể phản
ánh sự ràng buộc về quản lý.
• Kiểu liên kết: Là tập hợp nhiều liên kết có dạng giống nhau giữa các
cặp thực thể.
Có 3 kiểu liên kết như sau:
- Liên kết Một – Một:
Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với một thực thể thuộc kiểu
thực thể B và ngược lại.
- Liên kết Một – Nhiều:
Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu
thực thể B.
Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với một thực thể thuộc kiểu
thực thể A.