ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG
HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ
Chuyên ngành: Lƣu trữ

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG
HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 62 32 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2014


Cán bộ, công chức

2.

Vụ TCCB

Vụ Tổ chức cán bộ

3.

CNTT

Công nghệ thông tin

4.

QPPL

Quy phạm pháp luật

5.

Bộ NV

Bộ Nội vụ

6.

Bộ TN&MT


Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội

12.

Bộ TC

Bộ Tài chính

13.

Bộ TT&TT

Bộ Thông tin và Truyền thông

14.

Bộ VHTT&DL

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

2


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................ 5
2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................... 7
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 7
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................. 8
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................................... 8

2.3 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan
nhà nƣớc cấp bộ ............................................................................................................62
2.3.1 Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức....................................62
2.3.2 Hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức ............64
2.3.3 Nội dung khai thác, sử dụng trong hồ sơ cán bộ, công chức .............................69
2.4 Đánh giá chung .......................................................................................................74
2.4.1 Ưu điểm: ..............................................................................................................76
2.4.2 Hạn chế, tồn tại....................................................................................................79
2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế .......................................................................81
Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG QUẢN LÝ
VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC
CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ ..........................................................................84
3.1 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác sử
dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ..........................84
3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý hồ sơ CB,CC .....................84
3.1.2 Tăng cường sự chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo đối với công tác
hồ sơ cán bộ, công chức .............................................................................................87
3.1.3 Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác hồ sơ cán bộ, công chức ..........88
3.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .....................89
3.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng
hồ sơ cán bộ, công chức ...............................................................................................91
3.2 Giải pháp cụ thể của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức...........................................................92
3.2.1 Ứng dụng CNTT vào quản lý thông tin CB,CC ................................................93
3.2.2 Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử CB,CC..........................................96
3.2.3 Ứng dụng công nghệ mạng, đưa một số thông tin trích ngang lên mạng
nội bộ ..........................................................................................................................102
KẾT LUẬN ...............................................................................................................106
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................108
PHỤ LỤC...................................................................................................................114

tốt hồ sơ CB,CC giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý CB,CC nghiên cứu,
nắm đƣợc một cách đầy đủ nhất về bản thân ngƣời CB,CC đồng thời giúp cho
việc xây dựng quy hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, đánh giá, sử dụng đúng khả
năng, phát huy hiệu quả lao động, bố trí đúng ngƣời đúng việc, thực hiện chế
độ chính sách đƣợc đầy đủ và chính xác.
Đối với mỗi cá nhân, hồ sơ CB,CC cũng là những căn cứ pháp lý
không có gì thay thế để đảm bảo quyền lợi của chính mình, không chỉ trong
suốt cuộc đời mình mà còn liên quan đến cả thế hệ sau này. Hồ sơ CB,CC
không chỉ có ý nghĩa đối với từng cơ quan, mỗi cá nhân mà còn có ý nghĩa
5


đối với cả quốc gia, dân tộc bởi những trang sử rạng rỡ của đất nƣớc là do bao
thế hệ xây đắp, những ngƣời có công lao, thành tích đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc. Hồ sơ CB,CC là một phần không thể thiếu để lƣu
truyền mãi mãi cho hậu thế những nhân vật lịch sử tiêu biểu trên các lĩnh vực
hoạt động ở tất cả các ngành, các cấp. Vì vậy việc giữ gìn, quản lý và khai
thác, sử dụng tốt hồ sơ CB,CC trong mỗi cơ quan là vấn đề quan trọng.
Theo Luật Tổ chức Chính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm
2001, bộ và cơ quan ngang bộ (sau đây gọi chung là cơ quan bộ) là cơ quan
của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh
vực công tác trong phạm vi cả nƣớc; quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc
ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nƣớc tại
doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.
Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về ngành, lĩnh
vực công tác của mình, các cơ quan bộ đã và đang quản lý một khối lƣợng lớn
CB,CC. Mỗi cá nhân có một hồ sơ CB,CC đƣợc quản lý tại Vụ Tổ chức cán
bộ (sau đây viết tắt là Vụ TCCB) và Phòng Lƣu trữ của bộ.
Trong đó, để quản lý số CB,CC đã và đang công tác tại các cơ quan bộ
là vấn đề cần đƣợc quan tâm. Số CB,CC công tác tại các bộ từ khi đƣợc tuyển

- Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận và quy chế pháp lý về quản lý,
tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC.
- Hai là, khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ.
- Ba là, đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm nâng cao hiệu
quả công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ
nói riêng và các cơ quan nhà nƣớc nói chung.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tƣợng nghiên cứu:
Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi xác định đối tƣợng nghiên cứu là
hồ sơ CB,CC đang công tác, đã nghỉ hƣu, đã mất thuộc thẩm quyền quản lý
của các cơ quan bộ và hiện đang đƣợc bảo quản tại các cơ quan bộ.
3.2 Phạm vi nghiên cứu:
Do khuôn khổ của một luận văn thạc sĩ, đề tài của chúng tôi chỉ tập
trung nghiên cứu công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc
thẩm quyền quản lý của các cơ quan bộ mà chƣa có điều kiện tìm hiểu việc tổ
chức quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc thẩm quyền quản lý của
các đơn vị trực thuộc, các đơn vị sự nghiệp thuộc bộ.
Để có tƣ liệu từ thực tế, chúng tôi tiến hành khảo sát trực tiếp tại 6 cơ
quan bộ, gồm: Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn, Bộ Y tế, Bộ Khoa học và công nghệ, Bộ Văn hóa-Thể
thao và Du lịch. Ngoài ra còn gửi phiếu khảo sát đến các bộ còn lại nhƣ: Bộ
Công an, Bộ Tài chính, Bộ Tƣ pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Lao
7


động, Thƣơng binh và Xã hội, Văn phòng Chính phủ... để có nhiều tƣ liệu so
sánh, đƣa ra các giải pháp khi cần thiết.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm



Cục thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công
nghệ); Khóa luận tốt nghiệp Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở cơ quan Bộ
Khoa học và Công nghệ, thực trạng và giải pháp của tác giả Trần Anh Thƣ
năm 2010 (Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn).
Ba là, nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin, ứng dụng tin học phục vụ
công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhƣ: Luận văn Thạc sĩ khoa học Đảm
bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức
ở Văn phòng Quốc hội của tác giả Đinh Thị Hạnh Mai năm 2003; khóa luận tốt
nghiệp: Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào công tác quản lý và khai
thác hồ sơ cán bộ tại Quân khu Thủ Đô của tác giả Trần Xuân Anh năm 2004,
Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý và khai thác hồ sơ
cán bộ của khối doanh nghiệp do Sở Nội vụ quản lý của tác giả Nguyễn Thị Hà
năm 2011 (Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn).
Bốn là, các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công tác hồ sơ
cán bộ, công chức đƣợc đăng trên các báo, tạp chí, website nhƣng ở phạm vi
hẹp của vấn đề nhƣ: Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của
tác giả Hà Quảng – Mai Hƣơng đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam,
số 6/2006, Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự của tác giả Nguyễn
Thị Hiệp đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 6/2007; Xây dựng
và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của tác giả Vũ Đăng Minh đăng trên tạp
chí Tổ chức nhà nƣớc số 7/2005; Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm quản
lý cán bộ, công chức của tác giả Vũ Đăng Minh đăng trên tạp chí Tổ chức nhà
nƣớc số 11/2008; Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc trách
nhiệm của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức, viên chức của tác giả Phí Lâm Hùng, Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc đăng
trên website: sonoivu.vinhphuc.gov.vn; Trao đổi ý kiến về công tác quản lý

Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc;
- Website của các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ;
- Các thông tin từ phiếu điều tra, khảo sát và phỏng vấn;
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phƣơng pháp luận của
chủ nghĩa Mác-Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sử dụng các
phƣơng pháp nghiên cứu khoa học nhƣ:
- Phƣơng pháp hệ thống: Chúng tôi đã sử dụng phƣơng pháp này để hệ
thống các quy chế pháp lý về công tác quản lý hồ sơ CB,CC; khái quát chức

10


năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan bộ, Vụ TCCB
trong việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức.
- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phƣơng
pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Phƣơng pháp này
đƣợc sử dụng để khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin. Chúng tôi đã
tiến hành khảo sát cụ thể từng khâu nghiệp vụ trong công tác quản lý, khai
thác và sử dụng hồ sơ CB,CC. Ngoài việc gửi phiếu khảo sát đến các cơ quan
bộ, chúng tôi đã đến gặp, trao đổi trực tiếp với ngƣời quản lý hồ sơ, phỏng
vấn một số lãnh đạo Vụ TCCB và ngƣời đến khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC.
- Phƣơng pháp phân tích, so sánh: Chúng tôi sử dụng phƣơng pháp này
để phân tích kết quả điều tra, khảo sát thực tế từ các cơ quan bộ, từ đó so sánh,
đối chiếu giữa lý luận với thực tế, giữa các cơ quan bộ với nhau để tìm ra
những ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế.
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phƣơng pháp trên đã đƣợc chúng
tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt.
8. Đóng góp của đề tài
Đóng góp của đề tài nghiên cứu đƣợc thể hiện trên các mặt lý luận và

trạng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc
cấp bộ về các nội dung: thẩm quyền, lập, tiếp nhận, thu thập, bổ sung, lƣu trữ,
bảo quản hồ sơ CB,CC; đối tƣợng, các hình thức, thủ tục, nội dung khai thác.
Qua đây, chúng tôi đánh giá những ƣu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
của những hạn chế để làm cơ sở đề ra các giải pháp ở chƣơng 3 của luận văn.
Chƣơng 3. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ.
Từ kết quả nghiên cứu ở chƣơng 1 và 2, chúng tôi đề ra các giải pháp
tổng thể và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác,
sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ:
Một số các giải pháp tổng thể nhƣ hoàn thiện các văn bản quy định về
nghiệp vụ quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC; về công tác chỉ đạo
điều hành; về tăng cƣờng cơ sở vật chất; về đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ; về
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Trong các
giải pháp tổng thể nêu trên, chúng tôi đƣa ra giải pháp cụ thể đó là việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC tại các cơ quan
nhà nƣớc cấp bộ.
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ của
cơ quan đến khảo sát. Đó là sự giúp đỡ của lãnh đạo Vụ TCCB, công chức
quản lý hồ sơ CB,CC, công chức chuyên môn của các cơ quan bộ nhƣ: Bộ
Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội,
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ
12


Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Y tế. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận
tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣời hƣớng dẫn tôi hoàn thành đề tài.
Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi gặp không ít khó khăn trong quá
trình khảo sát, thu thập thông tin. Do tính chất cơ mật của hồ sơ CB,CC, do
những quy định của cơ quan đến khảo sát nhƣ Bộ Quốc phòng, Bộ Công an,

1.1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức
Theo Giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của PGS
Vƣơng Đình Quyền, khái niệm hồ sơ đƣợc hiểu là “Một tập văn bản (hoặc một
văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong
quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm
giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian
ban hành”[46].
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam của
PGS.TS Dƣơng Văn Khảm hồ sơ là “tập hợp các văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc
một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”[11].
Theo Luật Lƣu trữ năm 2011, hồ sơ đƣợc giải thích “là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc
có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[15].
Nhƣ vậy, các thuật ngữ nêu trên đều đƣa ra quan điểm chung về hồ sơ
là “một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc
hay một con ngƣời”. Hồ sơ có nhiều loại. Căn cứ vào đặc điểm và nội dung
của văn bản ngƣời ta chia thành hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị, hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ cá nhân… Cũng theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ
Việt Nam của tác giả PGS.TS Dƣơng Văn Khảm, “hồ sơ cá nhân (Personal
record) được hiểu là tập văn bản, giấy tờ về quá trình sống, học tập và làm
việc của cá nhân”[11].
Trong phạm vi quản lý nhà nƣớc, hồ sơ nhân sự đƣợc gọi là hồ sơ cán
bộ, công chức.
Về khái niệm hồ sơ công chức, theo Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV
ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định: “là tài liệu pháp lý phản ánh các
thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình
14

- “Công chức” chỉ ngƣời giữ chức:
+ Thứ trƣởng và ngƣời giữ chức danh, chức vụ tƣơng đƣơng;
+ Ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn
phòng, vụ, thanh tra và tổ chức khác không phải là đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ.
15


+ Tổng cục trƣởng và tƣơng đƣơng, Phó Tổng cục trƣởng và tƣơng
đƣơng, ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn
phòng, vụ, thanh tra thuộc Tổng cục và tƣơng đƣơng.
+ Cục trƣởng, Phó Cục trƣởng, ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó
và ngƣời làm việc trong văn phòng, phòng, thanh tra, chi cục thuộc Cục.
+ Ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập
đƣợc ngân sách nhà nƣớc cấp kinh phí hoạt động thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ.
+ Ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc ngân sách nhà nƣớc
cấp kinh phí hoạt động thuộc Tổng cục, Cục và tƣơng đƣơng trực thuộc Bộ,
cơ quan ngang Bộ.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài chúng tôi tập trung vào đối tƣợng
cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan nhà nƣớc cấp
bộ. Chúng tôi sẽ trình bày kỹ vấn đề này ở chƣơng 2 của Luận văn.
1.1.2 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức
Hồ sơ CB,CC là tài liệu về CB,CC đƣợc hình thành do nhu cầu quản lý
cán bộ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Hồ sơ
CB,CC là những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của CB,CC. Chính
vì vậy nguồn gốc hình thành các tài liệu đó rất phong phú và đa dạng.
Ngày 17/12/2012 Bộ trƣởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số
11/2012/TT-BNV quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công
chức, theo đó thành phần tài liệu trong hồ sơ đƣợc quy định nhƣ sau:
* Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ có các tài liệu:

nhận. Đối với văn bằng chứng chỉ đƣợc cấp bằng tiếng nƣớc ngoài phải đƣợc
dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan
có thẩm quyền;
3) Nhóm các tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận công chức: Là toàn bộ tài
liệu có liên quan đến việc tuyển dụng công chức nhƣ kết quả thi tuyển, xét
tuyển, quyết định công nhận trúng tuyển, quyết định tuyển dụng, tiếp nhận.
* Quy định đối với công chức đang công tác
Ngoài các thành phần hồ sơ nêu trên, các thành phần hồ sơ khác quy
định đối với công chức đang công tác gồm:
1) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công
chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan
có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công
chức” phải đƣợc cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận;
2) Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển,
biệt phái, nâng ngạch, nâng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật của công chức;
17


3) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của
cơ quan sử dụng công chức;
4) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm,
giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công
tác, tổng kết học tập);
5) Bản kê khai tài sản đối với các đối tƣợng công chức bắt buộc kê khai
tài sản theo quy định hiện hành;
6) Đơn, thƣ kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết
luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan
đến công chức và gia đình công chức đƣợc phản ánh trong đơn thƣ. Không
lƣu trong thành phần hồ sơ những đơn, thƣ nặc danh, hoặc đơn, thƣ chƣa

Thứ hai, thành phần hồ sơ cán bộ, công chức rất phong phú và đa dạng
Nhƣ đã nêu ở trên, thành phần hồ sơ CB,CC bao gồm rất nhiều loại.
Theo chúng tôi có thể chia thành các nhóm tài liệu sau:
- Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch bao gồm quyển lý lịch cán bộ, công
chức, sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, tiểu sử tóm tắt, phiếu bổ sung lý lịch
cán bộ, công chức hàng năm… Các bản lý lịch này do cá nhân tự khai theo
mẫu quy định và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
- Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng bao gồm các tài liệu nhƣ văn
bằng, bảng điểm, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị,
ngoại ngữ, tin học, bồi dƣỡng nghiệp vụ… Nhóm này rất đa dạng, tài liệu
thƣờng là bản sao có công chứng, bản gốc do cá nhân giữ.
- Nhóm tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận, nâng lƣơng, chuyển ngạch, đề
bạt, bổ nhiệm. Đây là nhóm tài liệu có số lƣợng lớn trong hồ sơ CB,CC. Các
văn bản này thƣờng là bản chính hoặc bản gốc.
- Nhóm tài liệu về thi đua, khen thƣởng, kỷ luật. Tài liệu về thi đua, khen
thƣởng bao gồm các quyết định, giấy khen, bằng khen, huân, huy chƣơng. Tài
liệu về kỷ luật bao gồm toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật nhƣ bản tƣờng trình,
biên bản họp xét kỷ luật, quyết định kỷ luật, quyết định xóa kỷ luật.
- Nhóm các tài liệu khác: đơn xin việc, đơn trình bày, đơn xin đi học,
bản tự nhận xét, phiếu đánh giá hàng năm… Nhóm này thƣờng là các bản viết
tay, có chữ ký của đƣơng sự. Ngoài các nhóm kể trên còn có một số giấy tờ
khác nhƣ: giấy chứng minh thƣ nhân dân, giấy khám sức khoẻ, bản kê khai tài
sản, sổ bảo hiểm xã hội…
Mỗi loại hay thành phần tài liệu đều cung cấp các thông tin khác nhau về
CB,CC. Nhƣ vậy có thể khẳng định thành phần hồ sơ CB,CC rất phong phú về
nội dung và đa dạng về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
19


Thứ ba, các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức phần lớn là những

quan cho đến khi thôi việc, nghỉ hƣu. Ngay từ khi CB,CC đƣợc tuyển dụng
vào làm việc thì cơ quan có trách nhiệm hƣớng dẫn CB,CC mới đƣợc tuyển
20


dụng lập hồ sơ của mình. Có thể lấy mốc thời gian là quyết định tuyển dụng
hoặc hợp đồng lao động để tính thời điểm hồ sơ hình thành và lấy mốc thời
gian quyết định thôi việc, nghỉ hƣu, mất để tính thời điểm hồ sơ kết thúc. Có
nhiều trƣờng hợp CB,CC đã mất nhƣng vẫn đƣợc truy tặng các danh hiệu,
hƣởng các chế độ chính sách vì vậy những tài liệu này vẫn đƣợc bổ sung vào
hồ sơ. Trong hồ sơ CB,CC tài liệu có sớm nhất bao gồm: giấy khai sinh, văn
bằng, chứng chỉ đào tạo, đơn xin việc, sơ yếu lí lịch.. tài liệu có muộn nhất là
quyết định nghỉ hƣu hoặc các quyết định truy tặng khen thƣởng, quyết định
hƣởng chế độ chính sách.
Nhờ có những đặc điểm riêng biệt nêu trên mà hồ sơ CB,CC không lẫn
với các hồ sơ khác nhƣ hồ sơ hội nghị, hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Vì
vậy việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC cũng có những quy định
khác biệt.
1.2 Vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức
1.2.1 Vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức
Trong hoạt động quản lý nhân sự (con ngƣời) của các cơ quan nói
chung, các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ nói riêng, hồ sơ CB,CC có vai trò rất
quan trọng, thể hiện ở các nội dung sau:
Thứ nhất, hồ sơ cán bộ, công chức có vai trò quan trọng trong công tác
quản lý nhân sự tại các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ. Ở tất cả các cơ quan, việc
quản lý nhân sự là việc làm chủ động, thƣờng xuyên, liên tục, lâu dài. Tại các
cơ quan nhà nƣớc cấp bộ nhiệm vụ này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ
hết bởi cơ quan cấp bộ hiện đang quản lý một khối lƣợng lớn CB,CC của
ngành, lĩnh vực trên cả nƣớc. Để nắm bắt thông tin về CB,CC ngoài việc tiếp
xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác thì nhất thiết phải tiến

khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình mỗi một văn bản, tài liệu hình
thành có giá trị pháp lý liên quan tới một cán bộ, công chức đều đƣợc lƣu vào
hồ sơ cán bộ, công chức. Ví dụ: việc tuyển dụng công chức phải đƣa vào hồ
sơ kết quả thi tuyển, công nhận trúng tuyển, quyết định tuyển dụng hay cán
bộ, công chức đƣợc nâng lƣơng trƣớc thời hạn do lập thành tích xuất sắc thì
lƣu vào hồ sơ quyết định nâng lƣơng kèm theo bằng khen, giấy khen của cán
bộ, công chức có nhƣ vậy mới phản ánh đƣợc chính xác thông tin đƣa vào hồ
sơ. Điều này càng khẳng định vai trò quan trọng của hồ sơ cán bộ, công chức
trong việc tuyển sụng, sử dụng và quản lý nhân sự tại các cơ quan nói chung
và cơ quan nhà nƣớc cấp bộ nói riêng.
Thứ ba, hồ sơ cán bộ, công chức là căn cứ, cơ sở cho công tác báo cáo
thống kê công chức. “Chế độ báo cáo thống kê công chức là các hoạt động
thực hiện việc báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về số lƣợng, chất lƣợng đội
ngũ công chức theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức”[63]. Trên cơ sở
quản lý tốt hồ sơ cán bộ, công chức về số lƣợng, cơ cấu, trình độ, chất lƣợng
22


sẽ giúp cho việc tổng hợp, phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng
đội ngũ cán bộ, công chức chính xác, từ đó xây dựng chiến lƣợc đào tạo, bồi
dƣỡng cán bộ, công chức, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng
cán bộ, công chức hợp lý và hiệu quả.
1.2.2 Ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ
bản nhất về cán bộ, công chức bởi vậy hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa rất
quan trọng đó là:
Thứ nhất, hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa đối với cơ quan nơi
ngƣời đó công tác. Mặc dù những tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức liên
quan đến từng cá nhân cụ thể nhƣng không thuộc quyền sở hữu của cá nhân
mà là tài sản của cơ quan nơi cán bộ đó công tác. Tài sản đó không ai có