Download the original attachmentLỜI MỞ ĐẦU
Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đã mở ra nhiều cơ hội
tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp trong nước lớn mạnh, song nó cũng tạo ra
nhiều thách thức, buộc các Doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho
phù hợp với tình hình mới. Trong bối cảnh đó, các Doanh nghiệp nói chung và
DN Dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới
công nghệ để bắt kịp với nhịp đập phát triển của xã hội.
Đối với mọi Doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò
quan trọng, và hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng đó
trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB một khi vững mạnh sẽ
góp phần không nhỏ cho thành công của Doanh nghiệp, ngày càng giảm thiểu
rủi ro và nâng cao hiệu quả.
Ý thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ và đặc biệt là đối
với chu trình cung ứng, qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt
may Hoà Thọ, em đã chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ” để hoàn thành luận
văn tốt nghiệp của mình.
Nội dung của Luận văn gồm 3 phần:
Phần 1: Cơ sở lý luận về hệ thống Kiểm soát nội bộ và KSNB chu trình
cung ứng tại Doanh nghiệp
Phần 2: Thực trạng chu trình cung ứng và công tác KSNB chu trình cung
ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ
Phần 3: Một số ý kiến nhằm tăng cường KSNB chu trình cung ứng tại Tổng
Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ
Do sự hạn hẹp về thời gian cũng như sự hiểu biết chưa được toàn diện, nên
luận văn này của em chắn chắc còn tồn tại những thiếu sót. Em rất mong sự
nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không
hiệu quả.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý,
chính xác.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý".
Định nghĩa trên cho thấy hệ thống KSNB được các nhà quản lý thiết lập
để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong DN, và KSNB không chỉ giới
hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng
khác như về hành chính, quản lý sản xuất. Trong các mục tiêu trên, 2 mục tiêu
đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán, còn 2 mục tiêu sau là mục tiêu của
KSNB về quản lý.
Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) thì: "KSNB
là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một
tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba
mục tiêu sau:
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
- Thông tin đáng tin cậy.
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định".
Cũng cần phân biệt giữa KSNB và kiểm toán nội bộ, theo IFAC thì "kiểm
toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một DN như là một
loại dịch vụ cho DN đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp
và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB".
1.1.2. Phân loại
KSNB bao gồm KSNB về kế toán và KSNB về quản lý.
1.1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán
KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được 2
mục tiêu như đã nói là bảo vệ tài sản và bảo đảm độ tin cậy của thông tin
quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong DN được thực hiện với cơ chế
giám sát của hệ thống KSNB DN nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành
của bộ máy quản lý DN.
Trên quan điểm tổ chức, KSNB về quản lý cũng như KSNB về kế toán đều
quan trọng như nhau. Tuy nhiên KSNB về quản lý ít có quan hệ trực tiếp
hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy KSNB về quản lý
cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán thông qua
năng lực đào tạo hay năng lực quản lý. 1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn hơn
là các đơn vị có quy mô nhỏ. Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân
chia cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên
càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng
trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt
động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung -
quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại
song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao
động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi
ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được
các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới
một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm
tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích
như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại,
các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...).
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
Các thủ tục KSNB phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các nghiệp vụ kinh tế
ngoài sổ sách.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn.
Một cơ cấu KSNB đầy đủ phải gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai
số khi tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các gian đoạn khác nhau
của quá trình ghi sổ.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB bao gồm 3 yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, hệ thống
thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các yếu tố đó được thiết kế và thực
hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đã thực hiện các mục tiêu đã nêu.
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý
thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ
phận khác trong hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát là toàn bộ những nhân
tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc
lý tốt cho các nhà lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin. Cơ
cấu tổ chức là nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm tra. Để đạt được mục
tiêu của đơn vị, cần phải có cơ cấu tổ chức hiệu quả và phù hợp với quy mô
hoạt động của đơn vị. Muốn vậy, cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tránh bỏ sót
bất kỳ lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo "dẫm chân" lên nhau
giữa các bộ phận.
- Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản
tài sản.
- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Điều này thể hiện qua việc
người phụ trách mỗi bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng
một cấp trên. Chẳng hạn bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng chịu trách
nhiệm trước trưởng phòng vật tư…(Giả sử bộ phận mua hàng và bộ phận kho
cùng trực thuộc phòng vật tư và đều chịu sự quản lý của trưởng phòng vật tư).
1.2.1.3. Chính sách nhân sự
Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng
trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục
kiểm soát trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có
một chính sách nhân sự phù hợp. Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng
đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên
trong một tổ chức. Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào
tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân
viên.
Nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên trình độ chuyên môn cao, đạo
đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát
cụ thể có không chặt chẽ đi chăng nữa, các gian lận và sai sót cũng ít xảy ra.
Ngược lại, nếu đội ngũ công nhân viên của đơn vị có những người trình độ yếu
kém, phẩm chất đạo đức không tốt, đố kỵ nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát
có chặt chẽ đến đâu, các sai sót và gian lận vẫn xảy ra nhiều và thường xuyên.
Để có được một đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chính sách nhân sự
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập BCTC.
- Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ.
- Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với ban giám đốc.
1.2.1.7. Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm
nhiều nhân tố bên ngoài. Những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của
các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và
nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể. Các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các
cơ quan chức năng Nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp
lý, đường lối phát triển của đất nước…
1.2.2. Hệ thống kế toán (Hệ thống thông tin kế toán)
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho
việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị.
Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ,
kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc bị sử
dụng lãng phí. Kế toán cũng thực hiện việc giám sát nhiều lĩnh vực hoạt động
và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ. Do đó, hệ thống kế toán là một
yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB của đơn vị.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau
đây:
- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế
có thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải
bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
- Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để
ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán,
trong việc áp dụng các chính sách kế toán.
1.2.2.3. Hệ thống báo cáo kế toán
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu
trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Hệ thống báo cáo kế toán bao
gồm BCTC và các báo cáo nội bộ.
Các BCTC được lập theo quý hoặc năm phải tuân theo biểu mẫu đã quy định
và phải trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành (chế độ kế toán
hiện hành). Các báo cáo này được công bố ra bên ngoài, cho các nhà đầu
tư và các nhà chức năng đánh giá một cách tổng quát về hiệu quả hoạt động và
tình hình tài chính của DN. Nó quyết định đến hình ảnh và uy tín của DN nên
đòi hỏi số liệu phải trung thực và chính xác.
Các báo cáo nội bộ được lập theo yêu cầu của nhà quản lý, nó không
có biểu mẫu bắt buộc quy định và được lập vào bất cứ thời điểm nào cần thiết.
Với các báo cáo này, sẽ là cơ sở cho các nhà quản lý đánh giá hiệu quả của
công việc, kiểm tra kết quả thực thi so với mục tiêu ban đầu. Từ đó để có các
giải pháp, phương hướng mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đạt mục đích
cao hơn.
Các báo cáo nội bộ và BCTC nếu được lập chính xác, trung thực sẽ trở thành
công cụ quản lý hữu hiệu, xác định các kế hoạch và chiến lược phát triển trong
tương lai phù hợp, đánh giá đúng đắn và có những điều chỉnh hợp lý để đạt
được mục tiêu.
1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế bởi các nhà quản lý của DN nhằm ngăn
ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thể của đơn
vị: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy,… Các bước kiểm soát
và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại nghiệp vụ khác
nhau và cũng rất khác nhau giữa các DN khác nhau. Tuy nhiên, các thủ tục
kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc phổ biến sau:
Thứ nhất: Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho
nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công
việc trong quyền hạn được giao.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều
được sự ủy quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp.
Việc thực hiện nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do
cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh được sai sót
do một người không phải giải quyết quá nhiều việc.
2. Các chu trình và kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
2.1. Các chu trình kế toán
Các DN mặc dù rất khác nhau về các hoạt động sản xuất, kinh doanh cụ thể,
rất khác nhau về quy mô hoạt động nhưng đều giống nhau ở chỗ bao gồm các
hoạt động cơ bản được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên liên tục theo một
trình tự nhất định.
Hoạt động kế toán, ghi chép, xử lý các sự kiện kinh tế (là kết quả của các
hoạt động cơ bản) dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, do đó cũng lặp đi lặp lại
theo một trình tự nhất định. Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế
liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả là lặp đi lặp lại sẽ được kết hợp để xử lý
chung trong một quy trình kế toán và người ta gọi chúng là một chu trình
nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống kế toán cũng sẽ được thiết lập để xử lý các chu
trình nghiệp vụ tương ứng này và do đó người ta cũng có thể gọi nó là chu trình
kế toán (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tương ứng). Như vậy chu trình kế
2.1.2. Chu trình cung ứng
Chu trình cung ứng (hay còn được gọi là chu trình mua hàng và thanh toán)
bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ và thanh
toán tiền.
Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình cung ứng. Đó
là:
- DN đặt hàng hay dịch vụ cần thiết.
- Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu.
- Xác định nghĩa vụ thanh toán.
- DN thanh toán tiền.
Bốn hệ thống ứng dụng trong chu trình này là:
- Hệ thống mua hàng.
- Hệ thống nhận hàng.
- Hệ thống theo dõi thanh toán.
- Hệ thống chi tiền.
2.1.3. Chu trình chuyển đổi
Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kế toán liên
quan đến một sự kiện kinh tế - tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất
chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ.
Trong chu trình này, có các hệ thống ứng dụng:
- Hệ thống lương.
- Hệ thống hàng tồn kho.
- Hệ thống chi phí.
2.2. Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán
Như đã tìm hiểu ở trên thì rõ ràng mỗi chu trình đều có đầu vào và đầu ra
khác nhau, tuy nhiên chúng lại có quan hệ rất mật thiết. Đó là ở chỗ: đầu ra của
chu trình này lại là đầu vào của chu trình khác, cứ thế xoay vòng tạo nên mối
quan hệ gắn bó chặt chẽ giữa các chu trình.
Giả sử ta bắt đầu từ chu trình doanh thu (cũng có một cách bắt đầu khác
là từ chu trình tài chính, bởi thiết nghĩ phải có tiền ban đầu thì mới có các
hoạt động tiếp theo, tuy nhiên theo tôi cách dẫn dắt nào cũng đều có lý miễn
sao sự giải thích cho trình tự đó thật lôgic và hợp lý), đầu vào sẽ là các sản
phẩm và đầu ra sẽ là tiền sau khi đã diễn ra hoạt động trao đổi mua bán với
khách hàng. Tiền đầu ra từ chu trình doanh thu sẽ tiếp tục cung cấp đầu vào cho
chu trình tài chính. Các hoạt động của chu trình tài chính diễn ra với mua sắm
tài sản cố định, đầu tư các dự án… nói chung là sử dụng nguồn tiền đầu vào để
đầu tư tiếp, nhưng chủ yếu vẫn là đáp ứng nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ… cho
DN (đặc biệt là các DN sản xuất như các nguyên vật liệu…), đây cũng chính là
chu trình cung ứng. Với chu trình cung ứng thì đầu vào chính là nguồn tiền
được cung cấp từ chu trình tài chính, và đầu ra chính là các sản phẩm, hàng
hóa, dịch vụ mua vào sau khi đã thực hiện trao đổi mua bán với các nhà cung
cấp. Các đầu ra từ chu trình cung ứng cùng với các yếu tố khác như nhân công
và chi phí sản xuất… sẽ tiếp tục bước vào chu trình chuyển đổi. Chu trình
chuyển đổi sẽ thực hiện quá trình biến các yếu tố đầu vào này trở thành các
thành phẩm (hay sản phẩm). Sản phẩm đầu ra của chu trình chuyển đổi lại trở
thành đầu vào của chu trình doanh thu, và như vậy trình tự diễn ra như một sự
tuần hoàn liên lục giữa các chu trình. Ta có thể hình dung được tất cả các điều
Theo sơ đồ thì chu trình gồm các hoạt động cơ bản sau:
Nhận biết nhu cầu và yêu cầu hàng hóa, dịch vụ: Đây là hoạt động đầu tiên
trong chu trình cung ứng. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng
hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Tuy
nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần
bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là "Yêu cầu mua hàng".
Đặt hàng với nhà cung cấp: Sau khi nhận Yêu cầu mua hàng, bộ phận mua
hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá
cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa
chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập ĐĐH mua gửi cho nhà
cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu
liên quan tới việc giao hàng. Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận ĐĐH thì
gửi thông báo và hai bên ký kết hợp đồng.
Nhận hàng và nhập kho: Khi nhà cung cấp giao hàng tại điểm được chỉ định
trong ĐĐH, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng
hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với ĐĐH để
chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt
động mua hàng được kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng
nhận. Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào PNK
và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng.
2.3.3. Chức năng và mục tiêu của chu trình cung ứng
2.3.3.1. Chức năng của chu trình:
Chu trình có các chức năng chính, đó là:
- Mua hàng hóa hay các dịch vụ mua vào.
- Thanh toán tiền.
- Ghi chép nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo.
2.3.3.1. Hệ thống chứng từ kế toán
- Yêu cầu mua hàng (Purchase requisition): Đây là chứng từ được lập bởi
các bộ phận trong DN khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình
bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng.
Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp
thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu.
- Đơn đặt hàng mua (Purchase order): Chứng từ này được lập bởi bộ phận
mua hàng, xác định yêu cầu của DN với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất
lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu
về thanh toán… Nếu ĐĐH được nhà cung cấp chấp thuận thì một hợp đồng
mua bán sẽ được thảo ràng buộc trách nhiệm hai bên.
- Báo cáo nhận hàng (Receiving report): Loại chứng từ soạn thảo vào lúc
nhận hàng hóa vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và
các dữ kiện thích đáng khác. Biên nhận hàng hóa và dịch vụ trong tiến trình
kinh doanh bình thường, phản ánh ngày mà khách hàng thường thừa nhận
nghiệp vụ mua hàng.
- Phiếu nhập kho: Chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số
lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được làm căn cứ
ghi tăng TK Hàng tồn kho. Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận
liên quan như kế toán, mua hàng, kho hàng…
- Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định
quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của
người mua đối với người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng
hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức
chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn.
- Chứng từ thanh toán (Voucher): Chứng từ này được dùng trong hệ thống
"Thanh toán theo chứng từ", nhằm ghi nhận các thông tin liên quan tới khoản
cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó.
- Chứng từ trả lại hàng mua (Debit memo): Chứng từ này được bộ phận mua
hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán. Chứng
đến chu trình cung ứng như tập tin mua hàng, tập tin thanh toán...
Các sổ kế toán được sử dụng:
- Sổ chi tiết TK 152, 331, 111, 112.
- Sổ tổng hợp TK 152, 331, 111, 112.
- Sổ Cái TK 152, 331, 111, 112.
2.3.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán
Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được
sử dụng; đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần
mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh
chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có
được thông tin cần tìm. Chẳng hạn:
Copyright: Tài liệu đại học ©