ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
(EDOCMAN PLUS)
Trang 1/23
MỤC LỤC
Trang 2/23
1. THÔNG TIN CHUNG
1.1 Tên dự án
Triển khai Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1.2 Mục đích và phạm vi triển khai
Triển khai Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho văn phòng Công ty ABC.
Các phân hệ, chức năng chủ yếu cần triển khai bao gồm:
-
Quản lý văn bản đến.
Quản lý văn bản đi.
Quản lý tờ trình.
Quản lý giao việc, nhắc việc.
Quản lý hồ sơ công việc.
Quản lý lịch làm việc.
Sử dụng hệ thống thông qua trình duyệt Web trên máy tính.
Sử dụng hệ thống thông qua phần mềm dành riêng cho các thiết bị di động.
1.3 Phương án triển khai
eDocman Plus có phiên bản C-Office 1.0 chạy trên các thiết bị di động (máy tính bảng, điện
thoại thông minh) giúp việc quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hiệu quả, linh động hơn.
Với 15 năm kinh nghiệm, sản phẩm đã được trao giải Huy chương Vàng Công Nghệ Thông
tin của Hội Tin học Việt Nam, được Bộ Thông tin truyền thông trao bằng khen về sản phẩm
CNTT hiệu quả cao, sản phẩm eDocman Plus nằm trong TOP 20 thương hiệu nổi tiếng ASEAN
năm 2013 và đạt nhiều giải thưởng lớn trong lĩnh vực CNTT.
eDocman đã và đang được ứng dụng tại trên 150 cơ quan Bộ, Nghành, UBND
Tỉnh/Thành/Quận/Huyện, các Sở Ban Nghành, Ngân hàng, các trường đại học và các doanh
nghiệp lớn trên toàn quốc.
2.2 Lợi ích và giá trị mang lại
-
Kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: kiểm soát được công việc cần
xử lý, công việc đến hạn, quá hạn xử lý, công việc đã chuyển, đã giao cho cấp dưới, ai
đang xử lý, chưa xử lý, có bị quá hạn hay không…
-
Tăng cường khả năng cộng tác: Giúp cho các đơn vị, cá nhân thực hiện chung
một nhiệm vụ thường xuyên nắm bắt tiến độ, tình hình và các vấn để cần trao đổi, bất ky
lúc nào
Trang 4/23
-
Giúp tổ chức chuẩn hóa được quy trình xử lý công văn, công việc một cách
o Thời gian triển khai nhanh
-
Bề dày trên 10 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm Quản lý và điều hành,
đặc biệt có nhiều kinh nghiệm triển khai các dự án quy mô lớn cấp bộ ngành, tổng công
ty lớn.
-
Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai
o Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất: là nền tảng hệ thống tổng thể để
triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng
o Sẵn sàng cài cắm thêm các ứng dụng đáp ứng nhu cầu tin học hóa các nghiệp vụ
quản lý khác về sau này.
o Sẵn sàng mở rộng triển khai đến địa phương, chi nhánh, đơn vị trực thuộc…
-
Xây dựng trên nền tảng công nghệ Cổng thông tin điện tử: Microsoft
Sharepoint Foundation (phiên bản bản miễn phí)
Trang 5/23
o Công nghệ được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay ở các cơ quan, tổ chức để làm nền
tảng triển khai các ứng dụng quản lý nghiệp vụ, cổng thông tin điện tử (Gồm
External Portal, Internal Portal)…
o Tích hợp chặt chẽ với Windows và bộ Microsoft Office
o Quản trị của cơ quan dễ dàng làm chủ hệ thống
-
-
Khả năng bảo mật:
o Phân quyền bảo mật theo chức năng, quyền hạn của người sử dụng
o Phân quyền bảo mật đến từng văn bản, tài liệu
Trang 6/23
o Dữ liệu được mã hóa trên đường truyền
2.4 Kiến trúc giải pháp của eDocman Plus
Các thành phần chính của eDocman Plus bao gồm:
eD+ Presentation là tầng thể hiện các thông tin, dữ liệu trong các ứng dụng đưa đến cho
người dùng các khung nhìn khác nhau từ giao diện đồ họa, màn hình Dashboard, Trình diễn các
dữ liệu trong các ứng dụng, điều hướng người dùng, tổ chức các website cho các đơn vị, bộ phận
eD+ Applications là một bộ các ứng dụng được CMC Software phát triển dựa trên nền
Sharepoint và eD+ Framework được phân loại ra từng loại ứng dụng áp dụng cho từng mô hình
của đơn vị khác nhau, các nhóm ứng dụng chính bao gồm: Nhóm Môi trường cộng tác, Văn
phòng số, Thư viện số, Quản lý &điều hành…
eD+ Framework là một nền tảng cốt lõi xây dựng trên nền tảng của Sharepoint cho phép
các ứng dụng phát triển trên Cổng thông tin điều hành nội bộ kế thừa, thông suốt, trao đổi thông
tin giữa các ứng dụng, giữa các bộ phận và người dùng trong hệ thống. Các thành phần của eD+
Framework bao gồm: Điều hành công việc, Hồ sơ số hóa tài liệu và Tự động hóa quy trình
nghiệp vụ
eD+ Intergrated là bộ các công nghệ tích hợp giữa eDocman Plus và các hệ thống phần
cứng, phần mềm khác và giữa các ứng dụng, các đơn vị trong hệ thống… như: Tích hợp FAX,
Trang 7/23
chức các giải pháp hợp nhất trên SharePoint để đem lại năng suất cho tổ chức.
-
Nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh với các giải pháp linh hoạt và dễ
dàng triển khai. Đối với người dùng cuối, người dùng thành thạo hoặc các chuyên gia lập
trình, SharePoint 2010 cung cấp các công cụ và tính năng giúp họ có thể thiết kế và tạo ra
các giải pháp kinh doanh để có thể tích hợp với các dữ liệu, công cụ và quy trình
SharePoint 2010 bao gồm các thành phần chính sau đây:
-
Sites: tính năng cơ bản này giúp nhân viên, đối tác và khách hàng có thể làm
việc hiệu quả hơn ngày cả bên trong và bên ngoài tường lửa.
Trang 8/23
-
Communities: khả năng kết
nối
đến các chuyên gia và tương tác, trao
đổi
với các đồng để tạo thành mạng xã hội
bên
dung thông qua các list, site, hệ thống bên ngoài (External system) cũng như nguồn dữ
liệu khác chẳng hạn các tập tin chia sẻ, Website hoặc các ứng dụng nghiệp vụ.
-
Insights: SharePoint 2010 không chỉ nhanh chóng cung cấp và chia sẻ thông
tin mà còn truy hồi các dữ liệu thô hướng đến các kết quả kinh doanh, lợi ích doanh thu
trong doanh nghiệp thông qua quá trình phân tích dòng dữ liệu.
Composite: cho phép tạo các giải pháp tùy ý một cách nhanh chóng mà không cần sự yêu
cầu của IT. Bên cạnh đó, các nhân viên IT cần đáp ứng khả năng trao quyền sử dụng cho người
dùng kinh doanh để tạo ra các ứng dụng trong khi vẫn đảm bảo tính ổn định và sẵn sàng trong
môi trường SharePoint
Trang 9/23
3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
3.1 Mô hình tổng thể hệ thống
Mô hình tổng thể hệ thống.
- Lớp Thiết bị, phần mềm đầu cuối bao gồm toàn bộ các thiết bị và các phần
mềm ứng dụng mà người sử dụng dùng để tương tác với hệ thống. Các thiết bị, phần
mềm ứng dụng gồm:
o Thiết bị đầu cuối: Máy tính để bàn, máy tính xách tay, các thiết bị cầm tay
(Máy tính bảng, điện thoại thông minh);
o Trình duyệt Web: IE, Firefox, Chrome, Safari…;
o Các phần mềm sử dụng trong văn phòng: Word, Excel, Powerpoint,
Outlook…
- Tầng ứng dụng: là tầng để phát triển các ứng dụng, phân hệ trong hệ thống
quản trị văn phòng bao gồm:
Sharepoint Foundation; Hệ thống phải có tính mở trong việc mở rộng thêm các nhu cầu quản lý
khác của Văn phòng Tổng công ty ABC cũng như việc mở rộng triển khai trên quy mô toàn
-
Tổng công ty (Đến các công ty thành viên);
Hệ thống phần mềm phải có tính thân thiện, dễ sử dụng, phải thể hiện được như một bàn làm
việc ảo giúp cho Lãnh đạo, CBNV biết được các công việc phải xử lý; các lịch cần tham gia, có
-
thể tìm kiếm nhanh thông tin từ danh bạ điện tử.
Hệ thống phải đảm bảo các khả năng phân quyền người sử dụng:
+ Cho phép phân quyền đến từng người, từng đối tượng cũng như từng file đính
kèm trong công văn.
+ Cho phép tạo quyền truy cập theo cấp độ (phòng ban và nội dung).
+ Cho phép truy cập vào thư mục dùng chung của từng loại văn bản trên hệ thống
-
có phân quyền theo nhóm đối tượng.
Tích hợp với hệ thống email, hệ thống tin nhắn SMS để cho phép người sử dụng có thể nhận
-
được các thông báo, cảnh báo, nhắc việc;
Tích hợp với máy quét văn bản tốc độ cao để đưa văn bản vào hệ thống một cách nhanh chóng
-
Cho phép người sử dụng có thể quét nội dung, nhập các thuộc tính (metadata) của công văn, tài
liệu và đưa thẳng lên hệ thống mà không phải thực hiện các thao tác quét, lưu lên máy cá nhân,
upload lên hệ thống; Cho phép tự động tách, phân loại theo mã vạch hoặc theo trang trắng, số
-
trang cố định cho các tài liệu khi quét lên hệ thống;
Cho phép chỉnh sửa, bổ sung thông tin văn bản;
Cho phép lưu văn bản đã xóa vào thùng rác của hệ thống để văn thư sẵn sàng phục hồi lại khi
-
cần;
Cho phép đình kèm nhiều văn bản khác nhau vào văn bản đến từ máy tính tải lên hoặc từ các kho
-
văn bản khác trên hệ thống;
Cho phép đưa văn bản vào kho văn bản dùng chung để phục vụ việc khai thác sử dụng cho người
-
dùng cuối;
Cho phép đưa văn bản đến vào hồ sơ tài liệu như Hồ sơ công việc, hoặc hồ sơ cá nhân;
Cho phép thu hồi lại văn bản trong trường hợp chuyển nhầm;
Cho phép hiển thị danh sách các văn bản cần xử lý trong hạn, quá hạn;
Cho phép xem được danh sách văn bản chưa xử lý, đang xử lý;
Hệ thống tự động sinh Phiếu xử lý văn bản để lưu toàn bộ thông tin trong quá trình xử lý gồm: ý
-
Cho phép tra cứu được văn bản đến theo nhiều chiều khác nhau như năm, tháng, loại văn bản, độ
-
khẩn…
Cho phép Tìm kiếm văn bản đến theo bất cứ thuộc tính nào hoặc chi tiết từng thuộc tính của văn
-
bản đến.
Cho phép ban lãnh đạo có thể tra cứu, tìm kiếm văn bản ngay trên các thiết bị di động (máy tính
-
bảng, điện thoại thông minh);
Cho phép quản lý được tiến độ xử lý biết được ai đang xử lý, chưa xử lý, bị quá hạn…
Cho phép lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến.
Cho phép ban lãnh đạo có thể chỉ đạo, điều hành ngay trên các thiết bị di động (máy tính bảng,
điện thoại thông minh);
3.2.3 Quản lý văn bản đi / văn bản phát hành
-
Cho phép người sử dụng có thể quét nội dung văn bản, nhập các thuộc tính metadata của văn
bản, tài liệu và đưa thẳng lên hệ thống mà không phải thực hiện các thao tác quét, lưu lên máy cá
-
nhân, upload lên hệ thống.
Cho phép chọn các sổ văn bản đi khi quét và nhập lên hệ thống;
soạn thảo,…
Cho phép Tìm kiếm văn bản đi theo bất cứ thuộc tính nào văn bản.
Cho phép in báo cáo thống kê sổ văn bản đi theo quy định của Cục văn thư lưu trữ.
3.2.4 Quản lý văn bản dự thảo
-
Cho phép tải (upload) tệp nội dung toàn văn của văn bản dự thảo
Cho phép soạn thảo văn bản dự thảo từ phần mềm MS Word và tự động lưu trực tiếp lên hệ
-
thống tệp nội dung văn bản;
Hệ thống phải tự động sinh Mã của văn bản dự thảo đi theo quy định của tổ chức VD:
Trang 13/23
-
<STT>/VBTK/<Mã đơn vị>;
Cho phép người soạn thảo có thể xem lại, chỉnh sửa được văn bản đã soạn thảo;
Cho phép trình ký văn bản theo quy trình, cơ cấu tổ chức;
Cho phép người duyệt có thể phê duyệt, chỉnh sửa, tử chối văn bản dự thảo;
Cho phép lãnh đạo các cấp có thể phê duyệt và cho ý kiến chỉ đạo, điều hành trên máy tính;
Cho phép ban lãnh đạo có thể chỉ đạo, điều hành ngay trên các thiết bị di động (máy tính bảng,
-
điện thoại thông minh);
Cho phép tra cứu văn bản dự thảo theo nhiều chiều khác nhau: năm, tháng, đơn vị soạn thảo,
-
người soạn thảo,…
Cho phép Tìm kiếm văn bản dự thảo theo bất cứ thuộc tính nào hoặc chi tiết từng thuộc tính của
-
văn trình ký.
Cho phép tìm kiếm toàn văn trong các file tài liệu dưới dạng văn bản như Word, Excel,
-
PowerPoint, PDF…
Cho phép ban lãnh đạo có thể tra cứu, tìm kiếm văn bản ngay trên các thiết bị di động (máy tính
bảng, điện thoại thông minh) ;
3.2.5 Quản lý giải quyết công việc
-
Cho phép xem được danh sách công việc cần xử lý, công việc quá hạn theo người giao, hạn xử
-
lý...;
Cho phép tra cứu được danh sách công việc phải theo dõi theo người xử lý;hạn xử lý; tình trạng
-
o Nội dung thông tin
o Người nhập; thời gian nhập
Người giao việc có thể mở lại công việc có tình trạng = "Đã hoàn thành" khi chưa chấp nhận kết
quả xử lý công việc bằng cách chỉnh sửa tình trạng = "Đang xử lý" và nhập ý kiến vào trường “ý
-
kiến xử lý”;
Cho phép Tìm kiếm theo các thuộc tính và nội dung (full text search) của Phiếu giao việc
Cho phép xem và tra cứu được tiến độ xử lý công việc;
3.2.6 Lập và quản lý hồ sơ công việc
-
Cho phép lập và quản lý các loại hồ sơ khác nhau theo nhu cầu sử dụng của tửng bộ phận như
Hồ sơ công việc, hồ sơ dự án… Hồ sơ hoàn thiện gồm: tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu, thời gian
-
kết thúc, trạng thái hồ sơ; nơi lưu bản gốc…
Cho phép phân quyền cho các đối tượng liên quan đến hồ sơ;
Cho phép Phân quyền để tổ chức thư mục lưu trữ hồ sơ;
Cho phép tải (upload) các văn bản tài liệu vào hồ sơ (hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau: pdf,
-
ps, tif, gif, jpeg, html, rft, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx,...)
Cho phép người dùng có thể liên kết, copy các công việc, văn bản, tài liệu trên hệ thống vào hồ
-
Cho phép người sử dụng xem các lịch đã được công bố.
Cho phép tìm kiếm lịch theo một số điều kiện.
3.2.9 Quản lý kho tài liệu dùng chung
-
Cho phép lập và quản lý các loại kho văn bản dùng chung trên toàn hệ thống như: Văn bản pháp
-
quy, quy trình, quy định, biểu mẫu, hướng dẫn…
Cho phép tải (upload) tệp nội dung toàn văn của văn bản đi (hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác
-
nhau: pdf, ps, tif, gif, jpeg, html, rft, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx,...).
Cho phép người được phân quyền có thể sửa được thuộc tính, nội dung của văn bản dùng chung;
Cho phép phân quyền để xóa văn bản, tuy nhiên chỉ đưa vào Thùng rác để còn phục hồi lại khi
-
cần;
Cho phép tra cứu văn bản dùng chung theo nhiều chiều khác nhau: năm, tháng, đơn vị ban hành,
-
…
Cho phép tìm kiếm toàn văn với các văn bản dưới dạng TEXT;
3.2.10Phân hệ quản trị hệ thống
-
Tích hợp Scanner để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống;
-
Tích hợp Fax để gửi và nhận Fax khi ban hành văn bản đi hoặc và văn bản đến;
Trang 16/23
-
Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS;
-
Phiên bản phần mềm trên máy tính bảng (iPad, Samsung Galaxy, Kindle Fire)
-
Tích hợp bộ MS Office (Word, Excel, Outlook ...) để khai thác, soạn thảo, chỉnh sửa văn
bản, tài liệu…
-
Khai thác hồ sơ, tài liệu trực tiếp từ My Computer
3.3 Công nghệ sử dụng
Môi trường và phần mềm hệ thống:
-
Safari) trên máy tính.
-
Sử dụng hệ thống thông qua các thiết bị di động như Smart Phone, máy tính bảng (iPad,
Samsung Gallay Tab…)
3.4 Mô hình triển khai
3.4.1 Mô hình triển khai hệ thống
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành sẽ được triển khai cài đặt tại trụ sở chính của tổ
chức; Người sử dụng sẽ kết nối đến hệ thống qua mạng LAN / mạng WAN hoặc mạng Internet
Trang 17/23
thông qua trình duyệt Web trên máy tính hoặc ứng dụng cài đặt trên máy tính bảng, điện thoại
thông minh.
Với số lượng khoảng 100 người sử dụng thì cần có một hệ thống đáp ứng được tốc độ xử lý
ít nhất trong thời gian 05 năm và đảm bảo độ sẵn sàng cao (khi một trong các máy chủ bị lỗi thì
hệ thống phải đảm bảo vẫn hoạt động bình thường trong quá trình khắc phục). Tuy nhiên cần
phải tối ưu hóa để tiết kiệm chi phí nhất có thể.
Mô hình triển khai hệ thống
Với mô hình triển khai trên, hệ thống sẽ cần 02 máy chủ vật lý để thực hiện ảo hóa ra 04
máy chủ ảo. Trong đó mỗi máy chủ vật lý sẽ ảo hóa làm 02 máy chủ ảo:
-
01 máy chủ ảo đóng vai trò máy chủ web + ứng dụng.
-
Cán bộ quản trị hệ thống có thể làm chủ được toàn bộ hệ thống.
Tổ chức đào tạo
-
Tổ chức 01 lớp, cho tối đa. 05 quản trị viên ;
Trang 20/23
3.7 Đào tạo đội mũi nhọn (đại diện các phòng ban sử dụng)
Đối tượng đào tạo
-
Đội mũi nhọn trong tổ dự án.
Mục tiêu sau đào tạo
Đội mũi nhọn trong tổ dự án sử dụng thành thạo tất cả các phân hệ, các
chức năng của hệ thống và có khả năng đào tạo và hỗ trợ sử dụng lại cho người dùng
cuối.
Tổ chức đào tạo
-
Tổ chức 01 lớp, cho tối đa. 20 thành viên trong tổ dự án;
3.8 Đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho người dùng cuối
Đối tượng đào tạo
-
Tất cả ban lãnh đạo và CBCNV của tổ chức trong phạm vi sử dụng chương
THỜI GIAN THỰC HIỆN (tuần)
GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN
1
I
Giai đoạn chuẩn bị dự án
II
Giai đoạn Tư vấn quy trình và cấu hình sản phẩm
1
Cài đặt hệ thống
2
Đào tạo đội core team
3
Review phần mềm, tìm điểm GAP
4
Cấu hình, chỉnh sửa lại hệ thống sau khi nhận phản hồi của người sử dụng
5
6
7
8
9
10
11
12
III
Nghiệm thu dự án và chuyển sang giao đoạn bảo hành
Trang 23/23
Copyright: Tài liệu đại học ©