SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
tại trường THCS Phạm Hồng Thái”

1. MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài
Trong điều kiện thực tế một số trường phổ thông hiện nay cho thấy, công
tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức (CBCCVC) còn gặp phải một số
vấn đề bất cập, đó là không ít CBCCVC chưa nhận thức được tầm quan trọng của
việc lập, cập nhật, bảo quản hồ sơ CBCCVC, một sơ cơ quan, đơn vị việc quản lý
hồ sơ CBCCVC chưa thống nhất, chưa giao đúng người hoặc giao cho một người
phụ trách mà ít kiểm tra. Bản thân tôi được đào tạo chuyên ngành Khoa học Thư
viện nhưng lại được phân công làm công tác văn thư – lưu trữ tại trường trung
học cơ sở (THCS) Phạm Hồng Thái. Việc này đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu
quả công việc quản lý hồ sơ ở cơ quan.
Là một nhân viên được phân công làm công tác văn thư nên tôi mong
muốn công tác lập, cập nhật, bảo quản và khai thác tốt hồ sơ CBCCVC tại trường
THCS Phạm Hồng Thái nói riêng và tại mỗi cơ quan, đơn vị trong ngành nói
chung được hoàn thiện hơn
Từ những lý do trên tôi đã chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu
quả công tác quản lý hồ sơ Cán bộ công chức, viên chức tại trường THCS
Phạm Hồng Thái ” để nghiên cứu..
1.2 Mục đích nghiên cứu
- Đề tài trên giúp công tác lập và quản lý hồ sơ được thực hiện một cách
thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng
CBCCVC kể từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến
khi nghỉ hưu hoặc nghỉ việc nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh
giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỉ luật…
và thực hiện chính sách đối với CBCCVC.
- Góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ CBCCVC của trường THCS
Phạm Hồng Thái được tốt hơn.
- Giúp công chức viên chức (CCVC) nhận thức được tầm quan trọng của

2


SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
tại trường THCS Phạm Hồng Thái”

2. NỘI DUNG
2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề
Để thực hiện được đề tài này tôi đã nghiên cứu các văn bản sau:
- Chương VI Luật Cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 ngày 13 tháng 11
năm 2008 của Quốc hội
- Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn cụ thể về nội dung quản lý hồ sơ Cán bộ công chức viên chức
(CBCCVC).
- Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007, Quyết định
số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội vụ ban hành quy
định cụ thể về thành phần và mẫu quản lý hồ sơ CBCCVC.
- Hồ sơ là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc cùng một đặc điểm về thể loại tác giả … được
hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị
(hoặc cá nhân)
- Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản có liên quan đến một vấn đề, một sự
kiện hoặc một đối tượng cụ thể, sắp xếp thứ tự các văn bản theo trật tự nhất định,
biên mục bên trong và bên ngoài để dễ quản lý và tra tìm
- Hồ sơ nhân sự CBCCVC là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản
nhất về CBCCVC bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh
kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của
CBCCVC, thể hiện ở lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên
quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của CBCCVC kể từ khi được
tuyển dụng.

+ 11 bộ hồ sơ thiếu sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức
+ 09 bộ còn thiếu bằng tốt nghiệp, học bạ (bảng điểm) và một số quyết
định
+ 37 bộ chưa được CBCCVC kê thành phần tài liệu
Ngoài ra đối với hồ sơ CCVC thôi việc chưa được lưu riêng và một hồ sơ
nhân viên luân chuyển đơn vị khác từ tháng 01/2015 nhưng chưa chuyển giao hồ
sơ cho đơn vị mới.
+ Trong từng hồ sơ CCVC, các thành phần hồ sơ như các văn bằng, chứng
chỉ, quyết định nâng bậc lương, thành tích cá nhân, đánh giá công chức viên chức
hàng năm, quyết định về hưởng phụ cấp thâm niên, ... chưa được cập nhật đầy
đủ, tổ chức lưu trữ chưa đúng theo văn bản hướng dẫn của Bộ nội vụ.
+ Chưa có sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ CCVC.

Vũ Thị Thanh Tâm

Trường THCS Phạm Hồng Thái

4


SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
tại trường THCS Phạm Hồng Thái”

- Từ năm 2005 trở về trước trường THCS Phạm Hồng Thái chưa có nhân
viên văn thư riêng cho nên việc lưu giữ hồ sơ CBCCVC là một vấn đề khó khăn
của trường.
- Nhân viên văn thư được bố trí chưa đúng chuyên môn cho đến nay nhân
viên văn thư vẫn chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư mà chỉ làm
theo sự hướng dẫn của nhà trường, cũng như tự tìm tòi học hỏi từ đồng nghiệp.
- Một số CCVC của nhà trường chỉ chú trọng đến chất lượng dạy học, chất

tại trường THCS Phạm Hồng Thái”

- Phối kết hợp với Ban giám hiệu nhà trường, công đoàn trường trong các
buổi họp hoặc theo tổ triển khai kế hoạch
- Hàng năm theo kế hoạch họp hội đồng của nhà trường yêu cầu CBCCVC
nộp các quyết định nâng lương, giấy khen (nếu có), ...
- Từng thành viên cùng tham gia hoàn thiện hồ sơ cá nhân của mình
- Từng CCVC tự nhập thông tin cá nhân
2.3.1 Quản lý hồ sơ CBCCVC tại trường THCS Phạm Hồng Thái
Đối với việc quản lý hồ sơ CBCC phải tuân theo những nguyên tắc. Mọi
cán bộ công chức viên chức khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ đầy đủ . Để
đảm bảo được hồ sơ đầy đủ thì chúng ta phải biết được những loại tài liệu có
trong một bộ hồ sơ cán bộ công chức.
* Các loại tài liệu cần trong một bộ hồ sơ:
- Quyển lý lịch cán bộ: Theo quy định của mới nhất của Bộ nội vụ kèm
theo Quyết định số 06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tự kê
khai quyển lý lịch theo mẫu quy định chung (mẫu 1a-BNV/2007) có dán ảnh 4 x
6, ghi rõ ngày và nơi khai lý lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên. (Đối với
quyển lý lịch này theo tôi nếu là cá nhân mới lập hồ sơ ban đầu thì việc ký tên,
đóng dấu xác nhận có thể là UBND xã, thị trấn, thành phố nơi cá nhân có hộ
khẩu thường trú), Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, quản lý cán bộ thẩm tra, xác nhận,
ký tên, đóng dấu (nếu là người cũ).
- Các bản sơ yếu lý lịch: Trong một số trường hợp cần thiết cơ quan quản
lý cán bộ có thể yêu cầu cá nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2a-BNV/2007.
- Các bản bổ sung lý lịch: Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có
một giai đoạn lịch sử bản thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định,
chính vì thế việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng
thời điểm là việc làm không thể xem nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì việc
quản lý cán bộ mới thật sự có hiệu quả.
- Các quyết định có liên quan đến CCVC như: quyết định thuyên chuyển,

+ Sắp xếp theo tổ chuyên môn.
+ Sắp xếp theo vần A, B, C, ...

Vũ Thị Thanh Tâm

Trường THCS Phạm Hồng Thái

7


SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
tại trường THCS Phạm Hồng Thái”

Hình 1: Hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái

Trong mỗi cách sắp xếp này đều có mỗi ưu điểm khác nhau nhưng theo tôi
cách sắp xếp theo tổ chuyên môn là dễ khai thác nhất. Trong thực tế, nếu có một
cá nhân nào thuyên chuyển đơn vị công tác trong hay ngoài huyện, việc lấy hồ sơ
để làm thủ tục giải quyết vẫn dễ dàng hơn cách thứ nhất.
Trong từng tổ chuyên môn tôi sắp xếp các bộ hồ sơ theo vân A,B,C của
từng tổ để thuận tiện cho việc tìm kiếm.

Hình 2: Hồ sơ CBCCVC được sắp xếp theo tổ chuyên môn

Vũ Thị Thanh Tâm

Trường THCS Phạm Hồng Thái

8


SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
tại trường THCS Phạm Hồng Thái”

+ Các cơ quan, đơn vị chỉ được nghiên cứu hồ sơ tại chỗ, trừ những
trường hợp đặc biệt.
+ Người không có trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt tài liệu
vào hồ sơ, tuyệt đối không được tẩy xoá, sửa chữa, đánh dấu hoặc huỷ hoại tài
liệu trong hồ sơ. Khi có vấn đề có liên quan đến vấn đề chính trị, kinh tế thì cơ
quan chức năng có thể sao lại một số tài liệu cần thiết trong hồ sơ.
+ Phải lập sổ theo dõi mượn - trả hồ sơ.
2.4 Kết quả của sáng kiến đạt được.
Sau khi tôi đã áp dụng một số biện pháp để giải quyết một số tồn tại và hạn
chế trong quản lý hồ sơ CBCCVC hiện nay, kết quả cho thấy hồ sơ CBCCVC
của nhà trường đã được bổ sung tương đối đầy đủ theo yêu cầu.
- CCVC nhận thức được tầm quan trọng của việc cập nhật, bảo quản, quản
lý hồ sơ CCVC
+ Toàn bộ CBCCVC còn thiếu các loại văn bằng, chứng chỉ, học bạ (bảng
điểm) đã được bổ sung.
+ Những CCVC còn thiếu sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức cũng đã được
hướng dẫn viết bổ sung hồ sơ kịp thời
+ 27/37 bộ hồ sơ đã bổ sung phần kê thành phần tài liệu ở bìa kẹp thành
phần tài liệu

Vũ Thị Thanh Tâm

Trường THCS Phạm Hồng Thái

10



còn mang tính chất kiêm nhiệm chưa có một cán bộ chuyên trách. Với khả năng

Vũ Thị Thanh Tâm

Trường THCS Phạm Hồng Thái

11


SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
tại trường THCS Phạm Hồng Thái”

còn nhiều hạn chế , tôi chỉ xin được góp những kinh nghiệm riêng của bản thân
với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ CBCCVC tốt hơn.
3.2 Kiến nghị
Cần phải bố trí sắp xếp công việc theo đúng chuyên môn nghiệp vụ được
đào tạo.
Cần quan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về
công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.
Có quy trình, quy định mẫu về công tác quản lý hồ sơ đối với đơn vị
trường học.
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay Sở Giáo dục và đào tạo cần áp
dụng phần mềm để tiện trong việc xử lý và kiêm tra.
Eapô, ngày 10 tháng 12 năm 2015
Người thực hiện

Vũ Thị Thanh Tâm

Vũ Thị Thanh Tâm



PHẦN ĐÁNH GIÁ
BAN XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
TRƯỜNG THCS PHẠM HỒNG THÁI
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….......................
BAN XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
PHÒNG GD&ĐT HUYỆN CƯ JÚT
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Vũ Thị Thanh Tâm

Trường THCS Phạm Hồng Thái

14