BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

Bài thực hành:

Phân tích công việc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex

1
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, môi trường cạnh tranh kinh doanh ngày càng trở
lên gay gắt và phức tạp, Quản trị nhân lực đã và đang trở lên hết sức quan trọng trong sự
phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Lý luận và thực tiễn cho thấy, nguồn lực con
người là một nguồn lực cốt lõi, sáng tạo giá trị cho tổ chức, cho khách hàng, tạo lập vị thế
cạnh tranh bền vững cho tổ chức khi tổ chức đó biết gây dựng cho mình một đội ngũ
người lao động phù hợp về số lượng và chất lượng, cũng như biết cách khai thác, vận
dụng các yếu tố con người vào việc hoàn thành mục tiêu của mình.
Trong các nội dung của quản trị nhận lực thì phân tích công việc được coi là một
công cụ quan trọng nhất. Phân tích công việc là cơ sở cho vấn đề tuyển dụng và bố trí
nhân viên phù hợp. Phân tích công việc giúp tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn
trong vấn đề liên quan tới quản trị nhân lực như: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá
thực hiện công việc, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động,…
Nhằm nâng cao hiểu biết về các nghiệp vụ chuyên sâu của quản trị nhân lực, đặc biệt
là để hiểu sâu hơn về quá trình phân tích công việc trên cả lý thuyết và thực tế, em xin
chọn mảng đề tài Phân tích công việc để thực hiện bài thực hành môn học Quản trị nhân
lực 2. Hy vọng với bài thực hành: “ Phân tích công việc Trưởng phòng Hành chính- Nhân
sự công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex” em sẽ bổ sung được thêm kiến thức về
phân tích công việc, đồng thời cũng mong muốn có những ý kiến đóng góp để công ty

chất, kỹ sư kinh tế, kỹ sư đô thị... Ngoài ra còn có một số cán bộ chuyên ngành khác như
kỹ sư điện lạnh, kỹ sư phòng cháy chữa cháy, kỹ sư tin học chuyên ngành, tin học ứng
dụng....
Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đã có những bước tiến vượt bậc trong
lĩnh vực tư vấn thiết kế, Công ty đã tham gia thiết kế và thiết kế một số dự án lớn như:
Các khu nhà ở cao tầng B4, B14 Khu tập thể Kim Liên; Trung tâm Thương mại Văn
phòng cho thuê Xuân La; Văn phòng cho thuê 187 Giảng Võ; Nhà làm việc và trung tâm
thương mại tại Bắc Ninh; Bệnh viện Huyện Gia Lâm; Trụ sở Kiểm toán Nhà nước II. Các
dự án thuộc tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam như: Khu phức hợp chung cư cao ốc văn
3
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

phòng; Văn phòng làm việc Vietsovpetro; Khu điều hành Nhà máy điện Nhơn Trạch 2;...
Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX với hệ thống quản lý chất lượng phù
hợp tiêu chuẩn quốc tế, với đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm tin tưởng sẽ đem lại các
dịch vụ có chất lượng cao, đem lại lợi ích cho các nhà đầu tư và các khách hàng.

2. Tên, thông tin liên hệ, trụ sở.
Tên giao dịch
Tên tiếng Anh
Tên viết tắt

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ TƯ VẤN INCOMEX
INCOMEX INVESTMENT AND CONSULTANTS JOINT
STOCK COMPANY
INCOMEX - ICC.,JSC


CHÍNH
KẾ

PHÓ
GIÁM
ĐỐC 4

4


BI TH C HNH PHN TCH CễNG VI C

PHềNG
K
HOCH

PHềNG
KT
CU
- HTKT

PHềNG
KIN
TRC

Quan h ch o trc tip

PHềNG
D N



5
Dng Th Qunh- Lp 7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

1. Khảo sát phân tích công việc thực tế.
1.1 Xác định mục đích phân tích.
- Trước tiên, mục đích phân tích công việc này là để thực hành bài Quản trị nhân lực
2 và làm quen với quá trình Phân tích công việc trên thực tế. Từ đó hệ thống cơ bản
kiến thức và kỹ năng đã được học để tiến hành Phân tích công việc.
- Tiến hành Phân tích công việc: Tìm hiểu chi tiết các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu
của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào
để thực hiện công việc tốt nhất. Cụ thể như:
+ Cung cấp thông tin về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm thực hiện công việc từ đó làm
cơ sở xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn
đối với người thực hiện công việc.
+ Thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên, phát triển các công cụ để đánh
giá thành tích và thiết lập cấu trúc lương công bằng.
+ Có cơ sở bố trí, luân chuyển đào tạo nhân viên với chi phí thấp nhất.
+ Dự đoán tính chất của các công việc tương lai.
1.2 Xác định công việc cần phân tích.
- Tên công việc: Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự công ty Incomex.
- Số người thực hiện công việc: 1 người
- Người đang đảm nhận công việc: Ông Nguyễn Trung Thành
- Vị trí công việc trong quy trình công nghệ: là vị trí quan trọng, phô tr¸ch c«ng viÖc
chung cña phßng, ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý trùc tiÕp Phßng Hµnh chÝnh - Nh©n sù.
Cụ thể hơn:
+ Tìm hiểu công việc mà chức vụ Trưởng phòng hành chính nhân sự làm.


Xử lý thông tin

-

Đưa thông tin đã xử lý vào bảng phân tích công việc.

* Xây dựng bản hỏi: Trong thời gian tìm hiểu chức vụ Trưởng phòng Hành chính – nhân
sự và tiếp cận người giữ chức vụ tại công ty Incomex- bác Nguyễn Trung Thành, em đã
lập bản câu hỏi và gửi tới bác.

7
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

BẢN CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phần 1: Thông tin chung về đối tượng
Nhóm nghề nghiệp: Quản trị nhân sự
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính-nhân sự
Họ và tên:
Trình độ văn hóa trung bình của người đang làm việc này:
o Tốt nghiệp 12
o Đại học
o Trình độ cao hơn

Phần 2: Kiểm tra
Nhân viên trực thuộc sẽ quản lý?
o NV giám sát hoặc quản lý.

Sử dụng thiết bị văn phòng?
o

Máy in, photocoppy, fax, điện thoại, máy tính,…

o Thiết bị bàn phím khác (laptop, đếm tiền, máy chữ, máy cộng,…)

Phần 4: Các quyết định quản lý và kinh doanh
Các quyết định liên quan đến nhân lực ?
o Tăng, giảm số lượng nhân viên
o Tăng, giảm tiền lương, phúc lợi
o Thiết lập, thay đổi quyền giám sát
o Thiết lập, thay đổi các thủ tục, chính sách trong công việc
o Phân công trách nhiệm nhân viên
o Tất cả các ý trên
Các hoạt động liên quan đến chiến lược dài hạn ?
o Hoạch định và đề ra chính sách tổng quan.
o Truyền đạt chính sách.
o Chiêu mộ, tuyển chọn.
9
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

o Giám sát.
o Thiết lập hệ thống đánh giá, đào tạo.
o Xem xét lập kế hoạch khen thưởng.
o Lưu trữ hồ sơ nhân viên.
o Tất cả ý trên


o Nhận thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh
o Đưa thông tin, phỏng vấn, trao đổi
o Thương lượng, đàm phán
o Sắp xếp lịch cho họ
o Huấn luyện, hướng dẫn, tư vấn họ
o Giám sát họ,…
o Tất cả ý trên.
Đối tượng giao tiếp bên ngoài?
o Khách hàng
o Phóng viên
o Nhà cung ứng
o Các tổ chức, hiệp hội, cộng đồng.

Bản câu hỏi phỏng vấn:
BẢN CÂU HỎI PHỎNG VẤN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Ngày tháng năm 2013
Tên:……………………………………………………………………………
Chức danh:……………………………………………………………………
Bộ phận:………………………………………………………………………
Nội dung phỏng vấn:
1. Nhiệm vụ chính của bác trong công ty là gì?
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
2. Các quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự là gì?
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
3. Để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình bác có liên hệ với phòng, ban,đơn vị nào
trong và ngoài công ty không?
………………………………………………………………………………………………

- Ngày thứ hai: 22/10/2013
+ Tiếp cận người giữ chức danh Trưởng phòng Hành chính nhân sự
+ Phỏng vấn ngắn gọn và gửi bản hỏi tới bác Nguyễn Trung Thành- Truởng phòng Hành
chính- Nhân sự.
+ Thu thập các tài liệu có liên quan đến công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex và
đến vị trí công việc cần phân tích.
- Ngày thứ ba: 23/10/2013
+ Nhận bản hỏi từ Trưởng phòng.
+ Chọn lọc, xử lý thông tin và đưa vào bảng phân tích
+ Phác thảo sơ bộ kết quả phân tích công việc.
12
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

- Ngày thứ tư: 24/10/2013
+ Gửi kết quả Phân tích công việc tới bác Nguyễn Trung Thành và xin ý kiến nhận xét
của bác.
+ Thu thập thêm một số thông tin bổ sung.
+ Hoàn thiện kết quả phân tích công việc, và hoàn thành bài thực hành “ Phân tích công
việc Trưởng phòng hành chính nhân sự ở Công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex”.
2. Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc.
2.1. Tài liệu có liên quan đến công việc cần phân tích.
* Thông tin về cơ cấu, trách nhiệm, nhiệm vụ:
-

Phòng Hành chính- Nhân sự là phòng thực hiện chức năng tham mưu cho Ban
Giám đốc về công tác quản lý hành chính, tổ chức bộ máy và bố trí nhân lực cho
phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty. Đồng thời, phòng có nhiệm vụ xây

- Số bản hỏi và bản phỏng vấn: 2
- Đối tượng điều tra: 1 trưởng phòng Hành chính- Nhân sự
- Chất lượng bản hỏi: đủ thông tin trả lời
- Thông tin thu được: Tìm hiểu được trình độ, chuyên môn gắn liền với mục đích, nhiệm
vụ của Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự
Sau khi thu thập, sàng lọc thông tin dựa trên những tài liệu có sẵn và các thông tin có
thêm, em phác thảo kết quả phân tích công việc theo 3 bản: Bản mô tả công việc, bản yêu
cầu đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công viêc (3 bản phác
thảo viết tay đính kèm ở phụ lục bài thực hành.)
4. Kiểm chứng, lấy ý kiến và thu thập thông tin bổ sung.
Sau khi hoàn thành 3 bản phục vụ cho bài phân tích công việc, em đã đưa 3 bản này cho
bác Nguyễn Trung Thành- người trực tiếp giữ chức vụ Trưởng phòng Hành chính- Nhân
sự. Sau quá trình kiểm chứng, lấy ý kiến và hoàn thành 3 bản hoàn chỉnh, em đã có thêm
sự bổ sung nhất thiết vào bài, để bài thực hành của mình được hoàn thiện hơn.
5. Hoàn thiện kết quả Phân tích công việc.
Dựa vào những kiến thức đã được học, những ngày đi thực tế tại công ty và dựa vào
những ý kiến đóng góp của những người có chuyên môn, em đã hoàn thành kết quả phân
tích công việc bằng 3 văn bản.

14
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính- Tên người phụ trách: Nguyễn Trung Thành
Nhân sự

Mã số:

BI TH C HNH PHN TCH CễNG VI C

- Nghiờn cu, xut c cu t chc ti Cụng ty & cỏc n v thnh viờn m bo tớnh
chuyờn nghip, hiu qu.
- T vn, h tr kp thi v qun lý, kim soỏt vic thc hin cụng tỏc qun tr ngun
nhõn lc, qun tr hnh chớnh ti cỏc n v thnh viờn thuc Cụng ty.
- Nm vng nhng nhõn s ch cht ti cỏc n v thnh viờn & tham mu cho ban
lónh o Cụng ty thc hin cụng tỏc ỏnh giỏ, iu ng, luõn chuyn
CBNV.
-

Xây dựng các nội quy, quy chế, các quy định liên quan đến quản lý lao động,

quản lý hành chính trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt và thực hiện chỉ đạo, giám
sát việc triển khai theo đúng chức năng được phân công.
- Trình Ban lãnh đạo phê duyệt và triển khai ký kết, quản lý hợp đồng lao động theo
quy định.
Qun lý, iu hnh hot ng ca phũng HCNS Cụng ty.
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo và điều hành công việc chung của Phòng. Phân công
nhiệm vụ, kiểm tra, đôn đốc các cán bộ trong phòng. Giải quyết, tháo gỡ các vướng
mắc trong phạm vi, quyền hạn của mình
-

Phõn tớch chi tit cụng vic, nghip v thu thp x lý cỏc thụng tin v ngun
nhõn lc ca Cụng ty theo c cu t chc.

-

Phi hp vi cỏc Trng phũng, b phn hoch nh, lp k hoch & thc hin o
to v tuyn dng nhõn s cho mi phũng, b phn.


- Căn cứ vào chủ trương của lãnh đạo Công ty tổ chức các phong trào thi đua, nghỉ
mát, vui chơi.

Ch o thc hin cp nht thụng tin, son tho, hon thin cỏc vn bn, quy trỡnh quy
nh, liờn quan n cụng tỏc ngun nhõn lc.
-

T chc thc hin cụng tỏc qun tr hnh chỏnh vn phũng, vn th, thụng tin liờn
lc v bo mt thụng tin trong n v ph trỏch.

- Quản lý việc sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định về quản lý văn bản và
quản lý con dấu theo quy định của Công ty và Pháp luật.
- Xây dựng các quy trình, biểu mẫu theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Quản lý và giám
sát việc thực hiện theo hệ thống ISO.
- Hng dn, kim tra, ụn c cỏc u mi nghip v ca n v trc thuc thc hin
ỳng cỏc quy nh v ch chớnh sỏch ca nh nc v ca cụng ty; quy nh v cụng
tỏc vn th, lu tr; son tho v trỡnh ký cỏc vn bn, quyt nh theo ỳng thm quyn.

Ch o, giỏm sỏt thc hin, kim soỏt thng xuyờn v tham mu, h tr cỏc phũng
nghip v, cỏc n v thnh viờn trc thuc trong cụng tỏc qun tr ngun nhõn lc;
qun tr hnh chớnh nhm m bo tớnh thng nht trong ton h thng.

Duy trỡ k lut & m bo c s vt cht, iu kin lm vic tt cho CBNV Cụng ty.
- Giám sát việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty, tham mưu cho lãnh đạo
Công ty trong việc xử lý kỷ luật.
- Phối hợp làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác giữ gìn trật tự an ninh
khu vực Công ty và an toàn xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trực thuộc Công
17
Dng Th Qunh- Lp 7QL9


La chn chng trỡnh, ni dung, hỡnh thc, a im o to (o to bờn ngoi &
o to ni b)



Yờu cu cung cp kinh phớ, vt t cn thit phc v cho cụng vic.



Yờu cu cỏn b, nhõn viờn cỏc phũng ban chc nng cung cp thụng tin cn thit v
nhõn s v liờn quan thc hin ngha v ca mỡnh. Tuõn th cỏc vn bn quy nh
thm quyn ca Cụng ty.

III. Quan h cụng vic:

18
Dng Th Qunh- Lp 7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

1. Quan hệ nội bộ:
Phòng ban / Bộ phận

Kết quả

Ban Tổng giám đốc

Báo cáo công việc và chịu trách nhiệm về


thực hiện đúng Pháp luật
IV. Điều kiện làm việc:
 Môi trường văn phòng.


Được cung cấp các phương tiện, thiết bị phục vụ cho công việc như máy tính, máy
in, máy photo,...

V. Phương tiện làm việc:
 Máy tính, điện thoại, fax, máy in, máy photocopy.
 Các chương trình / phần mềm theo quy định của Công ty.

19
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

BẢN YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIÊN CÔNG VIỆC
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính

Tên người phụ trách: Nguyễn Trung Thành

– nhân sự
Mã số:

Ngạch:

Đơn vị:


20
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

 Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm
Vi tính

ứng dụng có liên quan như Office, Excel,
Project,…

2

Kinh nghiệm

3

Độ tuổi

 Có kinh nghiệm làm quản lý từ 3 năm trở lên.
 Độ tuổi trung bình từ 30 trở lên.
 Khả năng hoạch định và phát triển nguồn nhân lực
theo yêu cầu phát triển của công ty.
 Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì
người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.
 Khả năng thuyết phục, động viên nhân viên.
 Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả
làm cho người nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền


Ngạch:

Đơn vị:

Phòng công tác:

Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn

Phòng Hành chính – Nhân sự

INCOMEX
Cấp trên trực tiếp: Ban lãnh đạo công ty

1

Quản lý/ Giám sát:

Các nhiệm vụ

Tiêu chuẩn kết quả

 Đề xuất, tham mưu, giúp việc cho



quả, đồng bộ và đúng pháp luật.

Ban lãnh đạo Công ty về việc thiết
lập các chiến lược, chính sách

chảy, xử lý đầy đủ, kịp thời.


Các thông tin về nguồn phải chính

nghiệp vụ để thu thập xử lý các

xác và đảm bảo mang tính ứng

thông tin về nguồn nhân lực của

dụng vào thực tiễn công việc.

Công ty theo cơ cấu tổ chức.
-

Đảm bảo cho công việc diễn ra trôi



Các mục tiêu phấn đấu phải phù

Phối hợp với các phòng ban lên hợp với từng giai đoạn phát triển của
các mục tiêu phấn đấu và kế công ty.
hoạch hành động của phòng.

3

 Quản lý công tác tuyển dụng, đào



 Hỗ trợ các phòng nghiệp vụ, các



Đảm bảo tính thống nhất trong toàn

đơn vị thành viên trực thuộc trong hệ thống.
công tác quản trị nguồn nhân lực;
quản trị hành chính.
6



Duy trì kỷ luật & cơ sở vật chất,
điều kiện làm việc tốt cho CBNV



Đảm bảo đúng theo quy định của
nhà nước và quy định của công ty.

Công ty.

23
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C



Thấy rõ vị trí của bản thân trong tổ chức, mối quan hệ với các bên

-

Hiểu được kỳ vọng của tổ chức với bản thân

-

Có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng để hướng đến

-

Có cẩm nang hướng dẫn cho sự thực hiện công việc

-

Có tài liệu, bằng chứng để bảo vệ quyền lợi cho bản thân.

* Đối với tổ chức:
-

Giúp tổ chức xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động, đồng
thời có thể làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó.

-

Định hướng cho các công tác: tuyển mộ, tuyển chọn, hoàn thiện bố trí lao động

-