Mục lục
Mục lục..1

Lời nói đầu..2
Chơng I: Cơ sở lý luận về công tác văn th ... 3
I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th .3
1. Khái niệm về công tác văn th . .3
2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn th .....3
II. Nội dung công tác văn th và tổ chức quản lý văn th 4
1. Nội dung công tác văn th ... .4
2. Hệ thống tổ chức quản lý văn th ..5
3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ .5
4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th .....5
III. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản .....5
1. Quản lý văn bản đi .....5
2. Quản lý văn bản đến ..........................................................................6
3. Quản lý và sử dụng con dấu ...............................................................7
Chơng II: Hoạt động công tác văn th tại Tổng Công ty Thép Việt Nam..9

I

I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam.9
1. Qúa trình hình thành và phát triển......9
2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty.....9
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty ..10
4. Tình hình hoạt động chung của Tổng Công ty .....14
II. Thực trạng công tác văn th của Tổng công ty Thép Việt Nam15
1. Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty Thép..15
2. Giải quyết và quản lý văn bản đi taịo Tổng Công ty ...17
3. Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Công ty...18
4. Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty ...18

Chơng II:

Hoạt động công tác văn th tại Tổng công ty Thép Việt Nam

Chơng III: Một số kiến nghị và giải pháp
Trong thời gian thực tập đợc sự giúp đỡ của thầy cô và các cô chú trong Công ty
đã hớng dẫn và giúp cho em hoàn thành bài báo cáo này. Vì thời gian có hạn nên trong
báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm. Em kính mong thầy cô
giúp đỡ em để báo cáo của em đợc hoàn chỉnh hơn nữa.

Chơng I: cơ sở lý luận về công tác văn th

Báo cáo thực tập

2


I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th:
1. Khái niệm về công tác văn th:
Công văn, giấy tờ là một trong những phơng tiện quan trọng và cần thiết đối với
hoạt động quản lý Nhà nớc, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng là hai
công tác không thể thiếu đợc trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần đợc tiến
hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về công tác
văn th, tức là các quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính
Nhà nớc về xây dựng văn bản và quản lý, và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động
quản lý của mình.
Quan điểm về công tác văn th theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng và
quản lý văn bản) và nên đợc áp dụng ở mọi lúc, mọi nơi. Cách hiểu này đã đợc khẳng
định tại công văn của cục Lu trữ Nhà nớc số 55 - CV / TCCB ngày 01- 3 - 1991 về
việc hớng dẫn thực hiện Quyết định số 24 - CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng, theo

phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nớc quy định. Trình bày văn bản phải đúng tiêu
chuẩn Nhà nớc ban hành. Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn bản
phải đúng nội dung bản thảo đã đợc phê duyệt .
- Bí mật: Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn th, lựa chọn cán bộ văn th của cơ quan phải
đảm bảo yêu cầu đã đợc quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nớc.
- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn th gắn liền
với việc sử dụng các phơng tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đại hoá công tác văn
th đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nớc nói
chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lợng cao . Hiện đại hoá công
tác văn th ngày nay, trớc hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn th và thực hiện các trang thiết bị văn phòng.
II. Nội dung công tác văn th và tổ chức quản lý văn th :
1. Nội dung công tác văn th
Công tác văn th bao gồm:
+ Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản
Báo cáo thực tập

4


- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký và ban hành văn bản
+ Quản lý và giải quyết văn bản:
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến
- Đăng ký văn bản đi
- Lập hồ sơ và giao lộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ cơ quan.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.

+ Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi nh: số,
ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản... vào những phơng tiện đăng ký
nh: sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính... nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra
tìm văn bản đợc nhanh chóng.
+ Chuyển giao văn bản đi
Các văn bản đi phải đợc đăng ký và chuyển ngay trong ngày khi đã có chữ ký
của ngời có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.
Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận đã ghi trên văn bản.
Những văn bản có dấu hiệu khẩn phải đợc chuyển trớc
+ Sắp xếp và quản lý văn bản lu
Mỗi văn bản đi đều phải lu ít nhất 02 bản: một bản đề cập hồ sơ và theo dõi
công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lu ở văn th để tra tìm, phục vụ khi cần thiết.
Những bản lu ở văn th phải sắp xếp theo từng loại văn bản của năm nào để riêng năm
ấy. Bản lu phải là bản chính. Tuỳ theo tính chất và nội dung công việc mà có thể lu
thêm một số bản sao.
2. Quản lý văn bản đến
a. Nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến
+ Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở
văn th.
+ Văn bản đến phải đợc xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật.
+ Văn bản đến phải trình thủ trởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trởng phòng
hành chính trớc khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Báo cáo thực tập

6


+ Các cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản của văn th.


bản ban hành đợc đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con
dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp.
a. Văn bản pháp luật hiện hành về con dấu
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng
trong công tác văn th, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ
tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nớc.
b. Những quy định về tổ chức sử dụng và quản lý con dấu
+ Sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định
+ Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ đợc dùng một con dấu theo mẫu quy định.
+ Khi đóng dấu vào văn bản phải đảm bảo các quy định sau:
- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản.
- Con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền.
- Không đợc đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không đợc đóng dấu
khống chỉ.
- Dấu đợc đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
- Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ (đỏ cờ)
- Trờng hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo.
- Dấu đóng mờ phải đợc đóng lại.
- Thực hiện các chế độ quản lý con dấu

Báo cáo thực tập

8


Chơng II: Hoạt động về công tác văn th
Tại Tổng công ty Thép Việt Nam
I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam

nguyên liệu, vật liệu, sản xuất Thép và các sản phẩm Thép cho đến khâu phân phối,
tiêu thụ sản phẩm. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty nh
sau:
- Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ
luyện kim.
- Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm Thép.
- Kinh doanh xuất, nhập khẩu Thép, vật t thiết bị và các dịch vụ liên quan đến
công nghệ luyện kim nh nguyên liệu, vật liệu đầu vào các sản phẩm Thép, trang thiết
bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật.
- Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây
dựng.
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật t
tổng hợp khác.
- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện
kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng.
- Đầu t, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nớc và nớc ngoài.
- Xuất khẩu lao động.
Bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh đợc Nhà nớc
giao, Tổng Công ty Thép Việt Nam còn đợc Nhà nớc giao cho thực hiện nhiệm vụ rất
quan trọng là cân đối sản xuất Thép trong nớc với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh
tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng Thép trong nớc cha sản xuất đợc để bình ổn
giá cả thị trờng Thép trong nớc, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nớc giao, tăng nguồn
thu cho ngân sách Nhà nớc, tạo việc làm và bảo đảm đời sống cho ngời lao động trong
Tổng Công ty.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng Công ty đợc tổ chức theo quy
định của Luật Doanh nghiệp Nhà nớc và Điều lệ Tổng Công ty do Chính phủ phê
chuẩn.
Báo cáo thực tập


Sơ đồ tổ chức cơ quan văn phòng
Tổng công ty THéP VIệT NAM

Hội Đồng Quản Trị

Ban Kiểm Soát

Phó Tổng Giám Đốc
Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc

Văn Phòng

Phòng Tổ Chức Lao Động

Phòng Kế hoạch Đầu Tư
Phòng Tài chính - Kế toán

Phòng Kinh Doanh - XNK

Phòng Kỹ Thuật

TT Hợp Tác LĐ Với NN

Báo cáo thực tập

12


3.1. Hội đồng quản trị Tổng Công ty:



Tổng giám đốc, trớc Hội đồng quản trị Tổng Công ty, trớc pháp luật về nhiệm vụ đợc
phân công thực hiện.
3.4. Bộ máy giúp việc Tổng công ty:
Tổng công ty có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và 1 Trung tâm do Tổng giám
đốc Tổng Công ty thành lập. Các phòng, Trung tâm Tổng Công ty có 112 ngời, thực
hiện chức năng tham mu, giúp việc Tổng giám đốc trong điều hành hoạt động của
Tổng Công ty.
+ Phòng tổ chức lao động
+ Phòng Kế toán Tài chính
+ Phòng Kinh doanh và xuất nhập khẩu
+ Phòng Kế hoạch và Đầu t
+ Phòng kỹ thuật
+ Văn phòng
+ Trung tâm hợp tác lao động với nớc ngoài
4. Tình hình hoạt động chung của Tổng công ty Thép Việt Nam:
Năm 2001 là năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ IX, triển
khai kế hoạch 5 năm (2001 - 2005) và chiến lợc phát triển kinh tế - xã hội 10 năm
(2001 - 2010). Nền kinh tế đất nớc tiếp tục ổn định và có bớc phát triển. Đầu t nớc
ngoài và trong nớc đang đợc phục hồi. Các chính sách kích cầu của Chính phủ và sự
đổi mới cơ chế quản lý vĩ mô theo hớng mở rộng quyền tự chủ cho các doanH nghiệp
đã tác động tích cực đến sự tăng trởng của nhiều ngành kinh tế trong đó có ngành
Thép.
Năm 2001, lợng Thép cán cả nớc sản xuất 1.900.000 tấn, trong đó Tổng công ty
(bao gồm cả liên doanh) tham gia 1.554.400 tấn, chiếm 81,8%. Năm nay các đơn vị
sản xuất và liên doanh tiếp tục giữ tốc độ tăng trởng cao. Tốc độ tăng trởng của các
đơn vị sản xuất thuộc Tổng công ty có khả quan hơn các năm trớc.
Năm 2001 tổng lợng Thép tiêu thụ trên thị trờng 3.864.200 tấn, trong đó Tổng
công ty tham gia tiêu thụ 2.143.300 tấn, chiếm 55,5%. Thị phần tham gia tiêu thụ của


Báo cáo thực tập

15


+ Phân loại sơ bộ theo loại hình văn bản (công văn, tài liệu, sách báo), địa chỉ
và thẩm quyền nhận v.v
Bớc 2: Bóc bì văn bản
Công đoạn này đợc văn th của Tổng Công ty Thép tiến hành theo nội dung sau:
+ Văn bản có dấu hoả tốc, thợng khẩn, khẩn cần đợc bóc bì trớc.
+ Khi bóc bì không làm rách văn bản, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu b u
điện.
+ Đối chiếu số, ký hiệu, số lợng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần tơng
ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trờng hợp văn bản kèm
theo phiếu gửi).
Bớc 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
+ Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn th, ghi nhận ngày tháng,
số văn bản đến.
+ Dấu đến đợc đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dới số và ký hiệu,
trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
Bớc 4: Vào sổ đăng ký
Văn bản đăng ký vào sổ ngay trong ngày đến. Nói chung, tại Tổng Công ty
Thép Việt Nam văn th đã lập 2 sổ đăng ký văn bản đến: 1 sổ đăng ký văn bản mật và 1
sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan.
Bớc 5: Trình văn bản
Vào sổ xong văn th trình chánh văn phòng xem toàn bộ văn bản đến để xin ý
kiến phân phối giải quyết. Sau khi có ý kiến văn bản đợc đa lại văn th để vào sổ tiếp và
Chuyển giao cho các đơn vị.
Bớc 6: Chuyển giao văn bản

Bớc 4: Sắp xếp bản lu văn bản
Mỗi văn bản đi đều phải lu ít nhất 02 bản: một bản để lập hồ sơ và theo dõi
công việc ở công ty, một bản lu ở văn th để tra tìm phục vụ khi cần thiết. Văn th sắp
xếp những bản lu theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy.
3. Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Công ty

Báo cáo thực tập

17


Văn th có trách nhiệm quản lý các dấu mật của Công ty, rà soát thủ tục đóng
dấu độ mật, dấu thu hồi vào tài liệu theo quy định của giám đốc tại quy chế tiếp nhận,
xử lý và ban hành văn bản của Công ty. Không đợc đánh máy, in, sao chụp thừa số
bản tài liệu mật đã đợc quy định. Tài liệu mật soạn thảo, đánh máy, in, sao chụp xong
phải bảo mật. Những bản thảo, đánh máy, in thử, hỏng, thừa hoặc giấy than, giấy nến,
bản in nếu không cần lu lại tại công ty thì văn th huỷ ngay.
Trong khi giải quyết công việc không đợc ghi chép những điều bí mật vào giấy
hoặc sổ tay cha đợc Công ty quản lý vào sổ và đánh số. Việc quản lý, sử dụng các
băng ghi âm, ghi hình, phim, ảnh có độ mật phải đợc bảo vệ nh chế độ quản lý tài liệu
mật.
4. Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty
Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý
về mọi mặt của Công ty. Trong hoạt động của Tổng Công ty Thép Việt Nam văn bản
ban hành đợc đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con dấu.
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng
trong công tác văn th, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ
tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính Nhà nớc.

Báo cáo thực tập


19


Kết luận
Tóm lại, công tác văn th góp phần không nhỏ cho việc giải quyết mọi công việc
của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lợng. Công tác văn th
có trách nhiệm giúp cho thủ trởng của các cơ quan theo dõi, đối chiếu kết quả xử lý
văn bản với báo cáo thống kê hàng tuần của văn phòng, cập nhật đầy đủ văn bản đến,
văn bản đi của cơ quan.
Công tác văn th của cơ quan đã góp phần quan trọng trong hoạt động của văn
phòng. Tuy nhiên vẫn còn một số thiếu xót không thể tránh khỏi nhng công ty đã dần
hoàn thiện hơn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn th theo xu hớng đi
lên.
Qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty em cũng hiểu đợc thực tiễn của hoạt
động công tác văn th ở đây. Qua đó cũng giúp em một phần nào đó hiểu đợc tầm quan
trọng của công tác văn th tại Tổng Công ty. Công tác văn th là một trong những hoạt
động không thể thiếu đợc, nó đóng góp một phần cho ban lãnh đạo Công ty giúp cho
Công ty sớm hoàn thiện hơn để nâng cao hiệu quả sản xuất , kinh doanh của Tổng
Công ty.

Báo cáo thực tập

20


Tài liệu tham khảo
1. Hớng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính - TS. Lu Kiếm Thanh - NXB Thống kê
- 1999
2. Giáo trình công tác văn th - Trờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn