BM 01-Bia SKKN

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị: VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Mã số: ................................
(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý
VỀ CÁCH THỨC SOẠN THẢO NỘI DUNG,
BỐ CỤC NỘI DUNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Người thực hiện: NGUYỄN BỬU TÙNG
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục



- Phương pháp dạy học bộ môn: ............................. 
(Ghi rõ tên bộ môn)

- Lĩnh vực khác: Hành chính văn phòng
(Ghi rõ tên lĩnh vực)

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN
 Mô hình
 Đĩa CD (DVD)
 Phim ảnh  Hiện vật khác
(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)


E-mail: [email protected]
Phó Chánh Văn phòng

8. Nhiệm vụ được giao (quản lý, đoàn thể, công việc hành chính, công việc chuyên
môn, giảng dạy môn, lớp, chủ nhiệm lớp,…):
Tham mưu công tác tổng hợp của Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo.
9. Đơn vị công tác: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai.
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học
- Năm nhận bằng: 2005
- Chuyên ngành đào tạo: Lịch sử
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm:
- Số năm có kinh nghiệm:

Quản lý giáo dục

25 năm

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:
Ứng dụng công nghệ thông tin thu thập, quản lý và khai thác thông tin trong
công tác hành chính văn phòng.
Thiết lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc.
Tham mưu xây dựng văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh
đối với lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Giải pháp tăng cường công tác tổ chức thực hiện để nâng cao chất lượng
sáng kiến kinh nghiệm của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên các cơ sở giáo dục
và đào tạo.
Khắc phục những lỗi thường gặp trong việc soạn thảo, ban hành văn bản
hành chính

thuộc Sở cũng như qua việc kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị
thuộc Sở, tôi rút ra được kinh nghiệm và xin được đề xuất “Một số vấn đề cần lưu
ý về cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn bản hành chính”.
Sau đây là một số vấn đề xin được trao đổi để mọi người cùng xem xét,
nhằm thực hiện tốt hơn việc soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn bản hành
chính trong cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở giáo dục và đào tạo trực
thuộc Sở.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1. Các văn bản quy định của cơ quan chức năng về việc soạn thảo văn bản
hành chính
Ngày 06/5/2005, Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Phạm vi và đối tượng áp dụng của Thông tư này là “hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản;
được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân”.
3


Ngày 19/01/2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Phạm vi và đối tượng áp dụng của
Thông tư này là “hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và
bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân”.
Nhìn chung, hai Thông tư nêu trên quy định về nội dung, bố cục văn bản
hành chính không có sự khác nhau.
Như vậy, việc quy định của cơ quan chức năng về nội dung, bố cục văn bản
hành chính đã có cách đây hơn 10 năm và việc thực hiện các quy định về soạn thảo
văn bản hành chính đã được triển khai áp dụng trong một thời gian dài.
2. Thực trạng và nguyên nhân của vấn đề soạn thảo nội dung, bố cục


4


1. Một số vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn thảo nội dung văn bản
hành chính
a) Nghiên cứu, hiểu rõ cách thức soạn thảo nội dung văn bản hành chính
theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV, bao gồm
các quy định sau:
(1) Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng. Các hình thức văn bản
hành chính thường gặp:
- Công văn là loại văn bản không có tên loại được dùng để trao đổi công tác,
nhắc nhở, trả lời, đề nghị, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến,...
- Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, đề nghị cơ quan
cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự
thảo văn bản,... để cấp trên xem xét, quyết định.
- Thông báo là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết
định cho đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị biết thi hành và những thông tin
khác mà người có liên quan cần biết.
- Giấy mời là văn bản để cơ quan, đơn vị mời họp, mời hội nghị, mời làm
việc đối với cán bộ, công chức, viên chức và các tổ chức, cá nhân có liên quan
trong và ngoài cơ quan, đơn vị.
- Báo cáo là loại văn bản đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động
và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công
việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
- Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, phương hướng,
chỉ tiêu, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện, phân công nhiệm vụ của một hoặc nhiều
hoạt động cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định.
- Chương trình là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm
việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định ngắn hạn

riêng trái với quy định chung.
- Văn bản của cơ quan, đơn vị cấp dưới khi triển khai thực hiện văn bản của
cơ quan, đơn vị cấp trên phải được gửi về cơ quan, đơn vị cấp trên để theo dõi.
(3) Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. Có thể hiểu thêm yêu cầu
này như sau:
- Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng,
chính xác, đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt.
- Không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.
- Cá nhân soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng
của mình vào nội dung văn bản.
(4) Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Có thể hiểu
thêm yêu cầu này như sau:
- Phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm, lịch sự.
- Dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội
dung cần thể hiện.
- Sử dụng từ ngữ thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách văn nói.
- Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.
(5) Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương
và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn
cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. Có thể hiểu thêm
yêu cầu này như sau:
- Không sử dụng từ ngữ có âm sắc riêng của các vùng miền.
- Chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ
địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ
ngữ phổ thông.
- Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên môn, chuyên ngành.
6


(6) Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ

Xem các ví dụ nêu tại Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành
chính (Thông tư số 01/2011/TT-BNV) để biết cụ thể.
b) Tác động và hiệu quả khi thực hiện đúng các quy định về nội dung văn
bản hành chính tại Điểm a, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV:
- Khi nội dung văn bản hành chính phù hợp với hình thức văn bản được sử
dụng, cá nhân, cơ quan, đơn vị nhận văn bản sẽ nhận biết được đầy đủ, rõ ràng
mục đích, nội dung vấn đề của văn bản để tiếp thu, xử lý, thực hiện.
- Khi nội dung văn bản hành chính phù hợp với đường lối, chủ trương, chính
sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật, trong quá trình triển khai thực
7


hiện các cá nhân, tổ chức sẽ không vi phạm các quy định pháp luật; hoặc nếu có
trường hợp vi phạm sẽ có cơ sở để xem xét xử lý.
- Khi nội dung văn bản hành chính được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính
xác và khi nội dung văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn
giản, dễ hiểu, cá nhân, cơ quan, đơn vị, tổ chức không bị mất thời gian để đọc hiểu
văn bản, không hiểu nhằm vấn đề trong văn bản, không suy luận làm sai lệch ý đồ
của văn bản.
- Khi nội dung văn bản hành chính được sử dụng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ
thông, viết tắt, viết hoa theo đúng quy định sẽ đảm bảm được tính trang trọng,
chuẩn mực, lịch sự của văn bản, tạo được tâm lý thoải mái cho người đọc, người
xử lý văn bản.
- Trong nội dung văn bản hành chính, khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên
quan, được ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn
bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản sẽ dễ dàng
cho người xử lý văn bản trong việc tra cứu tìm hiểu thêm thông tin.
2. Một số vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn thảo bố cục nội dung văn
bản hành chính
a) Nghiên cứu, hiểu rõ cách thức soạn thảo bố cục nội dung văn bản hành

+ Công văn có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng.
- Phần kết thúc vấn đề cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác
định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có).
(2) Bố cục Tờ trình gồm có 3 phần:
- Nêu lý do đưa ra nội dung trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (thể hiện
được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi).
- Các vấn đề cần đề xuất, trong đó có trình các phương án, phân tích và
chứng minh các phương án khả thi.
- Đề xuất, kiến nghị cấp trên phê chuẩn. Có thể đưa ra nhiều phương án để
cấp trên chọn và phê duyệt phương án phù hợp nhất. Lưu ý:
+ Phần đề xuất: Dùng văn phong hành chính có sức thuyết phục cao, cụ thể,
rõ ràng. Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương án.
+ Các kiến nghị: Dùng văn phong hành chính lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải
chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi.
- Tờ trình phải đính kèm các Phụ lục để làm rõ các phương án được đề xuất,
kiến nghị trong Tờ trình.
(3) Bố cục Thông báo:
- Mở đầu Thông báo, đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần
nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác.
- Nội dung chính của Thông báo cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt
buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong Công văn.
- Phần kết thúc chỉ cần tóm tắt mục đích và đối tượng cần được thông báo.
(4) Bố cục Giấy mời:
- Mở đầu nội dung Giấy mời phải ghi rõ tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc
chức vụ người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức mời.
- Ghi rõ tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân được mời.
- Ghi rõ thời gian, địa điểm và nội dung làm việc. Có thể ghi thêm một số
nội cần lưu ý đối với người được mời.
- Phần kết thúc ghi lời trân trọng kính mời.
(5) Bố cục của Báo cáo:

3. Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tổ chức thực hiện
4. Các hoạt động khác
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ CÁC NHIỆM VỤ
1. Nhiệm vụ ……..
a) Những việc đã làm – Kết quả (có số liệu so sánh với mục tiêu, chỉ tiêu đề
ra; hoặc so sánh với cùng kỳ giai đoạn trước)
b) Những việc chưa làm – Nguyên nhân
c) Những việc chưa hoàn thành – Nguyên nhân
2. Nhiệm vụ ……..
a) Những việc đã làm – Kết quả (có số liệu so sánh với mục tiêu, chỉ tiêu đề
ra; hoặc so sánh với cùng kỳ giai đoạn trước)
b) Những việc chưa làm – Nguyên nhân
c) Những việc chưa hoàn thành – Nguyên nhân
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG
10


1. Ưu điểm và nguyên nhân
2. Hạn chế và nguyên nhân
3. Bài học kinh nghiệm
Phần III
PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP
THỰC HIỆN TRONG THỜI GIAN TỚI
I. PHƯƠNG HƯỚNG
1. Phương hướng chung
2. Một số chỉ tiêu cơ bản
II. NHIỆM VỤ
1. Nhiệm vụ …..
2. Nhiệm vụ …..
III. GIẢI PHÁP

Kèm theo Kế hoạch là các Phụ lục để cụ thể hóa các mục tiêu, nhiệm vụ
(7) Bố cục của Chương trình được xây dựng như Kế hoạch.
b) Tác động và hiệu quả khi thực hiện đúng các quy định về bố cục nội
dung văn bản hành chính theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số
01/2011/TT-BNV
Khi bố cục nội dung văn bản hành chính được thực hiện theo hướng dẫn một
cách đầy đủ và hợp lý:
- Văn bản được ban hành đúng và có chất lượng.
- Làm cho cá nhân, tổ chức nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một
cách thống nhất.
- Văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như
lâu dài trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.
IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm tra văn bản hành chính do các
phòng, ban soạn thảo trước khi trình lãnh đạo Sở ký duyệt và trong quá trình kiểm
tra công tác văn thư lưu trữ ở các cơ sở giáo dục trực thuộc, tôi đã phát hiện và
hướng dẫn cho người soạn thảo văn bản hành chính khắc phục một số hạn chế
thường gặp như sau:
1. Về nội dung văn bản hành chính
Trong tổng số văn bản được kiểm tra:
- Có khoảng 20% văn bản chưa phù hợp với hình thức văn bản được sử
dụng. Trong đó, có 40% văn bản là Tờ trình được soạn dưới dạng Công văn; 30%
là Thông báo được soạn dưới dạng Công văn; 20% là Giấy mời được soạn dưới
dạng Công văn và 10% văn bản là Báo cáo được soạn dưới dạng Công văn.
- Có khoảng 10% văn bản là Quyết định chưa viện dẫn đầy đủ các văn bản là
căn cứ pháp lý làm cơ sở ban hành Quyết định. Ngoài ra, có khoảng 30% văn bản
là Quyết định chưa ghi điều khoản hiệu lực thi hành Quyết định.
- Có khoảng 30% văn bản hành chính sử dụng quá nhiều từ hoặc cụm từ viết
tắt và các từ hoặc cụm từ viết tắt không sử dụng thống nhất trong văn bản.
- Có khoảng 30% văn bản ghi viện dẫn văn bản có liên quan lần đầu và nhắc

khoảng 40% chưa làm rõ phần Dẫn dắt vấn đề và 60% chưa làm rõ phần Kết luận
vấn đề.
- Có khoảng 10% văn bản là Tờ trình chưa làm rõ các vấn đề cần đề xuất, trong
đó chưa có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi.
- Có khoảng 30% văn bản là Báo cáo chưa đầy đủ bố cục. Trong đó, có khoảng
50% Báo cáo chưa có phần đánh giá đặc điểm, tình hình; 30% Báo cáo chưa có phần
Đánh giá chung, nhất là đánh giá về những hạn chế - nguyên nhân và bài học kinh
nghiệm; 20% Báo cáo đánh giá các nhiệm vụ chưa cụ thể cho từng nhiệm vụ về: tổ chức
thực hiện – kết quả - hạn chế - nguyên nhân – giải pháp khắc phục.
- Có khoảng 30% văn bản là Kế hoạch chưa đầy đủ bố cục. Trong đó, có
khoảng 40% chưa có phần Mục đích, yêu cầu; 20% chưa xác định được nhiệm vụ
và giải pháp cụ thể; 40% chưa có phần Tổ chức thực hiện.

30%

30%
Công văn
Tờ Trình
Báo cáo
Kế hoạch
10%
30%

MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN CHƯA ĐẦY ĐỦ BỐ CỤC NỘI DUNG

13


V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
1. Lãnh đạo các phòng, ban Sở, thủ trưởng các cơ sở giáo dục và đào tạo cần

14


VII. PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN MINH HỌA
1. Văn bản có nội dung là Tờ trình nhưng lại soạn thảo dưới dạng Công văn

15


2. Nội dung Quyết định không ghi rõ hiệu lực thi hành

16


17


3. Nội dung Tờ trình có đề xuất các phương án để trình phê duyệt

18


NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Bửu Tùng
19


BM04-NXĐGSKKN

Trong Ngành 
1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô dưới đây)
- Đề ra giải pháp thay thế hoàn toàn mới, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn

- Đề ra giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn 
- Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng ở đơn vị mình,
nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị

2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 5 ô dưới đây)
- Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện trong toàn ngành có hiệu quả cao 
- Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện trong toàn ngành có hiệu
quả cao 
- Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả cao 
- Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả 
- Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng ở đơn vị mình,
nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị

3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:
Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành 
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc
sống: Trong Tổ/Phòng/Ban 
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành 
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng:
Trong Tổ/Phòng/Ban 
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành 
Xếp loại chung: Xuất sắc 