DANH MỤC VIẾT TẮT
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Công nghiệp hóa – hiện đại hóa
Văn thư – lưu trữ
Đại học

HĐND
UBND
CNH-HĐH
VT-LT
ĐH


LỜI NÓI ĐẦU
Trong tình hình phát triển của xã hội hiện nay cùng với bước phát triển nhảy
vọt của khoa học công nghệ - thông tin, công việc trao đổi thông tin của các
cơ quan doanh nghiệp ngày càng cao, và thông tin trao đổi ngày càng đòi hỏi
tính chính xác, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Để làm được điều đó, các
cá nhân làm công tác trao đổi thông tin cần có chuyên môn nghiệp vụ, phải
được đào tạo một cách khoa học và hệ thống.
Công tác Văn phòng nói chung và công tác Văn thư nói riêng luôn giữ vai trò
then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan
tổ chức Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vị doanh
nghiệp trong và doanh nghiệp nước ngoài. Đồng thời song hành với công
cuộc đổi mới, toàn dân, toàn diện và quá trình CNH – HĐH của đất nước nếu
công tác văn thư được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giải
quyết công việc tại các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác, mang lại
hiệu quả cao. Tránh tình trạng quan liêu giấy tờ, mất mát tài liệu quan trọng
đối với cơ quan, đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Trong công tác hành chính Nhà nước thì Văn thư là trung tâm điều hành, phối

lý công tác Văn phòng và tình hình tổ chức công việc của một cán bộ Văn thư
trong cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và trong UBND xã Đồng
Phong nói riêng, tạo cho bản thân có thêm niềm say mê, nhiệt huyết đối với
ngành nghề của mình. Khi tìm hiểu về công tác Văn thư ở UBND xã Đồng
Phong, em đã được các cán bộ ở đây hướng dẫn cụ thể các thao tác nghiệp vụ,
được tiếp xúc với các loại văn bản của cơ quan,…. Ban đầu do còn bỡ ngỡ
nên em đã gặp nhiều khó khăn trong quá trình kiến tập, song với sự giúp đỡ
nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan đến thời điểm hiện tại em đã nắm
vững các nghiệp vụ và có những kinh nghiệm quý báu để giải quyết kịp thời
những sự cố xẩy ra trong quá trình giải quyết công việc.
Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những bài
học kinh nghiệm thực tế quý giá để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn
của mình, dưới sự hướng dẫn giúp đỡ của cán bộ Văn phòng trong đợt thực
tập, sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan em đã hoàn thành tốt đợt kiến
tập của mình.
Có thể nói đợt kiến tập đã giúp em cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thức của
mình, trưởng thành hơn sau đợt kiến tập tại cơ quan, được sự hướng dẫn giúp
đỡ của các cán bộ trong cơ quan cùng vốn kiến thức được trang bị tại trường,
em quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư tại văn phòng Ủy Ban Nhân
Dân xã Đồng Phong – Thực trạng và giải pháp”. Chỉ khi thực hiện tốt công
tác văn thư mới có thể thực hiện hoàn thành tốt công tác văn thư lưu trữ, hơn
thế công tác văn thư là một phần không thể thiếu đối với quá trình hoạt động
và phát triển của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước nên em đã chọn đề
tài này để tìm hiểu thực tế.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với
lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại thời gian kiến tập.
Báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu vài nét khái quát về UBND xã Đồng Phong, huyện Nho
Quan, tỉnh Ninh Bình
Phần 2: Thực trạng công tác văn thư ở cơ quan UBND xã Đồng Phong

Nho Quan đi các tỉnh Hòa Bình, Sơn La. Trụ sở cách trung tâm thành phố
Ninh Bình 28km, tổng diện tích 5,95 km2 , dân số 4679 người.
• Về địa giới:
- Phía đông giáp xã Lạng Phong, Nho quan Và thị trấn Nho Quan
- Phía nam giáp xã Văn Phong, Nho Quan
- Phía tây giáp xã Yên Quang, Nho Quan
- Phía bắc giáp xã Phú Sơn, Nho Quan và tỉnh Hòa Bình
• Về địa hình:
Xã Đồng Phong chủ yếu là địa hình núi đá vôi, địa hình bị chia cắt, các
loại đất trên địa bàn có độ phì nhiêu từ trung bình đến khá thuận lợi cho
việc phát triển nông lâm nghiệp nhất là trồng cây dài ngày
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng
Phong.
Ủy ban nhân dân xã là cơ quan hành chính Nhà Nước ở địa phương hoạt động
theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
A) Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đồng Phong.
Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong do cơ quan HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ
quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà Nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan
Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương chính sách trên địa bàn, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản
lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.


(Ban hành kèm theo mục III – Điều 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117 của
Luật số 11/2013/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2013 về tổ chức Hội đồng nhân
dân và ủy ban nhân dân)


được chú trọng và hiện đại hóa hơn, khẳng định vài trò, vị trí không thể thiếu
được công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong nói riêng cũng như hầu hết
các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung.
2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.
Bởi tính chất đặc thù của công việc ở UBND tiếp nhận và ban hành văn bản
hành chính vì vậy có một đội ngũ cán bộ co trình độ chuyên môn vững vàng,
có những hiểu biết về cơ quan, về chức năng nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan
Nhà nước cấp địa phương. Văn phòng HĐND - UBND xã Đồng Phong chịu
trách nhiệm chung về công tác văn thư tại Ủy ban xã, xây dựng chương trình
công tác, lịch làm việc tuần, tháng, quý; tổ chức các kỳ họp của HĐND và
UBND, các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ.
Tại UBND xã Đồng phong có 2 công chức làm công tác văn phòng, trong đó
01 công chức làm công tác Văn phòng – Thống kê, 01 công chức làm công
tác Văn thư – Lưu trữ. Đều có trình độ Trung cấp hành chính Văn phòng, có
đủ năng lực và kiến thức nghiệp vụ để đảm bảo hoạt động độc lập, hoàn thành
tốt mọi nhiệm vụ được giao.
3. Hoạt động quản lý của UBND xã Đồng Phong.
Lãnh đạo UBND xã Đồng Phong luôn quan tâm chỉ đạo kịp thời để công tác
văn thư được thực hiện hoàn thiện, phù hợp với yêu cầu thực tế của công việc,


phục vụ kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo ủy ban và các ban chuyên môn trực
thuộc xã. Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND xã Đồng
Phong được thể hiện trong biệc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước
về công tác văn thư và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của cơ quan UBND.
Hiện nay Nhà Nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn thư
ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức như:
• Luật lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội

lãnh đạo UBND xã Đồng Phong về công tác văn thư của UBND đã tạo thành
hành lang cơ sở pháp lý thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư của
UBND xã Đồng Phong. Thể hiện nhận thức của lãnh đạo xã đối với công tác
văn thư, đây là cơ sở tiền đề tốt cho việc thực hiện tôt tổ chức công tác văn
thư của xã ở hiện tại và tương lai.
Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế của UBND xã Đồng Phong, số lượng văn
bản được ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hướng dẫn chung của công tác
văn thư còn ít. Hiện chưa có bất cứ 1 quy định nào về lập hồ sơ, lập danh mục
hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, chưa có bản danh mục hồ
sơ chính thức.
4. Hoạt động nghiệp vụ văn thư tại UBND xã Đồng Phong.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo hoạt động của cơ quan, công văn
giấy tờ là một trong những những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến
hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước.
Hoạt động nghiệp vụ văn thư bao gồm các quy trình:
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu
Tuy nhiên, em sẽ đi sâu tìm hiểu quy trình quản lý và giải quyết văn bản ở
UBND xã Đồng Phong để có thể hiểu rõ hơn nghiệp vụ ở cơ quan UBND xã
cấp địa phương nói chung và UBND xã Đồng Phong nói riêng. Nghiệp vụ
quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nhiệm vụ chính cơ bản
nhất của công tác văn thư, nó phản ánh đầy đủ và chân thực nhất về trình độ
nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư. Thông qua đó văn
bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu tránh tình trạng
thất thoát thông tin.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn
bản đi , quản lý và giải quyết văn bản đến.
A) Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Bước 5: Đóng dấu văn bản
Sau khi nhân bản đúng số lượng cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu.
Bước 6: Đăng ký văn bản đi
Tất cả các văn bản đi được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ văn bản đi.
Bước 7: Chuyển giao văn bản đi
Sau khi đăng ký công văn đi cán bộ văn thư tiến hành chuyển giao văn
bản theo đúng nơi nhận đã ghi trong từng văn bản.
Việc chuyển giao văn bản đi được tiến hành qua các hình thức sau:
- Chuyển giao văn bản cho các ban đảng, cá nhân trong nội bộ cơ quan
được gửi trực tiếp không bỏ vào phong bì.
- Đối với các văn bản chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức thì
văn bản được gấp 3 bỏ vào phong bì do cán bộ văn thư chuyển giao trực tiếp


- Đối với văn bản chuyển phát qua bưu điện văn bản cán bộ văn thư bỏ
vào phong bì và dán tem rồi gửi bưu điện.
Bước 8: Lưu văn bản đi
Các văn bản được ban hành đều được lưu lại ít nhất một bản do cán bộ
văn thư quản lý, bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, số nhỏ ở dưới số
lớn ở trên.
Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đã được văn thư cơ
quan tổ chức chặt chẽ, nghiêm túc và đúng quy định. Tuy nhiên, bên cạnh đó
còn một số hạn chế thiếu sót nhỏ về thể thức văn bản nhưng tôi tin rằng
những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý văn
bản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn. Một số nhược điểm của quy trình quản lý
và giải quyết văn bản đi của UBND xã Đồng Phong:
- Có nhiều văn bản được ban hành quá muộn, cán bộ văn thư gặp khó
khăn trong việc đảm bảo chuyển giao văn bản kịp thời và chính xác.
- Tất cả các văn bản chuyển đi đều không được ký nhận.
- Không lập sổ đăng ký văn bản đi nội bộ.

dung văn bản

Nơi
Đơn
vị Số lượng Ghi
nhận
người
văn bản chú
văn bản nhận bản
lưu

(1)

(2)

(3)

(5)

(4)

(6)

(7)

b) Quản lý và giải quyết văn bản đến
(phụ lục 3)
Văn bản đến cơ quan là tất cả văn bản của mọi cơ quan tổ chức, đơn vị cá
nhân bên ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau có thể
trực tiếp do cán bộ đi họp mang về, qua đường bưu điện, Fax, qua mạng,...


Ban Tư pháp hộ tịch
UBND xã Đồng Phong, huyện Nho
Quan, tỉnh Ninh Bình

- Đối với những văn bản gửi đến toàn thể cơ quan thì cán bộ văn thư tiến
hành bóc bì và đăng ký vào sổ công văn đến, đăng ký chung cho tất cả các
loại văn bản đến.
VD:
Kính gửi:
HĐND – UBND xã Đồng
Phong
Huyện Nho Quan, Tỉnh
Ninh Bình
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Đối với những văn bản không dược bóc bì thì cán bộ văn thư chuyển
trực tiếp cho người nhận.
Đối với những văn bản được phép bóc bì sau khi đăng ký cán bộ văn
thư kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối,
giải quyết.
Bước 3: Sao và chuyển giao văn bản đến
Sau khi có chỉ đạo của người có thẩm quyền cán bộ văn thư tiến hành
sao văn bản đến (nếu cần), hầu hết các văn bản đến được sao y bản chính.
Việc chuyển giao văn bản đến các cá nhân, ban đảng trong cơ quan do
cán bộ văn thư trực tiếp chuyển.
+ Mẫu dấu đến của văn phòng UBND xã Đồng Phong
UBND XÃ ĐỒNG PHONG


ĐẾN Số:................................

nhận

Ghi
chú

(1)

(3)

(6)

(7)

(9)

(2)

(4)

(5)

(8)

Trên thực tế, công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở văn phòng
UBND xã Đồng Phong cũng được thực hiện đúng quy định, tuy nhiên
cũng có 1 số hạn chế như không có sổ theo dõi giải quyết văn bản nên
không nắm bắt được tiến độ giải quyết công việc. Việc chuyển giao văn
bản của cán bộ văn thư – lưu trữ gửi các ban ngành, đoàn thể nhưng không
có sổ ký nhận chuyển giao văn bản do đó trong trường hợp mất mát thất
lạc thì cán bộ văn thư phải chịu trách nhiệm.

Một số công việc khác:
Trong quá trình thực tập tại UBND xã Đồng Phong được sự chỉ đọa
hướng dẫn tận tình của cán bộ Văn thư, em đã làm quen được với công việc
hành chính trong văn phòng cũng như tác phong của nhân viên văn phòng, có
them sự tự tin, sự linh hoạt trong giao tiếp:
- Tổ chức chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo của UBND xã Đồng Phong.
- Soạn thảo văn bản


- Cung cấp thông tin.
- Xây dựng kế hoạch công tác.
Ngoài ra, như phân loại sắp xếp các văn bản đi đã được lưu lại tại cơ quan
theo số thứ tự và ngày tháng năm của văn bản sau đó để vào các ô tủ tài liệu.
Đóng ghim cho tài liệu, văn bản
Trực điện thoại cơ quan
Và một số công việc liên quan khác như công tác hậu cần, pha chè….
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở UBND xã Đồng
Phong.
Công tác văn thư là công việc không thể thiếu trong hoạt động của các cơ
quan. Nội dung công tác văn thư gồm rất nhiều công việc và liên quan đến
nhiều người, nhiều bộ phận.
Nhìn chung công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong đã đi vào nề nếp
và có những thành tích tốt. Do cán bộ văn thư – lưu trữ phải kiêm nhiệm
nhiều công việc nên việc tập trung cho công tác Văn thư vẫn còn gặp nhiều
hạn chế.
Công tác văn thư là công việc thường xuyên và liên tục, đây là công việc
được đào tạo theo chuyên ngành nên bản thân em đã cố gắng hoàn thành tốt
nhiệm vụ, đồng thời dựa trên những tìm hiểu thực tế về công tác văn thư của
UBND xã Đồng Phong em xin đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác văn thư của UBND xã Đồng Phong trong thời gian tới, tạo điều

tác văn tư hơn nữa.
Đây là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện đội ngũ cán bộ
làm công tác văn thư vì vậy trong thời gian tới lãnh đạo UBND xã Đồng
Phong cần quan tâm thực hiện hơn nữa. Chỉ khi nào yếu tố con người được
quan tâm, chú trọng đào tạo thì công tác văn thư của UBND xã Đồng Phong
nói riêng và công tác văn thư của các cơ quan hành chính nhà nước Viêt Nam
nói chung mới phát huy được sức mạnh, giá trị và tầm quan trọng của mình
đối với xã hội.
• UBND xã Đồng Phong cần tăng cường chỉ đạo và hoàn thiện hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.
• Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác văn thư
Hiện nay các cán bộ lãnh đạo đã có ý thức và hiểu biết đầy đủ về công
tac văn thư vì vậy mục đích của biện pháp này nhằm nâng cao hơn nữa
nhận thức của các cấp lãnh đạo về công tác văn thư lưu trữ của UBND
cấp xã. Giúp cho việc chỉ đạo công tác văn thư ngày một tốt hơn bằng
việc chú trọng xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo
công tác văn thư ở UBND cấp xã. Vì sự quan tâm của các cấp lãnh đạo
là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định trực tiếp tới cách tổ chức
và hoạt động của công tác văn thư tại UBND xã Đồng Phong.
• Hoàn thành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư của UBND cấp xã


UBND cấp xã cần ban hành bản danh mục hồ sơ và các quy định về lập
hồ sơ đối với công việc của mình mà cán bộ đó chịu trách nhiệm giải
quyết.
Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về thực hiện công tác văn
thư; việc thực hiện này cần căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan,
các kế hoạch trước đó. Trong đó kế hoạch cần đề ra được mục tiêu cụ
thể và các bước cần thực hiện.
Cần ban hành quyết định về tổ chức thanh tra, kiểm tra định kỳ đối với


• Hằng năm cần cử cán bộ văn thư đi đào tạo nâng cao trình độ,
nghiệp vụ chuyên môn trong công tác Ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý.
• Cần tiến hành lập hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư và hướng
dẫn các ban chuyên môn lập hồ sơ về các công việc mà mình được
phân công giải quyết.
* Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Trong quá trình học tập tại nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ nên tạo
nhiều điều kiện cho sinh viên đi thực tế thực hành nhiều hơn để sinh
viên nắm vững hơn các khâu nghiệp vụ. Không còn lúng túng khi tiếp
xúc với thực tế.
Hiện nay trang thiết bị của nhà trường phục vụ thực hành các nghiệp vụ
văn thư còn khá thiếu thốn như máy tính, hệ thống máy chiếu cũ và mờ, máy
photo, các phầm mềm hỗ trợ cho công tác văn thư chưa được cập nhật... Nhà
trường nên mua sắm thêm các trang thiết bị để phục vụ công tác dạy và học
tốt hơn.
Trên đây là một số kiến nghị của bản thân em trong đợt kiến tập thực tế
tại văn phòng UBND xã Đồng Phong vừa qua. Em kính mong Ban lãnh đạo
cơ quan quan tâm, xem xét đến những đề xuất của em để công tác văn thư của
cơ quan UBND xã Đồng Phong ngày càng phát triển hơn nữa để góp một
phần công sức vào sự phát triển tiến bộ trong công tác văn thư của cơ quan
UBND xã Đồng Phong nói riêng cũng như trong công cuộc xây dựng đất
nươc thời kỳ đổi mới nói chung.


KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Đồng
Phong mà em có dịp tìm hiểu và khảo sát trong thời gian kiến tập. Thực
trạng trên đã giúp em có cái nhìn đầy đủ và toàn diện về cách thức tổ

Hoàng Thanh Trang


TÀI LIỆU THAM KHẢO
* Văn bản các cấp
1. Luật lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội;
2. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư ( đăng trên công báo số 09 ngày 17 tháng 4 năm
2004);
3. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng 3 năm 2002 của Chính
Phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà Nước (đăng
trên công báo sô 22 ngày 20 tháng 5 năm 2005);
4. Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về
quản lý và sử dụng con dấu (đăng trên công báo số 36 năm 2001);
5. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
6. Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
7. Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2004 của công tác văn thư;
8. Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi,
văn bản đến;
• Sách, tạp chí
1. Giáo trình nghiệp vụ công tác Văn thư của trường Cao đẳng Nội Vụ Hà
Nội;
2. Tạp chí Văn thư – Lưu trữ;
3. Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội;
4. Dương Văn Khảm; tin học và đổi mới công tác văn thư. NXB tuổi trẻ,

toán

Địa
chính
– xây
dựng

Tư
pháp
hộ
tịch


PHỤ LỤC II
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
CỦA UBND XÃ ĐỒNG PHONG
STT

Trách nhiệm

1

Cán bộ Văn
phòng

Phân công soạn
thảo

2



Kiểm tra thể thức, chữ ký,
dấu, đăng ký văn bản đi

Gửi văn bản đi và
lưu vào hồ sơ

Ghi chú


PHỤ LỤC III
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
CỦA UBND XÃ ĐỒNG PHONG
STT

Trách nhiệm

Trình tự công việc

1

Văn thư

Tiếp nhận, phân loại
văn bản đến

2

văn thư



Cập nhật ý kiến chỉ đạo, sao,
chuyển các đơn vị có liên quan

Theo dõi giải quyết công việc

Lưu vào hồ sơ

Ghi chú