TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÀI TIỂU LUẬN
MÔN: KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA
TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Đề tài: Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản của HĐND & UBND huyện Hòa An

Giảng viên

: Nguyễn Đăng Việt

Sinh viên thực hiện

: Phan Thị Hồng Hạnh

Lớp

: ĐH Quản trị văn phòng K1A

HÀ NỘI - 2015


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND&UBND
HUYỆN HÒA AN....................................................................................................2
1.1.Vị trí, chức năng..........................................................................................2
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..................................................................................2

PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HÒA AN.......................................................29


KẾT LUẬN............................................................................................................29


MỞ ĐẦU
Hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng hóa, hiện đại hóa,
từng bước hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trước những cơ hội và thách
thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nước đóng một vai trò quan
trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nước là
một yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên và cần được thực hiện cả về
chiều rộng và chiều sâu. Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của
nhà nước thì vấn đề nâng cao năng lực quản lý nhà nước ở HĐND và UBND
cấp huyện – cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương là một tất yếu khách
quan. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ
chức, cơ quan. Trong tổ chức bộ máy nhà Nước, văn phòng - dù ở cấp nào và
lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực
quản lý của nhà Nước, nó như một mắt xích không thể thiếu trong các cơ quan
nhà nước. Góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của đất nước phù hợp với
xu hướng chung của thời đại. Văn phòng đảm bảo quản lý hành chính thông
qua các văn bản,tài liệu.
Huyện Hòa An là một huyện thuộc tỉnh Cao Bằng, Văn phòng HĐND và
UBND có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Thường trực HĐND
và UBND huyện. Hoạt động văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Hòa An với các nghiệp vụ sau: thông tin, văn thư, lưu trữ, xây dựng
chương trình kế hoạch và tổ chức giao tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực
góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và năng lực quản lý của cơ quan
nhà nước cấp huyện, là cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và
Nhà nước. Do nhận thức được vai trò quan trọng của Văn phòng, công tác soạn

quý, sáu tháng, cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban
chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của UBND và của Chủ tịch UBND cấp huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND xã, thị
trấn theo quy định của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và của Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp
luật;

2


- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã soạn
thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác
với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban
Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện và cá cơ quan, tổ chức ở
trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn địa phương.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện, các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng,
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của

cử tri, giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri gửi cơ quan
có trách nhiệm xem xét giải quyết;
- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật,
Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND thành phố;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ
công tác với cơ quan tỉnh và huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND, UBMTTTQ
VN, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở
địa phương;
- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ
chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;
- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của

4


HĐND, tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND, phục vụ HĐND thực hiện chế độ,
chính sách đối với đại biểu HĐND;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế
Biên chế: Biên chế của Văn phòng HĐND&UBND huyện nằm trong tổng số
biên chế hành chính do UBND huyện phân bổ hàng năm do UBND tỉnh giao.
Ngoài ra để thực hiện nhiệm vụ nhất định, trong thời gian nhất định, Văn phòng
HĐND&UBND huyện được tuyển hợp đồng lao động có thời hạn để thực hiện
nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Năm 2014, tổng số Cán bộ, công chức của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Hòa An là 25 người, bao gồm:
- TT HĐND, Lãnh đạo UBND huyện (06 người);
- Lãnh đạo Văn phòng (03 người);
- Chuyên viên (05 người): tổng hợp có 03; bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Chính

Phó chánh văn phòng

Bộ phận
tổng
hợp

Chuyên
viên
Kinh tế

Bộ phận
Văn thư
– Lưu
trữ

Bộ phận
phục vụ

Chuyên
viên
Văn
hóa –
Xã hội

6


CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC


+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư;
+ Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bản quản lý
Nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành;
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
+ Công văn số 139/VTLT Nhà nước - TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
2.1.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được tóm tắt như sau:
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản, xác
định rõ văn bản có tầm quan trọng hay không. Công việc này được xác định ngay
tại phòng chuyên môn, chuyên viên của văn phòng.
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung văn bản.
Thông tin cần thu thập gồm thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, yêu cầu phải xử lý
thông tin chính xác và loại ra những thông tin không chính xác.
Bước 3: Xác định tên loại văn bản
Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề
sự việc đề cập.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Đề cương là gợi ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càng
chi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi. Đối với những văn bản quan
trọng như Nghị quyết, Quyết định quy phạm pháp luật,…khi soạn thảo thì nhất
thiết phải thông qua đề cương.
Bước 5: Duyệt văn bản
Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt. Sau khi soạn thảo
xong Thủ trưởng đơn vị duyệt về nội dung, khi cần thiết có thể ký nháy vào cuối
của nội dung văn bản sau đó trình Chánh văn phòng để duyệt về mặt thể thức và

lãnh đạo của Chánh Văn phòng. Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn,
tham mưu, giúp việc và hậu cần cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND
huyện, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các

9


văn bản hành chính mà Văn phòng UBND huyện thường soạn thảo bao gồm các
văn bản sau: Báo cáo, Chỉ thị, Nghị quyết, Thông báo, Kế hoạch, Phương án, Công
văn, Công điện, Quyết định, Tờ trình, Chương trình, Giấy mời, Giấy giới thiệu,
Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển... Tùy mỗi nhiệm
vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo,
hướng dẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo
các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết
định hành chính… Năm 2014, Văn phòng đã phối hợp với các phòng ban, đơn vị
tham mưu giúp TT HĐND, UBND huyện xây dựng và ban hành nhiều văn bản.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập
và trình bày theo đúng quy định của nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý. Nhìn
chung các văn bản do cơ quan ban hành ra đều đảm bảo các thành phần thể thức
mà văn bản yêu cầu và theo hướng dẫn thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.Mỗi một văn bản mà phòng ban hành đều có đầy đủ 9 thành phần
bắt buộc:
+ Quốc hiệu;
+ Tên cơ quan tổ chức ban hành;
+ Số, ký hiệu của văn bản;
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+Tên loại và trích yếu nội dung;
+ Nội dung văn bản;
+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ kỹ của cơ quan;

Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề
sự việc đề cập.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Đề cương là gợi ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càng
chi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi. Đối với những văn bản quan
trọng như Nghị quyết, Quyết định quy phạm pháp luật,…khi soạn thảo thì nhất
thiết phải thông qua đề cương.
11


Bước 5: Duyệt văn bản
Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt. Sau khi soạn thảo
xong Thủ trưởng đơn vị duyệt về nội dung, khi cần thiết có thể ký nháy vào cuối
của nội dung văn bản sau đó trình Trưởng phòng để duyệt về mặt thể thức và tính
pháp lý của văn bản. Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung, thể thức thì
trình lên lãnh đạo HĐND và UBND ký ban hành.
Bước 6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành
Văn bản khi có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bản được chuyển
đến bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi số ngày, tháng,
năm ban hành, đánh máy, in văn bản).
Công tác soạn thảo văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An rất được
chú trọng và toàn bộ công tác soạn thảo do các chuyên viên. Quy trình soạn thảo
có một số ưu, nhược điểm sau :
* Ưu điểm: Đối với những văn bản quan trọng cơ quan áp dụng các quá trình
soạn thảo như sau:
- Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản ;
- Thu thập xử lý thông tin, xác định tên loại văn bản ;
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo ;
- Duyệt văn bản ;
- Hoàn thiện văn bản.

văn bản đi

Chuyển giao
văn bản

Đối với văn bản của Văn phòng phải được lãnh đạo phòng chuyên môn ký
nháy trước khi trình lãnh đạo Văn phòng ký ban hành.
Tất cả các công văn gửi đi ngoài cơ quan hàng ngày văn phòng phải được
thống nhất quản lý và phát hành, văn bản gửi đi cần được quản lý chặt chẽ, bảo
đảm đúng các thủ tục hành chính. Tùy theo tính chất công việc, lãnh đạo Văn
phòng yêu cầu phát hành bình thường, khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc,… để đảm bảo
thời gian đúng quy định.
a) Phân công soạn thảo văn bản
Căn cứ nội dung văn bản cần soạn thảo thủ trưởng các phòng ban phân công
cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân
công hoạt động của các phòng ban;
13


b) Soạn thảo văn bản
- Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn khi được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản tuân thủ theo Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản;
- Thủ trưởng các phòng, ban được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy
vào dòng cuối cùng phần nội dung văn bản đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội
dung và tính pháp lý của các văn bản đó;
c) Kiểm tra
- Chuyên viên văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các
văn bản do các phòng, ban chuyên viên chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu
cầu chuyên viên văn phòng trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét trong vòng 01 ngày

lên bì văn bản. Văn bản khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làm việc;
- Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ bàn giao
công văn;
- Những văn bản thông thường khác phải gửi chậm nhất trong thời hạn 03
ngày làm việc kể từ ngày ký;
- Đối các phòng ban có nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm scan văn bản đã
ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm wed chỉ đạo. Khi văn bản đã
có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị
soạn thảo để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
● Nhận xét ưu, nhược điểm:
* Ưu điểm:
+ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND và UBND huyện Hòa
An được quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu do đó mà các khâu xử lý văn bản đi
không chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng từ soạn thảo văn bản cho
đến gửi văn bản đi, lưu hồ sơ;
+ Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng cho từng chuyên viên đơn vị
phụ trách lĩnh vực. Do vậy người soạn thảo có thể nắm chắc được chức năng
nhiệm vụ từng lĩnh vực của từng đơn vị hoạt động tránh được tình trạng sai lệch
nội dung văn bản;
+ Chuyên viên văn phòng trình văn bản và kiểm tra thể thức, nội dung văn
15


bản. Như vậy có thể theo dõi, giải quyết công việc nhanh, bám sát được công việc;
+ Chuyên viên nắm chắc về kỹ thuật soạn thảo văn bản do đó văn bản có độ
chính xác cao;
+ Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản.
Vì vậy khi tìm kiếm văn bản ở bất kỳ nội dung dữ liệu nào cũng tìm thấy văn bản.
Như vậy đăng ký trên máy vi tính nhanh, chính xác, bí mật cao;
+ Sao văn bản, văn thư trình bày thể thức sao văn bản đúng quy định và có

Theo dõi, đôn đốc,
giải quyết
văn bản đến

Sao văn bản,
chuyển giao
văn bản đến

Kiểm tra,
phân loại

Viết phiếu xử lý
văn bản

Trình VB đến lãnh
đạo, xin ý kiến
phân phối và
hướng giải quyết

Đăng ký
văn bản đến

Tất cả các công văn hàng ngày gửi đến Văn phòng đều phải qua bộ phận văn
thư của Văn phòng vào sổ công văn đến, trình Chánh Văn phòng cho ý kiến trước
khi chuyển cho người có trách nhiệm xử lý. Riêng đối với các văn bản gửi đích
danh lãnh đạo Văn phòng và các chức danh khác trong cơ quan, bộ phận văn thư
có trách nhiệm chuyển kịp thời đến đúng đối tượng. Đối với các văn bản có nội
dung “Mật” trở lên do Chánh Văn phòng chỉ định xử lý cụ thể (mở theo sổ riêng).
a) Tiếp nhận văn bản
+ Đối với văn bản “mật” văn bản gửi đích danh tên phòng, ban tên cá nhân

huyện ký vào sổ bàn giao công văn với bên giao thông khi cán bộ đến nhận văn
bản trực tiếp thì ký nhận bàn giao văn bản vào sổ bàn giao công văn.
● Nhận xét ưu, nhược điểm:
* Ưu điểm:
+ Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng ISO
vào chương trình quản lý văn bản;
18


+ Văn thư nhập văn bản đến để lấy số cũng giống như nhập số văn bản đi
khi tra tìm nhanh, chính xác;
+ Văn thư ghi ý kiến xử lý vào trong phần mềm khi tra tìm lại văn bản sẽ
biết đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, không thể chối bỏ công việc;
+ Văn bản đến được lưu theo từng cấp (có 3 cấp: cấp trung ương, cấp quận,
cấp các đơn vị khác) khi tra tìm văn bản dễ dàng;
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư kẹp phiếu xử lý cách làm mới này
rất khoa học.
* Nhược điểm:
+ Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua lại nhiều lần;
+ Văn thư sau khi trình thì mới lấy số, ngày tháng văn bản đến do đó khó
theo dõi được các văn bản đến, văn bản có thể bị mất hoặc thất lạc;
+ Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý vào phiếu xử lý do sơ suất phiếu xử lý sẽ bị rơi
và mất ý kiến xử lý, phải trình lại mất thời gian;
+ Khi đăng ký văn bản đến theo 03 cấp thì sẽ có 03 số đến trùng nhau. Do
vậy văn bản thất lạc thì số văn bản ở từng cấp có thể điều chỉnh thêm hoặc bớt số
đến ở mỗi cấp.

19




Viết bìa hồ sơ

20


Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng có vị trí quan trọng trong quá trình giải
quyết công việc nó là mắt xích gắn liền công tác Văn thư và công tác Lưu trữ. Quy
trình lập hồ sơ hiện hành được thực hiện như sau:
a) Lập hồ sơ hiện hành
- Lập danh mục hồ sơ: Vào tháng 12 hàng năm, các Chuyên viên văn phòng
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và dự kiến các việc sẽ triển khai trong
năm tiếp theo để xác định danh mục những hồ sơ cần lập trong năm và báo cáo
Thủ trưởng để được trang bị cặp và hồ sơ;
- Mở hồ sơ : căn cứ vào danh mục hồ sơ, các Chuyên viên cán bộ ghi tên hồ
sơ vào bìa hồ sơ. Mỗi một hồ sơ dùng một tờ bìa bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu vào
tiêu đề hồ sơ;
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: trong quá trình giải quyết công việc, nếu
nhận được hoặc soạn thảo hay ban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề hoặc
công việc gì thì cán bộ chuyên viên đưa chúng vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ
sơ đó;
- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: Cuối năm hoặc sau khi kết thúc công việc
mỗi cán bộ chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ. Nếu
thấy thiếu tài liệu thì cần phải sưu tầm cho đầy đủ. Các tài liệu được sắp xếp theo
một trật tự nhất định: thời gian, theo trình tự giải quyết công việc, theo địa cư;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục
vụ tra tìm. Biên mục gồm các công việc như thống kê các văn bản có trong hồ sơ,
ghi đầy đủ thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ.
b) Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ đã giải quyết xong sau khi kết thúc được để lại ở nơi làm việc của

đến (phông số, cặp số)
+ Làm nhãn dán
Kết thúc đợt chỉnh lý bộ phận lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý trong
đó nêu những kết quả đạt được, nhận xét, đánh giá và rút kinh nghiệm.
Bước 4. Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu
Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho tài liệu, vệ sinh
tài liệu bằng các phương tiện bảo quản tài liệu.
22