A. LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay với đà phát triển của xã hội, quan niệm lý thuyết và thực hành
được hiểu rõ hơn , học và hành lúc nào cũng đi đôi , không thể tách rời nhau. Điều
đó đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định : " Học để hành, học với hành phải
đi đôi .Học mà không hành thì học vô ích . Hành mà không học thì hành không trôi
chảy".Từ xưa đến nay lời dạy của Bác luôn là điều có ý nghĩa đối với mỗi người
trong xã hội nói chung và đối với mỗi con người Việt Nam chúng ta nói riêng. Lời
dạy của Bác có tầm ảnh hưởng lớn đối với việc học của chúng ta.
Học và hành luôn đi đôi với nhau, chúng có mối quan hệ song song không
thể tách rời, chúng bù trừ tác dụng và ý nghĩa cho nhau. Học ở đây nghĩa là như
thế nào? Học là tiếp thu kiến thức đã được tích lũy trong sách vở, là nắm vững lý
luận đã được đúc kết trong các bộ môn khoa học, đồng thời tiếp nhận những kinh
nghiệm của cha ông đi trước. Học là trau dồi kiến thức, mở mang trí tuệ, từng lúc
cập nhật hóa sự hiểu biết của mình, không để tụt lùi, lạc hậu, học là tìm hiểu ,
khám phá những tri thức của loài người nhằm chinh phục thiên nhiên, chinh phục
vũ trụ, Học là thuộc ở khía cạnh của lý thuyết. Còn hành nghĩa là thực hành, ứng
dụng những kiến thức mình được học trên sách vở, ngồi trên ghế nhà trường vào
thực tiễn đời sống , là làm lý thuyết cho thực tiễn đời sông . Học và hành là hai mặt
của một quá trình thống nhất , nó không thể tách rời nhau mà phải luôn gắn chặt
với nhau làm một , " học mà không hành thì thì vô ích " , đã tiếp thu lý thuyết mà
ta không vận dụng vào thực tiễn , thì học chẳng để làm gì cả , nhiều người "học"
mà vẫn chưa "hành" được là do lúc học chưa thấu đáo hết được hoặc thiếu môi
trường hoạt động.
Ngày nay , lời dạy của Hồ Chủ tịch ngày càng được khẳng định tác dụng của
nó trong thực tiễn. Học ở đây không chỉ bó hẹp ở trong một môi trường giáo dục
trên ghế nhà trường mà ta cần phải học mà không giới hạn cho nên ta phải học tập
không ngừng , "học-học nữa-học mãi" , học chưa bao giờ là đủ , ở lứa tuổi nào
cũng phải học - học ở nhà trường, gia đình, xã hội, học thầy, học bạn, học ở mọi
nơi mọi chốn " đi một ngày đàng học một sàng khôn " .
Chính vì thế mà trường Đại học Nội vụ hà Nội ra đời với chức năng đào tạo
nguồn nhân lực trình độ Đại học , Cao đẳng và Trung cấp thuộc các chuyên ngành:

công tác thực tiễn còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều , chưa sát thực. Đây
là lần thứ hai chúng em được thực hành sát thực với công việc thực tế. Tuy nhiên,
đợt thực tập này là em học hỏi ở cơ quan khác so với năm ngoái, vì vậy em vẫn
còn nhiều bỡ ngỡ nên bản báo cáo vẫn không sao tránh khỏi những thiếu sót hạn
chế. Bản thân em rất mong nhận được sự đóng góp , nhận xét của Nhà trường , các
thầy, cô giáo trong Khoa Văn thư-Lưu trữ nói chung và các cán bộ đơn vị thực tập
nói riêng để bài báo cáo của em hoàn chỉnh hơn, giúp em hoàn thiện được bản thân
cả về công việc lẫn kỹ năng giao tiếp xã hội, có thêm được những kinh nghiệm quý
báu trong công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp theo trong
tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn!

2


B. NỘI DUNG

CHƯƠNG I: Vài nét về Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam
I – Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện
Khoa học Thủy lợi Việt Nam
1.

Sự ra đời, vị trí địa lý và những thuận lợi, khó khăn

Phố Tây Sơn mang tên của nghĩa quân Tây Sơn. Nằm bên phố là di tích lịch
sử nổi tiếng Gò Đống Đa. Tại đây năm 1789 quân Tây Sơn đã đánh thắng quân nhà
Thanh. Đêm 4 rạng ngày 5 tháng giêng năm Kỷ Dậu (1789) trận đánh của quân
Tây Sơn diễn ra với sự tham gia của nhân dân vùng Khương Thượng, do Đô đốc
Long (còn có tên là Đặng Tiến Đông) chỉ huy. Trận này diệt tan đồn Khương
Thượng của quân nhà Thanh. Tướng nhà Thanh là Sầm Nghi Đống phải treo cổ tự

Việt Nam

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học Thủy lợi

2.1- Vị trí pháp lý
Viện Koa học Thủy lợi Việt Nam trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn là tổ chức sự nghiệp khoa học công lập có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc và ngân hàng nhà nước để hoạt động
theo quy định của pháp luật; trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội.
Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam được xếp hạng đặc biệt theo quy định tại
Điều 10 Quyết định 181/2005/QĐ-TTg ngày 19/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ
Quy định về phân loại, xếp hạng các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công.
2.2- Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam
* Chức năng
Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam có chức năng nghiên cứu khoa học,
nghiên cứu khoa học phục vụ dịch vụ công ích, chuyển giao công nghệ, đào tạo
sau đại học, hợp tác quốc tế, tham gia tư vấn đầu tư và xây dựng công trình thủy
lợi, thủy điện và môi trường phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước, phát triển ngành
nông nghiệp và phát triển nông thôn.
* Nhiệm vụ và thẩm quyền, quyền hạn
- Xây dựng và trình Bộ chiến lược, các chương trình, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm và hàng năm về khoa học, công nghệ và các dự án phát triển
công nghệ về thuỷ lợi, thuỷ điện và môi trường nhằm đáp ứng yêu cầu quy hoạch,
khai thác, phát triển và quản lý tổng hợp nguồn nước; tổ chức thực hiện chiến lược,
các chương trình, quy hoạch, kế hoạch và các dự án sau khi được cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
- Nghiên cứu tổng hợp nguồn nước, điều kiện tự nhiên và môi trường để
cung cấp cơ sở khoa học cho việc lập quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã
hội của cả nước và các vùng lãnh thổ. Các lĩnh vực nghiên cứu khoa học cụ thể:

triển công trình kết cấu hạ tầng theo quy định của pháp luật.
- Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sau
đại học, liên kết đào tạo đại học về chuyên ngành thuỷ lợi, thuỷ điện và môi trường
theo quy định của pháp luật.
- Hợp tác quốc tế về nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, liên
doanh, liên kết phát triển công nghệ, thử nghiệm kỹ thuật mới, đào tạo nguồn nhân
5


lực thuộc lĩnh vực được giao với các tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước
theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì tổ chức biên soạn các quy trình, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn, định
mức kinh tế, kỹ thuật, trình cấp có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp
luật.
- Tổ chức sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu theo quy định của pháp
luật.
- Thông tin khoa học, công nghệ và môi trường, phát hành tạp chí, trang
thông tin điện tử theo chuyên ngành.
- Quản lý và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng của Viện theo quy
định của Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và pháp luật có liên quan.
- Quản lý và tổ chức thực hiện nguồn nhân lực, kinh phí, tài sản và các nguồn
lực khác được giao theo quy định của pháp luật.
- Quyết định việc mời chuyên gia, các nhà khoa học nước ngoài vào Việt
Nam và cử cán bộ ra nước ngoài công tác theo quy định của pháp luật hiện hành và
phân cấp quản lý cán bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam
3.1- Thời gian hoạt động của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam
Tiền thân là Học viện Thủy lợi - Điện lực được thành lập năm 1959. Sau 55
năm thành lập, Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam đã từng bước phát triển, lớn

chứa các hồ lớn thuộc lưu vực sông Hồng.
-Lĩnh vực cấp nước
+ Xây dựng, ứng dụng công nghệ dự báo, giám sát xâm nhập mặn vùng
ĐBSH và ĐBSCL; xây dựng đề án “Giám sát tình trạng xâm nhập mặn hạ du trên
các hệ thống sông” với phần mềm và chương trình tính toán diễn biến xâm nhập
mặn 3 hệ thống sông chính là sông Hồng - Thái Bình, Vu Gia - Thu Bồn và sông
Cửu Long.
+ Nghiên cứu giải pháp cấp thoát nước cho một số loại hình nuôi tôm chính ở
ĐBSCL; hệ thống xử lý chất thải cho trang trại nuôi tôm nước lợ; mô hình cấp
nước ngọt cho vùng nuôi trồng thủy sản ven biển ĐBSCL...; công nghệ cấp - trữ
nước cho vùng đất dốc, núi cao, biên giới, hải đảo như bơm thủy luân, bể chứa bê
tông thành mỏng, lọc nước biển thành nước ngọt dùng năng lượng mặt trời..., công
nghệ Nano xử lý nước nhiễm Asen, ô nhiễm sinh học tại những vùng ngập lụt; xử
lý nước thải, rác thải cho nông thôn, làng nghề các tỉnh ĐBSH...
-Lĩnh vực bảo vệ sông, bờ biển, phòng chống và giảm nhẹ thiên tai
+ Phòng Thí nghiệm trọng điểm quốc gia về động lực sông biển và Phòng
Thí nghiệm thủy lực của Viện (ở Bình Dương) đủ năng lực giải quyết hầu hết vấn
đề phức tạp như dự báo xói lở, bồi lắng bờ sông bờ biển, giải pháp chỉnh trị khu
vực xói lở trọng điểm trên sông Tiền, sông Hậu, sông Đồng Nai + Sài Gòn, các
vùng cửa sông ven biển Hải Hậu - Nam Định, Thanh Hóa, Ninh Bình, cửa Thuận
An, cửa Định An...
+ Rà soát đê biển từ Quảng Ninh đến Kiên Giang và giải pháp nâng cấp trong
điều kiện BĐKH, nước biển dâng; đã xây dựng xong bản đồ ngập lụt hạ du các lưu
vực sông từ Thanh Hóa đến Phú Yên phục vụ điều hành mùa lũ năm 2014; xây
dựng bản đồ ngập lụt, nước dâng do siêu bão cho một số tỉnh ven biển như Thanh
Hóa, Quảng Bình, TT - Huế, ĐBSCL...
8


+ Công nghệ gây bồi tạo bãi, trồng cây chắn sóng bảo vệ bờ, đê biển; khôi

hút sâu ứng dụng cho vùng miền núi, trung du; ứng dụng giúp bơm nước biển xa
hàng trăm mét, đảm bảo chất lượng nước trong nuôi trồng thủy sản.
+ Nghiên cứu chế tạo thành công thiết bị vớt rác tự động cho các hệ thống
bơm lớn với giá thành đầu tư chỉ bằng 40 - 50% so với nhập ngoại; nghiên cứu cửa
9


van lớn phục vụ chống úng ngập cho TP.HCM, cửa van đóng mở cưỡng bức thay
thế cửa van đóng mở tựu động để đảm bảo chủ động...
- Lĩnh vực công nghệ thông tin, tự động hóa và phần mềm
Nghiên cứu thành công công nghệ tổ hợp, chế tạo thiết bị, lắp đặt các trạm
giám sát tự động (giám sát mực nước, độ mở cửa tràn, cửa cống, đo mưa, độ
mặn…) và xây dựng các module phần mềm để tích hợp thành hệ thống thông tin
quản lý, giám sát và hỗ trợ điều hành các công trình thủy lợi theo thời gian thực,
giúp quản lý cơ sở dữ liệu hồ chứa, hệ thống công trình thủy lợi; dự báo lũ, dự báo
ngập lụt vùng hạ du và hỗ trợ điều hành hồ chứa...
3.2- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Viện
- Lãnh đạo Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam có Giám đốc và các Phó
Giám đốc Viện :
+ Giám đốc Viện do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bổ

nhiệm, miễn nhiệm và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, trước pháp luật về toàn
bộ hoạt động của Viện;
+ Các Phó Giám đốc Viện do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Viện, chịu trách nhiệm
trước Giám đốc Viện, trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ
trách hoặc uỷ quyền.
- Bộ máy tham mưu Giám đốc Viện:
+ Ban Tổ chức, Hành chính;
+ Ban Kế hoạch, Tổng hợp;

của Chính phủ;
Viện có Viện trưởng và các Phó Viện trưởng; Trung tâm có Giám đốc và các
Phó Giám đốc Trung tâm; Công ty có Giám đốc và các Phó Giám đốc Công ty;
Phòng Thí nghiệm trọng điểm Quốc gia về động lực học sông biển có Giám đốc và
các Phó Giám đốc;
Viện trưởng các Viện, Giám đốc Phòng Thí nghiệm trọng điểm Quốc gia về
động lực học sông biển, Giám đốc Công ty, Giám đốc Trung tâm trực thuộc Viện
Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật;
Các Phó Viện trưởng, Phó Giám đốc Phòng Thí nghiệm trọng điểm Quốc
gia về động lực học sông biển, Phó Giám đốc Công ty, Phó Giám đốc Trung tâm
trực thuộc Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam do Giám đốc Viện Khoa học Thuỷ
11


lợi Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật và phân cấp quản
lý cán bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Căn cứ vào nhu cầu, Giám đốc Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam thành lập
các Hội đồng khoa học để tư vấn cho Giám đốc Viện về chiến lược, phương hướng
và kế hoạch phát triển khoa học và công nghệ của Viện.
Việc thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học
Thuỷ lợi Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Quyết
định theo đề nghị của Giám đốc Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam và Vụ trưởng
Vụ Tổ chức cán bộ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và từng giai đoạn phát triển
Viện và theo quy định của pháp luật.
(Phụ lục 01: Trụ sở cơ quan Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam;
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam).
II- Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác văn thư của Viện
Khoa học Thủy lợi Việt Nam

liên quan đến công việc của cơ quan thì phải chuyển cho Văn thư để làm thủ tục
tiếp nhận, đăng ký.
b) Những văn bản của các đơn vị trong cơ quan gửi đến các phòng, ban chức
năng liên quan đến công việc của phòng, ban chức năng nào thì đơn vị gửi trực tiếp
đến phòng, ban chức năng đó, không gửi qua Văn thư.
c) Trách nhiệm của Văn thư:
- Văn thư tiếp nhận, đăng ký vào sổ văn bản đến và phân loại văn bản: loại
hỏa tốc, loại khẩn, loại mật, loại nghiên cứu, tham khảo, loại không đúng thể thức
để thuận tiện cho việc xử lý.
- Trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát, bản dấu đen
(trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo và do cơ quan sao chụp chuyển tới);
- Không bóc những bì thư có đóng dấu “Mật”, “ Tuyệt mật ”, bì thư gửi đích
danh hoặc có ghi “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc ”;
- Phải giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thư khiếu nại,
tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh.
2. Đăng ký văn bản đến:
a) Văn thư có trách nhiệm đóng dấu ghi ngày tháng văn bản đến và đăng ký
vào sổ hoặc trên file máy tính; Đối với các thông tin nhận qua fax, email chuyển
phát nhanh hoặc truyền qua mạng được vào sổ theo dõi như những văn bản khác
nhưng phải được ghi chú cụ thể rõ ràng.
b) Lập sổ đăng ký văn bản đến:
Việc lập sổ đăng ký văn bản đến do Thủ trưởng cơ quan quy định.
c) Đối với các thông tin nhận được qua điện thoại, truyền miệng có
liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan, người tiếp nhận phải ghi lại
13


nội dung, thời gian tiếp nhận, họ tên người truyền đạt và chuyển ngay cho thủ
trưởng cơ quan xử lý;
d) Thông tin nhận được qua Email hoặc truyền qua mạng phải được in ra

1.2.3. Thời hạn trả lời văn bản đến
1. Đối với các văn bản trình thủ trưởng cơ quan:
a) Đối với văn bản loại A, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình thủ trưởng cơ
quan văn bản trả lời trước ít nhất một ngày làm việc so với thời hạn yêu cầu của
văn bản đến;
b) Đối với văn bản loại B, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình thủ trưởng cơ
quan văn bản trả lời:
- Không quá 3 ngày làm việc đối với những văn bản thông thường, kể từ khi
nhận được văn bản đến;
- Không quá 7 ngày làm việc đối với những văn bản góp ý kiến về chương
trình, dự án, đề án, quy hoạch kể từ khi nhận được văn bản đến;
- Trước ít nhất 3 ngày làm việc theo quy định của pháp luật về thời hạn thẩm
định, phê duyệt dự án đầu tư, quyết toán dự án hoàn thành.
2. Đối với các văn bản các đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền; các văn bản
thuộc thẩm quyền của đơn vị:
a) Đối với văn bản loại A, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trả lời đúng thời hạn
ghi trong văn bản đến;
b) Đối với văn bản loại B, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trả lời:
- Không quá 4 ngày làm việc đối với những văn bản thông thường, kể từ khi
nhận được văn bản đến;
- Theo đúng quy định của pháp luật về thời hạn thẩm định, phê duyệt dự án
đầu tư, quyết toán dự án hoàn thành.
3. Hết thời hạn quy định tại mục 1.2.3 này, đơn vị được giao xử lý văn bản
không hoàn thành nhiệm vụ phải có bản tường trình nêu rõ lý do ngay trong ngày
làm việc hôm sau để gửi thủ trưởng cơ quan xem xét, giải quyết.
1.3. Soạn thảo, trình ký, ký phát hành và phát hành văn bản
1.3.1. Soạn thảo văn bản

15


- Các văn bản khác có liên quan.
2. Trách nhiệm trình ký:
16


a) Văn bản do đơn vị nào chủ trì soạn thảo thì đơn vị đó có trách nhiệm trình
ký. Thủ trưởng các đơn vị phân công cán bộ chuyên chịu trách nhiệm tŕnh kư,
nhận và phát hành văn bản.
b) Tất cả các văn bản phát hành với tư cách cơ quan có nội dung liên quan
đến chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban chức năng nào đều phải qua phòng, ban
chức năng đó kiểm tra. Sau khi nhận được văn bản, các phòng, ban chức năng phải
có trách nhiệm xem xét, kiểm tra và trả lời trong thời gian không quá 2 ngày làm
việc tính từ khi nhận được văn bản ( trừ trường hợp văn bản hỏa tốc hoặc theo yêu
cầu của thủ trưởng cơ quan).
1.3.3. Ký phát hành
1. Văn bản có đủ điều kiện, Thủ trưởng cơ quan ký cả 2 bản; Trường hợp
văn bản chưa đủ điều kiện, Thủ trưởng cơ quan ghi rõ ý kiến vào “Phiếu trình văn
bản” hoặc lề của “bản 1” để trả lại đơn vị soạn thảo hoàn chỉnh và trình ký lại.
2. Phó thủ trưởng cơ quan được quyền ký thay Thủ trưởng cơ quan theo
quyết định của Thủ trưởng cơ quan về lĩnh vực được phân công và chịu trách
nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về nội dung văn bản.
3. Thủ trưởng các đơn vị được ký thừa lệnh (TL), thừa uỷ quyền (TUQ)
Thủ trưởng cơ quan theo các quyết định của Thủ trưởng cơ quan giao trực tiếp và
chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về nội dung văn
bản.
1.3.4. Phát hành văn bản
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt thể thức văn bản, các chữ ký,
nếu đúng, đủ thì cho số, ngày, tháng để đơn vị soạn thảo nhân bản sau đó làm thủ
tục đóng dấu. Nếu không đúng, đủ các chữ ký thì trả lại.
- Khi đã đóng dấu và vào số, văn thư phải lưu một bản gốc có chữ ký tươi để

hệ thống công tác lưu trữ ở đây có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ của mình Viện Khoa học Thủy lợi cũng như các cơ quan
hành chính nhà nước ở cấp sản sinh ra một khối lượng tài liệu tương đối lớn phản
ánh một cách toàn diện kết quả hoạt động trên tất cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế,
văn hóa, xã hội… Vì vậy, việc tổ chức tốt công tác lưu trữ là một việc làm cần
thiết và có ý nghĩa.
1.

Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ

1.1-

Về tổ chức công tác lưu trữ

Trong một quốc gia một cơ quan tổ chức để thực hiện hiệu quả một nhiệm
nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phận chuyên trách làm công tác đó. Bộ phận
chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc
như: xây dựng kế hoạch phát triển công việc ngắn hặn, dài hạn về lĩnh vực chuyên
môn; thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong
thời gian tới.
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất
cả các cơ quan tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ
quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ. Đối với các cơ quan
cụ thể việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ và quy mô,
vị trí của từng cơ quan. Dù ở cơ quan nào đi nữa thì công tác lưu trữ cũng gắn bó
mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng
là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ
đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức
công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó ,
Hơn nữa văn phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho công

Về tổ chức cán bộ làm công tác Lưu trữ tại Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam gồm có 02 cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ. Em được biết là ở đây
không có cán bộ Lưu trữ chuyên trách mà chỉ có Văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm và
do công việc quá nhiều mà phần nghiệp vụ bên lưu trữ ít được để ý tới.
Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm thì chủ yếu
là tổ chức thu nhận, chỉnh lý tài liệu và sắp xếp, tập hợp tài liệu cơ quan, đơn vị
thuộc nguồn nộp lưu vào thư viện của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.
Thống kê, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác
điều hành, chỉ đạo, quản lý của các lãnh đạo Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.
Bảo quản an toàn tài liệu trong thư viện và tổ chức kiểm tra, tổng hợp bảo
cáo về thống nhất công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
Hằng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị phòng, ban,
chuyên môn thuộc Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam để đưa vào thư viện, tham
mưu việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của nhà nước.
2.Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ
2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
Mỗi năm Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam đều ban hành văn bản chỉ đạo về
công tác lưu trữ, hầu như đều là về Kế hoạch cho công tác.
20


2.2.

Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ

Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác lưu trữ của Viện Khoa học Thủy lợi
Việt Nam nhận được sự quan tâm của Chính phủ và Nhà nước bằng những văn
bằng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác.
Qua thời gian thực tập, khảo sát tình hình công tác tại văn phòng văn thư – lưu trữ
của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam cho thấy cán bộ lưu trữ đã thực hiện theo



vào lưu trữ hiện hành hàng năm gặp nhiều khó khăn.Theo như em tìm hiểu thì tài
liệu ở Viện hầu như mang tính chất bí mật, không tiện để người người tiếp xúc với
nội dung tài liệu cho nên hầu hết khi tài liệu hoàn thành công việc, các phòng Ban
vẫn tự giữ lại để tham khảo và nghiên cứu, hầu như là đưa về kho thư viện để bảo
quản và khai thác sử dụng khi cần. Việc giữ hồ sơ, tài liệu tại đơn vị, thu, nộp tài
liệu chưa được lập thành hồ sơ theo quy định còn tương đối phổ biến, gây lãng phí
về thời gian, kinh phí…
3.2.

Công tác thu thập và bổ xung tài liệu vào lưu trữ

* Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và Pháp luật.
- Theo quy định của Nhà nước thì sau khi công việc kết thúc cán bộ, nhân
viên làm công tác giấy tờ công văn, cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn
khác nhưng có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại đầy đủ tài liệu
mình đang giữ giao nộp cho cán bộ hoặc phòng lưu trữ cơ quan.
Đối với hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ
cơ quan nhưng cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết công việc thì
vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng sau đó làm thủ tục cho mượn
hồ sơ để dược giữ lại tài liệu.
( Phụ lục 03: một số hình ảnh tài liệu được thu thập về cơ quan )
- Theo quy định của Viện thì cán bộ Văn thư, Lưu trữ phải thu thập tài liệu
ngay khi các đơn vị, phòng ban trực thuộc đến xin dấu tức là cán bộ Văn thư, Lưu
trữ sẽ thu lại bản gốc, những bản gốc, những bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo
cơ quan và cất giữ cẩn thận, hàng tháng phải sắp xếp, kiểm tra lại tài liệu mình
đang giữ, nếu thiếu thì phải đến các phòng ban thu thập đầy đủ sau đó cuối năm lập
hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan.

( Phụ lục 05: Mẫu việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu)
Trong quá trình xác định những tài liệu loại được thống kê vào danh mục tài liệu
loại. Và việc tiêu hủy tài liệu cũng đã được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của cơ
quan. Cán bộ Văn thư - Lưu trữ trình danh mục tài liệu loại lên cấp trên xem xét. Sau
khi cấp trên xem xét xong đồng ý cho tiêu hủy tài liệu thì mới thực hiện việc tiêu hủy
tài liệu, trong khi tiêu hủy phải có ít nhất 2 người làm chứng để đảm bảo khách quan.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của cơ quan song
23


vẫn còn một số hạn chế nhất định:
 Tài liệu chưa được phân loại theo đơn vị tổ chức hình thành phông;
 Mỗi loại tài liệu được thống kê không theo một trình tự nhất định.
3.4.

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Qua khảo sát, tài liệu trong kho lưu trữ của Viện Khoa học Thủy lợi Việt
Nam thì tài liệu ở đây mang tính chất bí mật không tiện để người ngoài cơ quan
tiếp xúc, rất nhiều tài liệu mật được đưa về trong kho thư viện không đồng đều, đa
số là tài liệu có giá trị vĩnh viễn và lâu dài.
3.4.1. Tổng số tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh
Các tài liệu được Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam đưa ra chỉnh lý hoàn
chỉnh từ năm 1985 theo phông Lưu trữ cơ quan: Phông Viện Khoa học Thủy lợi
Việt Nam, đưa tổng số tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh lên 8.000 biểu ghi bao
gồm: Sách chuyên ngành, đề tài dự án, tạp chí,… Tài liệu được sắp xếp trên kệ
trong thư viện khoảng 10 giá.
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Viện được các cán bộ văn thư – lưu trữ
làm gói gọn trong phòng văn thư với diện tích 15m 2 và đưa về thư viện để bảo
quán nằm trong diện tích 40m2.

Sổ gốc tài liệu và xen kẽ phần mềm thư viện điện tử là loại hình công cụ tra
tìm chủ yếu tại kho thư viện lưu trữ Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.

25