Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................................................1
2.Mục tiêu của đề tài......................................................................................................................2
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................................................2
4.Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................2
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu...........................................................................................................2
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................................................3
7.Bố cục của đề tài..........................................................................................................................3
Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ XÃ
PHÚC YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC......................................................................4
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh
Phúc................................................................................................................................................4
1.1.1.Vị trí địa lý và hành chính.......................................................................................................4
1.1.1.Chức năng của UBND Thị xã Phúc Yên...................................................................................6
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thị xã Phúc Yên..................................................................7
1.1.3.Cơ cấu tổ chức.......................................................................................................................8
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND Thị
xã Phúc Yên.....................................................................................................................................9
1.1.4.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Thị xã Phúc Yên.................................................9
1.1.5.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND Thị xã Phúc Yên........12
1.2.2.1. Vị trí, chức năng...............................................................................................................12
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................................................12
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................14
Tạ Thị Trang
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội. Nó có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi
cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong các cơ quan đơn vị công
tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động
quản lý Hành chính thông qua các văn bản- Tài liệu. Làm tốt công tác công văn,
giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính
xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù
hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản
lý hành chính, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi
cơ quan. Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn
phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ
giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai
trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức
nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy
hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ. Do đó,
tác văn thư tại Văn phòng UBND thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc
- Phạn vi nghiên cứu: Văn phòng UBND thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc
4. Nguồn tài liệu tham khảo
-Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
-Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan;
-Quyết định số 164/QĐ-UBNDngày 16 tháng 7 năm 2012 của Chủ tịch
UBND thị xã Phúc Yên về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của
UBND thị xã Phúc Yên
-Theo Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Văn phòng UBND thị xã Phúc
Yên
- Giáo trình công tác văn thư lưu trữ
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ, tieeuu
biểu nhất là các công trình sau:
- Báo cáo Công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị văn phòng của Văn
phòng ủy ban nhân dân Huyện Vĩnh Tường của tác giả Đỗ Thị Thơm….
- Đề tài Công tác văn thư tại văn phòng ubnd xã lai uyên, huyện Bến Cát,
tỉnh Bình Dương của Nguyễn Thị Kim Ngọc
- Khóa luận Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự
Tạ Thị Trang
2
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.1.1. Vị trí địa lý và hành chính
Thị xã Phúc Yên là một đô thị cổ đã có lịch sử phát triển trên 100 năm và có
sự thay đổi cấp bậc, đơn vị hành chính khá nhiều. Địa phận thị xã Phúc Yên nằm
cạnh Quốc lộ 2, có đường sắt Hà Nội - Lào Cai chạy qua; cách sân bay quốc tế Nội
Bài 8km, cách Tp. Hà Nội 30km.
Thị xã Phúc Yên chính thức được thành lập vào ngày 31/10/1905 và là
tỉnh lỵ của tỉnh Phúc Yên. Phạm vi của thị xã lúc đó gồm đất của 3 làng Đạm
Xuyên, Tháp Miếu và Tiền Châu. Trong kháng chiến chống Pháp, Phúc Yên
chuyển thành Thị trấn, sau đó, được tái lập thành thị xã từ ngày 1/2/1955. Ngày
26/6/1976, một lần nữa, Phúc Yên chuyển thành thị trấn thuộc huyện Yên Lãng,
Tạ Thị Trang
4
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tỉnh Vĩnh Phú. Khi huyện Yên Lãng sáp nhập với huyện Bình Xuyên thành
huyện Mê Linh thì Phúc Yên là huyện lỵ của Mê Linh. Năm 1978, Phúc Yên
cùng huyện Mê Linh sáp nhập về thành phố Hà Nội. Năm 1991, Phúc Yên cùng
huyện Mê Linh chuyển về tỉnh Vĩnh Phú và năm 1997 chuyển về tỉnh Vĩnh
Phúc. Ngày 9/12/2003, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 153/NĐ-CP thành
lập Thị xã Phúc Yên trên cơ sở tách huyện Mê Linh và Thị xã Phúc Yên chính
thức đi vào hoạt động theo địa giới hành chính mới từ 1/1/2004.
Từ khi được thành lập đến những năm 60 của thế kỷ trước, Phúc Yên luôn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cao hơn mặt bằng chung của tỉnh, thu ngân sách trên địa bàn thị xã chiếm tỷ
trọng cao trong tổng thu ngân sách toàn tỉnh. Cơ cấu kinh tế trên địa bàn thị xã
chuyển dịch mạnh theo hướng tăng giá trị sản xuất ngành công nghiệp, dịch vụ.
Hiện nay, Phúc Yên là đơn vị dẫn đầu về phát triển công nghiệp của tỉnh Vĩnh
Phúc.
Các lĩnh vực văn hoá - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống
chính trị của thị xã Phúc Yên trong những năm qua cũng đạt được những kết quả
và thành tựu to lớn. Đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân từng bước được
cải thiện và nâng cao.
Trong Chương trình tổng thể xây dựng và phát triển đô thị tỉnh Vĩnh Phúc
đến năm 2030 và tầm nhìn đến năm 2050, thị xã Phúc Yên sau khi được công
nhận đô thị loại III sẽ phấn đấu trở thành thành phố trong giai đoạn 2016-2020.
Giai đoạn 2021-2030, sẽ hình thành thành phố Vĩnh Phúc trên cơ sở hợp nhất
các thành phố Vĩnh Yên, thị xã mới Bình Xuyên và thành phố Phúc Yên. Trong
quy hoạch phát triển đô thị Vĩnh Phúc đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050,
Phúc Yên được xác định là vùng kinh tế trọng điểm, hạt nhân đô thị của thành
phố Vĩnh Phúc, một trong những trọng điểm về du lịch, dịch vụ, giáo dục - đào
tạo của Vĩnh Phúc.
Thị xã Phúc Yên gồm 10 xã, phường
•
•
•
•
•
•
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thị xã Phúc Yên
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND trong việc thực hiện quản lý Nhà
nước:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông, lâm, nghiệp,
ngư, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hoá, giáo dục,
y tế, khoa học, công nghệ và môi trường; thể dục – thể thao, báo chí phát thanh
và các lĩnh vực xã hội khác; quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài
nguyêSn thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất
lượng sản phẩm hàng hoá.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp trong
cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và
công dân ở địa phương.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ
nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu
phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa
phương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm
hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
công chức viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo
sự phân cấp của Chính phủ.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quy
Phòng Tư pháp
Phòng tài chính-
Phòng kinh tế
Kế hoạch
Phòng giáo dục
Phòng VH-TT
Phòng y tế
Phòng Thanh tra
Ban Giải phóng
Phòng quản lý đô thị
mặt bằng
Phòng Tài nguyên –
Phòng Thống Kê
Môi trường
Hình 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân thị xã Phúc Yên
Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc như:
• Ban quản lý khu du lịch đại lải
• Đài truyền thanh
• Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng
nếp đều cần phải có một bản Quy chế làm việc của Văn phòng nói riêng và của
các phòng ban khác nói chung. Bản quy chế làm việc cần phải được xây dựng
một cách khoa học, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng đối với từng cán bộ
chuyên viên thuộc cơ cấu tổ chức của văn phòng. Quy chế nếu được xây dựng
chặt chẽ thì sẽ là cơ sở để cán bộ văn phòng phát huy hết vai trò, trách nhiệm
của bản thân trong công việc. Mặt khác, đây còn là thước đo để Lãnh đạo sở và
Văn phòng kiểm tra hiệu quả công việc đã giao cho cán bộ.
Tại sở nội vụ nói chung và Văn phòng UBND thị xã nói riêng việc xây
dựng quy chế được Ban lãnh đạo rất quan tâm vì qua đây cán bộ công nhân viên
trong cơ quan có cơ sở tạo dựng phong cách, lề lối làm việc đúng trách nhiệm,
quyền hạn.
Ngay từ khi mới tái lập năm 1991, UBND tỉnh ra Quyết định số 102-QĐUB ngày 18 tháng 4 năm 1992 ban hành quy chế làm việc của Văn phòng
UBND thị xã Phúc Yên. Hiện nay Văn phòng sở đang thực hiện quy chế làm
việc theo QĐ số 647 ngày 05 tháng 04 năm 2007 của UBND tỉnh, bản quy chế
Tạ Thị Trang
9
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
này được xây dựng khoa học, tỷ mỉ chi tiết gồm 07 chương và 22 điều
Chương I: Quy định chung
Chương II : Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng.
Chương III: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
Chương IV: Trách nhiệm phạm vi giải quyết công việc và quan hệ công
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc, nếu các thủ tục nhanh gọn mà vẫn đảm bảo tính chính xác thì khách đến
liên hệ, giao dịch không mất thời gian, mà công việc cơ quan được tiến hành
nhanh, không bị ùn tắc. Đối với UBND thị xã Phúc Yên thì việc cải cách bộ
máy, cải cách thủ tục hành chính là mục tiêu hàng đầu đang được ban lãnh đạo
cơ quan quan tâm, chỉ đạo sâu sắc (thành lập một ban chuyên nghiên cứu, theo
dõi về công tác này do đồng chí Chủ tịch UBND thị xã Phúc Yên làm trưởng
ban).
Qua Báo cáo số 33/ BC – UBND ngày 12 tháng 04 năm 2007 về việc kết
quả thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước năm 2006, phương hướng
nhiệm vụ năm 2007 tỉnh Vĩnh Phúc, qua đó chúng ta có thể thấy rằng công cuộc
cải cách hành chính ở đây được thực hiện trên quy mô rộng (có cả các Sở, ban,
ngành đến UBND các cấp) bước đầu mang lại lợi ích như: Nguồn vốn thu hút
đầu tư tăng; các chính sách xã hội giải quyết cho người dân được nhanh chóng;
việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ( đất, nhà ở, phương tiện giao thông…)
được thực hiện nhanh gọn tránh phiền hà đi lại nhiều lần .
Bốn là: Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình, Văn
phòng cần tạo mối quan hệ với các phòng, ban trong cơ quan để các bộ phận có
sự phối hợp nhịp nhàng, góp phần đưa chủ trương chính sách của Lãnh đạo cơ
quan khi ban hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Năm là: Luôn phát huy tinh thần dân chủ trong mọi hoạt động của Văn
phòng có như vậy Ban lãnh đạo mới nắm bắt được ý kiến, nguyện vọng và giải
quyết những vấn đề vướng mắc, tồn đọng, những khó khăn của cán bộ chuyên
viên. Qua đó nâng cao tinh thần đoàn kết tạo sự nhịp nhàng trong phối hợp giải
quyết công việc tại Văn phòng UBND thị xã. Hàng tuần có họp hội ý giải quyết
1.2.2.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND&UBND Thị xã Phúc Yên là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND Thị xã Phúc Yên, tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động
của UBND; tham mưu, giúp UBND Thị xã về công tác dân tộc; tham mưu cho
Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin
phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước trên
địa bàn thị xã; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND&UBND Thị xã.
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng HĐND và UBND thị xã có chức năng tham mưu tổng hợp
giúp HĐND và UBND thị xã về hoạt động của HĐND và UBND thị xã; tham
mưu giúp Chủ tịch UBND thị xã về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND thị
xã; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND thị xã
và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt
động của HĐND và UBND thị xã.
Đối với thị xã có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống nhưng chưa đủ tiêu
chí để thành lập cơ quan làm công tác dân tộc, Văn phòng HĐND và UBND
Tạ Thị Trang
12
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tham mưu, giúp UBND thị xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác
dân tộc.
13
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng
HĐND và UBND thị xã.
• Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm
quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống
lãng phí trong quản lý của Văn phòng HĐND và UBND thị xã.
• Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND thị xã.
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo Văn phòng gồm có: Chánh văn phòng và 03 Phó Chánh văn
phòng
- Các tổ trực thuộc:
+ Tổ hành chính gồm: Bảo vệ, lái xe, tạp vụ, nhà ăn.
+ Tổ tổng hợp gồm: Cán bộ tổng hợp, văn thư, lưu trữ, phô tô, đánh máy.
+ Tổ kế toán, thủ quỹ, tin học.
+ Tổ bộ phận 1 cửa điện tử liên thông.
1.1.6. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng
• Chánh văn phòng: Đ/c Nguyễn Văn Huyến
- Chánh Văn phòng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND, Chủ tịch UBND thị xã và trước pháp luật về toàn
bộ hoạt động của văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
vực công tác của văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, trước
pháp luật về những nhiệm vụ được phân công và những công việc do mình giải
quyết.
- Thực hiện chế độ làm việc dưới sự giao nhiệm vụ của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND thị xã đồng thời theo sự phân công của Chánh văn
phòng. Ngoài ra đồng chí Phó văn phòng được phân công một số mặt công tác
ổng định nhưng có thể phân công giải quyết một số công việc phát sinh đột xuất
của văn phòng.
- Hàng tuần, tháng, quý khi giải quyết công việc xong hoặc còn những tồn
tại cần phải giải quyết tiếp thuộc lĩnh vực mình theo dõi, phụ trách trao đổi lại
với Chánh văn phòng để tổng hợp và thống nhất ý kiến để báo cáo TT HĐND,
lãnh đạo UBND thị xã. Đối với công việc cần gấp phải báo cáo kịp thời và xin ý
kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng.
- Các Phó Chánh văn phòng được ký thay Chánh văn phòng các văn bản
thuộc thẩm quyền của Chánh văn phòng theo lĩnh vực công tác được phân công
hoặc được ủy quyền.
• Cán bộ văn phòng:
+ Tổ hành chính gồm: 06 đồng chí
+ Tổ tổng hợp gồm: 04 đồng chí
+ Tổ kế toán, thủ quỹ, tin học gồm: 02 đồng chí
Tạ Thị Trang
15
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra văn bản
nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được
xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đói với văn bản đó.
Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn
thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực. Tại Văn phòng Bộ quy trình soạn
thảo văn bản được tuân thủ theo trình tực gồm 06 bước sau:
+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn
bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu soạn thảo về văn
bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để phản
ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản thể hiện
như thế nào cho hợp lý?... từ đó sẽ xác định được tên loại, thể thức và nội dung
thích hợp.
+Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: đây là công việc quan
trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt,
chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với
thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thông tin là văn bản đó phải
có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn bản ban
hành.
+Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu;
+Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ
trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan;
chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng…
- Đối với các văn bản được mẫu hoá được cài đặt vào máy tính, khi cần
soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và
thực hiện việc soạn thảo nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo
mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định
(quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ,
quyết định nâng bậc lương…); công điện; các văn bản chuyên môn…
- Tạo nên sự thống nhất giữa các yếu tố trong quá trình soạn thảo văn bản.
Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung về
kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa
học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản.
Việc soạn thảo văn bản tại Bộ được tuân thủ theo đúng các bước trong
quy trình trên, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hoá nâng cao chất lượng
công tác nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung
cấp thông tin nhanh chóng cho Lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc
cũng như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ,
nhân viên soạn thảo.s
2.2. Công tác quản lý văn bản
2.2.1. Quy trình công tác quản lý văn bản đi
Tạ Thị Trang
18
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tạ Thị Trang
Duyệt, ký
Đăng ký và làm
thủ tục ban hành
Sổ công văn đi
Sổ công văn đi
Gửi văn bản đi
Lưu hồ sơ
19
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc
phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, Văn
thư báo cáo Chánh Văn phòng để xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Ngay sau khi Chánh Văn phòng ( Lãnh đạo Văn phòng) ký duyệt văn
bản đi, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo phải gửi bản mềm cho Văn thư (người
được giao cập nhật thông tin về văn bản)
Văn thư chỉ đóng dấu vào các văn bản đi khi các yêu cầu về mặt thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được đảm bảo đúng theo quy định.
+ Văn thư cập nhật các thông tin của văn bản cụ thể như sau:
Giao diện phần mềm quản lý văn bản đi
- Trước tiên vào trang chủ của UBND thị xã Phúc Yên theo địa chỉ
“iphucyen.vinhphuc.gov.vn” và đăng nhập tài khoản đã được cấp cho mỗi cán
bộ văn thư làm công tác đăng ký văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản. Sau
đó click chuột vào mục “quản lý văn bản” rồi chọn “văn bản đi” rồi điền các
thông tin sau:
+Số ký hiệu văn bản;
+ Ngày tháng của văn bản: ngày tháng đăng ký văn bản tại văn thư;
+Mức độ mật của văn bản gồm: thường, mật và tuyệt mật;
+Loại văn bản gồm: công văn, thông báo, quyết định.....;
+Đơn vị soạn thảo;
+Trích yếu nội dung của văn bản: tóm tắt ngắn gọn làm nổi bật nội dung
văn bản,
Tạ Thị Trang
21
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không
liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để
lưu ở Văn thư;
+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức
thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời
gian quy định.
+ Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo UBND và được
thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của UBND thị xã Phúc Yên và
quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước.
- Đóng dấu cơ quan
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định.
+ Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên UBND
Copyright: Tài liệu đại học ©