Đề Tài
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND XÃ NGÒI A
Lời nói đầu

Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt
động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng để
thực hiện 2 chức năng;
- Quản trị hậu cần.
- Tham mưu giúp việc.
Trong các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là UBND các cấp, bộ phận văn
phòng có vị trí hết sức quan trọng là ttham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành và đảm bảo hoạt động của
UBND.
Là một cán bộ công chức phụ trách một ngành đoàn thể của xã, được trường
Chính trị tỉnh Yên Bái tạo điều kiện giúp đỡ được về thực tập tại cơ sở xã mình đang
công tác đó là điều cực kỳ thuận lợi vừa giúp cho việc tra tìm văn bản tài liệu vừa được
sự tạo điều kiện của lãnh đạo địa phương, mặt khác cũng thuận lợi nhiều cho thực hiện
nhiệm vụ chính trị của ngành mình trong những phong trào hoạt động của những tháng
cuối năm.
Trong hoạt động của một cơ quan (UBND xã) nhưng lại tách 2 mảng hoạt động
rõ rệt giữa khối Đảng, đoàn thể và khối chính quyền, cho nên tôi rất muấn tìm hiểu về
tình hình công tác văn phòng của UBND cấp xã.
Được sự quan tâm của Ban giám hiệu trường chính trị tỉnh Yên Bái đã tạo mọi
điều kiện cho tôi được nghiên cứu thực tế tại cơ sở UBND xã Ngòi A, huyện Văn Yên,
tỉnh Yên Bái. Để phục vụ tốt cho công tác hoạt động của mình và tìm hiểu được những
thuận lợi, khó khăn và những tồn tại hạn chế của công tác văn phòng ở chính quyền
cấp xã hiện nay, tôi đã mạnh dạn chọn nội dung thực tập “ Công tác văn phòng ”
UBND xã làm đề tài báo cáo thực tập của mình.
Báo cáo thực tập nhằm mục đích nâng cao nhận thức lý luận đồng thời qua việc
nghiên cứu, khảo sát thực tế tại địa phương đã giúp cho tôi nắm bắt được những thuận

vấn….
Trong thực tế, vấn đề này chưa có ai nghiên cứu một cách toàn diện, đầy đủ. Đó
là những khó khăn trong quá trình thực hiện báo cáo thực tập. Nhưng được sự giúp đỡ
tạo điều kiện của Ban giám hiệu trường chính trị tỉnh Yên Bái, Đảng uỷ – HĐND –
UBND xã Ngòi A và các bạn đồng nghiệp mà tôi đã hoàn thành báo cáo thực tập này.
Qua báo cáo thực tập xin gửi lời cảm sâu sắc tới các thầy cô là giảng viên của Trường
chính trị, đặc biệt là các thầy cô ở khoa Nhà nước và pháp luật Trường chính trị Tỉnh
Yên Bái, cảm ơn Đảng uỷ – HĐND – UBND – Cán bộ Văn phòng - thống kê UBND
xã Ngòi A đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện báo cáo thực
tập này.
* Bố cục của báo cáo thực tập được chia thành:
Lời nói đầu
Chương I: Cơ sở lý luận.
Chương II: Thực trạng công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A.
Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng
của UBND xã Ngòi A.
Kết luận.
Tài liệu tham khảo.
Phụ lục
Với năng lực và trình độ có hạn, đồng thời đối với bản thân tôi đây cũng là lần
đầu tiên tìm hiểu về vấn đề này cho nên báo cáo thực tập hoàn thành chắc hẳn sẽ có
những hạn chế thiếu sót. Rất mong nhận được sự tham gia, đóng góp ý kiến chân thành
của các thầy cô giáo, cán bộ công chức và các bạn đồng nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn./.
Ngòi A, ngày 10 tháng 01 năm 2010
Người thực hiện
Hoàng Minh
Trưởng
Chương I:
Cơ sở lý luận

“tai mắt” nơi xử lý thông tin, cho nên thông tin ngay sau khi được xử lý thì cán bộ văn
phòng phải tổng hợp lại và nêu lên những nội dung, thông tin trình lãnh đạo UBND,
đồng thời đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo UBND xã.
Tham mưu có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc đề ra các quyết
định quản lý của lãnh đạo. văn phòng UBND xã thực hiện chức năng tham mưu tức là:
có trách nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnh đạo UBND xã trong quá trình tổ chức, điều
hành hoạt động của UBND xã.
Thực vậy, khi giải quyết công việc, lãnh đạo UBND xã cũng căn cứ vào ý kiến
đề xuất sáng tạo của cấp dưới và lựa chọn những giải pháp (nếu có) từ đó đưa ra các
quyết định đúng đắn trong hoạt động quản lý của mình.
Để có thể tham mưu đắc lực cho lãnh đạo UBND xã, văn phòng phải thực hiện
tốt các chức năng tiếp nhận, xử lý sàng lọc thông tin, vì đây là cơ sở phục vụ cho việc
tham mưu, tư vấn.
Nhìn chung văn phòng UBND xã có trách nhiệm tham mưu những vấn đề cơ
bản sau:
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế lâu dài
và quá trình xây dựng kế hoạch công tác ( năm, quý, tháng…) của UBND xã.
+ Tham mưu giúp lãnh đạo UBND xã trong việc ra các Quyết định quản lý để tổ
chức, điều hành hoạt động của UBND xã.
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các đề án, báo cáo định kỳ, đột xuất gửi
UBND Huyện….
Thông thường văn phòng UBND xã tham mưu cho lãnh đạo xã dưới nhiều hình
thức khác nhau như: Bằng văn bản hoặc trao đổi trực tiếp với lãnh đạo. Các ý kiến
tham mưu của Văn phòng UBND xã sẽ giúp cho lãnh đạo UBND xã nắm được tình
hình cụ thể và ban hành các quyết định đúng đắn.
- Chức năng quản trị, hậu cần:
Đây là một chức năng rất cần thiết của văn phòng nói chung cũng như văn
phòng UBND xã nói riêng. Thực hiện chức năng hậu cần có nghĩa là văn phòng phải
đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện đi lại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ
quan, đồng thời cũng phải quan tâm đến đời sống của các cán bộ công nhân viên trong

trách nhiệm nhắc nhở để các bộ phận phối hợp, giúp đỡ và tương trợ lẫn nhau cùng
hoàn thành kế hoạch chung của toàn thể UBND xã. Ngoài ra còn phải hỗ trợ Đảng uỷ –
HĐND soạn thảo các loại văn bản trong quá trình hoạt động.
* Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp
có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp trên.
Văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, cho nên việc thu thập
và xử lý thông tin là nhiệm vụ quan trọng giúp lãnh đạo cơ quan có những thông tin
chính xác, xác thực, đúng đắn, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với thực tế. Khi
thu thập thông tin văn phòng phải sàng lọc và xử lý những thông tin cần thiết để cung
cấp cho người lãnh đạo. Đây là 1 nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi các cán bộ văn phòng
phải có trình độ chuyên môn cao, có hiểu biết rộng về xã hội và có khả năng phân tích,
tổng hợp vấn đề và có kỹ năng soạn thảo các loại văn bản trình cấp trên để báo cáo và
giải quyết công việc.
* Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ:
Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của văn phòng UBND xã. Đối với
công tác văn thư thì việc quản lý các văn bản đi – văn bản đến sẽ giúp thủ trưởng theo
dõi giải quyết các văn bản đúng chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước. Bên
cạnh việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi - đến thì văn phòng UBND xã còn quản
lý việc thực hiện sử dụng các con dấu theo quy định hiện hành của nhà nước. Ngoài ra
còn quản lý hệ thống thông tin liên lạc, in ấn tài liệu của UBND xã.
Nhìn chung văn phòng UBND xã phải thực hiện thống nhất công tác này. Thực
hiện nhiệm vụ quản lý thống nhất chính là đáp ứng các yêu cầu của UBND xã trong
quá trình tiếp nhân, phân loại và chuyển văn bản đến và quá trình tiếp nhận chuyển
phát văn bản đi, đảm bảo kịp thời, chính xác.
Đối với công tác lưu trữ, văn phòng UBND xã có trách nhiệm quản lý các tài
liệu trong quá trình hoạt động của UBND xã đã sản sinh ra và tiến hành thực hiện nộp
lưu tài liệu đã hết thời hạn bảo quản hiện hành. Đồng thời văn phòng UBND xã cũng
phải tổ chức phục vụ tốt việc khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu cho cán bộ làm việc
trong UBND xã và những đối tượng có nhu cầu khai thác tài liệu chính đáng.
* Tổ chức đối nội, đối ngoại:

- Độ tuổi không quá 35 tuổi khi tuyển dụng lần đầu.
- Học vấn: Tốt nghiệp THPT đối với khu vực Đồng bằng và Đô thị, THCS trở
lên đối với khu vực Miền núi.
- Lý luận chính trị: Sau khi được tuyển dụng phải được bồi dưỡng lý luận chính
trị tương đương trình độ Sơ cấp trở lên.
- Chuyên môn - nghiệp vụ: với khu vực Miền núi công chức văn phòng tối thiểu
phải được bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về văn thư – lưu trữ hoặc hành chính văn
phòng. Nếu mới tuyển dụng lần đầu phải có trình độ Trung cấp của một trong các
ngành chuyên môn trên. sau khi được tuyển dụng phải qua bồi dưỡng Quản lý hành
chính nhà nước ( Nếu chưa qua trung cấp hành chính).
Chương II:
Thực trạng công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A
1. Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế – xã hội của UBND xã Ngòi A:
Ngòi A là một xã vùng thấp của huyện Văn Yên – tỉnh Yên Bái, cách trung tâm
huyện lỵ khoảng 4km có giao thông đường bộ thuận lợi. Toàn xã có 3672ha, trong đất
nông nghiệp 220 ha ( có 86 ha trồng lúa nước) đất trồng rừng ha còn lại là đất khác.
- Địa giới hành chính:
+ Phía đông giáp xã Tân Nguyên huyện Yên Bình.
+ Phía Tây giáp xã Mậu Đông huyện Văn Yên.
+ Phía Nam giáp Thị Trấn Mậu A – Văn Yên.
+ Phía Bắc giáp xã trung Tâm huyện Lục Yên.
Sơ đồ
Tổ chức bộ máy hoạt động của HĐND – UBND xã Ngòi A
* Khó Khăn:
Xã Ngòi A là một xã vùng thấp nằm sát với thị trấn Mậu A (Khu trung tâm kinh
tế của huyện Văn Yên) tuy nhiên trình độ dân trí của xã thấp không đồng đều. Dân tộc
thiếu số chiếm 78%, địa bàn rộng, dân cư sống thưa thớt không tập trung ( thôn xa nhất
cách trung tâm UBND xã khoảng 7km) nên ảnh hưởng không nhỏ đến việc tuyên
truyền, phổ biến các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà
nước. Đa số điều kiện phát triển kinh tế của nhân dân trong xã là chăn nuôi, trồng trọt

ngày 20/12/2009 là 134 đảng viên.
Ngòi A là xã phát tiển kinh tế chủ yếu bằng Nông nghiệp kết hợp với chăn nuôi,
trồng rừng.
- Cây Nông Nghiệp:
Cây lúa nước là cây lương thực chủ đạo cung cấp nguồn lương thực cho nhân
dân, ngoài ra còn trồng các loại cây Ngô, Khoai, sắn….
- Cây Lâm nghiệp:
Gồm cây Quế, keo, bạch đàn, bồ đề…
- Cây công nghiệp;
Gồm cây chè, sắn, đặc biệt là cây sắn cao sản phục vụ cho Nhà máy sắn Đông
cuông, thống kê năm2008 toand xã đã trồng được 313ha trong đó diện tích săncông
nghiệp đạt 303/300ha đạt 101% tổng sản lượng củ tươi là 7.998/7920 tấn đạt 100,9%.
- Chăn nuôi: Tập trung chủ yếu ở các loại con như: Trâu, bò, lợn, gà, ngan, vịt,
cá….
Bên cạnh đó, xã còn phát triển các ngành Tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ với
các ngành nghề như: Sản xuất màng cọ; sửa chữa xe máy; vật tư nông nghiệp; say sát;
máy cưa sẻ; vận chuyển hàng hoá; may mặc; ăn uống tổng số hộ tham gia tiểu thủ công
nghiệp và dịch vụ là 42 hộ.
* Trong đó:
- Máy say sát 13 hộ.
- Máy cưa sẻ 4 hộ
- Sửa chữa xe máy 7 hộ
- Vật tư nông nghiệp 3 hộ.
- Dich vụ vận chuyển là: 4 hộ.
- May mặc - ăn uống là 11 hộ.
Tổng thu nhập từ các ngành nghề năm 2009 là 10 triệu đồng.
Tổng thu nhập bình quân đầu người/ năm là: 7.500.000đồng.
Cùng với sự phát triển kinh tế, sự nghiệp văn hoá - xã hội của xã Ngòi A có
nhiều khởi sắc góp phần phục vụ kịp thời các nhiệm vụ chính trị của địa phương và
nâng cao đời sống tinh thần của nhân dân.

Quy chế làm việc của UBND xã Ngòi A , nhiệm kỳ 2004 – 2009 được ban hành
bởi Quyết định số: 17/2004/QĐ- UBND, ngày 15 tháng 7 năm 2004 của UBND xã
Ngòi A.
Tại khoản 7 Điều 4 Chương II của Quy chế đã quy định rõ trách nhiệm, quyền
han của cán bộ văn phòng – thống kê như sau.
- Chịu trách nhiệm theo dừi, tham mưu giúp Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch
UBDN, đôn đốc công tác hoạt động theo đúng kế hoạch, chương trình đã đề ra và các
hoạt động tại UBND xã, sắp xếp lịch công tác, lịch tiếp dân, lịch thường trực, tổ chức
các cuộc họp UBND xã.
- Theo dõi, tổng hợp kết quả của các ban ngành, giám sát việc công dân chấp
hành pháp luật của nhà nước.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo
thống kê, theo giõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ công chức xã.
- Quản lý con dấu đúng nguyên tắc, theo giõi văn bản đi- đến, lưu trữ sổ sách, tài
liệu theo qui định của pháp luật.
- Giúp HĐND – UBND tổ chức các kỳ họp, tổ chứcc tiếp dân, tiếp khách, nhận
đơn thư khiếu nại của công dân chuyển lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết. Giúp
UBND về công tác thi đua khen thưởng.
- Phối hợp với các ban ngành làm tốt công tác soạn thảo văn bản thuộc chức
năng, thẩm quyền UBND xã.
- Làm tốt công tác thống kê nhà nước ở địa phương, giúp Đảng uỷ, chính quyền
địa phương nắm trắc các hoạt động để kịp thời điều chỉnh các chỉ tiêu kế hoạch trên tất
cả các lĩnh vực.
- Chịu sự phân công của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã và chỉ đạo hướng dẫn
chuyên môn, nghiệp vụ của cấp trên.
3. Công tác văn thư - lưu trữ:
- Quản lý và giải quyết văn bản là công việc diễn ra hàng ngày ở các cơ quan
“nói chung “ UBND xã “nói riêng” nó là mạch máu thông tin quan hệ chính thức giữa
các cơ quan với nhau và giữa các cơ quan với quần chúng nhân dân. Đây là một công
việc mang tính chất cơ mật trong cơ quan. Do tính chất và khối lượng công việc của

quyết song thì các đơn vị, bộ phận đó cũng không chuyển trả lại văn phòng và một số ít
ngành cũng không tiến hành lập và lưu hồ sơ văn bản đến khi đã giải quyết song công
việc.
Đối với những văn bản được đăng ký quản lý đều chuyển ngay đến người có
trách nhiệm nghiên cứu giải quyết có đôi khi không có chữ ký của người nhận văn bản
mà chỉ có chữ ký của Chủ tịch UBND xã chuyển các bộ phận chuyên môn.
Qua khảo sát việc quản lý văn bản đến của năm 2007, 2008, 2009 được đăng ký
bằng sổ với khổ giấy A4 được đánh máy với các đề mục, xin được trình bày minh hoạ
sổ công văn đến (năm 2007, 2008, 2009) như sau:
Tiêu đề ngoài bìa: sổ công văn đến
Ngày,
tháng
Số - ký hiệu
văn bản
Ngày,
tháng,
Cơ quan
phát hành
trích yến
nội dung
Nơi nhận
văn bản
Độ mật Ký nhận
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:……………
ĐẾN Ngày:…………
Chuyển:………
UBND XÃ NGÒI A
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:………………………….

thỏng,
nm
ng
ký
pgỏt
hnh
vn
bn
Q
nhõn
s
Q
XD
CB
Q
Khỏc
Ch
th
Bỏo
cỏo
Thụng
Bỏo
Cụng
vn
TTr Giy
mi

ngh
Ngh
quyt

khoá chắc chắn , phải có giá để dấu cẩn thận.
ở UBND xã Ngòi A dấu cơ quan được giao cho cán bộ văn phòng quản lý theo
đúng nguyên tắc ( được quy định cụ thể trong quy chế làm việc của UBND xã). Qua
thực tập khảo sát thực tế tôi thấy việc sử dụng con dấu đôi khi ngoài cán bộ văn phòng
ra một số công chức khác như; Tư pháp, kế toán …cũng có thể đóng dấu vào văn bản
của bộ phận mình. Ngoài ra dấu của UBND xã được quản lý chặt chẽ, vệ sinh thường
kỳ, có tủ khoá, có khoá và có giá để dấu cẩn thận.
b. Công tác Lưu trữ:
Hiện nay khối lượng tài liệu của UBND xã còn giữ lại được từ năm 1995 đến
nay vẫn còn chủ yến là các văn bản, quyết định, hồ sơ cán bộ công chức, chuyên trách
xã và được đóng gói cẩn thận, những văn bản giấy tờ quan trọng được đóng gói 5 năm
1cặp 3 dây và được đựng riêng một tủ. Còn văn bản đi, văn bản đến của bộ phận
chuyên môn nào thì văn phòng phân loại chuyển cho các cơ quan chuyên môn đó giải
quyết và tự lưu. Các bộ phận chuyên môn và cán bộ văn phòng tiến hành lập hồ sơ đối
với khối lượng tài liệu sau hoạt động kết thỳc 1 năm, tài liệu, hồ sơ của cán bộ công
chức được lưu trữ thành từng cặp 3 dây và được lưu trữ cận thận ở trong tủ ( được thực
hiện từ năm 2000) song bên cạnh đó số lượng Công báo của Văn phòng chính phủ có
khoảng trên 200 quyển được lưu trữ ở tủ nhưng không có khoá và chưa có cách để xử
lý đống tài liệu nêu trên.
4. Công tác soạn thảo văn bản:
Soạn thảo văn bản có một vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các
cơ quan, nó vừa là công cụ, vừa là phương tiện nhưng đồng thời nó cũng là sản phẩm
quản lý, nó được làm ra do nhu cầu quản lý và cùng là do chính những người làm công
tác quản lý làm ra ón. Sản phẩm này tốt hay xấu thì nó ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý
cảu các cơ quan hoạt động.
Công tác soạn thảo văn bản của UBND xã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của UBND xã phải thảo luận và biểu quyết theo đa số, các văn bản này tuân
thủ theo đa số, các văn bản này tuân thủ theo quy trình xây dựng và ban hành văn bản
cụ thể.
a. Đối với văn bản Quy phạm pháp luật:

số thực trang sau:
+ Tiêu ngữ:
Có 2 văn bản ghi:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Có 8 văn bản ghi: ( Đúng theo hướng dẫn TT 55)
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
+ Thể thức để ký văn bản:
Trong 10 văn bản khảo sát thì có
2 Văn bản ghi: T/M. Uỷ ban nhân dân xã.
8 Văn bản ghi: tm. Uỷ ban nhân dân xã. ( đúng theo hướng dần thông tư 55)
+ Còn về Nơi nhận, số, ký hiệu, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
đều đúng với Thông tư 55 hướng dẫn.
- Năm 2008 khảo sát ngẫu nhiên 10 văn bản, trong đó có 6 quyết định, 2 thông
báo, 2 tờ trình kết quả như sau:
+ Số, ký hiệu, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản đúng theo hướng
dẫn Thông tư 55.
+ Thể thức để ký văn bản:
Trong 10 văn bản khảo sát thì có:
3 văn bản ghi: T/M uỷ ban nhân dân xã
7 văn bản ghi: TM. Uỷ ban nhân dân xã ( đúng với hướng dần TT 55).
+ Nơi nhận, số, ký hiệu, địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản đều đúng
theo hướng dẫn của Thông tư 55
- Năm 2009 khảo sát ngẫu nhiên 10 văn bản, trong đó có 5 quyết định, 3 thông
báo, 2 báo cáo kết quả như sau:
+ Số, ký hiệu, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung
văn bản đều đúng với thể thức ( TT55)
+ Thể thức để ký văn bản:
Trong 10 văn bản khảo sát thì có.

và lịch làm việc ở UBND xã Ngòi A như sau:
Hàng năm cán bộ văn phòng – thống kê UBND xã xây dựng kế hoạch công tác
năn cho toàn thể UBND dựa trên cơ sở các chủ trương, đường lối, chính sách, phát luật
của Đảng và nhà nước, văn bản của cơ quan cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp
và ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã, kế hoạch của các ngành, bên
cạnh đó còn căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ thực tiễn của đời sống kinh tế – xã hội của
địa phương xã Ngòi A.
Trên cơ sở kế hoạch hoạt động một năm của UBND xã Ngòi A, hàng quý, hàng
tháng văn phòng cũng xây dựng kế haọch công tác quý, tháng gửi cho toàn thể UBND
xã, giao ban hàng tuần, Chủ tịch UBND xã giao nhiêm vụ trực tiếp cho các đơn vị bộ
phận. Kế hoạch làm việc tuần của UBND xã Ngòi A và các bộ phận chuyên môn
không ban hành cụ thể bằng văn bản mà chỉ triển khai “miệng” thông qua các buổi họp
giao ban định kỳ hàng tuần giữa UBND xã và các ban chuyên môn.
Trong Điều 10, Chương 4 Quy chế làm việc của UBND xã đã quy định cụ thể
việc xây dựng lịch làm việc trong tuần, tháng, quý, năm của từng cá nhân trong từng
lĩnh vực. Tuy niên việc xây dựng lịc làm việc cụ thể hàng tuần, hàng ngày của UBND
của UBND xã Ngòi A và Chủ tịch UBND xã chưa được xây dựng trong thực tế mà văn
phòng chỉ xây dựng lịch Thường trực của UBND xã hàng tuần, lịch trực lãnh đạo, lịch
này được treo công khai trước cửa phòng thường trực, trong lịch trực không đề cập đến
nội dung công việc phải thực hiện trong tuần mà chỉ ghi tên những cán bộ, công chức,
lãnh đạo được phân công trực phải có mặt 100% (giờ hành chính) còn những cán bộ
công chức khác theo Quy chế quy định thì có 30% quỹ thời gian làm việc trong ngày
làm việc tại cơ sở, còn 70% quỹ thời gian làm việc trong ngày tại Trụ sử UBND xã.
Ngoài ra văn phòng UBND xã còn xây dựng các kế hoạch công tác cho UBND
và cán bộ, công chức theo thời vụ như: Kế hoạch phát triển kinh tế, kế hoạch thâm
canh sắn bền vững trên đất dốc, kế hoạch trồng cây vụ đông ( trên đất 2 lúa).