TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP
MÔN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
(Phần thi viết, dùng cho thi tuyển Công chức
Văn phòng – Thống kê cấp xã)

Bài 1
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG
1. Khái niệm
Trong thực tiễn cuộc sống, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác
nhau. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học
quản lý ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử, cách hiểu về văn phòng cũng
có sự thay đổi và phát triển.
Khi nhìn vào các công việc dễ thấy,

hàng ngày của

văn phòng ở mỗi cơ quan; văn phòng
được hiểu là nơi thực hiện các loại công
việc liên quan đến công văn, giấy tờ, con
dấu, giải quyết các công việc hành chính
hàng ngày hoặc văn phòng là nơi làm
công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ... Bên
cạnh đó, văn phòng luôn gắn với một
địa điểm cụ thể nền văn phòng thường

được hiểu là trụ sở làm việc, là

điểm giao

địa

những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Trong hoạt động quản lý hành
chính cần có sự đánh giá toàn diện, đầy đủ và chính xác những hoạt động diễn
ra tại bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức để từ đó có một khái niệm thống
nhất nhằm xây dựng tổ chức và điều hành công việc của nó có ngày càng có
hiệu quả hơn.
Xét từ giác độ hệ thống công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp
đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào đó là các
hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ các
nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế - xã hội, hành chính, môi

2


trường, v.v... theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối
ưu trong từng hoạt động của cơ quan. Đó là một trong những nội dung hoạt
động rất đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra đó là các hoạt động phân
phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên
ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó
góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ
chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản
lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt tới những mục tiêu mong đợi
của tổ chức
Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
chính trị của mỗi cơ quan, đơn vị. Trước hết, văn phòng luôn gắn với việc quản
lý, sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, tài chính được giao để phục
vụ và duy trì hoạt động bình thường của cơ quan đơn vị. Mặt khác, văn phòng có
trọng trách là phục vụ các điều kiện cơ bản cho nguồn nhân lực. Trước hết là trực
tiếp phục vụ cho bộ máy lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự
an toàn cơ quan, tham gia nhiều công việc trong nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vật
chất cho người lao động theo chế độ nhà nước, là đầu mối thu thập và cung cấp

chức bộ máy và nhân sự văn phòng phải được thành lập và tổ chức hoạt động
theo các nguyên tắc nhất định.
2. Các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của văn

phòng:

Văn phòng với tư cách là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ
chức có chức năng giúp thủ trưởng các cơ quan thực hiện nhiệm vụ chính trị
của cơ quan đó. Như vậy, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung về thành lập
một cơ quan nhà nước, việc tổ chức và hoạt động của văn phòng của các cơ
quan, cần đặc biệt chú trọng một số nguyên tắc tổ chức và hoạt động, bao gồm:
- Nguyên tắc tổ chức và hoạt động phù hợp với chức năng nhiệm vụ
của cơ quan.
- Nguyên tắc phân biệt rõ chức năng quản lý nhà nước với chức năng

và sự nghiệp, đáp ứng
yêu cầu hoạt động của cơ quan và của công
cuộc cải cách nền hành chính nhà nước.
quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

- Bảo đảm hiệu lực, hiệu quả của tổ chức, không chồng chéo, trùng lặp,
chia cắt nhiệm vụ với các đơn vị khác trong cơ quan, giảm những khâu trung
gian không cần thiết, bảo đảm sự quản lý thống nhất của Trung ương, đồng thời
phát huy tính chủ động, sáng tạo của cơ sở.
- Văn phòng thường có con dấu riêng. Tùy từng loại cơ quan mà văn
phòng có thể là đơn vị tài chính cấp 2 hoặc cấp 3.
3. Chức năng của văn phòng
Do diễn biến thực tế của từng cơ quan mà có những đánh giá khác nhau
về chức năng của văn phòng, có nhóm ý kiến cho rằng văn phòng có chức năng
thực hiện công tác tham mưu tổng hợp là chính, có nhóm ý kiến khác cho rằng


5


ra, kể cả những thông tin phản hồi mà
văn phòng thu thập được. Như vậy, tham
mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là
để tham mưu.
Cùng với sự phát triển của bộ máy quản lý nhà nước, chức năng đảm
bảo hậu cần cho mỗi cơ quan của văn phòng ngày càng lớn, nhưng nội dung
công việc cụ thể của văn phòng trên lĩnh vực này đã có nhiều đổi mới, với mục
tiêu ngày càng tiết kiệm và hiệu quả hơn và theo hướng xã hội hóa các hoạt
động phục vụ.
II. NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG
1. Nhiệm vụ chung
Về cơ bản, nhiệm vụ của văn phòng thuộc các cơ quan nhà nước bao
gồm:
- Tổng hợp, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, theo dõi,
đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đó theo phân công
của thủ trưởng cơ quan.
- Phối hợp với các tổ chức thuộc cơ quan để tập hợp và phân tích tình
hình hoạt động của cơ quan ở trong và ngoài cơ quan. Thực hiện công tác thông
tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo cơ quan.
- Điều hòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị thuộc cơ quan, các đơn
vi trực thuộc và quan hệ với các cơ quan đơn vị khác có liên quan trong việc
thực hiện chương trình nhiệm vụ của cơ quan mình.
- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn
thư, lưu trữ, quản trị và tài chính (quản lý công tác tài vụ, tài sản, an ninh, trật tự
vệ sinh môi trường, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện
công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh cung cấp các dịch vụ

trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi

thống quản lý và môi trường
xung quanh, nhằm kiến tạo các biện
pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn
lực, không gian và thời gian đối với các
khách thể quản lý.
thuộc tính của hệ

Thông tin có mặt trong tất cả các nội dung hoạt động của văn phòng và
quá trình quản lý của lãnh đạo. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước thì phần
lớn các thông tin đều dưới dạng văn bản. Chức năng thông tin cũng là chức
năng quan trọng bậc nhất của văn bản. Thông tin cần thiết cho lãnh đạo để đề ra
các quyết định quản lý. Công tác thông tin cần thiết đối với lãnh đạo đến mức
nhiều người cho rằng “không có thông tin không thể lãnh đạo”. Không thể hình
dung được lãnh đạo mà không có thông tin, thiếu thông tin.
Trong việc bảo đảm thông tin cho quản lý, thông tin từ nguồn là các
văn bản có vị trí lớn và đặc biệt quan trọng. Muốn làm tốt công tác
thông tin, văn bản phải làm tốt công tác văn thư và lưu trữ. Công tác
văn thư được thực hiện ở mọi cơ quan. Các cơ quan của Nhà nước dù lớn
hay nhỏ muốn thực hiện chức năng của mình đều sử dụng đến văn bản
tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, ban bố các quyết định

7


quản lý, phản ánh tình hình lên cấp trên trao đổi, liên hệ, phối hợp công
tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt đối với văn phòng của các cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh
đạo điều hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác



- Thông tin còn giúp kiểm tra việc thực hiện các quyết định, chỉ thị,
chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan đã đề ra.
- Thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết công
việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời và
có hiệu quả những nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
2.2 Tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản
Quản lý nhà nước là một chuỗi các hoạt động nối tiếp nhau có tính kế
thừa và phát triển. Trong quá trình đó, người quản lý phải khai thác và sử dụng
một hệ thống thông tin, văn bản về rất nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống
chính trị, kinh tế, xã hội và chuyên môn... Tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là
biện pháp trợ giúp

đắc lực cho hoạt động

của người quản lý. Lưu trữ thông tin là
việc phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp
xếp thông tin một cách có ý thức, có hệ
thống theo những phương pháp khoa

để bảo

học
quản an toàn và phục vụ
việc tra cứu, khai thác, sử dụng phục vụ
các nhu cầu khác nhau.
quá
trình đảm bảo an toàn, bí mật thông tin
theo quy định.

Thực tế, vai trò của công tác kế hoạch ngày càng được tăng cường để thích ứng
với cơ chế mới nhưng với những nội dung cao hơn về chất. Đó là năng động
hơn, sáng tạo hơn, hiệu quả hơn.
Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương
trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm
việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng, việc lập kế
hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng
ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phòng.
Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng hoặc hàng tháng, các văn phòng phải
thường xuyên rà soát những việc đã làm và chưa làm để có biện pháp bổ sung.
Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính có ý nghĩa đặc biệt. Thứ nhất, kế
hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan.
Thứ hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lý
nhà nước, trong đó phải bám sát tình hình thực hiện để có những điều chỉnh kịp
thời. Kế hoạch thật sự phải đi trước một bước.

.

2.4

Tổ chức công tác lễ tân, tiếp

khách
10


Công tác lễ tân, tiếp khách là các hoạt động giao tiếp của cơ quan với
cá nhân hoặc các cơ quan, tổ chức khác. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều
hay ít tùy thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, nhưng chủ yếu
diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Như vậy, văn phòng có vai trò

2.6. Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo hậu cần cho hoạt động của cơ quan
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan,
đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc
nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân
viên thực hiện nhiệm vụ.

11


- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan,
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước
quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ

quan.

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò chiếc cầu nối của đơn vị
với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và với nhân dân.
- Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập

được

diện mạo cơ quan trang

nghiêm, văn minh, hiện

đại.

nhân phụ thuộc trước hết vào kết quả
của việc tổ chức lao động của chính cá
nhân đó. Việc tổ chức lao động của mỗi
cá nhân có thể bao gồm những nội dung
sau đây: xác định việc cần làm; xác định
nội dung, khối lượng, chất lượng việc
cần làm; xác định các điều kiện cần thiết
để tiến hành công việc; sắp xếp thời
gian để tiến hành công việc.
Đối với

lao động tập thể, việc

tổ chức lao động có ý nghĩa quyết định,
ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và
hiệu quả lao động. Tổ chức lao động,
trong trường hợp này, là một hoat động
được tiến hành nhằm tạo ra những điều
kiện thuận lợi nhất để mỗi cá nhân phát
huy tối đa năng lực làm việc của mình
trong mối quan hệ hợp tác với những cá
nhân khác, cùng hướng tới mục tiêu
13


chung của tập thể.

Tổ chức lao

động tập thể vì vậy, vừa là tổ

III. CÔNG TÁC TIẾP KHÁCH.........................................................................32

Trên phương diện tổ chức lao động

liên cá nhân, hoạt

động tổ chức lao động tập thể không thể
đem lại năng suất và hiệu quả cao nếu
không giải quyết các vấn đề cụ thể sau
đây:
- Thiết kế, nhận diện hệ thống việc làm.

Hệ thống việc làm

của một tập thể lao động, trong trường
hợp này, được hiểu là toàn bộ các vị trí việc làm
và các mối quan hệ quản lý, quan hệ hợp tác giữa các vị

“Thiết kế hệ thống việc làm”
là hoạt động cần tiến hành khi tổ chức
một tập thể lao động mới. “Nhận diện hệ
thống việc làm” là hoạt động cần tiến
hành để tìm hiểu nguồn lực con người
trí việc làm đó.

15


trong một tập thể lao động. Trên cơ sở
“thiết kế hệ thống việc làm”, “nhận diện


chương
trình, kế hoạch công tác của toàn cơ
quan.
- Giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng, triển khai các

- Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động công vụ của cơ quan;

16


chức và tham gia thực hiện các
hoạt động tiếp khách của cơ quan;
- Tổ

Để thực hiện các công việc này, văn phòng cần đến một số lượng nhân
lực nhất định. Hiện nay, trong nhiều cơ quan, nhân lực văn phòng bao gồm: cán
bộ, công chức và nhân

viênhợpđồng

.

Tổchứclaođộngvănphòng

thuộc

loại

tổ chức

xác định các chức năng, nhiệm vụ, hoạt
động cụ thể mà mỗi cá nhân người lao
động cần đảm bảo thực hiện; xác định
cho các cá nhân việc cần làm với nội
dung, khối lượng, chất lượng, thời hạn
cần hoàn thành công việc; đáp ứng các
điều kiện cần thiết để các cá nhân hoàn
thành công việc.
dung tổ chức lao động hợp lý
công tác văn phòng
2. Nội

Thiết kế nhận diện hệ thống việc làm
của văn phòng
2.1.

Để thiết kế hoặc nhận diện hệ thống việc làm của văn phòng và phân
tích các vị trí việc làm cụ thể của văn phòng cần đặt và trả lời câu hỏi sau đây:

iện bởi
những nhân viên cụ thể trong những bộ
phận cụ thể của văn phòng?
Câu hỏi 1: - Có bao nhiêu phần việc cụ thể được thực h

Trả lời câu hỏi 1 bằng cách liệt kê các công việc cụ thể được giao cho
những người lao động cụ thể, hình thành nên hệ thống việc làm

phòng.

18

2.2. Phân tích các vị trí việc làm cụ thể của văn phòng
Để phân tích được các vị trí việc làm cụ thể của Văn phòng, cần đặt và
trả lời hai câu hỏi sau đây:
Câu hỏi 1: - Mỗi vị trí việc làm trong hệ thống việc làm của văn phòng
cần thực hiện những nhiệm vụ nào và tiến hành những hoạt động cụ thể nào?
Câu hỏi 2: - Để tiến hành được những hoạt động cụ thể đó, để thực hiện
được những nhiệm vụ đó, nhân viên giữ một vị trí việc làm cụ thể cần phải có
được những kiến thức, kỹ năng gì và cần có những hành vi – thái độ như thế
nào khi thực hiện công việc?
Trả lời hai câu hỏi nêu trên sẽ hình thành nên những bản phân tích vị trí
việc làm với các nội dung:
- Tên gọi của vị trí việc làm (chức danh)
- Các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện;

19


- Những hoạt động cần tiến hành để thực hiện từng nhiệm vụ;
- Những kiến thức cần biết;
- Những kỹ năng cần thành thục;
- Hành vi – thái độ tương ứng cần có khi thực hiện công việc.

cho biết toàn bộ
văn phòng cần bao nhiêu người lao động,
làm việc ở những vị trí nào. Những bản
phân tích vị trí việc làm là cơ sở để tiến hành
các hoạt động: tuyển dụng, bồi dưỡng, đào
tạo, thuyên chuyển, đề bạt, sử dụng nguồn
lực con người trong văn phòng. Thiếu
một

Quy chế làm việc của văn phòng
cần được xây dựng một cách cụ thể, rõ ràng
và đầy đủ; hướng tới các mục tiêu chủ yếu
sau đây:
Trên cơ sở của

hệ thống việc làm

việc làm,

quy chế làm việc.

chức năng, nhiệm vụ và các
hoạt động cần tiến hành cho từng bộ phận,
cho mỗi chức danh;
- Quy định

- Quy định

cụ thể

rõ ràng các mối quan hệ

quản lý và quan hệ hợp tác cho từng bộ
phận, cho mỗi chức danh.
có quy
chế chung, có quy chế của từng đơn vị và
quy chế cho các hoạt động cụ thể.
- Quy chế làm việc của văn phòng cần được xây dựng


dân chủ, khoa học và đoàn kết.
Bài 2
MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
I. TỔ CHỨC THÔNG TIN
Thông tin luôn có một vai trò hết sức quan trọng trong đời sống xã hội
nói chung, trong hoạt động quản lý và hoạt động quản lý thuộc khu vực nhà
nước nói riêng.
Để thỏa mãn các nhu cầu nhận thức và tình cảm, con người xã hội cần
tham gia vào hoạt động trao đổi thông tin. Trên một phương diện nhất định,
khả năng trao đổi thông tin, khối lượng là chất lượng thông tin được trao đổi
có thể được coi là một tiêu chí đánh giá cấp độ văn minh của một cộng đồng,
một xã hội.
Hoạt động quản lý nói chung là một hoạt động được tiến hành với mục
đích rõ ràng và cụ thể: đưa ra các quyết định quản lý. Các quyết định quản lý
theo đúng nghĩa của quyết định quản lý, dù mức độ quan trọng có thể khác
nhau, nhưng luôn luôn là kết quả của một quá trình tiếp nhận, xử lý thông tin,
hình thành cơ sở để lựa chọn phương án hành động tối ưu.
Hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động quản lý trong các cơ quan nhà
nước, nói chung, luôn phải tuân thủ những nguyên tắc pháp lý, luôn phải được
tiến hành với mục đích đảm bảo sự công bằng, dân chủ và tiến bộ xã hội v.v…
Bởi vậy, về lý thuyết, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động quản lý trong các
cơ quan nhà nước, nói chung, cần đến sự đảm bảo của thông tin pháp lý và
thông tin thực tiễn để ban hành các quyết định quản lý.

22


Thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp, văn phòng của các cơ quan
nhà nước có nhiệm vụ tổ chức thông tin để phục vụ hoạt động quản lý - điều
hành của lãnh đạo, phục vụ các hoạt động chuyên môn của toàn cơ quan.


+ Thông tin có hệ thống: Trong khu vực nhà nước, thông tin có hệ
thống là những thông tin xuất hiện theo chu kỳ, trong một hệ thống nhất định.
Ví dụ: thông tin báo cáo định kỳ, thông tin mang tính quy phạm luật pháp v.v...
+ Thông tin không hệ thống: Trong khu vực nhà nước, thông tin không
hệ thống là những thông tin xuất hiện bất kỳ, rời rạc. Tuy nhiên, sự xuất hiện
không thể định trước, sự rời rạc của loại thông tin này chỉ mang tính tương đối.
Nếu được tổ chức, những thông tin ban đầu thuộc loại không hệ thống, bất kỳ
và rời rạc này cũng hình thành nên hệ thống của chúng.
23


- Phân loại theo lĩnh vực nguồn gốc:
Để giúp cho việc thu thập, xử lý, sử dụng được thuận lợi, có thể phân
loại thông tin theo lĩnh vực nguồn gốc:
+ Th

ông tin chính trị;

+ Thông tin kinh tế;
+ Thông tin văn hóa - xã hội;

Phân loại theo tính chất nội dung thời điểm:
-

Thông tin quá khứ: Trong khu vực
nhà nước, thông tin quá khứ là những thông
tin liên quan đến những sự việc đã được giải
quyết trong quá khứ, những hoạt động đã kết
thúc trong quá khứ. Thông tin văn bản được

được ghi, truyền, lưu giữ dưới hình thức văn bản.
+ Thông tin không chính thức: Thông tin, được coi là thông tin không
chính thức khi không được tác giả của thông tin chủ động cung cấp hoặc xác
nhận độ tin cậy của thông tin được đưa ra.
-

Phân loại theo quan hệ quản lý:

+ Thông tin từ cấp trên gửi cấp dưới;
+ Thông tin từ cấp dưới gửi cấp trên;
+ Thông tin trao đổi ngang cấp;
+ Thông tin trao đổi với đối tượng không có quan hệ quản lý.
-

Phân loại theo hình thức biểu đạt:

+ Thông tin văn bản;
+ Thông tin phi văn bản.
3. Văn phòng và hoạt động tổ chức thông tin
-

Tổ chức nguồn thông tin

Việc tổ chức nguồn thông tin có một vai trò hết sức quan trọng, ảnh
hưởng trực tiếp đến khối lượng, đặc biệt là chất lượng thông tin. Để tổ chức
nguồn thông tin, văn phòng cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan:
căn cứ vào đối tượng, phạm vi hoạt động của cơ quan: căn cứ vào nhu cầu thông
tin của lãnh đạo cơ quan, của các hoạt động chuyên môn do cơ quan tiến hành,
trong đó có nhu cầu thông tin của bản thân văn phòng. Cần nhận thức rõ ràng
rằng: đối với văn phòng, việc tổ chức nguồn thông tin, trước hết là để thực hiện